22140209-科技图书资料管理办法.doc

科技图书 资料管理办法科技图书 资料管理办法 内内 蒙蒙 古电古电 力力 勘勘 测测 设设 计计 院院 I 目 次 前前 言言 II 1范围 1 2规范性引用文件及术语和定义 1 3 职责 1 4 标准内容 1 4 1 管理目的 1 4 2 管理目标 2 4 3 科技图书资料的管理 2 5 附录 附录 1 资料性附录 科技图书分类大纲 7 附录 2 资料性附录 科技图书分类大 9 II 前前 言言 本标准在原 科技图书 资料管理制度 基础上 依据内蒙古电力勘测设计院科技 图书 资料管理工作实际修定 执行中将会追踪上级的最新要求 组织对相关内容的适 宜性和有效性进行评价 并随时修订本标准 本标准自实施之日起 原 科技图书 资料管理制度 同时废止 本标准的附录 A 是规范性附录 附录 B 附录 C 是资料性附录 本标准由内蒙古电力勘测设计院 以下简称 NMDS 档案管理处提出 本标准由档案管理处负责解释 本标准起草单位 档案管理处 本标准起草人 王凝芳 本标准审核人 杨庆军 本标准首次发布日期 1 科技图书 资料 期刊管理办法 1 1 范围范围 本办法规定了科技图书 资料的征订 采购 整编 借阅及科技图书分类 等具体管理方法 本办法适用于我院收集购买的科技图书和资料 设计规程 规范 标准 中文期刊和外单位设计的图纸 出版的交流资料等的管理 2 2 规范性引用文件及术语和定义规范性引用文件及术语和定义 2 12 1 规范性引用文件规范性引用文件 中国图书馆分类法第四版 中国图书馆分类法 2 22 2 术语和定义术语和定义 图书分类法 是按照一定的思想观点 以科学分类为基础 结合科技图书 资料的内容和特点 分门别类组成的分类表 3 3 职责职责 3 13 1 总体要求总体要求 本标准坚持 统一管理 共同享用及保管 的原则 档案管理处协调实施 管理 相关部门密切配合保管利用 3 23 2 档案管理处档案管理处 负责科技图书 资料的收集 整理 提供利用及保管工作 3 33 3 配合部门配合部门 负责科技图书 资料利用过程中的安全保管工作 4 4 标准内容标准内容 4 14 1 管理目的管理目的 科技图书 资料 以下简称图书资料 是科技资源的储备形式之一 是进 行勘测设计和科学研究的必要资源 是国家的技术财富 按照集中统一管理的 基本原则 充分发挥图书资料在我院勘测设计中的作用 更好的为勘测设计和 各项管理服务 2 4 24 2 管理目标管理目标 实现图书资料的数字化管理 4 34 3 科技图书资料的管理科技图书资料的管理 4 3 1 图书资料 期刊 规程 规范 标准 图集等的订购 4 3 1 1 凡有参考价值的图书资料与期刊 统一由档案管理处订购人员凭收到 的 征订单 和各部室核订的数量预订 购买 各部室不得自己购买 4 3 1 2 订购人员收到 征订单 后 认真核对图书资料的内容和库存情况 如需要订购时 及时征订 由有关部室提出的规程到技术质量处 或总工 副 总工 批示的 征订单 按签署的意见征订 对需征订的资料图书的种类和数 量 订购人员汇总后负责订购 4 3 1 3 各部室因工作急需购买图书资料时 应事先到档案处图书资料处查询 避免重复购买 造成不必要的浪费 确需购买时 经所在部室领导签字并核准 数量后 由订购人员购买 若部室自己购买时 必须经订购人员同意后方可购 买 否则不予办理报销手续 购买的图书资料 应连同单据一并交订购人员 图书资料管理人员验收后在报销单上签字 然后到财务部办理报销手续 购买 的图书资料待整编入库后办理借阅手续 4 3 1 4 各部室因工作需要外出收资或借外出工作之便购买所需图书资料时 