对中小企业货币资金内部控制的分析

浅析中小企业货币资金的内部控制摘要：货币资金是中小企业资产的重要组成部分，是流动性最强、控制风险最高的一种资产，也是唯一能够转换为其他任何类型资产的资产，是中小企业生存和发展的基础。货币资金涉及面广、应用广泛，极容易发生丢失、短缺和被盗窃等现象，容易被挤占和挪用，甚至产生舞弊行为，而货币资金失去有效控制是中小企业在发展过程中普遍存在的问题。本文就其货币资金内部控制存在的问题及相应的对策展开论述，阐述了在当今市场经济竞争激烈的环境下，企业加强资金管理的必要性，并就如何制定中小企业内部控制制度，搞好企业货币资金管理与控制提出了自己的建议。关键词：中小企业 货币资金 内部控制前 言2008年5月，财政部等五部门下发了企业内部控制基本规范，对于加强和规范企业内部控制，提高管理水平和风险防范能力具有统领作用。在此基础上，对企业货币资金内部控制工作进行研究更具有重要的实践意义。随着我国经济发展的市场化程度、国际化程度日益加深，中小企业的竞争压力也随之加强。企业为了发展壮大、提高市场竞争力，首先要做的就是加强和优化的内部管理制度。作为企业资金管理的一项重要内容，货币资金直接影响中小企业资金的周转和经济效益。本文通过对我国中小企业货币资金内部控制中存在的问题进行简要的分析，并提出相应的管理对策。一、 中小企业货币资金内部控制的概述（一） 货币资金及内部控制的含义货币资金是企业在生产经营过程中处于货币形态的那部分资金，它可立即作为支付手段并被普通接受，因而最具有流动性。货币资金一般包括企业的库存现金、银行结算户存款、外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款和信用证保证金存款等。所谓内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性，效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。（二）货币资金内部控制的内容 货币资金内部控制主要是围绕现金和银行存款来进行的，具体内容有四项:1、内部牵制制度，即钱账分管原则，指出纳与会计应明确分工，出纳员负责现金、银行存款的收付工作 ，除登记现金和银行存款日记账外，不得兼管其他任何账薄。会计人员负责财务工作。实行会计电算化后，现金，银行存款明细账是自动产生，该账与出纳的现金、银行存款日记账进行核对，做到账账相符。2、稽核制度，即每一笔货币资金的收付都必须经过会计人员认真审核，审查手续是否完整，数据是否正确，内容是否合理、合法。3、盘点核对制度，即对货币资金应定期进行盘点清查并与银行进行对账，做到账账相符，账实相符。4、手续制度，即任何货币资金的收付都必须填制或取得合理合法的原始凭证，并经审核后方可作为编制记账凭证、登记账薄的依据。（三）货币资金内部控制的目标内部控制目标是企业管理当局建立健全内部控制的根本出发点。货币资金内部控制目标有四个：1、货币资金的安全性。通过良好的内部控制，确保企业库存现金安全，预防被盗窃、诈骗和挪用；2、货币资金的完整性。即检查企业收到的货币是否已全部入账，预防私设“小金库”等侵占企业收入的违法行为出现;3、货币资金的合法性。即检查货币资金取得、使用是否符合国家财经法规，手续是否齐备；4、货币资金的效益性。即合理调度货币资金，使其发挥最大的效益。（四）货币资金内部控制的环境货币资金内部控制环境是对企业货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着企业内部控制能否实施或实施的效果，影响着特定控制的有效性。货币资金内部控制环境主要包括以下因素：1、管理决策者管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定性因素，特别在推行企业领导个人负责制的情况下，管理决策者的领导风格、管理方式、知识水平、法制意识、道德观念都直接影响货币资金内部控制执行的效果。因此，管理决策者本人应加强自身约束，同时通过召开公司中高层会议等制度加强对其的监督。2、员工的职业道德和业务素质在内部控制每个环节中，各岗位都处于相互牵制和制约之中，如果任何一岗位的工作出现疏忽大意，均可以导致某项控制失效。3、 内部审计内部审计是企业自我评价的一种活动，内部审计可协助管理当局监督控制措施和程序的有效性，能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。