经典培训教材《公文写作与处理教程》(145页).ppt

现代公文写作与处理教程 现代公文写作与处理教程 作者 陈华平 王太钧 孙杰 作者 陈华平 王太钧 孙杰 第一章公文概述 第二章公文的行文关系及规则 第三章公文格式 第四章公文要素 第五章命令 令 第六章决定 第七章公告 第九章通知 第八章通告 第十章通报 第十一章议案 第十二章报告 第十三章请示 第十四章批复 第十五章意见 第十六章函 第十七章会议纪要 第十八章讲话稿 第十九章计划 第二十章总结 第二十一章会议记录 第二十二章调查报告 第二十三章简报 第二十四章述职报告 第二十五章启事 第二十六章信件类公文 第二十七章公文处理 目录 第一章公文概述 第一节公文的涵义与特点 一 公文的涵义 公文是 公务文书 的简称 二 公文的特点 一 公务性 二 规范性 从广义上讲 公文是指党政机关 社会团体 企事业单位为处理公务而形成的文字材料 广义的公文涵盖了全部通用公文和专用公文 从狭义上讲 公文是指党政机关处理公务时所使用的公文 公文的首要特点就是公务性 公文的规范性是指公文具有规范的体式 即规范的体裁和格式 公文规范的体裁和格式是其区别于其他文章的显著标志 第一章公文概述 七 时效性 六 权威性 五 政治性 四 程序性 第一节公文的涵义与特点 三 法定性 公文的法定性是指公文作者的法定性 公文使用的主体是单位 也就是说 只有依法成立并能以自己的名义行使权力和承担责任的组织或其法定代表人 才能充当公文的作者 公文的程序性是指公文必须履行规范的程序方为合法有效 从公文的撰拟 形成到发布 必须依次经过相应的程序 否则它就不能生效 公文的政治性是由国家政权的性质 政党以及国家机关的阶级性质及路线方针决定的 公文的权威性来自公文制发机关的权威性和合法地位 公文的时效性是指公文在特定的时间区限内具有效力和过了特定的时间区限后及被新的公文取代后即失去效力 第一章公文概述 第二节公文的作用 归纳起来 公文的作用有 规范和约束作用 领导和指导作用 沟通和合作作用 宣传和教育作用 依据和凭证作用 档案和史料作用等六个方面 第一章公文概述 第三节公文的分类 一 按公文的效力分 四 按公文的行文方向分 五 按公文的收发方式分 按公文的效力分 可分规范性公文和非规范性公文两种 这种划分可适用于所有的公文 二 按公文的使用范围分 三 按公文的性质作用分 按公文的使用范围分 可分通用公文和专用公文 按公文的性质作用分 可分法规性公文 指挥性公文 知照性公文 报请性公文 记录性公文 按公文的行文方向分 可分为上行文 下行文 平行文 按公文的收发方式分 可分为收文 发文 六 按公文的机密程度分 第一章公文概述 第三节公文的分类 按公文的机密程度分 可分秘密公文 普通公文 七 按公文办理的时限要求分 按公文办理的时限要求分 可分常规公文 紧急公文 八 按公文的载体分 按公文的载体分 可分纸质公文 电子公文 第二章公文的行文关系及规则 第一节公文行文关系 一 行文关系 一 上下级关系 二 隶属关系 三 平级关系 四 非隶属关系 二 行文方向 行文方向是行文关系的反映 是指公文运转与传送的方向 一般分为上行 下行和平行三种 三 行文方式 一 根据行文方向分 二 根据实际工作需要分 第二章公文的行文关系及规则 第二节公文行文规则 一 确有必要 注重效用 二 按隶属关系行文 三 按职权范围行文 四 联合行文的机关应是同级机关 五 党政分开行文 六 请示 的相关规定 七 主送与抄送的规定 第三章公文格式 第一节公文的书面格式 公文的书面格式 又称 文件式 公文 是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则 一 眉首 一 公文份数序号 二 秘密等级和保密期限 三 紧急程度 四 发文机关标识 五 发文字号 六 签发人 第三章公文格式 第一节公文的书面格式 二 主体 一 公文标题 二 主送机关 三 公文正文 四 附件 五 成文时间 六 公文生效标识 七 附注 三 版记 一 