应事先与图书资料人员取得联系 具体要求同 4 3 1 3 4 3 2 图书资料的分配办法 4 3 2 1 本院出版的和向外单位订购的各专业所需的规程 规范 标准 导则 设计手册以及概预算定额 标准图集等有关工具性参考资料 均根据核定的份 数发至有关部室 4 3 2 2 在下发 4 3 2 1 条所述资料时 必须提醒有关部室将作废的版本标识 清楚并进行隔离 4 3 2 3 凡制造厂家的产品目录 样本 除应在档案室存一册借阅浏览外 其 余的均应由技术质量安全部根据设计工作的需要确定分配方案 分发到有关部 室 4 3 2 4 所有发至部室的资料 根据份数多少及利用情况 应存档一至三份以 备查阅 对带有密级的资料 独本或份数过少的资料均不下发部室 由信息部 3 集中保管借阅 4 3 2 5 参加专业会议或派出学习所得资料 学习需购买的有关资料 回院后 均按技术质量安全部的要求交一份资料目录 全部资料整理好交信息部 整编 入库后方可办理借阅手续 否则不准报销资料费 4 3 2 6 所有报销图书资料费时 必须有信息部有关人员签字 否则财务部不 予报销 4 3 3 图书 资料 期刊整编 4 3 3 1 图书资料整编人员对订购和由厂家寄来的 勘测设计人员收集回来的 图书资料认真清点 验收 核对签字 4 3 3 2 图书资料整编时 应根据 科技资料分类编号办法 和 科技图书 资料管理办法 中 4 3 5 科技图书分类 内容正确分类编目 应做到分类准 确 整编及时 字迹清晰 端正 4 3 3 3 对跨两个专业而又不能侧重编入一个专业的图书资料 应填写两张查 阅卡片 分别插入两个专业卡盒 方便借阅人员查找 4 3 3 4 为满足生产需要 凡由设计部门提出申请购买的技术资料 科技图书 等经归档 验收 整编后 即可通知相关部门借阅 4 3 3 5 整编的科技资料如为图纸时 应按目录清点 如有短缺图纸 应在目 录上注明 无目录的编目录附入 4 3 3 6 图书资料中的勘误表及未经剪贴的插图 附表 在整编时要核对清楚 并粘贴在有关页码中 加盖与资料图书编号相同的标识章 以免散失 4 3 3 7 凡需整编的图书资料 按专业分类入帐 在图书资料封面左上角加盖 编号章 填写分类号和整编日期 并编制卡片 逐步过渡到计算机管理 4 3 3 8 图书资料入帐和编制卡片 要求书写工整 逐项填写 不错号 不漏 号 帐页保持整洁美观 4 3 3 9 同一图书资料如有增减 在帐面备注栏内应注明增减份数 并注明增 减日期 4 3 3 10 新到图书资料 经整编后输入微机应及时报导 并每两个月 一般 为双月 编制 新到图书资料报导 进行张贴通报 4 3 3 11 密级资料应根据编制单位所划定的保密等级执行 不准随意更改 4 并在资料封面上 帐本上 卡片上加盖相应的密级印章 为防止泄密 应做到 及时整编 及时入库 4 3 4 图书 资料 期刊借阅 4 3 4 1 图书资料入库 经过整编后的图书资料入库时 按照提供的入库清单 逐日台帐 和检索 对照物进行逐份核对份数 图书资料类别 名称 专业 卷册编号准确无误后 方可入库 并认真填写入库台帐 如发现帐 物 卡不符时 及时进行修正 4 3 4 2 库房排架 图书资料排架应按其类别科学地进行排架 一律按资料和图书的类别 专 业 卷册顺序号从小到大 从左到右 从上到下进行排架 要有明显标志的检 索号 4 3 4 3 调卷 调卷时要仔细核对调阅单上的卷册检索号 准确无误后方可调卷 案卷调 出后要核对借阅图书资料是否超出规定的时间 否则只能阅 不能借 4 3 4 4 归还入库 接收归还的图书资料时要仔细核对 是否有破损情况 核对无误后分别按 