XX集团有限公司财务支出管理办法.doc

保密登记:公开性文件 XX集团有限公司财务支出管理办法（试行）2018年4月26日制定第1版第一章 总则第一条 为了进一步加强财务支出管理，规范各项财务支出手续及流程，提高财务工作效率，规避财务报销中的税务风险、合规性风险，结合公司发展实际需要，特制定本办法。第二条 应保证报销费用的真实、合规，如需事前审批手续需提交齐全。第三条 报销发票付款单位全称必须准确，不可混淆费用发生单位，如“国鑫”发生的费用付款单位不可为“国恒”，发票上需填上纳税人识别号，发票付款金额大小写需一致，机打发票内容不得手写，不管是纸质发票还是电子发票需盖有发票专用章。第四条 报销票据应粘贴整齐,纸质付款单据需由报销人、下属公司负责人（或集团公司部门负责人）、会计主管、总裁(或授权审批人）逐级进行签字。第五条 非特殊业务事项原则上一般不进行先付款后补发票，若根据合同确需先付款后补发票的，自付款之日起30日内尚未提供发票的将对经办人进行罚款处罚，并停止该部门的日常费用支付，直至财务管理中心收到发票为止。发票金额需与付款金额相符，发票开具项目需与合同约定一致。第六条 费用支付全部以银行转账形式支付。签订合同的按合同约定账户付款，个人垫付的应使用报销人的工资卡作为收款账户，不得以其他人账户或非工资卡账户作为收款账户。 第七条 金额大于1万元的支出应签订合同，以合同为付款依据。第八条 固定资产、日常物资及办公用品、接待所用烟、酒、茶等物品由行政人事部统一采购，原则上其他部门不得自行购买。第九条 支出事项审批应一事一审，不得“化整为零”、“拆单”申请办理。第二章 审批程序第十条 支出审批与报销程序包括：立项或事前审批、填写付款单据、审核、批准、付款。（一） 立项或事前审批。立项或事前审批材料至少提供以下其中一项：1. 合同审批表；2. 董事会决议、公司领导办公会决议；3. 中标通知书；4. 书面请示及相关答复；5. 投资立项审批文件（投资项目必附）；6. 各项费用申请表；7. 有关批文；8. 其它与立项或事前审批有关的有效文字材料。（二） 填贴单据。内勤人员填写单据，将支出原始凭证及附件粘贴整齐，并填上附件张数和金额。报账单据要填写齐全，不得漏填、少填。具体业务所需单据列示如下：1. 日常物资、办公用品采购支出：采购申请表（详见附件一）、或费用报销单（详见附件二）、发票、物品验收单（详见附件三）、中标通知书或询价审批表（如有）。发票内容必须是采购物品明细（物品名、数量、单价等），若采购物品过多，发票内容仅书写“办公用品”字样的，必须附上由供货商出具并加盖发票专用章的销售清单。2. 差旅费：差旅费报销单（详见附件四）、差旅费审批单，交通发票、住宿发票、外地业务接待餐饮发票及其他支出原始凭证。3. 业务接待费：费用报销单（详见附件二）、业务接待费审批单（附件五）、发票、及其他支出原始凭证。4. 会议费：事前审批材料、会议证明材料、付款审批单（详见附件六）或费用报销单（详见附件二）、会议发票及其他支出原始凭证。会议证明材料应包括：会议通知、会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、会议签到表、支付凭证等。5. 装修支出：事前审批材料、付款审批单（详见附件六）或费用报销单（详见附件二）、合同、发票、工程支付进度表(如有)、工程结算清单、工程验收证明等。6. 固定资产购置：采购申请表（详见附件一）或费用报销单（详见附件二）、中标通知书或询价审批表、合同（如有）、发票、固定资产验收单（详见附件七）等。7. 合同款支付：合同原件或复印件、合同审批表、付款审批单（详见附件六）或费用报销单（详见附件二）、合同支付进度表（如有）、发票等。8. 培训费：事前审批材料、培训通知、发票、付款审批单（详见附件六）或费用报销单（详见附件二）、其他支出原始凭证。培训通知应包括内容：培训内容和目的、培训地点和时间、培训费用等。9. 其他支出：根据业务相关性原则提供附件。包括：事前审批材料、付款审批单（详见附件六）或费用报销单（详见附件二）、合同（如有）、发票及其他支出原始凭证。根据公司规定需签订合同的各项业务支出，必须提供合同审批表及合同原件或复印件，作为该项业务用（借）款的支出原始凭证。（三） 审核。