机械制造企业销售环节中的财务制度

共 11 页 第 1 页 机械制造企业机械制造企业销售环节中的财务管理制度销售环节中的财务管理制度 1 总则总则 为了加强公司销售产品的实物管理 加速应收货款的回收 提高资金周转 效率 确保公司资产的安全完整 特制订本制度 2 销售业务员收款处理程序销售业务员收款处理程序 2 1 销售业务员从客户收取的货款 必须以最快速度交给公司销售部门 从 客户收取的现金货款 要就近选择银行或邮局汇入公司 不得以任何理由截留 挪用 坐支 2 2 每一个销售业务员要序时逐笔填报收款日报表 日报表内容 销售业务 员姓名 收款日期 客户名称 收款金额 收款方式 现金 支票 汇票 银 行承兑汇票 证明人签字 对方客户或销售点其他销售人员 收款交给公司 日期 以何种方式交给公司 直接交款 银行汇出 邮局汇出 由何人转交 等 从银行 邮局汇出的回执要序时贴在收款月报表上作附件 以便查证 销售业务员收款日报表 见附表 一 2 3 对于从客户处取得现金 银行汇票的日期与交 寄 回公司之间有较长 间隔时间的 特别是现金收入 销售业务员要陈述原因 并由其他销售人员或 销售点负责人证明 否则作为不正当挪用资金处理 2 4 收款报表统计时间为当月 26 日至次月 25 止 于每季度 30 日前交 寄 回 以邮戳为准 公司销售部门财务科 由销售业务员填报经销售点负责人审 核签字后 2 5 销售部门财务科要采取对帐 发函求证等方式与客户取得联系 证实销 售业务员收款金额 日期与本人所述无误 每月抽查笔数的比例不得低于 10 公司财务部门对销售部门财务科此项工作负有监督检查职责 并据此作为 对销售部门财务科核算员业绩考评内容 2 6 各销售点 办事处对收到的销售货款及发生的支出要严格执行收支两条 线的规定 各项收入应及时交公司入帐 各类支出按公司规定的审批权限办理 手续 不得以任何理由截留 挪用 以收抵支 一经发现 经办人员和销售点负责人承 担全部责任 具体办法由销售部门制订 共 11 页 第 2 页 2 7 公司审计部门应将检查上述收款规定的执行情况 作为审计工作的重要 内容予以反映 3 票据管理票据管理 3 1 销售业务员从客户手中收取的财务票据指 支票 汇票 银行承兑汇票 为保证票据的真实可靠 并能够及时入帐 必须注意以下几个方面 3 1 1 支票签发日期必须大写 付款期限为 10 天 3 1 2 汇票收款人名称书写正确无误 3 1 3 银行承兑汇票签发日期 单位名称 帐号等不得更改 票面必须盖有 出票人的印章 承兑银行的汇票专用章及经办人盖章 银行承兑汇票的付款期 限最长不得超过 6 个月 另外 农业银行的汇票专用章应为钢印 并且票据要 加编密押密码 四川省农业银行签发的银行承兑汇票只限四川省内通用 3 1 4 以背书转让的票据 背书应当连续 背书栏不敷背书的 可以使用统 一格式的粘连单 粘附于票据的粘接处 粘连单上的第一记载人应当在票据和 粘连单的粘接处盖章 3 1 5 票据出票人在票面记载 不得转让 字样的 票据不得转让 因此 公司在收到第一收款人转让的盖有 不得转让 字样的票据或者 限在其他省 内背书转让 的票据 我公司不应受理 3 2 发票 运单 三包索赔单的传递 3 2 1 凡有我公司常驻人员的客户单位 其发票 运单由销售部门财务科 业务科直接寄给我公司常驻人员 我公司常驻人员收到发票 运单后 登记后 请对方有关人员签收 签收依据请我公司常驻人员妥善保管 待年未 或离任 时交销售部门财务科保管 其所发生的三包 质量索赔单由我公司常驻人员统 一签收 并交给销售部门技术服务科 由技术服务科落实专人登记备查帐 3 2 2 凡无我公司常驻人员的客户单位 由办事处 分公司负责人通知 由 销售部门财务科 业务科将发票 运单指定寄给我公司销售人员或直接寄给客 户 登记后请对方有关人员签收依据请我公司常驻人员妥善保管 待年末 或 离任时交销售部门财务科保管 