会务组织与管理.ppt

,会务组织与管理,2000年8月,会议的组织和管理目录,一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理会前准备-目录,会前准备,策划案的内容Team小组会场勘察起草协议会务分工制定会议费预算,精品资料网,会议的组织和管理目录,前四周,前一周,汇款;物资备齐,前二周,与宾馆签协议;起草预算并通过,前三周,策划案定稿;会务组成立;会场勘察,开会日期,策划案起草;成立会议TEAM;会务准备开始,会议的组织和管理会前准备-策划案的内容,目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。,策划案的内容,会议的组织和管理会前准备-策划案的内容,案例：99年代理会及联欢会策划实施案,会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组,组织落实，成立TEAM组,会议的组织和管理会前准备-策划案的内容,会务工作要保证策划案的顺利实现会务工作五个意识：全局意识、客户意识补台意识、奉献意识创新意识,会议的组织和管理会前准备-会场勘察,会场勘察,会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作,会议的组织和管理会前准备-会场勘察,原则,勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行,注意事项,会议的组织和管理会前准备-会场勘察,会场方面宾馆的软硬件,注意事项,会议的组织和管理会前准备-会场勘察,餐饮方面租车问题价格问题,起草协议的内容和注意事项,会议的组织和管理会前准备-起草协议,协议是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、无漏洞。,会议的组织和管理会前准备-起草协议,1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用,内容涉及,会议的组织和管理会前准备-起草协议,4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、结算等,内容涉及,会前准备-起草协议,会议的组织和管理,案例：2000与成都银河王朝酒店的协议,会议的组织和管理会前准备-会务组的分工,会务组的分工,精品资料网,会议的组织和管理会前准备-会务组的分工,案例：99代理会人员分工职责,会议的组织和管理会前准备-会务组的分工,案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执,会议的组织和管理会前准备-会务组的分工,邀请流程,1、北京制定原则、分配名额；2、大区操作定名单；3、E-mil参会代理；4、代理填个人资料回执发大区；5、大区审核E-mil北京；6、北京终审、给编号；7、编号分别发大区；,会议的组织和管理会前准备-会务组的分工,案例：2000代理会物资准备清单,会议的组织和管理会前准备-会务组的分工,工作认真负责、细心、耐心沟通协调能力强任劳任怨能连续作战服从分配协作意识好原则性强应变能力强,对会务人员的要求,会议的组织和管理会前准备-制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；,会议的组织和管理会前准备-制定会议预算,会议费预算的制定,必须注意的问题,距开会日期前一周，务必汇出所需款项；提前行文，写明规则。,会议的组织和管理会前准备-制定会议预算,案例：99年代理会预算表,会议的组织和管理案例,案例：99代理会费申请报告99代理会费用使用、审批、报销规定关于参加西安活动的人员通知,会议的组织和管理目录,一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理会务的实施,会务的实施,会务组：出发时间及工作内容签到注意事项会议期间的工作会议结束的工作,会议的组织和管理会务的实施-出发时间,会务组的工作,提前两天出发熟悉环境检查工作熟悉各自接口人购物及准备工作开预备会,精品资料网,注意事项,会议的组织和管理会务的实施-签到,关键点：住房钥匙签到台住房分配其它,会议的组织和管理会务的实施-签到,案例：签到程序界面演示,会议的组织和管理会务的实施-签到,会议的组织和管理会务的实施-开会期间,开会期间的工作,与餐厅的联系与会场的联系与服务台的联系与客房部的联系处理突发事件,会议的组织和管理会务的实施-会议结束,会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。,会议的组织和管理会务的实施-会议结束,案例：意见反馈样式,会议的组织和管理目录,一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理会后总结和决算,总结经验教训，表彰先进,会后的总结和决算,案例：汇款、99年总结、会务人员考核标准,会议的组织和管理会后总结和决算,统计分析参会情况,会后的总结和决算,案例：2000年代理会分析,会议的组织和管理其它,代理签到情况,会议的组织和管理其它,代理入住情况,精品资料网,会议的组织和管理其它,代理地域分布,会议的组织和管理会后总结和决算,会议费的报销、决算和分摊,会后的总结和决算,案例：99决算,会议的组织和管理目录,一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理,目录,会议的组织和管理中小型会议的会务实施,中小型会议的会务实施,会务工作程序会议准备检查表会议主持人自我检查表,目标管理为什么实行目标管理,1、会议目的：2、会议的形式：3、会议的时间：4、会议议程及主持人：5、会议地点；6、会场如何布置；7、出席人数；8、出席者名单；9、出席者座位安排；10、是否准备座签；,高效会议基本环节及注意问题几个注意问题,举例：会务准备检查,目标管理为什么实行目标管理,11、是否安排出席人员往返会场的交通工具；12、会议是否安排出席人员住宿问题；13、有无资料随会议通知预先发出；14、准备那些必要的辅助视听器材；15、准备文具（文件夹、订书机、订书针、胶带纸等）；,高效会议基本环节及注意问题几个注意问题,精品资料网,目标管理为什么实行目标管理,16、准备会议场所周边位置图（行车路线、洗手间、茶水间、休息室、餐厅等；17、是否要求与会者准备资料及副本的份数；18、安排食宿及床位及娱乐项目；19、其他：