固定的位置入库插卷 4 3 4 5 流通管理 凡借出和归还的图书资料必须经过档案管理系统借阅和归还管理流程方可 实现 4 3 4 6 借阅规定 a 图书资料借阅一般只限于院内在岗的全民职工和聘用的大学生 多经 企业的全民职工需要借阅技术资料 必须经院相应专业室主任或主任工程师批 准 人事关系不在主业的集体工和临时聘用 借用人员不允许借阅技术资料 离退休主业返聘人员可在阅览室查阅 b 资料为闭架管理方式 图书为开架管理方式 独本图书为闭架管理方式 本院职工查阅 借阅图书资料凭 图书资料借阅本 借阅本在科技资料组领取 借阅方式为借阅者先查检索卡 按检索卡填写调卷单 由图书资料借阅管理人 员核对后调卷 开架管理的除外 借阅者不得进入借阅管理人员办公柜台内和 5 库房内 需要借出时 借阅者应当面点清 并填写借阅本 经管理人员核对无 误后方可借出 归还时 借阅者应整理齐全完整 排列好页码 指科技资料 交借阅管理人员查点清楚 并在借阅本上盖 图书资料已归还 的章 c 借出的图书资料属于勘测设计的本专业工具书 应为长期借阅 其它 资料为一个月 图书为三个月 每位职工借阅的份数不超过 20 份 每位职工一 次借阅的资料图书分别不超过 5 份 违反上述规定 图书资料借阅管理人员有 权停止其借阅 直至按规定归还 d 借阅图书资料原则上只限调取非独本 如确需调阅独本时 须经部室 领导签署意见 由总工或副总工签字 借期不超过一周 字典 辞典一般情况 不外借 只供在阅览室查阅 特殊情况需要借出时 经有关领导签字批准后 方可借出 借期一般不超过一周 到期不还者停止其借阅 e 借阅密级资料审批手续同 4 3 4 6 的 d 借阅涉及我院知识产权保护 的资料时 必须由有关部室正式书面通知信息部 经总工或生产副院长签署后 方可借阅 期限为一周 f 对划有密级的资料 独本图书资料应及时催还 在节假日期间要交回 信息部保存 g 外单位人员查阅一般图书资料 须有介绍信 经档案室主任签署意见 后方可查阅 查阅独份资料时需经总工批准 查阅资料时不得擅自抄录 如确 实需要时 应按有关规定办理复制手续 所有图书资料一律不外借 h 外单位来院学习和协助工作的人员 离退休返聘人员查借阅图书资料 时 均由其所在部室的在职职工代借 i 为使图书资料完整 无损 便于利用 凡借阅图书资料使用者 应精 心爱护 严禁涂改 勾画 撕页 裁剪和擅自拆卷 凡借出的图书资料应妥善 保管 防止遗失 属于密级的资料必须注意保密 对于长期借用经催促仍不归 还者 除停止其借阅资格外 督促其所在部室负责人帮助催还 对于过期 知 识老化的版本 应还回档案处 由档案处按相关程序进行剔旧销毁 任何人不 得擅自处理 j 凡借出的科技资料丢失和损坏时 应填写遗失清单 由档案室领导签 署处理意见 对丢失独本的还应报技术质量安全部签署处理意见 对丢失密级 6 资料还应报保密委员会按规定处理 k 对丢失和损坏科技资料的 根据不同情况予以赔偿或罚款 凡属孤本或具有重要参考价值的图书资料 均按原价的 3 5 倍赔偿 95 年以后出版发行的一般图书 资料 按原价赔偿 90 94 年出版发行的一般图书 资料 按原价的 50 70 赔偿 90 年以前 不包括 90 年 出版发行的一般图书资料 根据具体情况 酌情处理 l 对离退休或调离本院的职工 应办理完归还手续方可离职 若离退休职 工拒不归还 由档案处书面通知财务部从退休金中扣回资料图书原价金额 m 图书资料借阅管理人员应对利用率很底及年久失去保存价值的图书资 料 及时向室领导提出建议 减少库房存放份数或作废 由室领导和有关部门 鉴定后 经院领导批准后方可减少份数 下架 剔旧销毁 