第三章：用向导建立数据库.doc

3.1 向导简介这一课我们要建立一个客户订单管理数据库，这个数据库将用Access提供的数据库向导来建立。当我们在风景区游览的时候，经常会看到一队人跟着一个拿小旗的人转来转去,这个拿小旗的人就是导游。有了导游的引导和讲解，那些初次来的游客就不会迷路，还能了解到与眼前的风景有关的很多传说和故事。所以对于游客们来说，一个好的导游是很重要的。其实“数据库向导”就是Access为了方便的建立数据库而设计的向导类型的程序，它可以大大提高工作效率。通过这个向导，我们只要回答几个问题就可以轻松的获得一个数据库。3.2 选择需要的数据库类型在使用数据库向导建立数据库之前，必须选择需要建立的数据库类型。因为不同类型的数据库有不同的数据库向导，要是选错了向导，那我们的工作可就白费了。单击屏幕上方工具栏中最左边的那个“新建”按钮，它上面画了一页纸，鼠标放在上面的时候会出现“新建”的文字提示。弹出“新建”对话框如下图，在“常用”和“数据库”两个选项卡中选择“数据库”选项。“数据库”选项卡里有很多图标，这些图标代表不同的数据库向导，图标下面都有一行文字，这些文字表明了数据库向导的类型。就好像一个旅行社可以开设几条旅游线路，每个线路要配备不同的向导一样。我们要找一个适合自己要做的工作的向导。第一个图标是关于订单的，它可以帮助我们建立一个关于公司客户、订单等情况的数据库。双击这个图标，数据库向导就开始工作了。3.3 定义数据库名称和目录屏幕上出现“文件新建数据库”的对话框，提示应该给建立的数据库文件取个什么名字，并且将它保存在计算机的哪个目录下。在“文件名”右边的文本框中输入数据库的名字，然后单击左上角“保存位置”右面的下拉框，在下拉列表中选择存放这个数据库文件的目录。为了学习的方便，我建立一个子目录“例子”，并把课程中将要用到的数据库文件都存放在这个目录中。现在将正在建立的数据库文件取名为“向导形数据库”，并选择保存类型为“MICROSOFT Access 数据库”，即将它保存为一个Access数据库文件。在完成了这些工作后单击窗口右下角的“创建”按钮，创建新数据库这一步就完成了。3.4 选择表和表中的字段现在屏幕上又出现了信息提示对话框，上面有数据库需要存储的客户信息、订单信息等很多内容。看过这些提示信息后，单击“下一步”按钮进入向导的下一步工作。对话框中提了一个问题“请确定是否添加可选字段？”。这个对话框分类列出了数据库中可能包含的信息，左边框中是信息的类别，右边框中列的是当前选中的类别中的信息项。这些信息项的前面都有一个小方框，有的小方框中有一个“”，表示此信息项被选中了，被选中的信息项将会出现在数据库中，而没有选中的信息项就不会出现在数据库中。我们可以通过单击信息项前的小方框来决定数据库中是否要包含某些信息项，如果信息项前面的小方框是空的，单击它就会出现对勾；如果小方框中有对勾，单击它就会变空。不过要注意，绝大多数的信息项前面的对勾是不能取消的，单击它的时候会出现提示，“此选项不能被取消”。这是因为使用数据库向导建立数据库的时候，向导认为有些信息项是此种类型的数据库必须包含的，它们和数据库中的窗体和报表紧密相关，所以Access不允许我们随便取消这些必选项目。从外观上很容易区分必选项目和非必选项目。用斜体字书写的项目就不是必选项目，可以选择也可以取消；而用正常字体书写的项目都是必选项目，不可以取消的。如果不想再增加什么非必选项目了。就可以进行“下一步”了。3.5 显示方式和打印报表如果没有什么别的要求，就单击“下一步”按钮。现在对话框中的内容又发生了改变，我们需要选择屏幕的显示方式，也就是选择将要建立的数据库中窗口的背景、窗口上的默认字体大小和颜色。用鼠标单击一个选项，就会发现在窗口左边的方框中展示出所选的“显示样式”，这样每选一次就看看满意不满意，很容易就可以找到比较合适的效果了。选择“工业”,单击“下一步”按钮，现在这个对话框要选择打印报表的样式。打印报表就是把数据库中的数据打印在纸上，而打印报表的样式就是指打印时所用的格式。和刚才屏幕的显示样式一样，每选定一个选项，左面的方框中都会将所选的打印报表样式显示出来，选定“组织”样式。3.6 为数据库指定标题导读选定打印报表的样式以后单击“下一步”按钮，现在要给新建的数据库指定一个标题。在对话框上面的文本框里输入“客户订单资料库”。这个对话框中起的名字是新建的数据库选定打印报表的样式以后单击“下一步”按钮，现在要给新建的数据库指定一个标题。在对话框上面的文本框里输入“客户订单资料库”。 这个对话框中起的名字是新建的数据库入口窗体上的标题词，也就是打开这个数据库时，看到的第一个界面上的标题词，和刚才给数据库文件起的名是不一样的。“请确定是否在所有的报表上都加一幅画”意思是如果想在这个数据库打印出来的所有文件报表上都加上某个图片，就可以在这儿选择“是的，我要包含一幅图片”，并通过单击“图片.”按钮选择一幅图片。比如有的公司在打印一些报表的时候都希望将自己公司的标识打印在打印纸上，就需要选择这个选项，并且通过单击“图片”按钮来加载公司的标识了。如果现在还不想在报表上添加图形，就单击“下一步”按钮，进入向导的下一步。3.7 启动数据库3.8 补充内容导读补充一：在使用数据库向导的时候，向导的任何一步中都有一个“完成”按钮，在任意一步中单击这个按钮，那么Access2000将会保留在单击这个“完成”按钮之前对数据库的各种设补充一：在使用数据库向导的时候，向导的任何一步中都有一个“完成”按钮，在任意一步中单击这个按钮，那么Access2000将会保留在单击这个“完成”按钮之前对数据库的各种设置，而对于那些在向导中还没有回答的问题设置默认值。通过这两方面的设置将数据库建立起来。补充二：在向导中，从第二步开始，就出现了一个“上一步”按钮，单击这个按钮就可以回到向导的“上一步”中，去修改在上一步中所做的设置。这样只要在向导里就可以随时修改数据库向导中的设置，非常的方便。有时在数据库向导中想跳出向导，取消用数据库向导自动创建数据库的过程。这时只要将鼠标移动到“取消”按钮上，单击左键就可以取消创建数据库了。问题一：为什么Access2000中文版中用数据库向导建立好的数据库不能显示入口窗体？对于Access2000中文试用版的用户，用数据库向导建立本课第六节的例子时，当建好的数据库开始运行时，会发现入口窗体的界面上一无所有，这是微软在制作中出的一个BUG，可以用这种方法来解决：一、单击入口窗体右上角的“关闭”按钮，关闭入口窗体。二、单击Access窗口左下角的数据库窗口标题栏上“还原”按钮，将数据库窗口还原。三、单击对象栏中的“表”，在右边显示的列表中选择“Switchboard Items”表。四、双击“Switchboard Items