客服内跟单工作流程.doc

客服内跟单工作流程一、接单：1、老客户接单流程：接到客户传真或邮件过来的采购订单，首先给外跟单核对单价及出货时间；确定后将订单信息发送给相关人员（唐副总，外跟单客服主管仓库主管及王东(单价不能发），再将订单内容保存在出货计划表里，最后将采购订单盖章回传给客户。2、新客户接单流程：接到客户传真或邮件过来的采购订单，首先给外跟单核对订单（品名，规格，单价，出货时间等），订单确定后将订单信息发送给相关人员，并将新客户资料：名称，地址，联系人及电话、传真、是否含税、付款方式、业务负责人等相关信息等发送给相关人员（外跟单客服主管唐副总刘总及相关业务人员）。然后将客户资料存入客户资料表，并录入系统（用友），并告知会计，最后将客户采购订单盖章回传给客户。3、打印送货单及相关所需资料（检验报告等）。1.依据出货计划表里出货安排，打印送货单（留意一下特别客户的送货单要求、即送货单上是否要注明采购订单号、物料编号，是否需显示单价与金额，是否需贴标签。是否提供检验报告、SGS与MSDS报告等相关资料，（在客服部客户资料表与打印送货单注意事项文件里查找。检验报告上的检验日期要比送货日期提前35天，若检验报告上若有生产日期的，则生产日期要比检验日期提前35天；检验日期不要为星期天的日期；需打印标签的，注意标签上生产日期的更改（更新）。若没有资料请杨工帮忙提供）。4.打印出仓单(打出仓单时有型号之分的要注意型号是否正确，）及出桶单.二：用友系统的入单1：接到客户订单，经外跟单审核无误后，录入用友系统：销售订单2：每日客户出货输入用友：出库单。出货单从用友里面打3：客户资料的系统录入及更新：基础设置-往来单位-客户分类及客户档案，根据客户付款方式及地址分别录入三、对账单1：每月25号与月底月初作月结客户的对账单。作完对账单提供给客服助理，客服主管、会计审核，然后待会计审核完盖业务专用章（鼎富和立春需要盖公司公章）传真或邮件给客户方对账人，并跟催客户回传。对账单为25号的其对账期限为上个月26号本月25日，对账单于26号完成，月底或月初对账的，对账期限为自然月即（本月1号30号或31号），对账单于月初8号完成。如遇特殊情况，需向相关人员说明情况。2：依客户要求，对账单会有异常现象，（如本月份已出货客户要求对账入下月）本月出现对账单异常的客户，需做一份明细报表给客服主管，会计以及出纳。四、做月结报表1、拼音明细表（汇总各客户当月的销售明细与金额），电子档至客服助理，客服主管审核，无误后电子档给唐副总。2、产品销售数量统计表（分区域、分公司统计所有客户产品的总销售数量）。打印出来交至外跟单，客服主管审核，无误后上交给唐副总。3.、送货单金额明细表（复制“拼音明细表”各客户的当月总额，然后再标示清楚各客户的付款方式，最后统计好当月收现金总额、转帐、支票总额、押桶金、运费总额），打印出来交至外跟单，客服主管审核，若不知付款方式则不用填写，交至出纳，出纳审核无误后交至会计4、业务部销售金额明细表（即对业务部业务员所跟进客户当月对帐金额为准，提供如“产品名称、数量、总额”的报表，给外跟单，客服主管审核，无误后交至刘总。5、各客户欠桶数量累计表（依据各桶单记录表做，做好后打印出来交至外跟单，客服主管审核，无误后交至会计）五、做日报表1. 审核仓库每天上交的单据（出仓单，出入桶单，销售退货入桶单，需过磅产品的磅单），审核时注意：单据是否齐全、完整（需相关经手人员签字的，相关经手人员（制单人、仓管员、司机）均需签字方可；出货是立方桶的，仓库人员需在出仓单上注明实出数量方可。2、送货单回单回签之后，依据送货单与出仓单（送货单与出仓单上数量与实物名称保持一致）整理好；（送货单、磅单、客户给的入库单或采购收料单都需给一份给会计，若是物流或快递发货的，当时没有客户回签的送货单，做报表时先复印或打印一份没有客户方签字的送货单给会计，待回单回签之后，再将有客户方签字的送货单给一份给会计），日报表从用友系统导出，签字后交至外跟单.注：日报表每天上午10点前交至会计，特殊情况的需要群里说明迟交单原因。3、做日报表的注意事项：因有的客户要求过磅，故我们送过去的货，会出现送货单的实收数量与出仓单的数量不一致的情况，此时若送货单上的实收数量少于出仓单上的数量时，作报表将差量作扣重处理（即做一笔只有数量、单价与金额都为零的明细）若出现有过磅后送货单上数量多于出仓单的上的数量，就按送货单上数量做报表；玖龙（重庆）、玖龙（太仓）需物流的客户，由于在做报表时，回单没有那么快回签，所以做报表时就先按我们内部出货的数量作报表（帐），待回单回签回来之后，再修改。具体修改如下：若客户方实收数量多于我们内部实出数量，则将超量（差量）单独做一笔，数量为正的帐，录入用友系统废品仓若客户方实收数量少于我们内部实出数量，则做一笔仓库实出数量和一笔扣重的账，扣重即单价为0六：桶单 结合桶单出入单和桶单记录表进行核对，做回桶率日报表，回桶率=本期回桶/（上期出桶+本期出桶）%，若回桶率50%则为正常，若50%则说明原因，做好电子档发至客服主管和唐副总，若无桶回收记录，则QQ发至客服主管和唐副总说明一今日无回桶记录。七、自提货流程客户来司将提货信息通知给外跟单确认单价（遇异常可于当事业务确认价格）跟单将客户提货信息通知到相关人员外跟单客服主管仓库主管唐副总出纳或会计（最主要通知出货开收据收钱或会计开具发票）手写或打印送货单（急，手写；不急，可打印），注：自提货时间控制在3分钟自提货注意