关于企业内部控制制度建设的探讨

关于企业内部控制制度建设的探讨关于企业内部控制制度建设的探讨 20102010 年年 洪淑珍洪淑珍 摘 要 随着我国经济的蓬勃发展 我国中小企业的事业和经济发展也面临了一系列 地问题 企业经营管理者为了在组织机构 业务程序等方面上尝试制定新的管理控制方法 来加强企业内部控制制度的建设 通过制定科学完善的内部控制规范 强化关键控制点及重 点环节的监督 全面提升会计信息质量 促进企业实现发展战略 因此 企业内部控制制度 的建立与实施已成为与现代企业管理的必然 关键字 关键字 中小企业 内部控制 问题 对策 一 我国中小企业内部控制工作的现状 由于 90 年代国有经济处于调整时期 我国有中小作业也在此获得较快的发展速度 大 多数中小企业具有规模较小 业务单一 经营灵活 效率较高的优点 相对大企业而言 具 有一定的创新优势 不断在市场经济中出生和成长起来 具有很强的生存意识 大多数采用 了集中一点 寻找空白 特色经营 关健环节突破等经营策略 具备较好的经营弹性 然而 或许正是这些优势造就了它们的诸多劣势 多数中小企业组织结构简单 规章制度缺失 人 才缺乏 管理水平不高 有的企业法律法规意识淡薄 有法不学 有法不依等 有的企业财 务不透明 会计信息质量不高 会计处理随意性大 会计信息严重失真 有的企业人为捏造 会计事实 篡改会计数据 设置帐外帐 乱挤摊成本 隐瞒或虚报收入和利润 有的企业资 产不清 债务不实等等 有相当一部份中小企业对建立内部控制制度不够重视 内部控制制 度残缺不全或有关内容不够合理 更多的有章不循 将已订立的企业内部控制 印在纸上 挂在墙上 以应付有关部门的检查 审计 使内部控制制度流于形式 失去应有的刚性和 严肃性 二 我国中小企业内部控制工作存在问题 我国经济一体化进程的不断加快 中小企业将会面对更大的环境变化和市场风险 营运 风险 管制风险 技术风险待等生存风险 而实施科学的内部控制制度就包括建立可以辨 认分析和管理风险的机制 并确认高风险领域 以加强管理 但我国中小企业缺乏这种机制 主要表现如下 1 中小企业内部会计控制方法体系不完善 业务流程也不够合理 企业的业务流程和控制方法体系是内部控制的核心环节 它的合理有效是能否实现控制目标的 关键 很多企业内部财务与会计控制方法体系不完善 主要表现为岗位设置存在不相职务不相分离 的不合理人员的控制 2 中小企业内部会计控制意识薄弱 一把手 的内控意识淡薄 内控意识是内部控制环境的一项重要内容 良好的内控意识是企业内控制度得以健全和实施的 重要保证 内部控制的成败取决于企业员工的控制意识和行为 而企业领导者的内部控制的意识和 行为是关健 许多单位的 一把手 缺乏对内部控制知识的了解 在实际工作中仅仅把财会部门当 成钱袋子 会计当成付款员 致使财务监督与控制流于形式 例如 江浙 广东地区等某些公司破 产 都与领导者不重视内部控制的重要性有关 3 中小企业内部会计制度不规范 会计信息失真失控 在我国中小企业中 很多企业会计制度形同虚设 传统的集权式导致很多公司企业法人以言代 法 仅仅把内部会计制度 印在纸上 挂在墙上 而不按章执行 有些企业内部财务制度不健全 会计核算工作不规范 帐目混乱 造成会计信息不能真实地反映企业的生产经营成果 账账 账实 之间长期不核对 不清理 致使企业财务管理基础工作混乱 家底不清 会计基础数字失真 还有 的企业内部根本没有审计监督机构 设置内外的 账外账 套取企业资金 三 改善我国中小企业内部控制制度的措施建议 内部控制的核心是有效地控制风险 而有效控制主要风险的方法一般包括 不相容职务 分离控制 授权审批控制 会计系统控制 为了提高我国中小企业内部控制的效果 针对 我国中小企业内部控制目前存在问题 结合中小企业自身的特点 特提出以下几点对策 一 建立不相容职务分离控制 所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任 既可能发生错误和舞弊行为 又可能掩盖 其错误和弊端行为的职务 不相容职务分离控制 根据内部控制的要求 单位在确定和完善 组织机构的过程中 应当遵循不相容职务相互分离的原则 合理设计会计及相关工作岗位 明确职责权限 形成相互制衡机制 企业内部控制基本规范 第二十九条规定要求企业全面系统地分析 梳理业务流程中 所涉及的不相容职务 实施相应的分离措施 形成各司其职 各负其责 相互制约的工作机 制 一般情况下 企业的经济业务活动通常可以划分为授权 签发 核准 执行和记录五个 步骤 如果上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行 就能够保证不相容职务 的分离 从而便于内部控制作用的发挥 企业要对各项经济业务进行梳理并按业务类型归类 使各项经济业务都有相应的业务流程来控制 然后把每项业务流程分解成数个或几十个可控 制的步骤 每一步骤都由相对独立的人员或部门分别实施或执行 使责任落实到责任人或责 任部门 企业在经济活动中主要有以下几种分离的不相容职务 1 