主题词 二 抄送机关 三 印发机关和印发时间 四 印刷份数 五 反线 第三章公文格式 第二节公文的特定格式 国家行政机关公文格式 规定了三种公文的特定格式 它们分别是信函式格式 命令格式和会议纪要格式 一 信函式格式 在制发公文的实践中 经常使用一种 信函式 公文 用于处理日常事务的平行文或下行文 二 命令格式 命令 令 可以说是国家行政机关发文的最高级形式 三 会议纪要格式 会议纪要是建立在会议记录基础上的会议文件 适用于记载 传达会议情况和议定事项 起着重要作用 第三章公文格式 第三节公文的印制格式 公文印制格式包括用纸格式和印装格式 一 公文用纸格式 公文的用纸格式 包括公文用纸的主要技术指标和公文用纸的幅面以及版面尺寸两个方面 二 公文印装格式 公文的印装格式 包括公文的排版 制版 印刷 页码及表格等方面的标准 第三章公文格式 第四节公文格式示样 一 公文特定格式的版式 1 信函版式 2 命令版式 3 会议纪要版式 二 一般版式 1 公文用纸版式 A4型公文用纸页边及版心尺寸 2 公文首页版式 下行文 平行文首页版式 3 上行文首页版式 4 公文末页版式 5 联合行文公文末页版式 第四章公文要素 第一节公文主题 一 公文主题的概念 公文主题是公文中贯穿的基本观点 主张或意图 是公文内容的核心部分 是公文的 灵魂 和 统帅 是写好公文的关键 二 公文主题的特点 一 公文主题反映的对象是公务活动 二 公文主题的表达方式比较直接 三 公文主题有直接的社会价值 四 一份公文只有一个主题 三 公文主题的作用 一 决定着公文材料的选择 二 左右着公文结构的安排 三 限定着公文语言的色彩 四 控制着公文的表达方式 第四章公文要素 第一节公文主题 四 公文主题的确立 一 党的路线方针政策和国家的法律法规 二 有关文件精神 三 工作实践 四 领导意图 五 公文主题的要求 一 主题正确 二 主题集中 三 主题鲜明 四 主题新颖 第四章公文要素 第一节公文主题 六 公文主题的表现方法 公文主题的表现方法主要有三种 一是摆事实 二是讲道理 三是直截了当地发指令 提要求 做规定等 七 公文主题与标题的关系 一 文件标题直接揭示了公文的主题 二 文件的标题揭示了公文主题的一部分内容 三 文件的标题仅提出了主题所要回答的问题 四 文件的标题不涉及文件的主题 公文主题在形式上有时用一个主旨句把一份公文的主题准确地概括出来 主旨句的表现方法 大体说来有以下几种 一是题目明旨 二是开宗明旨 三是片言居要 四是一线贯穿 第四章公文要素 第二节公文材料 一 公文材料的概念 公文材料 是指作者用来表现主题的事实和依据 包括事实现象 政策法规 上级文件 上级精神 统计数字等 二 公文材料的种类 一 直接材料和间接材料 二 事实材料和理论材料 三 主要材料 次要材料 典型材料 四 现实材料与历史材料 五 正面材料与反面材料 三 公文材料的作用 一 材料是主题形成的依据 二 材料是表现主题的支柱 三 材料是结构文章的砖石 四 材料是写作技巧发挥作用的前提 第四章公文要素 第二节公文材料 四 公文材料的积累 一 直接摄取材料 二 间接摄取材料 五 公文材料的选择 一 选择材料紧扣主题 二 选择材料要真实 三 选择材料要典型 四 选择材料要新颖 五 根据文体和篇幅选择材料 六 公文材料的使用 一 认真核实材料 二 合理加工材料 三 恰当运用材料 第三节公文结构 一 公文结构的概念和作用 一 公文结构的概念 二 公文结构的作用 二 公文结构的基本内容 一 公文的开头与结尾 二 公文的层次与段落 三 公文的过渡与照应 三 公文结构的基本要求 公文结构的安排 应当服从于和服务于公文主题表达的需要 要以正确地反映事物的内在规律和外部联系为原则 并充分注意公文法规对不同种类公文的结构安排的具体规定 第四章公文要素 第四节公文语言 一 公文语言的特点 一 准确性 二 简洁性 三 庄重性 四 规范性 二 公文语言的词汇 一 称谓语 二 起首语 三 承启语 四 结尾语 第四章公文要素 所谓公文用词的特殊性 