文秘学第1篇理论部分.ppt

主讲人 王再新 文秘学 第一篇理论部分 一 公共事业管理专业与文秘学二 你对 秘书 的认识三 谁能当好现代公共事业管理人员四 处理好几个关系五 如何树立第一印象 本讲提要 1 公共事业管理专业旨在培养能在行政部门 公共事业部门 大型企业从事管理工作的高级管理 文秘人才 毕业生应获得几方面的知识和能力 1 掌握管理 经济 政治 行政 法学等现代科学的基本理论和基本知识 2 具有适应办公自动化技能 3 具有统计分析的基本知识和能力 4 具有较强的写作能力 5 具有组织 协调 管理 督查 应变等能力 一 公共事业管理专业与文秘学 2 文秘学本书内容丰富 可以说涵盖一个公共事业管理人员所应具备和掌握的所有知识 熟练掌握这些知识可以说从事办公室管理工作应对自如 除了从事专业技术外 所有人员 如公务员 管理者 领导者都应具备这些能力 步入职场 办公室 熟悉办公室和单位环境 掌握基本礼仪 办公自动化 会务安排 接待工作 文书写作 信息工作 调查研究 督查工作 信访工作 档案工作 组织管理 社交能力 表达能力 各项服务等 1 秘书工作起源国内 黄帝时代 史官仓颉 沮诵 孔甲等 战国 君主的秘书 御史 主书 御书 尚书 掌书 屈原为楚怀王左徒 左徒是楚国君主秘书 秦汉 御史大夫 皇帝的秘书 隋唐 秘书机构 中书 门下 尚书三省 翰林学士成为皇帝最亲近的秘书官 宋元 仍沿袭唐代三省建制 明清 秘书机构设置更为复杂 二 你对 秘书 的认识 国外 欧 美 日联合国结论 秘书是由操作层通向管理层的衔接点 是起点较高的一个舞台 是高规格的一个职位 是承上启下的一座桥梁 1 现代秘书的类别 从具体工作分 文字秘书 机要秘书 通讯秘书 信访秘书 事务秘书 外文秘书 生活秘书 其他 2 秘书的类别与层次 2 现代秘书的层次 政府 事业单位 秘书长 办公厅 室 主任 秘书处长 科长 股长 科员 办事员 3 现代秘书的层次 企业 打字员 文秘 内勤 文书 文员 办公室主任主管 培训主管 业务主管 助理 人事助理 执行助理 智商情商图 情商是测定人的情绪感情的一种指标 3 秘书的智商与情商 谁能当好现代公共事业管理人员 岗位特殊 工作影响特殊 工作任务特殊 三特殊 三 谁能当好现代公共事业管理人员 一 政治品质是第一要素 一定要讲政治 讲正气 讲原则 讲大局 1 政治上清醒 2 胸有全局 3 政治上敏锐 4 坚持原则 二 服务为本 甘于奉献 服务领导服务群众服务基层 形成和树立 服务意识奉献精神烛光品格人梯风范 三 工作四事 清 慎 勤 敏清 淡漠名利 守住自己 防微杜渐 自警自省 克己奉公 清正廉洁慎 谨慎检点 遵守纪律 服从领导 不自见 不自是 不自伐 不自矜 勤 尽力而为 尽心而为 尽善而为 尽时而为敏 悟性高 效率高 风格高 四 以文辅政 谋在其中 文稿要讲质量 不能马虎应付文稿要实事求是 不能照抄照搬文稿要忠于领导意图 不能随意发挥 五 素质决定发展 知识 能力 素质 1 基本修养政治修养理论修养品德修养作风修养 2 业务能力办事能力管理能力社交能力表达能力操作能力 3 知识结构基础知识专业知识综合知识 4 心理素质 四 处理好几个关系 1 尊重而不阿谀奉承2 主动而不越位脱轨3 服从而不盲目附和4 诚实而不作假弄权5 沟通而不封闭堵塞6 挡驾而不阻拦干涉 一 正确处理与领导者的关系 案例 秘书工作历来是 被动的 所谓 领导叫干啥就干啥 不叫干啥别干啥 松下公司总经理曾经对秘书们作如下分类标准 最好的员工是任何事情首先自己积极去做 又能将事情做成功的人 其次是积极去做 但失败的人 第三是消极等待上级指令 但能完成任务者 最差的是消极等待命令却又不能完成任务的人 这位总经理感叹 在中国有时往往是第三种人被认为是最好的 许多员工缺乏创造精神 被动等待上级指示 为适应竞争 公司是把创造性的强弱列为员工 特别是管理人员的重要素质之一 思考题 为什么我国传统对秘书的要求是 领导叫干啥就干啥 不叫干啥别干啥 其深层次的原因是什么 西方发达国家对秘书的主动性 参谋性要求是怎样体现的 我国秘书工作怎样在市场经济的浪潮中体现出主动性 1 了解领导 1 了解领导的思路 2 了解领导的工作方法 3 了解领导的个性 4 了解领导的爱好志趣 一 正确处理与领导者的关系 2 让领导也了解你3 维护领导权威 1 尊重领导 当好参谋 谋而不断 2 及时请示汇报 3 进言艺术 适事 适时 适度 适地 4 切勿吹捧逢迎 一 正确处理与领导者的关系 A 把握政策的能力 B 把握全局的能力 C 决策的能力 D 组织指挥的能力 E 团结人的器量和能力 4 体谅领导的苦衷 要主动 细心 大方 5 