[计算机]实现基于office xp 的模板和宏的知识管理解决方案

实现基于 Office 模板和宏的知识管理解决方案,张翼 ,Office 模板和知识管理,模板凝聚知识模板共享知识模板提高效率模板创造知识模板发现知识知识管理不仅仅是技术手段，但知识管理的实现需要技术手段,Office 模板和向导分类,Word 模板和向导Excel 模板PowerPoint 模板和内容提示向导Outlook 窗体Access 中的模板和向导FrontPage中的网页模板和站点模板/向导,Office 模板或向导示例,Office XP 根据现有文件新建功能开包即用的模板开包即用的向导M 上的模板英文模板/templategallery/中文模板：直接从Office XP 新建任务窗格链接自定义的模板或向导,创建自定义的 Office 模板,最大限度地方便使用既定内容/结构自动更正/自动图文集样式/页面限制输入错误窗体和数据有效性自定义菜单、快捷键和工具栏,Word 模板,任何 Word 文档都是以模板为基础的模板决定文档的基本结构和文档设置自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式。共用模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档文档模板所含设置仅适用于以该模板为基础的文档,文档模板,保存在“Templates”文件夹中的模板文件显示在“模板”对话框中，单击“文件”菜单上的“新建”，再单击“新建文档”任务窗格的“通用模板”，可显示“模板”对话框保存在“Templates”文件夹中的任何文档 (.doc) 文件都可以起到模板的作用保存在“Templates”文件夹中的模板显示在“模板”对话框的“常规”选项卡上如果要在“模板”对话框中为模板创建自定义选项卡，请在“Templates”文件夹中创建新的子文件夹，然后将模板保存在该子文件夹中。文件夹的位置必须与“文件位置”选项卡（“工具”菜单上的“选项”命令）上“用户模板”中列出的位置匹配。这个子文件夹的名字将出现在新的选项卡上如果将模板保存在其他位置，该模板将不出现在“模板”对话框中,共用模板,通常情况下只能使用保存在文档附加模板或 Normal 模板中的设置要使用保存在其它模板中的设置，须将该模板作为共用模板加载如果要在每次启动 Word 时加载加载项或模板，须将加载项或模板复制到“Microsoft Office Startup”文件夹中。否则加载项和加载的模板在 Word 关闭时卸载,工作组模板,系统管理员可将在网络中共享的模板保存在由“文件位置”选项卡指定的“工作组模板”文件位置中若要防止自定义模板不慎被其它模板替换，管理员应该将其标记为只读或保存在限制访问权限的服务器中,关于模板位置,文档模板可以存储到硬盘，包括在文档库中，或用作工作组模板工作组中某个成员使用“新建文档”任务窗格中的模板时，两个因素决定哪个文档模板可用，每个模板显示在“模板”对话框的哪个选项卡因素1：模板的位置因素2：“用户模板”和“工作组模板”的文件位置设置要检查模板文件位置的设置，请单击“工具”菜单上的“选项”，再单击“文件位置”选项卡,利用窗体限制输入,Word 中的窗体Word 中的控件窗体举例利用窗体实现数据输入到数据库利用窗体实现套打,利用 Word 域实现的功能,自动刷新日期和时间Ask 和 Fillin 域实现数据同步更新AutoTextList 域方便输入自动图文集,Word 中的宏和模板,利用宏实现自动化操作：自动宏，对象事件过程利用宏实现自定义功能：自定义菜单和工具栏、自定义快捷键、宏按钮或直接运行宏利用窗体建立友好界面利用向导帮助用户建立文档,Excel 模板,默认的工作簿模板： 该模板定义了启动 Microsoft Excel 时打开的新工作簿的格式和内容默认的工作簿模板的文件名为 Book.xlt“默认工作表”模板：该模板定义了使用“工作表”命令（“插入”菜单）插入的默认工作表的格式和内容。默认的工作表模板的文件名为 Sheet.xlt可以为特定的任务和项目创建其他自定义的工作簿模板；如果需要在工作簿中使用多种工作表，可以创建其他的自定义工作表模板,模板的位置,默认工作簿或工作表模板：:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart 自定义工作簿或工作表模板：:Documents and SettingsApplication DataMicrosoftTemplates,保存在模板中的设置,格式单元格和工作表格式。