是指公文有一套较常用的专用词语 这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性 第四节公文语言 三 公文用词的特殊性 四 公文写作常用词语 在长期的公文写作实践中 由于行文关系和处理程序的需要 公文逐渐形成了一套常用的专用词语 五 公文语言的表达方式 一 叙述 三 说明 说明的方法非常多 常用的包括定义说明 举例说明 比较说明 分类说明 数字说明 引证说明 解释说明 议论有三个要素 论点 论据和论证 一般而言 这三个要素都是不可缺少的 叙述是一种叙说 介绍人物经历和事物发展过程的表述方式 二 议论 第四章公文要素 第一节命令 令 概述 一 命令 令 的含义 命令又称令 是国家行政机关及其领导人发布的带有强制性 领导性 指挥性要求的公文 二 命令 令 的特点 一 强制性 二 庄严性 三 权威性 四 载体性 五 专用性 对命令的使用 主要是国家的权力机关 行政机关和军事机关 在多数情况下 命令充当着法规性文件公布的载体 实行复体行文 所谓权威性 是说命令 令 是权力威望的体现 所谓庄严性 是说命令 令 使用时 十分审慎 不能随意制发 也不能朝令夕改 所谓强制性 是说命令 令 具有最强的制下性 它一经发布 有关下级机关和人员必须五条件地服从和执行 不能讨价还价 第五章命令 令 第二节命令 令 的格式 一 标题 一 由 发文机关 事由 文种 组成 多为行政令 奖惩令所用 如 中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令 二 由 发文机关 文种 组成 如 中华人民共和国国务院令 多为发布令所使用 三 由 事由 文种 组成 如 中国人民解放军驻澳门特别行政区的命令 二 发文字号或令号 行政令 奖惩令一般列发文字号 发布令只列令号 三 正文 命令 令 的正文一般由行令缘由 命令事项 执行要求三部分组成 四 落款 落款包括发文机关和发文时间 第五章命令 令 第三节命令 令 的分类 一 发布令 发布令是依照有关法律规定 发布行政法规和规章时所使用的命令 令 二 行政令 行政令是国家行政机关发布施行重大强制性行政措施时所使用的命令 令 三 奖惩令 奖惩令即嘉奖令和惩戒令 是用于嘉奖或惩戒有关人员 或集体 时所使用的一种命令 令 四 任免令 任免令是行政机关或领导人对下级人员任命或免职使用的一种公文 第五章命令 令 第四节命令 令 写作的基本要求 一 结构要完整 二 表达须准确 三 篇幅宜精短 四 适用要规范 五 密令要保密 第五章命令 令 第六章决定 第一节决定概述 一 决定的含义 决定是党政机关对于某些重要事项或重大行动做出决策和安排 是各级党政机关 社会团体 企事业单位经常使用的 具有规定性和领导性的规范性公文 它用于对重要事件做出决策和安排 或适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 二 决定的特点 一 具有权威性和规定性 二 具有指导性和全局性 三 具有稳定性和长远性 第六章决定 第二节决定的格式 一 标题 决定标题一般为公文的常规模式 即 发文机关名称 事由 文种 有的也可以省略发文机关名称 标题之下 一般标有成文时间 如果是正式会议讨论的决定 在标题的下面要写明在什么会议上通过或批准 二 正文 正文一般包括开头 主体和结尾三部分 决定的篇幅随内容而定 三 落款 标明发文行政机关名称 成文时间置于落款之后 也有的成文时间列于标题之下 第六章决定 第三节决定的分类 一 法规政策性决定 对某领域或某方面工作做出政策性或规范性决定 使各级行政机关 单位有所遵循 二 重要事项或重大行动的决定 对重大事项或重要工作做出部署或变更 撤销下级机关不适当的决定事项 标题一般采用完全性标题 有的须在标题下加括号注明成文日期 三 奖惩性决定 对有突出贡献的集体 个人或造成重大事故及有严重违纪行为的人员做出奖励或惩戒的决定 四 任免性决定 对机构的增设或撤销 