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第十二章调查研究工作,秘书实务,案例导入,常青藤公司最近推出一款新型手机投放市场，但市场的反应未达预期，上市一个季度了，销售量非常低迷。公司行政办公室主任张明早就已经暗暗留心了，知道早晚要为这事儿忙碌一阵的，因为新产品一个季度的常规“待考期”期限已经过了，所以安排了一些前期工作，组织办公室相关人员召开了非正式的讨论会，听听大家对新产品销售情况的看法。果然，这天上午上班后不久，经理例会一结束，就把张明叫进去了。“这款手机怎么回事儿？你组织，了解一下。”很显然，张明正式受命做调查研究。,调查研究是人们认识世界的最基本途径，是科学决策的基本前提，也是秘书深入实际、获取信息、当好领导的参谋和助手、实现辅助决策服务的重要途径之一。秘书应充分认识到调研工作的重要性，了解和掌握科学的调查研究方法，能完成领导交予的调研任务并能独立自主地开展调研工作。,目录,1,2,第一节调查研究概述,一、调查研究的含义二、秘书调查研究的意义三、秘书调查研究的特点四、秘书调查研究的类型五、秘书调查研究的一般程序,12章调查研究,一、调查研究的含义,“调查”是运用各种方式、方法、手段和工具掌握客观世界的各种真实情况的一种感性认识活动。“研究”则是根据调查所获得的材料，进行科学的审察和思维加工，以求得认识社会现象的本质及其发展规律的一种理性认识活动。,第一节概述,调查研究,“调查”与“研究”是内涵不同但又紧密联系的两个概念。调查是研究的基础和前提，没有调查，研究工作无从展开；研究是调查的发展和深化，没有研究，调查就失去了意义。,二、秘书调查研究的意义,1.是秘书的重要工作任务和方法2.是秘书做好其他工作的前提。3.是提高秘书自身素质的重要途径,第一节概述,三、秘书调查研究的特点,1.切合领导的工作需要2.调研内容广泛3.调研有时间限制,第一节概述,1.切合领导的工作需要,秘书部门调研，有其受命性特点，一是服务于机关和领导，二是服从于机关和领导意图。秘书和秘书部门的调研工作有被动性的一面，应准确领会领导意图，把领导工作需要作为调研选题的方向，使调研工作和调研成果切合领导工作需要。,2.调研内容广泛,办公室秘书的调研往往结合办公室其他日常工作来开展，办公室日常事务及管理的综合性特点，决定了秘书为领导的管理和决策所开展的调研内容多、范围广，只要涉及领导管理和决策活动，都可能成为秘书调研的内容。,3.调研有时间限制,秘书人员的调研，有时不是按某一时期的工作计划来进行的，往往带有不同程度的临时性、突击性。这种临时性、突击性的调查研究，需要急事急办，要求在最短的时间内完成调研任务，并在第一时间把调研结果报告给上司，让上司能及时采取相应措施。,四、秘书调查研究的类型,1.基本情况调研2.辅助决策调研3.专题性调研4.突发事件调研5.遗漏问题调研,第一节概述,五、秘书调查研究的一般程序,调查研究的过程大致可以分为四个阶段：准备阶段调查阶段研究阶段总结报告阶段,第一节概述,*调研流程图示,准备,一、准备阶段,1.明确目的确定对象,2.收集资料熟悉情况,3.制订计划拟出提纲,4.组织人员合理分工,（二）调查阶段,主要是根据调查的具体任务和要求，以及调查方案中确定的调查方法，收集各方面资料。调查中，必须深入实际，坚持实事求是原则，材料的收集要全面，不能断章取义，不能经验主义，或者偏听偏信。要敏于发现新动向，观察细节问题。挖掘材料要深入，切忌浅尝辄止，为表面现象所迷惑。获取材料要真实可靠。,（三）研究阶段,在调查结束后，对调查获取的信息、收集的材料进行整理和分析。首先要鉴别材料，去伪存真，对材料的可行性和准确性做具体分析。补充调查一些不完整的材料。然后，对所收集的材料进行分类整理，即粗加工。