上海市中学学校档案工作实施办法.doc

上海市中学学校档案工作实施办法【试行】第一章 总 则第一条 为了加强学校档案工作的业务建设，不断提高档案工作科学化、规范化、现代化管理水平，更好地为学校教育教学工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、上海市中小学校档案管理暂行办法的规定，结合本校实际情况，制定本办法。第二条 档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分，它是为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要的工作。第三条 坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案的完整与安全，实现档案的有效利用。第二章 档案工作体制、机构和干部配备第四条 各科室必须依照档案法律、法规规定参与档案工作、配备兼职档案管理人员，并制定岗位责任制。第五条 校长办公室负责本单位档案室工作。第六条 各科室的档案工作受校长办公室领导，并有一名组室负责同志分管，与学校档案室建立档案工作网络。第七条 档案人员要认真学习档案业务和专业知识，不断提高业务素质，更好地开展档案工作。第八条 档案管理人员要相对稳定。档案干部调离前应办理交接手续。第三章 档案工作的任务第九条 负责管理学校日常活动中所产生的全部档案，为本单位各项工作服务。并对各处室和部门执行制度的情况进行监督和检查，确保档案的完整与准确。第十条 根据提供利用的实际情况需要，编制各种适用的检索工具，开展档案编研工作，大力开发档案信息资源。第四章 文件材料的立卷与归档第十三条 建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由相关科室进行收集、整理并交与档案室立卷归档。第十四条 档案室对归档的案卷应进行检查、对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质量，便于保管和利用。第十五条 各处室的档案应在规定期限内向档案室移交归档。交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行签字手续。第十六条 文书档案按年度进行整理立卷，在次年的六月份以前归档。第十七条 教学档案、教师业务档案按学年度整理立卷，在次年的12月份以前归档。第十八条 教科研活动中形成的科研文件材料在科研项目评审鉴定后三个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。第十九条 基本建设活动中形成的科技文件材料，在基建项目竣工验收后三个月内，由项目负责人按归档范围向校档案室移交归档。第二十条 凡价值一万元以上的仪器设备在购置、安装、使 用活动中形成的科技文件材料采取随时归档方法，设备部门应通知有关档案人员参加仪器设备的开箱验收活动。第二十一条 声像档案形成后要随时整理，及时归档，既由承办人员在完成摄录后三个月内向档案室移交归档。第二十二条 荣誉档案一般在活动结束后三个月内归档。第二十三条 电子档案一般在次年六月份前向档案室移交归档。第二十四条 各部室工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，及时向档案室移交归档。第二十五条 凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到字迹清楚、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写，以利于长久保存。第五章 档案的整理和保管第二十六条 档案的系统整理应按部门分类、初步立卷、卷内文件整理编目类内案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编制案卷目录七个步骤进行。1 制定档案分类方法，按照此方案指导文件分类、排列组合。2 将文件按一定特征分门别类，组合成一个有紧密联系的文件组合体即案卷。3 将案卷内文件排列顺序调整或固定下来编写页号，填写卷内文件目录。4 将同一类案卷按一定标准初步排列起来。5 填写备考表、装订、填写案卷封面。6 确定案卷排列的顺序，安排列顺序逐卷编制案卷号。7 按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成案卷目录。第二十七条 档案设有专门的档案库房，存放地点应坚固、干燥、通风，并做到“八防”即防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘、防高温、防有害气体。档案员负责定期检查保管状况，发现问题及时处理，保证档案的安全与完整。第六章 档案的提供利用第二十八条 档案室保存的档案主要供本单位和上级主管机关利用，为本单位开展各项工作服务。