比较重要的人事安排做出的决定 第六章决定 第四节决定写作的基本要求 一 采用合适的结构形式 二 掌握恰当的表达方式 三 运用准确的语言词汇 四 选用客观真实的材料 五 规范文体的适用 第七章公告 第一节公告概述 一 公告的含义 公告是向国内外宣布重要事项或法定事项的行政公文 它有广泛的公开性 是普发性公文 二 公告的特点 一 公开性 公告是通过新闻媒体 报纸 电台 电视台 公开向国内外宣布的 其目的就是让国内外周知 无需保密 二 广泛性 公告的广泛性一是指范围广泛 有必要让全世界所有公众了解的事项 其影响遍及世界范围 第七章公告 第一节公告概述 三 庄重性 公告宣布的事项分量重大 性质突出 庄严凝重 为全世界所关注 需要郑重知照 其内容和形式都是庄重而严肃的 四 单一性 公告的用法是 一文一事 不能将几件事放在同一公告中宣布 五 限定性 公告只能由全国人大及其常委会 国务院 中央军委 最高人民检察院 最高人民法院 财政部 外交部等单位制发 基层单位及其领导人不能使用 第七章公告 第二节公告的格式 一 标题 一 由 发文机关 事由 文种 组成 二 由 发文机关 文种 组成 三 由 事由 文种 组成 四 单独由文种组成 二 正文 公告和其他文种的最大不同是没有主送机关 三 落款 标明发布公告机关的全称 标题中出现发文机关名称的也可不写落款 第七章公告 第三节公告的分类 一 要事性公告 这是国家行政机关向国内外宣布重大事件 重要事项的公告 内容可以是政治 军事 经济等方面的 二 法定性公告 这是用以向国内外宣布法定事项或颁布宪法 法律 法规而使用的公告 三 政策性公告 凡国家行政机关向国内外发布方针 政策 均用此类公告 四 任免性公告 向国内外宣布人员职务任免事宜 采用此类公告 这类人员多系国家领导人和政府重要官员 第七章公告 第四节公告写作的基本要求 一 公告使用要规范 二 公告用语要简练准确 三 公告主题要集中正确 四 公告事项要准确具体 第八章通告 第一节通告概述 一 通告的含义 通告是行政机关或企事业单位在一定范围内向人民群众或机关团体公布应当遵守或周知的事项时使用的规范性公文 它有较强的专业性 多在特定范围内使用 二 通告的特点 一 广泛性 所谓广泛性 一是指它的内容的广泛性 大到国家的政策法规 小到具体的换发牌照 都可以使用通告 二 专业性 通告多在特定的范围内使用 用来公布一些具体专业事务或政策法规 往往涉及专业知识和专业术语 三 强制性 有些通告涉及的事项要求普遍遵守 如法规政策的通告就具有强制性和约束性 如果违反 将受到处罚 第八章通告 第二节通告的格式 一 标题 一 由 发文机关 事由 文种 组成 二 由 发文机关 文种 组成 三 由 事由 文种 组成 四 只写文种 如 通告 二 正文 通告的正文包括开头 主体 结尾三部分 三 落款 落款包括署名和日期 第八章通告 第三节通告的分类 一 政策法规性通告 在一定范围内 针对某一方面问题公布政策法规性或规范性意见 并提出相应要求 使行政机关 单位和个人广为周知并强制遵守 二 周知性通告 只在向一定范围内的群众公布遵守事项的具体事务时使用 仅要求有关行政机关 单位和个人广为周知和遵照执行 多是一些一般的事务性事项 第八章通告 第四节通告写作的基本要求 一 熟悉有关政策法规 二 语言要简明准确 三 内容要通俗易懂 四 注意与公告的区别 一 内容轻重不同 公告的内容通常是重要事项或法定事项 二 告知对象不同 公告的告知对象是广泛的 是 向国内外宣布 通告的告知范围就小得多 为社会各有关方面 三 发文机关不同 通告的内容是一般事项 所以发文单位比较广泛 四 发布方式不同 一般来说 公文是用文本形式印发的 而公告 通告的发布形式比较特殊 如公告还可用登报 广播的形式 第九章通知 第一节通知概述 一 通知的含义 通知是批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 以及任免人员时使用的一种公文 二 通知的特点 一 指导性 通知可用于平行文 