如何组织高效率会议.ppt

如何组织高效率会议 权威统计 在我国 一个单位的领导一年有80 的时间在开会 约40 参加上级部门的会议 40 参加本部门会议 我国每天召开的会议约240万个 全国每年会议经费达35亿元 会议的组成部分 前段 会前准备工作要想经营成功的会议 必须要有周全的会前准备工作 很多会议因为缺乏充分的会前准备工作 才导致低质量的讨论过程 1 会议召集人的会前工作清单2 与会者的会前准备工作 中段 议事过程是会议的主体及核心部分 此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行 以保证会议的高效率进行 开会参考流程 末段 会后追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作 并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报 会中分派工作一览表 GO 会议召集人的会前准备工作清单 开会目标是否清楚 决定与会者名单 决定与会者的参与程度 决定由谁来担任会议主席与会议记录者 决定会议时间 会议长度 地点 准备好会议所需辅助设备 决定哪些与会者该做简报与何时做 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项 并把议程事先发给与会者 分发开会通知 与会者的会前准备工作 基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解 并有充分的资料提供给其他与会者 会前了解自己在会议中发挥的作用 若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围 应及时向组织者询问 给与会者的几个建议 给与会者的几个建议 1 发言内容要有组织2 适时发言3 一次只讨论一个要点4 口齿清晰 陈述有力5 让证据说话6 仔细倾听他人讨论7 避免不当的肢体语言 会议目标 会议中所要解决什么问题 以及对会议中讨论的议题所期望能达到的最好效果 既问题在会议中期望被解决的程度 会议时间 长度及地点 若非紧急会议 早上9点钟到十点半钟 下午2点半钟到3点半钟是最佳开会时间 此段时间是一天中精神状态最好 工作状态最佳的时段 除非有必要 一般会议尽量不超过一小时 会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方 否则很容易分散与会者的注意力 会议主席 主持人 一个重视议事效率的主席对于应付会中的临时状况 应要有两把刷子 控制讨论方向不致离题 到刺激与会者进行批判性思考 都有赖于主席的经验与智慧 主席应时时打开其 第三只耳朵 会议主席的几大职责 主席的几大职责 1 营造和谐的气氛 2 控制讨论方向 使会议照议程进行 3 正确总结各段落或议题的讨论内容 4 引导发言者解释令人困惑的发言 5 尊重少数人的意见 避免会中意见一边倒的情况 6 减少与议题无关的争辩与讨论 会议记录的组织与整理 标题 会议目标 主席名字 缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 使用简短的文字 明述与会者的讨论重点 工作分派情形及完成日期记录无误 会议记录的内容 讨论过程中所达成的各种共识 要不厌其烦的向与会者确认每个结论无误 有哪些证据支持此议案通过 及反对意见为何 分派工作的详细情形 及完成日期 会议记录者的职责 及时指出令人困惑的发言 请该发言人解释清楚 适时做总结 协助讨论进行 向各与会者确认各议案的排序是否无误 给会议记录的几点建议 1 重要的会议应录音下来 从而使整理会议时有据可循 2 除非有必要 定期招开的会议通常不用录音 因花费时间录下的详细内容 可能毫无用武之地 3 大多数会议都应指定一位会议记录者 主席最好不要兼职此工作 而最好由与会者轮流担任 4 会议记录者最好有一定的语言组织能力 使笔记流畅 易于了解 同时不失真 5 会议结束后重新整理所记录的内容 尽可能维持在一页纸的长度 6 会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分 7 将整理好的会议记录分发给各与会者 会议的议程设计 好的议程设计有助于讨论上轨道 也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节 好的议程设计也可避免讨论离题 