影响货币资金内部控制的环境因素还很多，如组织、管理、控制、授权分配责任的方法等等。要加强企业内部控制，就必须改善其控制环境，力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。二、中小企业货币资金内部控制存在的问题内部控制是中小企业各项管理工作的基础，内部控制体系的构建是中小企业内部控制完善的基本起点，是企业持续健康发展的重要保证。因此，企业货币资金控制是企业内部控制的核心。从我国的现实来看，中小企业货币资金内部控制存在着诸多混乱和问题：（一）报销审批制度不严格中小企业的由于机构小，往往是领导一个人说了算，“一支笔”审核主观随意性大，有的滥批人情款，使一些不理的、不合法的开支得到报销。领导权利过于集中，其他人员的审核形同虚设，民主理财没能真正从制度上得到体现。（二）登记入账不及时 由于中小企业财务管理薄弱，会计岗位不健全，会计人员少，一般是一个出纳、一个会计或者是兼职会计，没有严格按照货币资金的业务流程办理货币资金的收付。出纳人员凭经办人员的原始凭证支付或收取现金，到月底出纳才将所有的收、付款票据交给会计，然后会计才分类编制记账凭证。这样，出纳，会计做账时间往往不能同步，出现问题也只能在隔月才发现，会计的核对工作常滞后于出纳（三） 库存现金没有限额控制对货币资金的安全性控制可通过设定库存现金限额进行控制。库存现金额不得超过规定的限额，超过限额的货币资金应送存银行，可降低货币资金被盗风险，还能高度集中货币资金，统筹使用；会计主管人员应对库存现金进行定期或不定期检查及盘点，以确保单位资产安全。像我们公司以前每日的现金余额多达上百万 ，少则几十万，审计时审计师就认为这是一个高风险项目。我公司听取了审计意见，结合本公司实际，目前我公司的现金余额定为低于30万元，这样既有效地避免了现金存放的风险，也同时加强和完善了本公司的资金管理制度。经过整改后，风险降低了，资金的安全性大大提高了。因此，每个公司都应该根据自己公司的经营业务特点来确定一个合理的库存现金余额，把风险控制在最小范围内。（四）监控不力，缺乏事前、事中和事后的严格控制目前公司管理层对各资金运动环节普遍存在着监控不力甚至内部人控制现象，擅自挪用转移资金等问题突出。尽管设置了一些监督职能，但因监督者没有掌握企业财务资金全面情况的必要信息和手段，故而难以及时有效地发挥作用。相当多的企业在重大投资等问题上还没有形成有效的决策约束机制，个人说了算，资金的流向与控制脱节。难以及时掌握公司的财务资金变动情况，企业资金入不敷出，依赖借新还旧来维持生产经营，财务风险极大。由于监督工作不是即时的而是滞后的，不出问题则已，一出问题则触目惊心。很多企业领导对自身家底财务状况说不清，而财务人员对经营情况又不甚了解，且处于从属地位，使财务监督流于形式。以我们公司为例，在公司发展初期，有的员工因工作需要发生的借款，在离职时由于在事前公司从没有制定出一套效的管理控制流程，在员工办理离职手续时会计审核也没有及时发现，导致员工离职后出现了无法追回的借款损失1.2万多元。因此公司如果在事前没有有效的控制措施，在事后的控制环节就必须加强。为此，公司采取了一定的措施，如签定了备用金使用协议，并且有担保人签字确认，这样就有一个连带作用，极大地规避了风险；对于个人借款实行前款不清，后款不借的政策，每月发工资前对于个人借款未冲账或归还的，先扣发当月工资，直到欠款归还，这样就从根本上解决了坏账的发生，保证了资金的安全性。（五）票据、印章管理混乱 有些企业对购入的票据直接交由使用部门使用，使用部门对票据的领、用、存也没有进行严格的管理使用，致使有关人员收到现金不上交不入账，出现侵吞公款等不法现象。预留银行印鉴不分开保管，统一由出纳一人保管，致使携巨款潜逃的现象时有发生。比如2009年潜江市国库收付中心女出纳樊红携款580万潜逃等，说明了企业应该重视票据及印章的管理，减少不必要的损失。（六）资金短缺，挪用，擅自提现等 延迟入账，挪用现金。按照财务制度的规定，企业收入的现金应及时入账，并及时送存银行，如果收入的货币现金未及时入账，就给出纳员提供了挪用现金的机会。私自提现。会计人员或出纳人员利用工作上的便利，私自签发现金支票，提取现金，不留存根，不记账。公款私存。会计人员或有关人员，利用现金收支业务及银行存款业务的便利条件，将公款转入自己的银行户头，从而达到侵吞利息和长期占用单位资金的目的。