但多数是用于下行文 不用于上行文 二 广泛性 通知的使用范围很广泛 第九章通知 第一节通知概述 三 时效性 通知只能在一定的时间内产生效力 有些需要注明 如要求受文者在规定的时间内完成 有的不需注明 大家自会明白 如召开会议的通知 谁都清楚一旦会议结束 其效力自然消失 通知属于发布性公文 即知照文告 通知在行文方向上具有不确定性 四 周知性 五 不确定性 第九章通知 第二节通知的格式 一 标题 一 由 发文机关 介词 可省略 通知内容 的通知 组成 二 由 通知内容 通知 组成 三 仅写 通知 二字即可 二 主送机关 主送机关即受文对象 它可以是一个 也可以是几个 还可以是所有下属单位 三 正文 通知的正文 因种类不同 在格式和写法上有所差别 一般由通知缘由 通知事项 执行要求三部分组成 四 落款 落款包括发文行政机关 印章 和成文日期 第九章通知 第三节通知的分类 一 发布性通知 这类通知在国家机关发布 或废止 有关法规和条例 规定 办法 实施细则等规章和发布有关重要文件时使用 二 转发性通知 这类通知一般是对上级机关 同级机关或不相隶属机关发来的公文 需要下属单位知晓或执行时使用 三 批转性通知 批转性通知和转发性通知一样 是将公文转达有关单位执行贯彻的一种通知 四 指示性通知 指示性通知通常是上级机关对下级布置任务 指示和安排时使用 五 知照性通知 向有关单位告知某件事件 交待有关事项 不需要办理或执行时 使用知照性通知 第九章通知 第三节通知的分类 会议通知是常见的通知类型 以召开某次会议的有关事项为内容 一般包括会议名称 主持单位 会议内容 起止时间 参加人员 会议地点 报到事宜及有关要求等 六 会议通知 七 任免通知 任免通知是上级机关任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下达 而不宜用任免命令时使用的一种公文文种 八 一般性通知 除上述各类通知外 还有关于一般事项通知 叫做一般性通知 第九章通知 第四节通知写作的基本要求 一 要讲求实效 切忌滥发通知 二 要具体明确 切忌阻滞含混 三 要表述准确 突出中心 四 要及时行文 切勿延误 第十章通报 第一节通报概述 一 通报的含义 通报是党政机关 企事业单位和社会团体把工作情况 经验教训 典型事例及有教育 指导 规范意义的事件向下级或公众发布的周知性公文 二 通报的特点 一 引导性和警戒性 二 沟通性和交流性 三 典型性和真实性 第十章通报 第二节通报的格式 一 标题 一 由 发文机关 事由 文种 组成 二 由 事由 文种 组成 三 只有文种 二 主送机关 主送机关即通报的受文机关 三 正文 一般按开头 通报缘由 主体 通报事项 和结尾 决定要求 等内容及其顺序进行框架设计和安排材料 四 落款 在正文右下方标明发文机关名称 加盖印章 写明发文日期 第十章通报 第三节通报的分类 一 表彰性通报 用于表扬先进人物和先进集体的事迹 总结成功的经验 宣传好的典型 树立榜样 推动工作 二 批评性通报 用于批评错误 通报事故或反面典型 归纳教训 教育他人引以为戒的通报 称为批评性通报 这类通报的正文结构同表彰性通报相似 但通常通报事项的具体叙述较略 内容以议论为主 突出结论和对受文者的要求 三 传达性通报 这类通报用以传达重要精神或者情况 指出工作的重点或必须关注的问题 通常情况下 它包括现状或基本情况 当前带倾向性的问题 今后工作的重点和要求 四 事项性通报 这类通报一般在传达情况 沟通消息 互通情报时使用 第十章通报 第四节通报写作的基本要求 一 事实要真实准确 二 事例要有典型性 三 行文适时恰当 四 注意与其他文种的区别 第十一章议案 第一节议案概述 一 议案的含义 议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提出并需大会列入议程 进行讨论 审议和决定的议事原案 属于报请类公文 二 议案的特点 一 议案的专用性 二 议案内容涉及职权范围的规定性 三 