其所发生的三包 质量索赔单由我公司办事处 分公司统一签收 并交给销售部门技术服务科 或通知业务单位寄给销售部技 术服务科 由技术服务科落实专人登记备查帐 共 11 页 第 3 页 3 2 3 发票 运单 三包索赔单备查帐要素 发票 运单 三包索赔单号码 时间 金额 签收人 签收人因常驻在外 可以补签 该帐本年底要落实清理 由销售部门财务领导签注核实意见 4 应收帐款管理应收帐款管理 4 1 客户信用等级管理 各销售点对授权范围内的应收帐款要建立 客户信用等级 管理制度 具 体要求 4 1 1 每一个销售业务员在收款的同时 要随时了解客户的经营状况及信用 变化 并根据所了解的客户情况 提出对客户应采取的收帐政策 要求每季度 一次 对所负责的客户填报 客户信用分析表 内容 客户名称 经营状况 从好到差依此列入 A B C D 四类 建议收帐政策 正常发货 控制发货 款到发货 折价收款 折价比例 等 客户信用分析表 见附表 二 4 1 2 销售点负责人要对各业务员作出的 客户信用分析 作出汇总 认真 研究并提出主观意见 于每季 5 日前将上一季度销售点作出的 客户信用汇总 表 和销售业务员作的 客户信用汇总表 返回公司销售部门财务科 客户信用汇总表 见附表 三 4 1 3 销售部门对销售业务员及销售点负责人所进行的客户信用分析及措施 建议要定期研究 并作出书面明确答复 以便销售业务员采取相应的收款政策 4 1 4 销售部门财务科应对上述信息以客户为单位建立微机档案管理 4 1 5 财务部门对此项客户信用档案跟踪管理工作负有监督检查职责 并据 此作为对销售部门财务科核算员业绩考评内容 4 1 6 销售业务员要在公司销售部门的授权范围内进行应收款的赊销 超过 规定赊销的最高限额造成公司损失的 由销售业务员赔偿损失 4 1 7 销售点负责人和销售部门责任人员同样要对应收帐款的风险管理高度 重视 由于判断失误 工作不细致造成公司损失的 按责任大小赔偿 4 2 应收帐款定期确认工作 4 2 1 应收帐款要定期与客户对帐 取得客户的认可 应收帐款的对帐职能属于销售部 门财务科 根据工作需要 可以建议财务部门组织力量协助对帐 4 2 2 对帐可以采取以下方式 共 11 页 第 4 页 4 2 2 1 发函 将截止某一时点上我公司应收帐款余额通过邮局寄至对方 请对方盖章 财务章或公章 确认 邮戳日期作为原始依据 由销售部门财务 科专人妥善保管 4 2 2 2 将对帐单交于销售业务员 请客户确认 4 2 2 3 邀请客户来公司对帐 根据需要 经过批准可以承诺差旅费由我公 司承担 4 2 2 4 财务人员定期上门对帐 通过以上方式 对每一个客户欠款余额均应取得书面确认证明 4 2 3 下列情况必须及时组织人员上门对帐 4 2 3 1 从客户最后一笔收款业务起 2 年内未取得客户的确认证明 4 2 3 2 通过邮局寄出的对帐单已由邮局退回 客户未收到 4 2 3 3 双方帐面余额有较大出入 4 2 4 对帐单内容 截止某一时点我公司帐面余额 客户帐面余额 双方差 额 未达帐原因 逐笔陈述 对未达帐因素调整后我公司余额 客户余额 双 方对帐人员签名 对帐日期 双方盖章 财务章或公章 如果经未达帐调整后 双方余额仍有较大出入的 则表明本次对帐工作未结束 仍要继续查找原因 直至对平或差额较小为止 对帐单 见附表 四 4 2 5 每次对帐结束 对帐人员要提供书面报告 向销售部门领导报告需要 协调处理的问题 同时向财务部门报告需要作调帐处理的会计事项 使销售环 节和财务环节问题处理完毕 4 2 6 销售部门财务科对对帐单及确认结果的原始依据要建立档案妥善保管 同时 将历次对帐情况 差额情况 事后处理情况都列入客户档案进行微机管 理 4 2 7 通过各种方式取得客户的书面对帐证明是销售部门财务科核算员的重 要工作 对由于工作失误 在 2 年之内未对帐而超过法律时效给公司造成经济 