作废销毁的图书资料一律填写作废清册 一式两份 一份交室保存 一份留库内存放 n 资料借阅管理人员发现资料袋或资料破损 应及时更换糊补 遇有各 种标识褪变 卷号不清晰时 要重新标识 以利于保护档案和方便提供利用 4 3 5 科技图书分类 4 3 5 1 指导思想 a 必须充分满足院科技图书管理的排架要求 优化其检索功能 b 必须贯彻 中图法 连续性 在类目类号的编排上 应有前沿性和预 见性 c 便于设计生产与管理人员的检索 利用 d 信息部科技图书管理人员严格按照本方法对图书进行分类编号 4 3 5 2 科技图书分类方法 a 首先按照科技图书分类大纲进行基本分类 参见附录 B b 其次在进行科技图书的定位详细分类 编号 参见附录 C 附录附录 A A 规范性附录 规范性附录 科技图书 资料管理工作流程图科技图书 资料管理工作流程图 科技图书 资料管理工作流程图科技图书 资料管理工作流程图 7 科技图书 资料管理工程流程图 相关部门财资部过程描述信息部 3 制定收集计划 1 开始 2 相关部门进行购置申 请 3 根据各部门提交的申请 制定购置计划 4 根据购置计划进行资料 收集 5 1对收集的资料进行归档 验收 5 2对购置的资料进行费用 报销 6 对购置资料进行整编 7 将整编好的资料入库保 管 8 将资料进行借阅 9 对资料进行利用 10 对归还回来的资料进行 验收入库 11 结束 10 归还 9 利用 资资 料料 管管 理理 4 收集资料 购购 置置 计计 划划 5 2购置报销 8 借阅 6 整编 7 入库保管 5 1 归档验收 1 开始 2 图书资料购置 申请 11 结束 8 附录附录 B B 资料性附录 科技图书分类大纲 资料性附录 科技图书分类大纲 科技图书分类大纲科技图书分类大纲 序号序号分类分类代号代号分类名称分类名称 1P 测量 水文气象 地质等自然科学 2R 医学 数学 物理 字典 经济 管理等综合性 图书 3T 发电 送电 配电 自动控制 计算机等 与电相关图书 4U 机械类 5V 化学 流体输送等类型图书 6X 建筑类 包括材料 设备 采暖通风 给 水与排水 供热等 7Y 交通运输类 9 附录附录 C C 资料性附录 科技图书分类大 资料性附录 科技图书分类大 科技图书分类表科技图书分类表 1 P1 测量 测量规范细则 测量仪器 测量用表 大地测量 地势地貌 地形测量 高程测量 航空摄影测量 普通测量 天文测量 其他测量等 2 P2 水文气象 地震 气象 水文等 3 P48 勘探 勘探规范细则 勘探普查 钻探 勘探机械 井探 放射性探法 电探法 地球物理学 地球物理勘探等 4 P49 地质 工程和水文地质综合部分规程 区域地质 地质地貌 工程地质学 黄土 喀斯特 水工建筑物勘测 水文地质 工程地质 水文地质计算 水文地质学 地下水勘测 土水化验分析 土质学 土力学 岩石力学 地质力学 地热等 5 T33 动力工程 各种电厂 蒸汽动力工程 6 T332 燃料设备 煤气工程 起重 运输机械设备 除灰除尘设备 燃煤加工设备 其他燃料 设备 7 T333 锅炉 锅炉 锅炉房设计 锅炉构造 锅炉检修 维护 锅炉形式 锅炉运行 锅 炉制造安装 炉内过程 相关其他 8 T337 热工控制及仪表 10 9 T61 65 电工 变压器 电工材料 电工测量技术与仪表 电工学 电机 电机变压器 电器 仪表测量 电力驱动及设备 电器整流器 其他相关 10 T623 3 绝缘材料及金具 11 T66 系统工程 电力系统及继电保护 动力学系统 12 T661 91 一次线 13 T661 92 二次线 14 T661 96 厂用电 15 T662 输配电 16 T6