用Outlook管理时间、信息的方法.ppt

1 充分利用Outlook提高信息 时间管理效率 2 为什么要学习使用Outlook 销售员的工作就是在所服务公司与客户 代理商之间进行信息沟通信息沟通的效率直接影响到销售的结果 为提高沟通的效率 要学会使用高效的通信工具Outlook是一款成熟的信息管理 时间管理 事务管理多功能软件 注意 不仅仅是我们平时理解的邮件管理 3 Outlook所能管理的信息 电子邮件联系人日历与日程安排 会议安排需要完成的任务 一次性 周期性 便签日记 4 讲义目录 1 邮件管理邮件子目录管理通过规则对收到 发出的邮件进行自动分类对要进行后续操作的邮件进行标记分类自动清除垃圾邮件在菜单中添加按钮 软件自动填写常用的句子在邮件中加入签名 以方便对方联系自己邮件合并 5 讲义目录 2 内容备份对邮件进行备份对规则进行备份将邮件从C盘移到别的盘的办法把默认的保存文件夹放在C盘以外的盘的方法 6 讲义目录 3 对联系人进行管理建立联系人子目录导入外部的通信录导入不同格式的外部的通信录 7 讲义目录 4 通过 日历 来管理日和安排与会议安排日程安排会议通知与会议安排通过 任务 来管理事务 8 电子邮件 9 电子邮件的管理 用子目录对电子邮件进行分类管理子目录可以嵌套更低一级的孙 孙孙目录 设置 规则 对电子邮件进行自动分类管理 10 对电子邮件设置子目录进行管理 11 电子邮件的子目录设置 1 2 3 12 对电子邮件用 规则 进行自动分类管理 13 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 选择 工具 规则和通知 14 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 15 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 输入相应的发件人的电子邮箱 再输入邮件子目录 16 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 为 个人或通讯组列表 选择发件人信箱 17 设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录 为 指定 文件夹选择目的文件夹 18 将发出的电子邮件利用规则进行自动分类 要选 由空白规则开始 要选 发送邮件后检查 注意 这是发出邮件分类与收邮件分类不同之处 19 将发出的电子邮件利用规则进行自动分类 请注意 是将副本移动 正本还留在已发送邮件中 因为发出的邮件会有多个收件人 20 对重要的 要后续操作的邮件进行标记分类 21 对重要的 要后续操作的邮件进行标记分类 右击所选择的邮件右侧的小旗子 软件会显示出一系列各色的小旗子 选择相应的小旗子以标记邮件 22 对重要的 要后续操作的邮件进行标记分类 在邮件列表的下方 找到 搜索文件夹 在 搜索文件夹 中找到 标有后续标志的邮件 23 对重要的 要后续操作的邮件进行标记分类 接着就可以找到被整理在一起的 被标记过的邮件 注意 这是优化时间安排的重要方法 防止我们把某些不紧急但必需响应的邮件遗忘 24 对完成操作的邮件去除标志 点击 标志完成 或 清除标志 可以把完成的邮件的小旗子去除 25 自动清除垃圾邮件 26 自动清除垃圾邮件 右击所选择的邮件选 垃圾邮件 再选 将发件人添加到 阻止发件人名单 27 在菜单中添加按钮软件自动填写常用的句子 28 软件自动填写常用的句子 1 在菜单中点选 宏 安全性 29 软件自动填写常用的句子 2 把安全性设为 低 30 软件自动填写常用的句子 3 先把光标点在邮件的要填写内容的地方点开菜单中的工具栏 宏 录制新宏 31 软件自动填写常用的句子 4 在宏名处 用英文 或拼音 写上宏的名字点 确定 开始录制宏 32 软件自动填写常用的句子 5 填写常用的句子句子写完成 点击对话框中的 终止 键 方块 33 软件自动填写常用的句子 6 菜单中点选 工具 自定义 34 软件自动填写常用的句子 7 在自定义对话框中点选 命令 宏 要做成按钮的宏把选中的宏拖到菜单上 35 软件自动填写常用的句子 8 菜单上出现如右图所示的按钮 这个时候 这个按扭已可以使用 但是有点太长 而且是文字 不易识别 36 软件自动填写常用的句子 9 在 自定义 窗口开着的前提下 点选这个新按钮 更改所选内容 更改按钮图像 选择所喜欢的按钮 37 软件自动填写常用的句子 10 按钮被加上了图标 但是按钮还是太长 38 软件自动填写常用的句子 11 点击 自定义 对话框中的 默认样式 得到右下图的缩短的图标样式 39 软件自动填写常用的句子 12 再次按下新的按钮 所需要的文字自动出现在邮件正文中 40 在邮件中自动加入签名以方便对方联系自己 41 在电子邮件中自动加入个人签名 