高效会议管理技巧概要1

高效会议管理技巧,主讲：丁俊宝,2,第一讲 当今会议面面观,会议的意议1.会议是一个集思广益的渠道2.会议显示一个组织或一个部门的存在3.会议是一种群体沟通的方式会议的目的1.开展有效的沟通2.传达信息3.监督员工、协调矛盾,3,4.达成协议与解决问题5.资源共享6.开发创意7.激励士气8.巩固主管地位会议的种类1.按人数分类:团体会议一对一会议,4,2.按开会方式分类:面对面会议电话会议视频会议3.按开会目的分类:宣布人事安排、讲解政策的会议当众个扬或批评别人的会议临时处理突发事件的会议固定的团队会议集思广益的会议,5,会议的频率1.固定的部门会议:至少每月一次2.全体会议:至少每两月一次3.处理突发事件的会议:随时4.一对一会议:按需要会议成本的计算1.会议的时间成本2.直接的会议成本3.效率损失成本,6,第二讲 会议效率不高的原因及解决方案,会議效率不高的原因及预防性管理1.会议的通病-效率不高公司的主管都不知道何时是开会的最好时机许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见有些“必须到会”的员工,因为已经与重要客户或政 府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很 难进行.,7,2.会议效率不高的原因及具体表现,8,1.预防性管理,9,高效会议的八大特征会议规范1.会议时间安排的规范上午8-9点之间,正是员工从家到公司,准备开始 一天工作的时候.上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态.上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工 集思广益.下午3-5点之间,最好不要安排会议.,10,2.会议规范本身所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安 排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间.超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关 资料.所有与会者都要准备在会上发言.准时开会,准时结束.各业务单位负责人对决议能否达成负责接责任.所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞 辱别人,这条规则最重要,需特别注意.,11,意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮 “黑脸”.会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录.所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责.必要时请第三方监控,以保证会议质量.3.固定的会议流程规范一个中心两个基本点,12,第三讲 开会前的准备工作,是否要开会1.无需开会的“五个如果”,13,2.必须开会的“五个如果”准备工作的作用1.1H5WWhy:会议的目的,14,What:讨论的话题Who:参会者(确认与否、事先准备)When:日期及开始、结束时间Where:地点及设备How:规章制度2.特殊提醒会议准备工作核对单1.了解会议的目的;2.是否一定要开会;,15,3.确定会议的形式;4.安排会议的议程;5.决定会议的时间;6.确定会议的主持人;7.决定会议的地点;8.研究会场如何布置;9.确定出席人数;10.安排出席者座位;11.是否准备会议名签;,16,12.是否安排交通工具;13.是否安排与会者住宿;14.是否发出了会议通知;15.确定视听教材;16.确定辅助教材;17.准备会场周边位置图;18.是否要求与会者准备资料;19.确定自己人的相关资料;20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知.,17,主持人的准备工作1.主持人的4个准备工作设定沟通目标制定行动计划预备可能的争执进行SWOT分析2.SWOT分析,18,第四讲 成功会议的五种策略,如何做开场白1.定义:35分钟的谈话,系统、简洁及有明确宗旨.2.内容:开会目的,时间安排,议事方式,纪律规则等.3.程序:概观会议进行程序;提供与讨论有关的信息;规范议程;指定会议记录者;征求对议程设计的意见.,19,如何分配发言时间1.会议主持人的会议中所占的发言时间较多,主要 有以下原因: 原因一,对议题较熟 原因二,地位高,声音大 原因三,负担较多的行政责任2.主持人的发言时间应掌握的20/80;要尽量保证每 个人发言机会均等;尽量开成一种互动的会议氛 围.,20,如何掌握议事进度1.语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话 语来控制会议的议事进度.2.非语言方式 更有效的掌控议事进度的方式是用非语言 性的方式,即通过眼神、手势等面部表情告诉发 言人说多了或者别说了,或者是说得不够接着说 等.,21,如何达成决议-决策方式1.彼德。德鲁克决议法用“足够多”的时间检视困难所在,并使参会者达成共识.列举或图示各提案并开始讨论之.客观比较各提案的优劣,避免意气之争.估计各提案之获益率.评估有无采集更多参考数据的需要.征求反对意见.,22,以中立角度检视正反意见.寻求与会者对各提案之认同.对提案做适当的修整与妥协.确认议事结果.组成或指定议案执行的监督单位.2.四种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策,23,3.四种团队决策法头脑风暴法德尔菲法-专家群体决策法特点易地思考法思路转换法如何圆满结束会议1.预留57分钟做总结2.确定工作分配妥当3.准时结束会议,24,第五讲 会议中的沟通与反馈技巧,会议中的沟通1.3种沟通图画沟通漏斗,25,沟通金三角沟通的冰山模式,工作层面-说出的内容 事实,信息个人关系层面-如何说 过程,感觉,26,2.有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标3.造成沟通困难的因素缺乏自信,主要因为知识和信息掌握不够.重点强调不足或条理不清.,27,不能积极聆听,有偏见,先入为主,判断错误.按自己的思路思考,忽略他人的需求.失去耐心,造成争执.准备不充分,没有慎重思考就发表意见.时间不充分.情绪不好.语言不通.大脑过滤.