快普助力北京赛格立诺：一个优秀的战略合作伙伴.doc

快普助力北京赛格立诺：一个优秀的战略合作伙伴来源：中国计算机报2012 年8 月6日第29 期 作者：卜娜 在OA行业中摸爬滚打了将近20年的陈川，对于如何让企业保持竞争力并持续获利一直有清晰的规划。但是，在使用了多套管理软件之后他才认识到，要想通过信息化管理让这些规划变成可落实的目标并转换为业务驱动力，并不简单。直到偶遇厦门快普后他才明白，他所需要的并不仅是一个管理软件的供应商，而是一个战略合作伙伴。 从“工具化”的信息化管理到“战略化”的信息化管理。几年的时间，北京赛格立诺办公科技有限公司（以下简称北京赛格立诺）董事长陈川对信息化管理的理解，已经发生了翻天覆地的变化。走到今天，在陈川眼中，信息化甚至已经变成了让企业做大做强的DNA。无意的相识? 有益的改变 成立于1994 年的北京赛格立诺，在OA（办公外设）行业算得上是元老级的企业。在这个行业中，北京赛格立诺是一个非常有代表性的企业，它不仅是行业内最具竞争力的企业之一，也是将业务多元化做得最全面的一家企业。据陈川介绍，北京赛格立诺的业务目前涉及六大部分：打印机、复印机的渠道批发业务，面对终端用户的设备零售业务，政府采购业务，传统售后服务业务，以复印、装订为主的文印中心业务以及文件管理外包业务。目前，能把这些业务做全的公司，国内屈指可数。陈川感言，想把每一个业务都做好并不容易，而最大的压力正是管理。 和很多同行一样，几年前北京赛格立诺对信息化管理的理解也是“工具化”的。为了提升企业的管理效率，北京赛格立诺逐渐将企业内部的各种管理变成了信息化的管理模式：一套财务软件、一套进销存软件、三套售后服务软件、一套客户关系管理软件。虽然在管理初期效率有所提升，但是六套软件各自为政所带来的麻烦很快便暴露出来。 “在公司的管理中，信息无法共享、信息不对称的问题很严重，特别是财务部门的重复工作量很大。那个时候，最辛苦的部门就是财务部，总是在加班，到了出数据、出报表的时候还要更忙。”陈川告诉记者，面对这样的情况，北京赛格立诺便开始考虑把信息系统做一次整合。谁想到，从有这个想法到最后实施却花了两三年的时间。“其间，我们也和一些国内知名厂商接触过，希望可以找到将系统整合的方法。但是，这些厂商很难为我们做到行业定制，其标准的管理流程又没法与我们这类OA企业的管理需求相匹配，更难为我们定向研发。另外，其收费也不菲。” 正在不知道如何进行下去的时候，陈川无意中了解到厦门快普这样一家公司，并听说他们是专门为IT，包括OA行业提供信息化整体解决方案的厂商，而且还能专门为业内标杆企业进行量身定制。所以，就决定与其接触一下。第一次见到厦门快普的管理层时，陈川的感觉是“热心、专业、投入，是做事业的人”。但是一考虑到为自己的企业换一套信息化管理平台不是小事，弄不好还会严重影响业务，所以他还是觉得应该更谨慎一点。 为了保险起见，他专门去厦门快普的公司总部进行了一次考察。“通过与快普开发团队的接触，深入了解了他们的产品开发理念和市场定位，整体感觉非常不错，于是就打消了最初的疑虑。实际上，当时快普针对我们OA行业的特点所开发的软件也并不是非常成熟的，但是他们的真诚和做事的态度，让我下定了和他们合作下去的决心。”陈川表示，在其后的合作过程中，厦门快普和他们以往所接触到的软件厂商有很大不同，不仅按照他们这个行业的特点修改了以往的不足，还帮他们解决了很多管理上的问题。“虽然我们的业务划分为六大模块，但在快普的平台上，信息互通、共享做得非常好，客户关系管理完全可以与业务清晰对应，让我一目了然。比如我们有一个零售的客户，也是政府采购客户，又是外包客户，我想了解该用户的信息，并查看相应的业务情况，现在可以随时关联查看所有与该客户有关的报表信息，但在过去就实现不了，需要由财务等相关部门帮我整理之后才行。” “如果没有高效的业务流管控、信息共享机制，想把每一类业务做强、做大是很难的。管理的成本和管理的效率是业务盈利的关键，而这一切都要依靠IT系统实现。这也是我们要完成信息化系统整合的原因。在这一点上，快普软件对我们帮助很大。”陈川坦言，在上线快普管理系统之后，北京赛格立诺的财务压力骤减，现在只要7个人就能完成过去11 个人才能完成的工作。由于实现了完全的信息共享，管理的效率也大幅提升，还为公司决策提供了有力的支持。信息化是服务转型关键 “表面上我们这个行业卖的是硬件，其实我们赚的是服务的钱。”陈川坦言，OA行业发展了二十几年，“搬箱子”赚钱的时代早已结束，OA企业的利润主要来源于降低服务成本，并让服务形成规模化效应。