提出议案和审议议案的法律程序性 四 行文对象的单一性 五 生效标识的特殊性 第十一章议案 第二节议案的格式 一 标题 一 一般采用标准式标题 二 另一种是不完全标题 二 主送机关 议案的主送机关即某级人民政府的同级人民代表大会或人大常委会 三 正文 正文是议案的核心内容部分 一般分提请审议的缘由 开头 提请审议的内容 主体 提请审议的要求 结尾 属因果式结构 议案附件是根据正文需要附上的材料 即需要具体审议的法律 法规 草案 和重大政策性文件 五 附件 四 落款 议案落款必须由同级政府首长签署 署名前冠以职务 不能盖政府机关的公章 成文时间即行政首长签发的日期 第十一章议案 第三节议案的分类 一 法律 法规案 法律案包括提请全国人民代表大会或人大常委会审议的关于法律的议案和修改法律的议案 以及关于地方法规的议案 二 重要事项案 即各级人民政府向本级人民代表大会或人大常委会提出的 属于本级人大或人大常委会职权范围内的有关政治 经济 科技 教育 卫生 体育等方面的重大事项的议案 三 机构改革 变动案 这里指的是各级人民政府向本级人民代表大会或人大常委会 提请审议属于本级人大或人大常委会职权范围内的有关政府机构改革 变动的议案 第十一章议案 四 人事任免案 属于本级人民代表大会或人大常委会职权范围内的有关人事任免事项的议案 五 批准条约案 指国务院向全国人大或全国人大常委会提请审议批准国际条约 协定等议案 如 国务院关于提请审议批准 中华人民共和国和加拿大关于刑事司法协助的条约 的议案 六 国民经济发展计划案 财政预算案 例如 国务院提请第九届全国人大常委会第四次会议审议批准的 国务院关于提请审议财政部增发国债用于加快基础设施和今年中央财政预算调整方案 草案 的议案 第三节议案的分类 第十一章议案 第四节议案写作的基本要求 一 标题要醒目 议案标题要醒目 使人一目了然 特别是事由要写得十分明确 二 正文要规范 议案正文虽有种种写法 也可长可短 但提请审议的缘由 事项内容 请求三个层次要井然有序 要有规范性 三 一案一事 议案内容应单一明了 一份议案只写一件事 不要写两件或数件事 四 切实可行 在撰写过程中 要深入实际进行调查研究 广泛听取人民群众的意见和要求 切实做好政策 法规和有关情况等方方面面的材料准备工作 以确保所提议案的正确性 合理性和可行性 第十一章议案 五 注意议案与提案的区别 议案 与 提案 不同 其中议案用于各级人民代表大会或人民代表大会常务委员会 而提案则用于各级协会议和企业职工代表大会 议案在提请大会审议通过后 具有较强的约束力和法律效力 而提案则相对弱些 六 准确合理 议案要注意用语的准确合理 七 要适时提交 议案要适时提交 即要在大会主席团宣布或决定的截止时间以内 将议案送交大会审查委员会 逾期再提议案 就会失去其应有的效用 第四节议案写作的基本要求 第一节报告概述 第十二章报告 一 报告的含义 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问或要求时使用的一种陈述性上行文 二 报告的特点 一 内容的综合性 报告是13种公文中综合性最强的 报告的内容可以是一文一事 还可以是一文多事 涉及的面较广 篇幅也相对较长 二 时间的不定性 报告的制发不受时间的限制 事前可以报告计划和设想 事中可以报告进展情况 事后可报告已完结的事项 第十二章报告 四 写法的陈述性 报告一般不做理论的阐述和重要性的议论 五 沟通性 报告虽是最常用的上行文 但对下级机关来说 它是 下情上传 的主要手段 以此取得上级领导的理解 支持 指导 减少和避免工作上的失误 对上级机关来说 通过报告获得信息 了解下情 成为决策 指导和协调工作的重要依据 三 行文的单向性 报告是上行文 目的是向上级机关提供信息 反映情况 一般不需要上级机关的答复 属于单向行文 第一节报告概述 第二节报告的格式 第十二章报告 一 标题 一 采用发文单位 事由 文种三者齐全的标准式标题 二 省略发文单位 只有事由 文种组成的标题 