最后，对所获得的调查资料进行全面系统的综合分析研究，从中找出领导决策所需要的依据。,（四）总结报告阶段,这一阶段的主要任务是总结调查研究工作，撰写调查报告。调研报告是调查研究成果的集中体现，要着重说明调查结果或研究结论，并对调查过程、调查方法等进行系统的叙述和说明，同时提出建议和意见。秘书要做的最后一项工作是对调查工作进行回顾和总结，并对调查材料进行立卷、归档处理。,第二节秘书调查的方法,确定调查的范围和对象，形成调查的一般方式或类型；实施调查的具体做法，即调查的方法。一、调查的类型二、调查的方法,12章调查研究,一、调查的类型,（一）全面调查全面调查，也叫普遍调查，简称普查。调查范围和对象是全部，即对总体调查对象中每一个具体单位都进行调查。（二）非全面调查1.典型调查2.重点调查3.个别调查4.抽样调查,第二节调查方法,1.典型调查,典型调查是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位，通过对它们的调查来认识同类社会事物的本质及其发展规律。典型调查有两种情况，一种是一般的典型调查，即在总体中择优（劣），选出一个或少数几个典型单位进行调查研究。第二种是具有统计特征的划类选点典型调查。,2.重点调查,重点调查，指在调查总体中，选择一部分在其中起主要或决定作用的单位，作为调查点进行调查。重点调查，是抓主要矛盾和矛盾的主要方面的思想方法在调查研究问题上的运用。*注意典型调查和重点调查的区别。,3.个别调查,个别调查也称个案调查，是指为了解决某一问题，对特定的个别人物或事件进行调查。*注意个别调查与典型调查的区别。,4.抽样调查,抽样调查是在调查总体范围内，抽一定数量样本作为调查对象，并以此来推算全体，即以其结果推算出调查总体的一般情况。抽样调查实际上是一种普遍调查和典型调查相结合的形式。,抽样调查,二、秘书调查的方法,1.现场调查2.访问调查3.开调查会4.问卷调查5.文献调查6.专家调查7.网络调查,第二节调查方法,1.现场调查,现场调查是秘书亲临实地调查现场，了解情况，印证口头调查的情况，核实间接材料，并丰富调查者的感性认识，有助于理解和分析调查对象的思想和行为，获得第一手资料。它对事故调查、典型调查尤其重要。,*重大事故的现场必须事先由有关部门加以保护。调查要细致，并作记录，必要时可以画出简图、摄影摄像。在调查过程中，可将现场察看与个别访问相结合，尽可能多走几个观察点，进行比较。,现场调查实例,晋城交通事故现场调查,宜万铁路坍塌现场调查,盐城条子泥围垦现场调查,2.访问调查,对调查对象采取个别交谈、分别访问的形式了解或核实情况，也称“个别访问”。调查对象一般是有关部门的领导人、当事人和知情人。上述三个方面的调查对象，不限于一个人，应该尽可能多找一些人个别调查。,电话访问调查,3.开调查会,调查人在取得调查对象合作或单位支持的条件下，可召集知情人座谈会调查情况。确定参加调查会的人选：一是知情者，二是敢于并善于当众讲话者，三是有代表性。参加调查会的人数以三五人到七八人为宜。调查会通常以座谈的方式进行。,4.问卷调查,将需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷（又称调查表），由被调查者作书面回答。调查面较广，而调查问题又比较集中的可采用问卷调查方式。问卷调查，它通常有三种类型：封闭式问卷、开放式问卷和混合式问卷。,问卷调查,5.文献调查,可通过查阅书籍、报刊、图表、影像、档案等资料获得所需要的材料。文献形成的次序是由一次文献而二次文献而三次文献，查阅文献的顺序是逆向的，要最终找到一次文献，以一次文献为准。,查阅文献,6.专家调查,这是征集相关专家学者们的意见，据以判断决策的一种系统分析方法，也称专家论证。具体采用两种方式：一是召开专家座谈会，二是采用函询法即“德尔菲法”（DelphiMethod）。