可用“格式”菜单中的命令进行设置为工作表设置的页面格式和打印区域单元格样式工作簿中所含工作表的数量及类型工作簿中被隐藏和保护的单元格区域。可以隐藏工作表、行和列，还可以保护工作表单元格以防对它们进行更改文本、数据、图形和公式所需重复的文本，如页眉、行标和列标数据、图形、公式、图表和其他信息数据有效性设置工具栏、自动化和选项设置自定义工具栏、宏、超链接和窗体上的 ActiveX 控件。若要使自定义工具栏可用，则要将其附加到模板上工作簿的计算选项和窗口视图选项。可设置“工具”菜单上的“选项”命令,窗体、控件和数据有效性,窗体工具栏控件工具箱数据有效性控制输入防止/提示/警告输入非法数据输入法的控制条件格式和自定义格式,PowerPoint 设计模板,母板：幻灯片母板和标题母板版式：对象占位符配色方案动画方案举例：通过修改母板实现背景动画,Excel 加载宏,加载宏程序是一类程序，它们为 Excel 添加可选的命令和功能Excel 有三种类型的加载宏程序：Excel 加载宏、自定义的组件对象模型 (COM) 加载宏和自动化加载宏创建 Excel 加载宏加载 Excel 加载宏,PowerPoint 加载宏,加载宏是通过添加自定义命令和特殊功能以扩展 PowerPoint 功能的附加程序。PowerPoint 加载宏的文件扩展名是 .ppa创建加载宏加载加载宏,Office 中的自动宏,WordAutoExecAutoExitAutoNewAutoOpenAutoCloseAccessAutoExec,ExcelAuto_OpenAuto_ClosePowerPoint （加载宏）Auto_OpenAuto_Close,对象事件过程,ApplicationWordDocument（New，Close，Open）ExcelWorkbookWorksheetOutlook 窗体事件Access 事件,使用 Application 对象的事件,若要为 Application 对象的事件创建事件句柄，需要完成以下三个步骤 在类模块中声明一个对象变量以响应事件编写特定的事件过程在另一模块中初始化声明的对象举例,Outlook 中的 Application 事件,AdvancedSearchComplete 事件AdvancedSearchStopped 事件ItemSend 事件MapiLogonComplete 事件NewMail 事件OptionsPagesAdd 事件Quit 事件Reminder 事件Startup 事件,宏和安全性,从安全性角度对宏分类自动宏或对象事件：宏病毒的必由之路加载宏：存在安全性问题模板中的宏：存在安全性问题Outlook 窗体：存在安全性问题访问 VBProject 的宏：存在安全性问题普通宏：存在安全性问题，无传播性PowerPoint：存在安全性问题，无传播性,Word 中宏病毒的传播机理剖析,打开了包含病毒的文档,AutoOpen将所有自动宏复制到Normal模板,新建文档：AutoNew 将运行,退出程序：AutoExit将运行,关闭文档：AutoClose 将运行,打开文档：AutoOpen 将运行,再次打开程序：AutoExec将运行,宏安全性的考虑,Office XP：不安装 VBA，绝对安全；但所有有关功能丧失，无法使用 Access宏安全性高：推荐普通用户使用宏安全性中：推荐高级用户使用宏安全性低：不推荐使用信任所有安装的加载项和模板不信任对于“Visual Basic 项目”的访问,其它宏安全性措施,控制启动方式Shift，CtrlWord 命令行/快捷方式参数：/m, /aWord 以毒攻毒用 autoexec 执行 disable auto macros反病毒程序,Word 印刷小册子模板举例,分为 3 节：封面和目录、正文、封底第 1 节：封面，页面纵向居中第 2 节：采用罗马数字页码，添加目录第 3 节：显示页码和总页数文档页面设置：书籍折页,利用模板实现文件自动管理,基于 Exchange Server 的公用文件夹更易于控制Office XP 直接存储到公用文件夹对 In