第二十九条 档案室应根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极主动开展档案利用工作，为本单位各项工作服务，逐步提高档案利用效果。第三十条 档案室应建立档案借阅制度，借阅档案必须严格履行登记手续，写明借阅的目的，点交清楚，归还时要进行检查，及时注销。第三十一条 借阅档案者要遵守借阅制度不得在档案上圈点、涂改、划道、污损，如有违者，承担法律责任。第三十二条 借阅人因公出差、调动、离退休等须将所借档案归还，借阅的时间一般不超过半个月，必要时可办理续借手续。第七章 档案的鉴定和销毁第三十四条 根据上海市中、小学档案案卷类目及保管期限表，编制单位的档案保管期限表。第三十五条 档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在档案分管领导主持下，由档案管理人员会同各部门负责人共同进行。鉴定人员必须逐卷逐面的审查，以全面的、历史的、发展的观点，分析其特点，判定其价值，从而确定其保管期限。对保管期限已满的档案，必须进行在此鉴定后决定是否销毁。第三十六条 对销毁档案编制销毁清册，销毁清册应存档备查。销毁档案必须经领导批准，销毁档案时必须有两人以上监销，并在销毁清册上签名，注明销毁日期。第八章 档案的统计与移交第三十七条 档案室应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计并按照规定分别向上级机关和档案业务主管机关报送档案工作的基本情况统计表。第三十八条 各组室的档案由本单位档案室集中统一管理，根据保管期限妥善保管。文书档案管理制度 文书档案是指单位在各项管理活动中形成的，具有查考使用价值的，集中保管起来的文书材料，是单位基本情况和历史面貌的真实记录。根据国家行政机关公文处理办法为使我校文书档案规范化、制度化，特制定以下制度。 一、本校形成的档案，由档案室集中统一管理。 二、文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。三、文书档案归档范围：1、上级机关下发的指导性、法规性、政策性文件和需要贯彻执行的文件及批文。2、本校工作、活动中形成的文件材料。例如，工作计划、总结、会议记录、请示、报告、规章制度、合同契约、调查研究材料等等。3、本校教师辅导学生参加竞赛的通知、报名表或推荐表的影印件，获奖证书批文、简报以及获奖证书的影印件等。4、教职工本人所获各项的批文及奖励荣誉证书影印件。5、教职工本人进修取得的学历证书，晋级取得的资格证书。6、学校获得的各项荣誉。四、本校文书档案分类采用年代组织机构分类法。时间为每年的1月1日到12月31日，按自然年进行整理立卷。五、学校各科室、全体教职工在收到应归档的档案材料时，应及时和学校档案室联系，备案登记归档，以免损坏、丢失。教学档案管理制度 教学档案是学校在教学工作、教育管理、教学研究等活动中形成的反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，在今后学校教学工作中有一定查考利用价值的文件材料，它是办好学校的重要基础之一，也是衡量学校管理水平的标志之一。为了认真贯彻执行档案法，加强对教学档案的科学管理，建立和健全教学档案的工作制度，提高学校工作效率，结合本校实际情况，特制订本制度。一、教学档案工作的原则1、凡是在教学管理和教学实践活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像均属于教学档案。2、教学档案是衡量学校管理水平和教育质量的重要标志，是学校档案工作的主体、核心和重点。3、教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于利用和开发。4、教学档案是教学管理的重要部分，应实行“三纳入、四同步”管理方法。“三纳入”是、纳入教学计划、规划；、纳入教学管理制度；、纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教育教学质量和管理水平的标准之一。“三同步”是：、下达教学任务与提出教学文件材料的归档同步；、检查教学工作与检查教学文件材料的形成积累情况同步；、评审、鉴定教学质量、教学成果、教师的晋级考核同档案室出具的归档证明同步。二、教学档案的归档范围：凡是记载反映学校教学工作、教务管理、教学研究的文字、图表、音像材料都属于教学档案。根据本校特色，加强收集学校教材、市、区公开课的教案、优秀教案、典型的备课笔记和优秀班主任工作手册。三、教学档案归档时间：教学档案按学年度和学制来归档，每学期结束，要将本学期的教学档案收集齐全，按组卷要求，形成预立卷。每年九月份以前将上一学年度的教学档案整理归档，并移交档案室。四、教学档案的分类工作： 教学档案的分类要遵循教学档案形成的规律和教学活动的特点，保持它的完整性、系统性、条理性和成套性。教学档案按学年度问题分类法进行整理分类和按学制问题分类法进行整理分类。