以我们公司为例，08年8月新任出纳，由于没有按照财务制度规定，及时登记核对现金流水账，导致在岗三个月期间短缺现金8000余元，给公司造成了不小的损失。为此公司改进了财务核算方式，增加了“日现金盘点记录“这个流程，从根本上做到了可控。三、 中小企业货币资金内部控制存在问题的原因分析（一） 缺乏健全的货币资金管理制度中小企业的货币资金管理出现混乱的根源，除了其本身经营特点以外，更重要的是在企业内部缺乏健全的货币资金控制制度。目前，我国也有相当一部分中小企业建立了货币资金控制制度，但它们没有能够根据企业的实际情况来设置内部会计控制，而是照搬照抄了大公司的内控制度。中小企业碍于规模及成本因素，不可能像大公司一样分工细密，从而使得内部控制制度可操作性和实用性差，最后形同虚设。同时他们又没有针对本企业管理中最薄弱的环节，针对企业容易出现错误的细节，制定企业切实有效的控制制度，使得一些基本的内部会计控制制度也残缺不全，控制点亦不明确，或关键控制点出现死角。（二）企业货币资金相关规章制度不够完善 不少中小企业经营管理者对内部控制的认识存在一些误区。有的认为，凭个人观察、经验控制来评价经营成果就足够了，不必制定与内部控制相关的规章制度等，也不用依靠现代管理方法监督经营全过程;有的对内部控制不够重视，只注重短期利益，为了降低管理成本，不设或尽量少设内控机构，更谈不上建立长期有效的内控体系;更有甚者认为，企业内部控制就是指有关企业成本、资产安全和资金控制等方面的会计控制，对内部控制的建立局限于会计控制。近几年，我国出现了许多大案要案，造成国家资产大量流失，这些都表明一个企业缺乏有效的内外部监督是不行，中小企业更是如此，逐步建立完善企业的内部货币资金管理制度是必要的，更是有效保证企业发展经营成果的重要措施。（三）企业管理层对内部控制的必要性认识不足中小企业的管理者受文化程度及眼界的限制，凭感觉和现实成果评价。管理企业缺乏现代资本运营的理念及技术，把内部控制看作是一堆堆的手册，各种文件和制度的简单组合。只看到完善内部控制在成本上可能对眼前利益产生的影响，却没有充分认识到完善货币资金管理对企业经营管理的基础作用和长远效益，这样中小企业经常会毫无防备的遇到很多风险，却不能有效解决。（四）家族式的经营管理方式，使企业内部管理混乱在我国，中小企业的最大特点就是家族式的经营方式。这类企业在创建的初期，往往都是依靠家庭或家族成员共同经营打天下的，所以其所有权和经营权大都控制在其家族成员手中，由于经营决策权相对集中，决策和经营管理的主观随意性较大，对于对财务管理的理论方法缺乏足够的认识和研究，致使其职责不分，越权行事，造成财务管理混乱，财务监控不严，会计信息失真等现象。（五）岗位职责不明确在很多小型企业中，由于企业规模小，为了节约经营管理成本，聘请的财务会计人员往往不足，对会计、出纳的岗位职责并没有正确地划分，出纳除了负责现金和银行存款的收付，空白支票的保管，以及现金日记账等的登记外，还要保管财务印章，这就为出纳私自动用支票，挪用、贪污货币资金以及其他违反财经法纪行为留下可乘之机。出此可见，如果没有以不相容的职责分工为基础而建立的内控制度，资金的安全性，完整性难以得到保证，最终将会危及企业的盈利能力及生存能力。（六）会计人员素质参差不齐中小企业所有者的“任人唯亲”，导致会计人员素质普遍较低。许多会计人员缺乏最基本的业务素质，从而造成了许多的财务漏洞。企业会计人员较低的业务素质降低了企业的总体管理水平，对于企业现金管理过程中各种侵占与违规行为也很难发现，由于财务人员的业务水平较低，真正执行起来也相当的困难。很多会计人员属于无证上岗，从而导致所做的账都是糊涂账，别人根本看不懂，会计资料乱，缺、脏现象严重，但企业管理者却不太重视这一方面的问题；内部人员一旦触犯公司规章制度，由于与管理者的特殊关系，经常都是大事化小，小事化了。四、 加强中小企业货币资金内部控制的对策（一）建立一套完整的内部控制制度1、建立健全授权审批制度目前在实际工作中，各单位的财务开支大都是由单位负责人或分管财务的领导签批报销后，再由会计人员审核记账。我个人认为，单位财务开支原始凭证不合法，不规范，白条入账等违法会计行为屡禁不止，一个重要的原因就是这种自上而下的票据审批程序造成的，应该改为会计人员审核其原始凭证的真实性、完整性、合法性，再经领导审查是否与企业经营业务有关，是否同意报销。变事后监督为事前监督，这样既增强会计人员的责任感，有利于发挥会计的监督职能，又能及时有效地打击违法会计行为。