指财务人员对各类票据及资料进行会计审核。审核内容包括：立项或事前审批材料、发票、合同、费用清单及其他支出原始凭证等。（四） 批准。指根据审批权限公司各级领导对各类财务支出进行审批。（五） 付款。出纳员核对金额并办理付款。第三章 审批权限第十一条 公司所有财务支出必须符合本办法及公司有关管理制度的规定，严格履行审批程序。具体审批权限及审批流程如下：1. 2万：经办人-部门负责人-财务管理中心-总裁2. 2万：经办人-部门负责人-财务管理中心-总裁-董事长第四章 具体规定第十二条 各项财务支出具体原则如下：(一) 交通费用：因公事外出的，办事途中产生的出租车费、公交车费、地铁费用等凭据报销。所有员工因公外出应尽可能乘坐地铁或公交。(二) 住宿福利费用：除公司高管（集团公司部门总及以上、下属公司总裁）外，原则上不提供长期宿舍。(三) 邮电费：公司不报销个人住宅固定电话费、移动电话费、快递费等费用，办公用固定电话费用，发票中电话号码需属公司所有，电话费、快递费报销附件中要提供话费清单、快递邮寄明细表。公司统一结算的快递费由行政人事部负责核对金额正确性。(四) 水电费：只报销以公司名义租赁场所相应的水电费。(五) 物业费、绿植费等费用：租赁合同中明确约定物业费由公司承担的，报销时需有物业公司提供的加盖公章的催款单原件，非公司租赁房屋的物业费不允许报销。绿植费需按照合同约定付款。(六) 办公用品费用：办公用品采购需先通过“办公用品采购申请”审批，通过审批后方可进行办公用品报销。若采购物品较多，需提供对方单位盖章的采购明细单或送货单。(七) 差旅费：员工在出差前填报出差申请单，写明出差事由及计划、出差目的地、出差日程、往返交通工具选定等，报公司领导批准。各下属公司业务人员开发市场而产生的差旅费由业务人员自行负担，在业务提成中扣除。(八) 会议、培训费：会议、培训等事项需由需求部门提出，根据具体事项发票内容仅为“会务费”或“培训费”。(九) 确因业务需要所发生的业务招待费，必须报相关权限审批人批准后方可执行。业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待不接待”“可参与可不参与接待人员不参与”“可发生可不发生费用不发生”“态度热情费用从简”的原则。(十) 装修、工程款：装修等工程款费用需签署正式合同，并严格按照合同约定的付款方式付款，工程完工后的付款须提供双方盖章、施工部门负责人签字的工程竣工结算书或是工程验收单后方可报销，装修工程发票必须为建筑工程类发票，装修合同中涉及家具等固定资产采购的，需单独开具增值税专用发票。(十一) 房屋租赁费：房屋租赁费按照与物业公司签订的正式租赁合同中约定的金额支付。房屋租金只能支付至房屋租赁合同约定收款账户，房屋租赁押金需物业公司出具收据原件。(十二) 固定资产及低值易耗品：各部门采购固定资产需由行政人事部统一申请，固定资产购买应尽量开具增值税专用发票，所有固定资产采购后均需在行政人事部登记备案，并经行政人事部办理入库、出库，固定资产由行政人事部统一管理。单价在500元及以下的实物资产，不能作为固定资产，应确定为低值易耗品，低值易耗品采购流程与固定资产一致，并经行政人事部办理入库、出库。(十三) 人力成本：员工工资由行政人事部负责与新入职员工沟通，明确薪酬口径为税前工资，税前工资金额以劳务合同约定为准，公司代扣五险一金及个税。第十三条 员工借款支出管理（一） 员工借款可用于差旅备用、购买日常办公用品、业务接待等,借款金额原则上不超过5,000元。（二） 员工借款必须填写借款审批单（详见附件八），写明借款用途，并提交日常用品采购、出差、业务接待等业务的事前审批材料。（三） 借款人应按规定期限自觉还款。借款应于事毕后15个工作日内办理销账。（四） 员工个人特殊情况借款，必须书面申请，经公司领导审批后方可借款。员工个人借款书面申请必须详细说明借款用途，明确还款时间及方式。（五） 员工个人借款原则上不能超过三个月。凡未结清借款的，原则上不得再借。（六） 财务管理中心每季对员工借款情况清理一次，并将清理结果通知借款人所在部门，有关部门领导负责敦促借款人在接到清理结果通知当月报账冲销借款。（七） 员工调离公司必须归还欠款后才能办理调动手续。第十四条 日常零星采购、办公费用、差旅费等每周汇总报销一次，每周四前