教学档案由学校档案室集中统一管理，按学年度有系统的排列，设专柜保管，并编制单独的案卷目录，提供利用。五、教学档案保存期限为永久、长期、短期。教科研档案管理制度 教科研档案是学校教育教学改革深入发展和教学研究过程中的真实记录和反映，必须加强管理。为充分发挥教科研档案在学校中的作用，特制定本制度。一、我校教科研管理工作由科研室负责，科研室领导要把科研档案工作与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合起来，科研工作与建档工作实行同步管理。二、科研文件的归档范围，按科研进程划分为：1科研准备阶段：课题申请书、计划任务书、科研立题审批文件、协作协议书等。2总结鉴定阶段：专题总结、阶段总结、工作总结、论文、专著、成果鉴定书、推广作用报告、课题经费决算。3成果申报和奖励阶段：申报材料、审批材料、成果材料。三、实行由课题（项目）负责人主持立卷归档责任制。凡列入本校科研计划的课题，应由课题负责人根据归档范围，进行文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。因故中途停止或失败的计划内课题，所形成的文件材料也应归档，并说明情况。四、科研文件材料应在项目完成后三个月内整理移交归档，周期长的课题，可分阶段归档。课题负责人在归档时，负责填写课题档案简介和参加工作人员名单，并经领导审查签署意见，向档案室移交。 教师业务档案管理制度 教师业务档案是反映教师教育、教学水平的真实记录,是教师评定职称、评选先进的重要依据，必须加强管理。为此，特制定本制度。 一、教师业务档案由三个组成部分：教师业务考绩档案正本、教师业务考绩档案副本和其他具有保存价值的材料。二、教师业务考绩档案正本由教师本人填写，每学期填写一次，由档案室集中收、发及保管；教师业务考绩档案副本由学校分管领导通过考核评定后填写，由档案室集中保管；其他材料收集每位教师的继续教育证书、获奖证明、论文、学历证明及各项工作的记录等。三、教师业务档案按学科类别排列，顺序为政治、数学、语文、英语、化学、物理、生物、历史、地理、音美、计算机和劳技、体育。 基建档案管理制度 基建档案是反映我校基本建设历史和现状的真实记录。根据国家科学技术档案工作条例以及国家档案局、国家计划委员会颁发的基本建设项目档案资料管理暂行规定，为加强我校基本建设档案管理，特制定本制度。一、基建工程档案是指整个项目，从批准建成投入使用的全部过程中形成的。具有保存价值的各种文字、图纸、计算材料、照片等多种形式载体的文件材料。二、我校的基建工程均由教育局基建站负责管理。基建工程文件材料均由县教育局基建站负责收集、归档。三、为确保基建工程档案的完整，我校对教育局基建站复制的归档材料进行保管。四、基建档案以基建项目立卷、整理、归档。基建档案在基建项目竣工、验收合格后三个月内移交档案室。设备档案管理制度 设备档案是鉴定评价设备（仪器）技术状态的科学资料，是为保障设备（仪器）正常运转并处于良好状态的重要依据。应当归档保存的随机技术文件以及直接接收、使用、维修和改进工作中形成的各种文件材料。 一、设备档案归档范围接收归档本校一万元以上的各类设备1申请订购的文件、合同、订货单（卡）2随机的全部技术文件（装箱证、合格证、使用操作维修说明书、结构图纸和线路图、备件规格、验收清单等）。3安装调试记录及验收报告。4使用过程中，定期检修记录和更换零部件记录，重大故障及处理记录等。5设备转让协议，报废的技术鉴定材料，报告和主管部门批复的文件。6设备开箱验收单。 二、设备档案收集与整理、分类、立卷1收集：本校各部门新购设备（仪器），应有设备使用人、总务处管理人员，校档案室人员参加开箱，当场填写设备开箱的验收单。各类文件材料及时交给校档案室。 2分类整理、组卷：按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列。 3编目、立卷：一个保管单位编一个流水号，一件编一个件号，然后编写卷内目录、备考表和卷面，立卷归档时归档号依照台（套）编小流水号。三、设备档案的利用1编制分类案卷目录的检索工具。2凡需利用（借阅）须履行登记手续。四、设备档案的销毁或调拨 对因需要调拨的设备或确定无保存价值的设备，列出调拨或销毁清册，经主管部门审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。如调拨的，要办理好出入手续，双方主管领导及保管人签名。致远中学档案预立卷制度学学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一，是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作，对于做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要作用。为促进本校档案管理水平的提高，特作如下规定：一、建立和完善平时归卷制度各部