这样，在基层审批人对用途的合理性进行了初步审批后，终审人对资金的合理性、轻重缓急做一权衡后再做出最后批示，一项支出有三个以上的当事人来考虑权衡，形成了用款人，初审人，终审人三级关系，审批的效果得以提高，从而避免了盲目的审批情况的发生。具体执行中可以采取如下办法：授权权限，即审批人应当根据批准制度的规定，在授权范围内进行审批；授权批准程序，企业的有关部门或个人在用款时，填写付款申请书，注明款项的金额、用途、支付方式等，并应附有关的合同或送货清单、签验货证明等且经自己的上级领导签字验证后提交审核人（会计主管）。审核人应对该申请的真实性、合法性进行审核，并核实该笔业务的手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等，对不符合规定的支付申请，审核人应当不予办理；接下来，财务负责人及企业负责人应当对审核后的支付申请批复，最后交给经办人员到会计处填制凭证后，出纳见凭证后办理支付手续。 当然，在这一整个过程中，必须要具备一个主要的前提，那就是除了要建立不相容职务岗位分离制度以外，还应当增强企业所有者对内部会计控制的认识。只有让企业老总内部会计控制对企业发展的重要性，他们就会切实地去建立和完善内部会计控制，达到控制的目的，并且自觉接受监督。2、建立健全货币管理制度中小企业应该针对企业身身的特点和会计人员的设置情况，对经营业务采取一系列措施和方法，建立一套符合实际情况的资金收支业务流程，以保证会计记录的真实性、完整性和正确性，同时，也使货币资金业务的会计处理更为程序化和规范化。收入货币资金的途径，一是通过银行；二是直接收取现金。由于通过银行收款的业务受到银行直接监督，起到了外部控制的作用，客观上能够减少和堵住货币资金收入业务中的漏洞，企业只需要把重点放在银行票证的管理与银行的及时核对上，就能有效地保护货币资金的安全。个人认为：对于库存现金，企业应根据自己的经营特点确定一个合理的安全库存，这样，收入的现金就可以得到控制，只要高于安全库存就必须存入银行，按此执行即可有效的控制收到的现金。对于现金的支出，企业应制定可以现金结算的金额上限，超出现金支出限额规定的，应通过银行转账结算。现在多数公司都开通网上银行支付功能，所以一定要再建立一个网银二次授权制度，付款不能由一个人一次性操作，做到不相容职务的分离。银行存款的提现必须要有提现申请单，经领导签字同意方可办理银行存款的提现业务。企业应该建立自己的费用报销制度，现金使用制度等，这样才了规范的制度，才能从根本上使现金的收支更加合理性，可控性。 3、对现金收支业务审批权限控制单位应当对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确规定涉及会计及相关工作的授权批准方式、范围、权限、程序、责任等相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。单位内部的各级管理者必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。授权批准有一般授权和特定授权两种形式。授权批准要求单位审批人应当严格按照授权批准权限的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内按照审批人的批准意见办理业务，对于审批人超越授权范围审批的事项，经办人有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权部门报告。 4、加强资金稽核控制一般情况下，企业的现金收入主要靠销售货物取得现金和回收欠款取得现金。由于销售货物取得现金，多数是那些零星的销售行为，凡发生这类收现金的业务我认为应当先由会计开具收款凭证，再传递到出纳那里收款后加盖现金收讫章及个人私章，业务发生后，收取的现金应及时存入本企业的银行账户，存单回执应由会计人员复核签字，并附上收款凭证的入账联，尽量在当天进行账务处理。回收欠款业务也可能参照这个程序来办理，总之，就是要使开票和收款工作分离，且不论采用什么方式收取现金，在强调原始凭证作用的同时，都必须充分利用账簿的功能，按规定及时登记日记账和现金总分类账，并加强两者之间核对工作。特别值得强调的是虽然目前大部分企业采用财务软件，其现金及银行的流水一目了然，但手工的日记账还是不能丢弃的，因为这才是最原始的收付款记录。且要编制现金日盘点表，真正做到日清月结，才能及时发现问题，解决问题，起到稽核的作用。