授权进行某项经济业务和执行该项业务的人员 职务要分离 如决定或审批采购物资 的人员与执行采购物资的人员要由不同职务的人员处理 货币资金的收付及保管应由被授权 批准的专职出纳人员负责 其他人员不得接触现金 2 执行某项经济业务的人员和审核这些经济业务的人员要分离 如经济业务的经办人不 能兼任审核人员 3 执行某项经济业务和记录该项业务的人员 职务要分离 如业务经办人不能同时兼任 会计记账工作 会计记账人员不能同时兼任审核人员 4 保管财产物资和对其进行记录的人员 职务要分离 如出纳员不能兼任会计记账员 5 保管财产物资和核对实存数与账存数的人员 职务要分离 现金盘点要由非出纳人员 进行核实 银行对账单要由非出纳人员进行核对确认 6 记录明细账和记录总账的职务要分离 登记日记账和登记总账的职务要分离 出纳人 员不能同时负责总分类账的登记工作 7 出纳人员应与货币资金审批人员相分离 实施严格的审批制度 8 货币资金的收付和控制货币资金收支的专用印章不得由一个人兼管 二 授权审批控制 授权审批是指企业的每个部门或每个岗位的人员在处理经济业务时 必须经过授权批准 以便进行内部控制 企业内部控制基本规范 第三十条规定要求企业根据常规授权和特别 授权的规定 明确各岗位办理业务和事项的权限范围 审批程序和相应责任 企业对于重大 的业务和事项 应当实行集体决策审批或者联签制度 任何个人不得单独进行决策或者擅自 改变集体决策 授权必须具备以下条件 一是权限要清晰 授权人和被授权人双方都必须清楚授权的内 容和范围 被授权人必须了解自己的权力限制 授权必须明确授权的内容是什么 授权的范 围多大 谁来授权 授权给谁 二是授权大小应与授权人的级别相适应 高层管理人员可以 进行重大的 非同寻常的经营业务和交易事项方面的授权 而一般管理人员 只能进行较小 的经营和交易方面的授权 三是权责要对应 权 与 责 要相联系 机构或个人被授 予了权力 就应承担相应的责任 制定相应岗位责任制 切实履行岗位职责 四是执行要严 格 各分 子 公司和各级人员要按所授的权限办事 不得随意超越权限 定期对经济业务 的行权进行审查 对违反授权制度超越权限的要给予相应惩罚 五是要建立反馈控制机制 被授权人要定期给授权人汇报执行情况 仅有授权而不实施反馈控制会影响授权控制系统的 有效性 可能出现下属滥用权限的情况 六是记录要完整 无论采取什么样的授权和批准形 式 均应有文件记录 用书面授权为主 三 会计系统控制 会计系统控制是指企业依据 会计法 企业会计准则 会计基础工作规范 会计 电算化工作规范 和国家有关法律法规 制度 建立适合本单位的会计制度 如公司财务制 度 会计工作操作流程和会计岗位工作手册等 明确会计凭证 账簿和财务会计报告的处理 程序 建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法 实行会计人员岗位责任制 充分发挥 会计的控制职能 并针对各个风险控制点建立严密的会计系统控制 会计系统控制主要包括 1 财务报告 建立完善的财务报告管理体系 包括会计报表 成本报表 经济活动分析 报告 对账单 经营信息快报等 并制定财务报告编制奖惩管理机制 确保财务报告信息真 实 完整 按照规定的时间与方法编制及报送财务报告 对外的报表必须有单位负责人 总 会计师以会计主管人签名并盖章 并加盖公章 2 会计政策 公司要按照国家统一的会计制度 结合企业实际情况 选择适合企业的会 计政策 并在公司中统一颁布实施 严格要求会计人员统一使用会计科目 防止企业调控经 营业绩 确保会计政策统一和企业经营业绩真实 3 会计核算 公司应当建立账务处理体系 正确使用会计凭证控制 会计账簿控制 会 计复核控制等手段 有效控制会计记账程序 在国家统一的科目基础上 结合企业经营管理 需要 统一设置明细科目 部门核算 项目核算等 确保口径统一 核算办法统一 以提高 会计报表合并的时效性和准确性 通过凭证设计 记录 传递 审核 归档等一系列凭证管 理制度 确保正确记载经济业务 明确经济责任 4 人事管理 财务人员包括仓库人员和车间统计人员 他们都是内部控制信息管理人员 使用 ERP 的用户相关性更紧密 为确保内部控制信息的真实性 完整性 准确性和安全 性 按照内部控制原则要求 财务人员人事管理应该执行垂直管理机制 以充分调动员工的 积极性 主动性和创造性 提高员工的忠诚度 向心力 创造力和综合素质 注重财务人员 的进出 培训 激励 轮岗等工作 5 会计档案 会计档案主要包括财务报告 会计账簿 会计凭证 对账资料 各种备查 台帐等 必须建立会计档案信息审核机制 特别是对会计凭证 会计账簿和财务报表相关数 据的审核 确保账账相符 账证相符 账表相符 总之 建立与完善财务内部控制制度是创建现代企业的根基 是有效控制财务各类风 险的防火墙 是企业进行现代化管理的客观要求和可靠保证 因此 应该根据企业不同发展 阶段的具体情况 适时对内部控制系统进行修改 完善最大程度地发挥其控制功能 只有根 据企业的不同情况 不同问题采取灵活机动的方式 设计适当的内