经过市场的大浪淘沙，当前业内涉足渠道分销业务的企业大约只有10%20%，80%以上的企业在做零售和售后服务的业务，能够涉足文印中心业务的不超过20%，能做文件管理外包业务的更是不足5%。其中，文件管理外包是近年来在传统OA业务之外兴起的一项新业务，也是当前最具发展潜力的服务型业务。但是，这项业务和信息化管理的结合度却非常高。 “从表面上看文件管理外包是一个租赁业务，但其实它是一个以IT管理技术为核心的业务。”陈川指出，这种业务的含金量其实非常高，目前业内能将这个业务做好的企业还非常少，国内除了一家上市公司做得还不错之外，剩下就是他们了。因为想要做好文件管理外包业务，企业需要具备一个重要的条件IT能力。但这正是传统OA 企业的短板，因为大多做OA 的企业是没有IT 人员的，甚至都不需要有这样的部门。而IT 能力又分成三个层面：首先，文件管理外包虽然表面上看是一个业务，但其核心其实是一套信息管理系统，借助系统将设备完全管理起来，才能开展这类业务。它需要企业具备软件的实施能力、应用能力以及为客户解决问题的能力。其次，文件管理外包还会涉及到公司内部的管理问题，因为随着客户量越来越大，一旦缺乏高效的内部管理机制，这类业务不仅难以开展，还会因为管理成本过高而难以盈利或缺乏竞争力。此外，文件管理外包是一种以服务为盈利模式的业务，在为客户提供解决方案的时候，一般是软件与硬件打包的模式。虽然在市场中，目前也有相对成熟的管理软件产品，像佳能、施乐、理光等厂商都有相应的软件。但这类通用软件往往无法应对用户的特殊需求，遇到不同行业用户的不同需要，文印外包业务就无法开展。所以，能把这项业务做起来的企业必须要具备研发能力，不仅要有自己的系统，还要有能力根据不同行业用户的需求，为其开发相应的解决方案。 “目前，之所以OA 行业中能够真正把文件管理外包业务做好的企业不多，正是因为企业大多不具备后两项IT能力。而就我们自身的经验来看，虽然第一项和第三项是我们所长，但如何建立起一套高效的企业内部IT 管理系统为文件管理外包业务服务，实现高效信息管理和售后服务，却是我们所短，这也是我们目前与厦门快普合作的重点。”陈川表示。从供应商到战略合作伙伴 从办公设备的分销、零售到售后服务，再到文件管理外包业务，OA行业利润率的逐年下滑，正在催动这个行业一次又一次的转型。设备分销及零售的利润率下滑推动了依靠设备维修、配件及耗材销售实现盈利的模式。但这种对销售及服务人员依赖度很大却缺乏技术含量的服务模式，很容易让企业的优质客户资源随人员的流动而流失，更不可能跨区域经营。 事实上，当前涉足文件管理外包服务业务的OA 企业之所以非常有限，正是其整个行业对于企业信息化管理不够重视的一种体现。如果将文件管理外包服务业务拆解开，可以发现其对OA 企业的资金实力以及控制成本的能力都有非常高的要求，而后者又直接体现为对精细化管理的需求，这也是北京赛格立诺在转型期选择与厦门快普合作的原因。“在发展的过程中，快普更像是在伴随我们成长。我现在已经习惯于碰到问题与快普一起探讨、一起解决。下一步，我们还要把这个模式进一步做大，开展全国连锁业务，这需要更强的信息管理平台的支撑。所以，我们和快普之间，已经不仅是一个用户和软件开发商的关系，而是战略合作伙伴的关系。”在采访结束的时候，陈川说他现在的大多数时间都是用来与各地经销商见面，因为北京赛格立诺要在2013年前完成全国连锁计划，把业务进一步做大。而现在，他们也在和快普进行进一步的合作，让厦门快普的管理平台帮助他们实现全国连锁的管理模式。观点 没有信息化也能盈利的时代已经过去 搬运式的经营模式已不再提供“赚钱的机会”。今天市场的高度竞争，互联网带来的信息透明，让中国的企业不得不去思考自身生存、发展以及持续盈利的核心竞争力。也让中国进入了一个不得不借助降低管理成本，提高管理效率才能盈利的时代。在OA行业中，企业之间的竞争已不再聚焦于硬件销售，而是服务。而能够让服务产生差异化的东西，正是IT业内企业能否借助IT高效管理企业、管理客户、提升服务价值，将是整个行业成功转型和持续发展的关键。 陈川认为，如果一个企业希望涉及更多的业务，管理者对自己的企业也有战略发展的思考和规划，并希望通过目标管理去实现，就一定不能忽略企业自身的IT管理能力。从他自己的经验来看，一方面在选择管理软件时，如果市场中没有契合企业管理需求的产品，不应为了实施IT管理而盲目上线；另一方面要与软件开发商进行深度沟通，以判断其是否是企业