另外在稽核的同时也要加强对原始凭证的稽核，检查签字是否齐全，附件否完整，是否经过相应的审批等收据及发票等原始票据要实行验旧领新政策，且领用时要进行领用登记，收回时要及时核对予以核销，杜绝资金收款流程的漏洞，真正做到事后控制有力。5、对银行账户、票据控制票据和印章的管理对一个企业来讲是货币资金业务得以正常进行保证，有了票据和印章，就可以支配企业的货币资金运动。在企业购买各种票据时，应当明确各种票据的购买、保管、领用，注销等环节的职责和程序，并设置专门登记簿进行记录。购入票证时及时登记，妥善保管，详细登记用途，领用时必须按编号顺序使用，防止空白票据的遗失和被盗用，同时建立相应的审批手续，有使用人，批准人签字方可，否则控制就失效。月底应进行未使用票据的盘点。同时，还要加强对银行预留印鉴的管理，在实际操作中，一般是由出纳保管空白支票和个人私章，财务专用章由会计或其他授权人员保管，严禁只有一个人保管全套银行印鉴和空白支票。同样，也要建立财务印鉴使用登记，以保证每笔付款都有据可查，是否经过审批等。（二）健全岗位责任制 中小企业应建立相互约束机制，就会计部门来讲，出纳和会计这两个职务，不能由一个人来担任，即出纳只负责货币资金的收付，保管各种空白收据、支票、发票等，不能兼任会计复核。会计档案保管和登记债权债务收支和费用等分类账，总账的工作，应该根据分工原则，尽量将涉及到现金的业务由不同人员来完成，避免只由一个人去办理货币资金业务的全过程，如果企业的确人手有限，也应保证实行钱账分管，即管钱的不管账，管账的不管钱。此外，中小企业还应该注意以下几种职务之间的分离，授权批准职务与执行业务相分离，业务经办职务与审核监督职务相分离，业务经办职务与会计记录职务相分离；财产保管职务与会计记录职务相分离；业务经办职务与财产保管职务相分离。(三) 优化内部控制环境1、加强有关财经法纪法规的学习，提高管理者的法制观念。中小企业的领导是单位货币资金管理的决策者，单位领导素质的高低是一个单位货币资金管理制度能否执行的最关键的因素。如果领导都觉得货币资金内控制度可有可无，那么这个单位即使有再完善的管理制度也形同虚设。因此加强有关财经法规的学习，提高领导的法制观念，表现在管理层对干预和超越内部控制的态度，对违背内部控制程序的处理意见等。如果高层管理者确信内部控制是重要的，那么企业员工就会认识到这一点，并遵守它。反之，若员工认为高层管理层不重视内部控制，那么他们就自然不会遵守。让企业的领导充分认识到加强企业货币资金，才能充分确保企业货币资金的安全完整，也只有这样，企业才能形成良性循环，不断地发展壮大。2、加强继续教育学习，提高会计人员的素质会计人员是内部控制的具体执行者，会计人员的素质是决定货币资金内部控制效果的决定性因素，即使内部控制不完善，如果有了认真负责有能力的会计人员，也能起到良好的控制作用。提高会计人员的素质，一是要强化会计人员的法制观念和职业道德观念。二是要提高会计人员的业务素质。具体应该从以下几个方面做起：1、会计人员准入制度，即企业的会计人员必须具备从业资格证，这是对会计人员的最起码的要求。2、在会计继续教育的形式上，应以自学为主，培训为辅，以专门培训为主，其他学习形式为辅，并进行定期考核，对每个会计人员都做到奖罚分明，约束有力，使会计人员为适应岗位要求而主动把握新的会计理论和方法，自觉遵守会计职业道德，为公众提供真实可靠的会计信息。3、是建立定期轮岗制度，既可提高工作能力，还能使一些违法行为因工作交接暴露出来。4、强化会计人员的法制观念。在实际工作中，会计人员应依法设置会计账薄，廉洁奉公，不做违法乱纪的事，不虚拟财务报告，勇于与肆意违反国家财务政策和法律法规的行为做斗争，从而保护企业的财产安全（四）健全内部审计制度和强化会计监督建立相应内部审计制度，是检查监督企业货币资金内部控制制度的一种特殊形式，它是企业内部经营和管理制度是否合理，合法有效的独立评价机构，在某种意义上来讲也可以称为是对其他内部控制的再控制，中小企业出于管理成本的考虑，一般不设置专门的内部审计部门，所以中小企业的内部审计制度，可以定期聘请注册会计师对企业账目进行审核，看是否存在错误和营私舞弊的现象。1、对现金实行突击盘点据了解，许多中小型企业只在年未进行一次现金的定期盘点 ，由出纳盘出现金的实存数额，会计复核，并与总账的现金数额进行比较，看二者是否一致，然后填制现金盘点表。然而这样做其实不符合正常的审计制度，中小企业的老板