损失的 销售部门财务人员要作出赔偿 财务部门对销售部门财务科对帐工作负有指导 监督职责 由于工作不力 造成的失误 由财务部门责任人负连带责任 4 3 呆帐管理 4 3 1 列入呆帐管理的标准 共 11 页 第 5 页 4 3 1 1 二年以上无往来 4 3 1 2 客户经营状况不好 已产生财务危机 4 3 2 列入呆帐的客户要重点加强管理 责任到人 措施到位 销售部要对 列入呆帐的资产提出年度内资产管理与奖惩考核措施 待公司领导批准后实施 4 3 3 销售部门应落实专人 每季度对呆滞资产的清理情况进行分析研究相 应的措施并作出书面报告 4 3 4 各销售业务员除了一个季度一次对客户状况作出书面分析报告外 对 可能出现的收款风险要及时报告 书面填写 有风险应收帐款报告书 详细陈 述客户情况 并附有关资料 否则 此类应收帐款因未及时掌握情况 未采取 措施而成为呆帐或死帐时 销售业务员要承担赔偿责任 4 4 坏帐管理 4 4 1 坏帐确认的条件 4 4 1 1 由于债务单位破产 撤销或债务人死亡 依照法律清偿后确实无法 收回的应收帐款 4 4 1 2 债务人逾期未履行清偿义务 超过三年仍不能收回的应收帐款 4 4 1 3 债务人发生长期性财务困难 毫无转机 事实上无能力清偿债务的 4 4 2 坏帐核销由销售部门提出书面报告 内容 单位名称 欠款金额 最 后一笔业务发生的时间 坏帐形成的原因 对帐情况及对帐人员 对方态度 历次催讨情况及经办人和责任人 经办人失误应承担的经济责任 坏帐核销审批表 见附表 五 4 4 3 书面报告由销售部门负责人签字后交财务审核 单笔金额在 20 万元 以下的 由分管销售和财务的副总经理会签后核销 20 万元以上的由总经理批 准核销 4 4 4 对于核销后的应收帐款公司仍保留债权 因此销售部财务科要指定专 人建立辅助台帐 对于核销后仍收回的应收款项 作增加公司利润处理 同时 对催回该款项的销售业务员另行奖励 4 5 贴息转车损失审批及管理 4 5 1 在应收帐款回笼中所发生的转车业务 贴息业务 如果要公司承担损 失的 经办人必须事前请示报告 事后审核批准后方能给予报帐 共 11 页 第 6 页 4 5 2 贴息损失核定年度总额指标后 由销售部门严格控制 4 5 3 在控制指标内的贴息损失 事先经销售部门负责人同意 销售业务员 方可操作 4 5 4 贴息损失事后作财务核销应收帐款处理时 应逐笔经公司分管销售领 导审批 财务方能核销相应帐务 4 5 5 下列情况的贴息损失要事先经分管销售和财务的副总经理同意 有争 议时 由总经理决定 销售业务员方可操作 4 5 5 1 客户首次提出贴息要求的 4 5 5 2 同一客户贴息比例大于以往比例的 4 5 5 3 大额的贴息转帐回笼 转帐 1000 万元以上的 4 5 5 4 本条事项作财务核销应收帐款时 应同时经分管销售和财务的领导 审批 4 5 6 对于贴息业务 销售部门要指定专人登帐 月底编制汇总报表交财务 部门审查核对 报表内容如下 日期 从何单位转进贴息 核销应收帐款金额 承担贴息金额 贴息比例 收进的现金或其他票据形式 经办人 销售部门负 责人意见 财务审核意见 公司领导意见 贴息审批表 见附表 六 4 5 7 对于转车业务中需要核销的费用和损失 并入贴息指标一并控制 考 核 核销的事前 事后审批手续视同贴息损失处理 4 5 8 转车业务销售部门同样要指定专人建立台帐 月底编制汇总报表交财 务部门审查核对 报表内容如下 从何单位转进实物 实物名称及数量 单价 及总额 转给何单位 损失的费用 经办人 销售部门负责人意见 财务审核 意见 公司领导意见 转车损失审批表 见附表 七 4 6 退货实物管理及财务处理 4 6 1 由于客户经营状况不好或质量等原因我公司同意收回的退货产品 主 机厂改型等正常的返修除外 单独设立 退货产品库 管理与核算 其性质属 于公司一级仓库 