记忆力差.,28,4.如何建立信任找共同点.在别人困难时给予帮助.别人出错时给予善意的提醒.适当表达自己对别人的关心.适当展示自己的能力和水平.实事求是,不夸大,不说慌.暴露自己一定的脆弱之处保持适合自己的优雅仪表和风度,29,会议中的反馈技巧1.反馈的两种方式.团队反馈,即一个人给大家反馈.一对一反馈,即一个人给另一人反馈,这种反馈方 式比较困难.2.反馈的两种类型正面指导反馈-积极的反馈是一种正面的强化指 导,即一般意义上的表扬.建设性反馈是一钟劝告指导,即一般意义上的批评.,30,3.反馈时的特征.要描述,不要判断.侧重表现,而非性格.要有所特指.4.如何接受反馈.仔细倾听,试图以别人的观点来看问题.弄清所有的问题以确定你的理解.承认你听到的和懂得的而不去争论.整理你听到的,然后决定你同意什么.,31,要开明,不要防卫性太强.要包容,不要独断专横.要平等,不要有优越感.,32,第六讲 主持人的会议管理技巧,倾听的技巧1.倾听的礼节听听别人的故事.听听别人完整的故事.先听听别人完整的故事.2.倾听的具体方法Nod & smile(点头且微笑)Eye contact(眼神接触)Listening voice(倾听的“声音”),33,Lean forward(身体前倾)Repeat/summarize(重复/总结)Make notes(做记录)3.倾听的误区别人说话时,你在想自己的事.边听边与自己的不同观点对照.经常打断别人的谈话.为演讲者结束他的演讲.忽略过程只要结果.,34,仅听自己想听或愿听的东西.精力不集中,易被其它东西干擾.4.“倾听”小总结我也有相同的经历!如果我是你的话!会议中的说话技巧展示(Presenting)探询(Probing)评论(Commenting),35,建立(Buiding)测试理解情况(Testing)总结(Summarizing)排除(Shutting out)引进(Brining in)就程序提出建议(Proposing),36,第七讲 如何对待会议中的意外情况,与“Cicada蝉”相遇与“Shark鲨鱼”相遇,37,与“Donkey驴”相遇与“RabbitTracking兔子般 追踪”,38,与“Crab螃蟹(跑题者)”相遇,螃蟹症状:开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其它:以笔敲桌,背对发言者,故意看别处等 主持人对策: 对开小会者主持人停止说话或者示意发方者暂停,使会场突然静下来, 私下谈话的人就会警觉.主持人问他们能不能把他们正在讨论的事告诉大家.问他们是不是觉得应该分组讨论,然后集中讨论. 对瞌睡者休息5分钟把会议议程加快.短暂沉默.,39,第八讲 主持人与参会者的守则与责任,主持人的守则与责任1.具体的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释使人因惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人,避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辨和讨论保持中立态度,40,2.主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后,就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄,建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误,指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题(如要求帮助解决你自已的问题)当双方争执时,表达不愉快的情绪(如暗示这样会破坏员工的团结),41,参会者的守则与责任1.参会者10大守则会前充分准备会中全情投入,贡献自已的创意与意见以解决问题这已任开放的心态,摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听,尊重他人的意见勇于发言,言之有物不隐善扬恶,不人身攻避免不当的肢体语言,42,会后总结2.参会者的责任,43,如何处理会议中的冲突 1.暴力型 2.迁就型 3.回避型 4.协作型 5.妥协型,44,第九讲 会议记录,会议记录者的功能1.仅次天主持人2.记录及维护议程所设计的顺序3.协助主持人总结与归纳4.观察预防谁能胜任会议记录者1.反应快2.写字快3.知识面广,45,4.记忆力特别强5.组织能力强6.倾听能力强7.总结能力强对会议记录的10大建议1.重要的会议录音,从而使整理会议记录时有依据2.除非有必要,定期召开的会议通常不用录音,因为花费时间记下的详细发言内容,可能毫无用武之地,46,3.大多数会议都能指定一名会议记录者,主席最好不要兼任此项工作.此外,会议记录者最好由参会者轮流担任4.会议记录者的笔记流畅,易于理解,同时不失真,笔记最好用计算机打出来,方便参阅5.会议记录者的责任6.会议记录内容7.会议结束后重新整理所记录的内容,尽可能维持在一页的长度,47,8.会议记录应有组织地整理9.会议记录者应与主度共同修正会议记录者错误的部分10.将此份会议记录发送给参会者,48,第十讲 会后跟进,作为参会者的会后跟进1.拿到会议记录后要细读,尤其是对与自已工作相关的信息做出标记2.分析会议的过程,分析各个不同参会者对同一问题的不同态度和表现,分析人际关系的状态3.考虑会议上分派给自已的任务的完成方案4.会议可能是新任务的开始,要考虑是否召开自已的部门会议,进行动员和安排,并将会议精神贯彻到下一步的工作中去,49,作为主持人的会后跟进1.请大家填写会议评估表2.针对评估意见做出改进措施3.联络缺席的同事,询问缺席的原因,如有需要,讨论有关项目4.跟进计划,如有需要立刻召集另一次会议5.如有需要,找高层协助.这是一种快捷方式充分利用高层的权威性,往往能够起到事半功倍的作用6.如计划进行十分顺利,取消下次会议,而用公文报,50,告进度,让有关人员知道7.会议之后检讨得失自我评定怎样提高下次会议的质量1.只有必要时才开会2.召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键3.制订出色的会议议程并事先分发4.时间是宝贵的,开会是要花钱的;准时开会,才能准时结束,51,5.经常加以归纳,有意识地把握会议的方向6.注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境7.会议记录应阐明最后的结论8.会议