保持距离6 学习上司 发展自己 1 珍惜遇到好上司的机遇 2 学习上司 一 正确处理与领导者的关系 要忠实执行领导指示而不能自行其是 要忠实执行领导指示而不能自行其是 要全面了解领导而形成默契一致的合作 要善于 补台 救驾 要坚持不偏不倚 不要传播小道消息 介入领导矛盾 要自省自律 严以律己 冷静处事 不要顶撞上级 二 正确处理与横向的关系 与同事的关系 1 以诚相待 友好相处 2 彼此尊重 互相体谅 3 明确分工 落实责任 4 加强联系 不断交流 5 乐于助人 多做善事 6 一视同仁 公道办事外表优雅 2 秘书机构和相关单位的关系 1 真心实意地为基层单位办实事 办好事 2 要利用多种条件 多渠道 多方面建立合作关系 3 要平等待人 诚恳待人 多为基层分忧解难 4 当好表率 从严要求自己 二 正确处理与横向的关系 三 准确把握公共关系 1 组织能力 2 交际能力 3 表达能力 即兴表达 4 应变能力 5 必要的业务技能 1 公关技能 2 人际关系 1 要以国家和人民的根本利益为主 2 要善于自我调整 3 同上下左右主动搞好合作 4 要以极大的热情去待人接物 5 要有良好的风度和修养 三 准确把握公共关系 第一印象是前进的奠基石 是发展的新起点 是进入新角色综合素质的直观体现 应当怎样对待 第一次 应聘走上工作岗位 你准备好了吗 五 如何塑造好第一印象 上 应当怎样对待 第一次 应聘走上工作岗位 你准备好了吗 1 关于第一天 第一周 工作第一天 第一周 工作是新秘书塑造 第一印象 的主要时段 1 坚持早到10 15分钟 搞清洁 备茶水 2 办公室桌面收拾整齐干净不紊乱 3 领导到了 到其办公室问候 帮备茶水等 请其交代工作任务 4 待人接物有礼貌 到本科室去认识同事 5 熟悉办公室业务 本公司业务范围 阅读有关规章制度等文件 逐步了解其他科室 工作安排要点 6 办完公务必须向主管领导报告 请领导指示 档案注意保管好 7 不邀人闲谈 不看书报 不擅离工作岗位 接听私人电话尽量简短 尽可能不打私人电话 8 设立一些分类收集档案资料的档案卷宗 9 下班时 领导未走不要下班 等候领导 10 下班关好办公室门窗 电源 2 当你第一次见到上级 1 自然大方而不拘谨 2 平和谨逊而不失礼 3 准备充分而不手忙脚乱 3 当你第一次处理公务 1 了解部门职责分工 2 明确领导意见要求 3 知晓办事渠道 4 区分轻重缓急 5 遵循公务处理程序 6 认真负责抓好落实 7 及时如实作反馈 4 当你第一次撰写公文 1 了解领导指示而不急于行文 2 研究相关文件而不照抄照搬 3 进入行文角色而不囿于原位 4 开动脑筋创新而不墨守成规 5 注意公文类别而不画猫象虎 5 当你第一次参加调研 1 主动服务 2 多听多记 3 每天小结 4 不受托请 5 不分心离队 6 当你第一次接待陪餐不要推辞不要拘谨不要随便不要海量不要见驾不救 8 当你第一次遇到领导意见不统一时静观中立切勿掺和切勿嘴多 7 当你第一次受到表扬或批评 案例 办公室主任老宋把会议一切准备工作都作了安排 但到了开会的前一天 突然因公必须外出 临行前 他反复交待要认真仔细地检查会场 新秘书小李点头答应 大会开幕那天 仍不放心的老宋还是赶了回来 到主持大会者宣布奏国歌时 扩音器传上的却不是国歌 当场人惊呆了 原来音响设备没有检查 这时 老宋一个箭步跃上主席台 关了扩音器 用沙哑的声音唱道 起来 不愿 指挥与会者唱国歌 人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来 思考题 请你谈谈你对此事的看法 一 第一印象 要素 1 工作勤快 1 每天上班要早一些 2 每天下班要晚一些 3 份内的工作要超前一些 4 份外的工作要多关心一些 5 八小时以外要多投入一些 6 领导的办公室多进一些 悟性 理解能力 应变能力 分辨能力 驾驭能力 交际能力 2 悟性较高 既要劳神 劳力 更要劳心 心有多灵 发展的舞台就有多大 3 谦和大方对上不阿谀奉承对下不装腔作势对己不卑不亢对人平等实在对外不搞特殊 4 埋头苦干秘书工作特点有 五无 无工可清无时可计无事可了无名可扬无利可图 5 服从领导秘书工作 顶天立地 1 顶天 为领导服务 2 立地 为人民群众服务 使领导满意 天 才顶得住 使群众满意 地 才立得牢 要处理好四个关系 A 班长与一班人B 决策前与决策后 参谋 谋而不断 C 距离的远与近D 公道正派与守口如瓶 6 心宽嘴严宽对工作过杂过多 严于保守国家机密宽对经常加班加点 严于保守内部事项宽对领导批评意见 严于维护领导形象宽对他人个性特点 严于维护公权内核 7 忠诚正派不耍小聪明 不图捷径搞投机