有系统地帮助与会者一步步达到目标 会前应把会议议程表分发给各与会者 并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间 供主席及与会者遵循 议程表最好有固定格式的表格 以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项 会议议程表范例 开会通知 开会通知应包括请他开会的理由 该准备哪些材料及会议召集人所期望的会议目标 注 通知时除口头通知外最好附上书面通知 毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式 会议通知范例 会议参考流程 导言 主席开场白讨论过程 理清问题所在并整理出头绪 找到相应对策并达成共识 1 找出并分析问题的原因 分别是 1 2 3 主席确认以上原因各与会者都无异议 再进行下一步骤 2 商讨并列出可能的对策 分别是 1 2 3 主席确认以上原因都已详细讨论 再进行下一步骤 3 比较第二步所列对策 对其进行评估 看何者最符合原议事目标 并达成决议 确定对策 1 2 3 结论 1 请会议记录者重述已达成的决议 2 询问与会者有无异议 3 确认工作分配完成并已记录妥当 主席的开场白 1 陈述问题 会议目标 通过此次会议期望解决到何种程度 2 提供与讨论内容相关的资讯 并强调其中不可忽视的内容 3 将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序 一定要注意不要让非重点及不相干的内容占用太多时间 4 声明会议记录者的工作内容 5 询问与会者有无修改议程的需要 会议几大问题 1 不守时2 离题 闲聊3 无结论4 缺乏议程设计或会议目标的会议5 低效率的会议主持人6 与会者心不在焉7 与会者未准备开会资料8 过多或无组织的开会资料9 会议无记录 TBC之一贯问题 会议未准时开始 1 主席未准备就绪 导致开会延后 主席的信任度将大打折扣 2 与会者未准时 若此人不是攸关会议决议的人的话最好不等 否则 一贯准时的人也会认为 既然每次都不能准时开会 那我就没有必要准时到会了 未按照预定的时间进行讨论 1 防止话多且内容空泛 无重点的与会者占用太多时间 2 若因为一些重要议题不得不延长其讨论时间 则应选择考虑修改会议议程时间安排表 离题 闲聊 在讨论过程中很容易离题 原因 通常是因为议程设计不够紧凑 导致无法按计划讨论 或临时有更吸引与会者的话题 对策 1 每个议案讨论告一段落时 即做归纳整理 以确保讨论能照预期的进度进行 无结论 原因 缺乏讨论整合的能力 即在话题转换时没有人可以将已讨论的事项做有系统的归纳 对策 主席应时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合 在必要时可以打断发言 把各种意见中彼此相符合或相冲突的部分做比较 缺乏课程设计或开会目标 好的议程设计是高效率会议的开始 离题 无结论等问题在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生 因此好的议程规划确有其必要性 会议无记录 好的会议记录者在会中所能发挥的作用仅次于主席 他能够对会议进程的把握起到相当的作用 若无会议记录则会议中的重要意见或决议就有可能被遗漏 同时在会议中已被讨论过并已达成决议的事项有可能被重复讨论 TBC会议分类 联络型会议汇报型会议达成决议或解决问题型会议问答式会议教育 演讲型会议 联络型会议 部长联络会科长联络会科内联络会班长联络会班前班后会 汇报型会议 部科长会月度总结会品质管理委员会 评审型会议 质量管理体系评审会DR认证会 教育型会议 TPM指导会TPM专题教育全员教育专题型教育 TBC会议明细 达成决议或解决问题型会议 欠点讨论会QC小组研讨会新产品开发研讨会 联络型会议的会前准备工作 会议组织者 1 会议时间 地点 会议预计长度的确定 2 与会者名单的确定 3 会议议程表的作成 4 开会通知 与会者 1 所属部门重要问题及须联络事项的整理 2 确认会议时间 地点 议程安排及会中注意事项 联络型会议的议程安排 主席 主持人 开场白1 确定联络的主要事项 设备 品质 交货期等 并提供相关的讯息或资料 2 会议目标的确定 即对所联络事项通过此会议所期望解决的程度 3 对与会者及会议记录者提出注意事项 联络讨论过程1 确认上一次会议所分配工作的完成情况 2 按照议程表的安排各与会者陈述本部门重要问题及联络事项