4 6 2 该库产品的产权属于我公司 管理职能及费用支出由销售部门归口 实物退回公司时 由销售部门负责清点实物 提供实物明细清单 包括缺件清单 质量部门负责清单确认及费用分解 共 11 页 第 7 页 4 6 3 该库要建立 库房收发存台帐 当产品退货收回公司时 全数办理 入库手续 入库的原始依据为经过质量部门确认后开出的退货入库单 库房台 帐作收入处理 发出时 4 6 3 1 有用的产品由销售部门办理移库手续 从该库移至商品库 库存台 帐作发出处理 4 6 3 2 需要修理的产品 由该库发至分厂 部门修理时 库存台帐作发出 处理 修理完工实物经检验后直接入商品库 费用统一向销售部门结算 4 6 3 3 无用的产品 由销售部门打报告 经质量部门 产品开发部门 财 务部门会签 由公司领导批准后 销售部门作库存台帐发出处理 财务部门据 此减少客户应收帐款 退货损失申请报告要列示如下内容 退回单位 退货产品型号及规格 数 量及金额 实物损失的数量金额及原因 4 6 3 4 为了减少我公司销帐中的税金损失 要求销售部门及时与客户联系 请客户所属地国税局开具 索取折让及退货证明单 后 由我公司开具红冲发 票 由于客观因素无法收到对方税务机关的证明 或又无法收到客户开给我公 司的增值税发票 公司需要承担税金损失的 由销售部门提供书面报告和有关 资料 销售部门负责人签字后交财务审核 经分管销售和财务的副总经理批准 后作抵消应收帐款处理 退货损失审批表 见附表 八 5 三包索赔 质量罚款及实物传递 三包索赔 质量罚款及实物传递 为了理顺公司与各主机厂的往来账户 规范公司的三包费用支出程序 特 对应付主机厂三包索赔与质量罚款的财务处理作如下规定 5 1 销售部门技术服务科收到质量罚款或三包索赔单后及时审核 发现不属 于我公司承担的费用及时与主机厂协调 5 2 销售部门服务科对费用审核确认后 并将各类单据交销售部门财务科 销售部门财务科根据各类单据减少主机厂应收款 增加公司三包费用支出 5 3 主机厂换下油泵由销售部门技术服务科负责收回 存放地点为销售部三 包库 三包库管理人员应对收到的旧泵实物及时登记台帐收入 5 4 主机厂换下的旧泵可以返修人商品库的 返修后由三包库管理人员开具 红字三包领用单 交公司商品库 三包库登记发出 减少库存数量 同时 公 司财务部冲减三包费用 共 11 页 第 8 页 5 5 对无法返修的各类旧泵由销售部负责出售 出售之前需在旧泵上敲上 处理品 的钢印 5 6 旧泵出售价格由财务部门审核 5 7 出售旧泵后的价款及时交公司财务部门 以冲减三包费用 销售部三包 库管理人员应登记台账 减少库存数量 6 关于应收帐款对帐差额财务处理的规定关于应收帐款对帐差额财务处理的规定 6 1 对方单位已收到货物 但未收到发票 这类情况有两种 一种是发票给我公司销售人员丢失 另一种是发票给对 方采购或财务人员丢失 针对此类情况 要求销售业务员在发票传递过程中做 好记录 并要求对方签收 若对方未签收 则销售业务员应承担相应责任并给 予经济处罚 若对方已签收后丢失 则应及时与对方联系 然后 由销售部门 提出补开发票的申请 经销售部门领导和财务部门领导批准后方可补开发票 补开的销售发票财务只作税金入帐 借记 管理费用 贷记 应交税金 6 2 对方单位已收到发票 由于质量或运输等原因 入帐时部分拒付 这种情况我公司销售人员应及时与对方单位联系 将原发票退回我公司 并提供退货或短缺品种清单 以便销售部门重新开具发票 办理退货 办理保 险等业务 6 3 对方单位已收到发票 但末收到货物 销售业务员应及时了解情况 究竟是我公司未及时发货 还是货物在运输 途中出现丢失 若末及时发货 应通知公司发货 若途中丢失 应及时与保险 公司联系 并办理理赔手续 6 4 历年来双方单位期初余额差 对帐人员应与对方单位联系 原则上各自承担 50 若通过努力对方单位 同意承担一半的 