*召开专家座谈会又有“头脑风暴法”一说。组织者让与会专家从各自专业的角度出发，自由畅谈，糅合、修正、完善他人的意见和设想，以达到论述问题更透彻、深入的目的。,*德尔菲法（DelphiMethod）,德尔菲法（DelphiMethod）是在20世纪40年代由美国兰德公司首次采用。德尔菲是古希腊城市，以阿波罗神而著名，传说中阿波罗常派人到各地收集聪明人的意见，德尔菲被认为是集中智慧和灵感的地方。因此，这种预测方法被命名为德尔菲法。,*德尔菲法（DelphiMethod）,德尔菲法依据系统的程序，采用匿名发表意见的方式，即专家之间不得互相讨论，不发生横向联系，只能与调查人员发生关系，通过多轮次调查专家对问卷所提问题的看法，经过反复征询、归纳、修改，最后汇总成专家基本一致的看法，作为预测的结果。,7.网络调查,网络调查是传统调查在新的信息传播媒体上的应用。它是指在互联网上针对特定的问题进行的调查设计、收集资料和分析等活动。,目前，网络调查采用的主要方法有：E-mail法、web站点法、Net-meeting法、视讯会议法、焦点团体座谈法、Internetphone法、在聊天室选择网民进行调查、在BBS电子公告牌上发布调查信息，或采取IRC网络实时交谈等。*此外，秘书调查的一般方法还有市场实验调查、电话调查等。,网络调查,在线问卷调查,视讯会议,第三节秘书研究的方法,研究，是指根据调查所得的材料，进行整理、分类、核实，并以唯物辩证法的立场、观点、方法予以分析研究，找出事物的特点、实质、规律和解决问题的方法。,对调查材料进行研究所采用的具体方法相当广泛，例如哲学的方法、逻辑的方法、历史的方法、数学的方法、系统论方法、综合的方法等等。实际工作中，综合采用多种方法对调查得到的材料进行分析研究，已成为趋势。,秘书研究的方法,分析研究，本质上是逻辑思维过程，因此，调查研究中最基本的“研究”方法，还是逻辑思维的一般方法。从调查材料所固有的复杂性、模糊性、随机性等特点出发，秘书研究的方法主要是归纳法、综合法、统计法、比较法、演绎法等。,【归纳法】,归纳法就是将多个同类的个别事物归在一起，从中概括出共同的属性或者特征而加以深入研究的方法。它是建立在直接经验的反复出现的基础上，有一定的可靠性。归纳法有完全归纳和不完全归纳之分，运用不完全归纳法，要注意所选取对象的代表性，避免“以偏概全”。,【综合法】,综合法就是将众多零散的事物进行横向组合或者纵向串联，看作一个整体进行研究的方法，又叫系统研究方法。坚持集合性原则。坚持整体性原则。坚持相关性原则。,【统计法】,统计法就是运用统计数字来描绘事物状况和变化，以得到规律性认识的研究方法。统计法是一种定量研究方法。进行概率和统计研究即进行定量研究时，要避免孤立地、片面地看待数据。,统计分析一例,【比较法】,比较法就是把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起进行比较、分析，从而更深刻认识各自特征的研究方法。比较法往往和统计法配合使用，通过纵向与横向的比较，可以看出事物的发展趋势及在总体、全局中的地位和作用。,【演绎法】,演绎法就是从一般的理论或普遍法则出发，依据这一理论推导出一些具体的结论，然后将他们应用于具体的现象和事物的研究方法。最常用的演绎法是三段论。,案例分析,1.秘书应把握上司的“隐性”调研需求，先行一步领导的调研需求往往是“显性”的，表现为领导直接向秘书下达调研指令，秘书依指令开展工作。但是有时也可能是“隐性”的，即潜在的、暂时还未明确的调研需求。在日常工作中，秘书如何了解上司的“隐性”调研需求，并针对“隐性”调研需求开展工作？章前案例中，公司行政办公室主任张明处理的很好。,2.张明接下来要做的主要工作,（1）组织办公室的相关人员召开调研讨论会，正