采购部管理流程图.doc

名 捷 制 衣 厂Mingjiezhiyichang采购部管理流程图MJ-09-2005一、 采购作业运作流程物控下达采购任务物控部门根据生产计划下达采购任务收集信息1、 充分了解请购材料的品名、规格、数量。2、 调查市场行情。3、 收集生产厂家资料。4、 收集有关替代品资料。5、 核定资金预算。询价、议价、评估1、 选择询价厂家，询问价格。2、 整理报价资料，选择议价对象。3、 经成本分析，研拟底价，设定议价目标。4、 向厂家说明采购条件与要求。5、 其他厂家是否较低，考虑价格上涨下跌因素。6、 核对付款条件，比较交货期限。7、 同规格产品选择几个厂家询价、比价、议价。8、 选择信誉良好大供应商。9、 是否有售后服务。10、 供应商是否有能力按期交货和保障品质。11、 是否有必要开发其他厂商或外购。12、 索取样品，整理检验结果并进行比较。选定供应商1、 选择适当的供应商。2、 签订采购合同。请购1、 按物料计划计算请购物料数量与交期。2、 请购单详细注明与供应商议定的买价条件。3、 分批交货应在请购单上注明分批交货时间。订购1、 订购单传真至供应商。2、 向供应商确定价格品质要求交货期等。协调、沟通1、 对能否按期交货，要求供应商及时回复。2、 不能达到及时协调，以确定合理交期。交期跟进1、 无法于约定日期交货时联络请购部门（物控）进行交期异常控制。2、 已逾期者加紧催交。3、 控制长期合同的交货。验货1、 进行品质验收。2、 进行数量验收。付款1、 核对各种手续是否完备。2、 发票抬头内容是否相符。3、 发票金额与请购单是否相同。4、 是否有预付款。5、 是否需要扣款。二、 采购议价实施流程确定待议物品的名称、规格、数量根据物料请购单确认筛选供应商将合格供应商分类、分级进行筛选。请对方报价或预算、编制底价1、 根据产品成本预算所承受的能力拟定最高价，以便能对“讨价”时进行适当的“还价”。2、 请供应商提供报价单，以便详细核对内容，亦可作客观的验收标准。3、 对于金额巨大的定制物料，另请供应商提供详细的成本分析表，了解报价是否合理。审查、比较报价及优惠条件1、 议价之前，应审查报价单的内容有无错误，避免造成交货时争纷。2、 将不同供应商的报价及优惠条件加以统一。加以比较。呈报上司审核1、 按核准权限呈请核准，选择适当的供应商。2、 不同意再选价格优、条件好的供应商。展开商谈洽谈其他事务签订合约签订采购合同三、 采购控制作业流程下达出货计划生产计划部接到订单后，分析物料，编制生产计划，下达采购计划提出采购需求1、 提出原料、辅料采购需求，分：定存货和跟单订货。2、 采购审批：由相关部门主管所设定的权限进行审核。订购或外协计算出物料净需求，编制采购计划表，下达订购单至供应商办理订购。询问交期1、 下达订购单后同时附上物料供应回复表至供应商，并要求供应商24小时内回复交货期。2、 根据供应商回复的物料供应回复表，判断交货期是否影响本厂生产计划。若有影响，再与生产计划部和供应商之间协商一个合理交期。3、 如物料交期过长，影响最终交货期，。由采购部填写交期交量变更通知单，经部门主管审核后交生产计划部。经生产计划部主管审核后交销售部门协商，或与客户商讨交期变更事宜。确定最后交期供应商在得到所有交期协商结果后，于24小时内确定所有物料最后交货期，并填写于订购单上，回传至采购部，以确定违约责任。交期交量进度控制1、 物料跟催：根据回复的订购单，采购人员编制物料进度控制表进行物料跟催。2、 交期交量变更处理：A、如供应商因自身问题影响交期交量的，需尽快书面通知采购部，并重新确定交期，除按采购协议书确定其违约责任外，并按相关程序处理。B、如客户有要求变更交期交量的，须与销售部门按客户协议书的规定进行沟通协商，确定违约责任；C、若确认变更，相关部门填写交期交量变更单交由生产计划部，再由生产计划部向相关部门发出书面变更通知变更交期交量。D、若本厂自身有违协议，可与物料供应商协商变更事宜，尽量减小厂部损失。验收供应商送来的物料按进货检验控制程序进行数量与品质验收四、 采购程序与使用表单流程使用表单填写、执行