对对帐人员按一定比例奖励 凡由我公司承担的差额由销售 部提出申请 并由销售部门领导和财务部门领导签字同意后 作财务处理 入 帐时 借记 坏帐准备 贷记 应收帐款 6 5 三包索赔 质量扣款 主机厂一经发现三包或质量问题 就开出三包索赔或质量扣款清单 并且 直接扣减我公司 应付帐款 我公司销售部门收到这类清单时 应及时与质 量部门联系 由质量部门签字确认 并由销售部门领导签字后财务处理 入帐 时 借记 销售费用 贷记 应收帐款 共 11 页 第 9 页 7 返修泵 零件 实物管理及财务处理返修泵 零件 实物管理及财务处理 7 1 由于质量等原因 应客户要求而需要退回公司修理的产品 定义为 返 修泵 在退回公司之前 首先由销售业务员确认属于我公司产品 方能退回 7 2 对退回的返修泵单独设 返修泵库 管理与核算 该库产品的产权属客 户 7 3 该库属于内部辅助仓库性质 但视同公司一级仓库管理 其管理职能及 返修费用支出属销售部门 7 4 返修泵退回公司时 由销售部门负责清点实物 提供实物清单 包括缺 件清单 质量部门负责确认 7 5 该库要建立库房收发存台帐 返修泵退回公司后 库房台帐全数作收入 处理 收入的原始依据为 经质量部门确认后开出的 返修泵入库单 发至各 分厂 部门返修时 库房作 委外发出 处理 返修结束后返回该库 库房作 委外收回 处理 退回客户时 库房作发出处理 期末库存为 a 已入库未 返修的产品 b 已修好尚未退回客户的产品 仓库台帐格式见附表 九 7 6 返修泵由销售部门开具工作令 并委托修理部门修理 7 7 维修部门发生的返修料费 由修理部门开具领料单 经销售部门分管领 导审核方可领料 费用由销售部门承担 修理部门发生的返修工费 由修理部 门开票向销售部结算 各分厂发生的返修料费 由分厂开具领料单 费用由销 售部门承担 各分厂发生的工费 月末由分厂成本转出向销售部门结算 7 8 分厂返修泵更换下来的零件 应移交给销售部门 其资产由销售部门管 理 7 9 财务部门建立 返修费用 帐户单独核算 由质量部门确认的应由用户 承担的费用 由销售部门向用户结算 财务部门作红冲返修费用帐务处理 8 改制泵实物管理及财务处理 改制泵实物管理及财务处理 8 1 应客户要求而进行改型的产品 称 改制泵 在退回公司之前 首先 由销售业务员确认属于我公司产品 同时由销售部门与公司技术中心联系后确 认可以改制的产品 方能退回 8 2 对退回的改制泵单独设立 改制库 管理与核算 该库产品的产权属于 客户 共 11 页 第 10 页 8 3 该库属于内部辅助仓库性质 但视同公司一级仓库管理 其管理职能由 销售部门归口 8 4 该库要建立库房收发存台帐 改制泵退回公司后 库房台帐全数作收入 处理 收入的原始依据为 经质量部门 产品开发部门确认后开出的 改制泵 入库单 发至各分厂 部门改制时 库房作 委外发出 处理 改制结束后返 回该库 库房作 委外收回 处理 退回客户时 库房作发出处理 期末库存 为 a 已入库未改制的产品 b 已改制好尚未退回客户的产品 仓库台帐格式可视同附表 九 8 5 各分厂发生的改制费用由分厂归集后月末转出由公司产成品成本负担 各分厂凭改制工时向劳动工资部门结算奖金 8 6 改制泵换下来的零件 可用的由分厂办理退库手续 不可用的由分厂移 交给销售部门处理 8 7 需要公司或客户承担的改制费用 由产品开发 质量部门 财务部门会 签 其中 应有客户承担的费用由财务部门制定价格 销售开票结算并向客户 收取 9 三包产品实物管理及财务处理三包产品实物管理及财务处理 9 1 因产品三包维修所领用的商品 零件 经销售部负责人签字同意后 由 销售部门从商品库 零件库办理领用手续 9 2 当月用于三包维修而领用的各种商品 零件要有专人保管与登帐 月末 填制 三包产品领用报表 内容如下 领用日期 从何库领用 产品 零件 型号规格 数量 经办人