方便客户联系我们可以通过设定自动实现 42 在电子邮件中自动加入个人签名 在Outlook的下拉菜单中点击 工具 再点 选项 出现如右侧的界面在红圈圈点处输入个人签名信息 43 在电子邮件中自动加入个人签名 新建一个签名就可 44 邮件合并 邮件合并 的概念是指 将格式相同 但是各内容不同的邮件一次性发给许多人 每个人都会收到不同的内容例如 发工资邮件邮件合并的意义在于节约大量重复劳动所消耗的时间精力 同时也减少手工重复工作中容易带入的差错 45 邮件合并 邮件合并主要是Word软件的功能 但是因为是操作邮件的一种方法 所以我们放在Outlook里来讲解 2020 3 17 46 可编辑 47 邮件合并 先做好一个Word的邮件文档格式和一个数据源的Excel文档 如上面两例注意 Excel要有收件人的电子邮箱 48 邮件合并 在Word中点选 视图 工具栏 邮件合并 注意 是在Word软件中打开 不是在Outlook中找这个功能 49 邮件合并 窗口中显示出邮件合并的工具栏 50 邮件合并 在要变动的数据处 插入相应的合并邮件域域的格式是 左花括号加一个半角空格开始 一个半角空格加一个右花括号结束 函数代码是mergefield 后面加半角引号括起来的数据字段名 也就是数据源中的列名 51 邮件合并 点击 打开数据源 选择存有数据的Excel文件 并选择数据页 52 邮件合并 Word文件出现如下图所示的样式 53 邮件合并 选择 合并到电子邮件 54 邮件合并 出现如右图所示的对话窗口在 收件人 中选择收件人的电子邮箱列填写 主题行 填写别的相关信息点 确定 55 邮件合并 打开Outlook 可以看到自动生成的系列电子邮件 56 对邮件进行备份保存 57 对邮件进行备份保存 对邮件进行备份十分重要 58 对邮件进行备份保存 59 把默认目录改到C盘以外的硬盘 因为C盘往往要经历重装系统 ghost复原等操作 把数据放在C盘是不太安全的可以把数据改到D E等盘 60 对邮件进行备份保存选用PST文件类型 61 对邮件进行备份保存注意选择包括子文件夹 62 对规则进行备份的办法 63 对规则进行备份的办法 选择 邮件 工具 规则和通知 64 对规则进行备份的办法 65 Outlook往往是放在C盘 当C盘满了的时候的解决方案 66 要把电邮转移到D盘的方法 点击 文件 存档 67 要把电邮转移到D盘的方法 跳出如右图的存档对话框选择 存档文件夹 选择要存档的截止日期选择目的文件进行存档 68 把默认邮件保存文件夹放在C盘以外的目录的方法 1 工具 选项 数据文件 69 把默认邮件保存文件夹放在C盘以外的目录的方法 2 在Outlook数据文件中 设置 邮件到达位置 70 这是把数据文件放到别的目录的备用方法 第一步 找到存储你信息的PST文件 默认情况下是Outlook pst 如果你在设置配置文件时新建的新的PST文件 就找到你新建的那个文件 比如yourname pst 找PST文件的方法有两种 最简单的办法就是在开始菜单的搜索栏里查找 pst文件 第二种方法是打开OfficeOutlook后在文件栏里打开 数据文件管理 这时你会看到一个弹出的对话框 然后单击这个对话框中的 打开文件夹 按扭 你就可以准确的找到这个PST文件了第二步 把这个文件剪切 最好先复制一个做好备份再剪切 到你想要指定的位置 注意 如果是在OfficeOutlook运行状态下 须先把它关掉才能进行上述操作 第三步 你重新启动OfficeOutlook Outlook会提示找不到PST文件 并弹出一个对话框 这时你手动引导Outlook找到你刚才存放的那个PST文件就可以了 最后 特别建议 PST文件是非常重要的一个文件 它存储着你所有的信息 所以强烈建议你把这个文件 71 对联系人进行管理 联系人同样可以进行目录 子目录管理联系人可以进行排序 检索 72 新建联系人子目录的方法 如右图 联系人 文件 新建 文件夹然后输入子目录的名称就可 1 2 3 73 通过 联系人 方便地进行电子邮件收件人选择 74 可以导入外部的通信录 通过 导入 将外部的通信录导入Outlook 75 可以导入外部的通信录 76 对于不标准的外部联系人导入Outlook的方法 可以先将Outlook的联系人导到的一个Excel文件 以得到文件格式再把外部的文件整理到这个现成的格式中去最后把这个有内容的标准文件导回到Outlook中去 77 使用 通讯组 通讯组 可以让你一次把信件发给若干个指定的收信人 78 通讯组 的收件人选定 79 使用 通讯组 新建邮件点 收件人 点要选用的 通讯组 点 收件人 点 确定 80 通过日历来管理自己的行程 会议 81 通过 日历 管理自己的时间安排 82 通过 日历 管理自己的时间安排 83 通过 日历 管理自己的时间安排 提醒 84 通过 日历 安排会议邀请 方便地从联系人中找出想邀请的人员名