二 主送机关 报告的主送机关 即发文机关的直属上级领导机关 三 正文 报告的正文分为开头 主体和结尾三部分 四 落款 落款标注发文机关印章和成文时间 第三节报告的分类 第十二章报告 一 报告按内容分类 可分为工作报告 情况报告 建议报告三种 一 工作报告 工作报告用于向上级汇报工作情况或上级交办的任务完成的情况 二 情况报告 情况报告用于向上级反映客观存在的情况和问题 如某一时期群众的思想动态 某一事件或灾难的情况等 三 建议报告 建议性报告在下级机关就工作中的重大问题和事项 专门向上级机关提出建议时使用 第十二章报告 二 报告按性质可分为综合报告和专题报告两种 第三节报告的分类 一 综合报告 综合报告用于全面反映一个地区或一个单位的工作情况 它要全面汇报工作的过程 做法 成绩和经验 缺点或体会等 二 专题报告 专题报告用于汇报某一工作 某一件事 某一方面内容 它的最大特点是内容专一而集中 既可以写情况 事故 经验 也可以写失误 提出建议等 三 按要求分 有呈报报告 呈转报告两种 一 呈报报告 呈报报告是向上级机关直接汇报工作 反映情况的报告 不要求上级机关批转 二 呈转报告 呈转报告是向上级机关呈送 建议批准并转发有关地区或有关部门执行或参照执行的报告 第三节报告的分类 第十二章报告 第四节报告写作的基本要求 第十二章报告 一 报告事项要客观真实 二 报告内容重点要突出 三 报告要及时 四 报告要叙述有序 五 报告不得夹带请示事项 第一节请示概述 第十三章请示 一 请示的含义 请示是下级机关或个人请求上级给予指示 批准 答复 帮助 解决 审核事项或问题时使用的请求性公文 二 请示的特点 一 目的性 请示的目的性极强 专门用于向上级反映困难 提出要求 二 前置性 请示所反映的内容 涉及的事项一般来说都是即将发生或将要遇到的 行文一般在事前进行 三 单一性 请示必须坚持 一事一请示 的原则 不能搞 一文多事 四 时效性 有了疑难问题和本级机关不能解决的困难 需要上级及时答复和帮助解决 才写作请示 这就要讲究时效性 第二节请示的格式 第十三章请示 一 标题 1 由 发文机关 事由 文种 组成 2 由 事由和文种 组成 二 主送机关 主送机关是指请示报送的主管机关 放在标题之下 正文之前 顶格书写 要写机关全称或者规范化的简称 三 正文 一 请示的事由 请示的事由或起因 在正文的开头先撰写 它是请示正文的重要构成部分 二 请示的事项 请示的事项或建议的事项指请求上级机关批准 帮助 解答的具体事项 是正文的关键部分 第十三章请示 三 请示的要求 请示的要求也就是请示正文的结尾 为使请示的事项得到答复 发文机关一定要提出要求 四 落款 落款包括发文机关和成文时间 发文机关要加盖公章 时间写在发文机关下一行 五 附注 为了方便联系 及时解决问题 写作请示时应在附注处注明联系人和联系电话 第二节请示的格式 第十三章请示 第三节请示的分类 一 事项性请示 事项性请示一般是请求指示的 请示 在向上级机关询问有关事项和陈述有关问题并要求上级机关答复时使用 二 请求性请示 请求性请示一般是请求批准的 请示 在向上级机关请求给予批准某一事项时使用 三 建议性请示 建议性请示在向上级机关要求批转 转发本单位关于某项工作的系统设想 安排或处理意见时使用 第十三章请示 第四节请示写作的基本要求 一 一文一事 请示写作在一事一文 即在一个请示中只能提出一件请求批准的事项 或者一个请求解决的问题 否则上级机关不好答复 二 单头请示 请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门 三 不越级请示 行政机关都有一定的权限 上下级行政机关之间也有一定的分工和职责范围 因此 在请示时 一般要逐级向上请示 四 不抄送下级 示是上行公文 请示中的意见在未被批准之前并不生效 所请示的事项也常有不予以批准的 五 注意与报告的区别 请示与报告在行文中常被混用 因此 有必要对两者进行区别 第十四章批复 第一节批复概述 一 批复的含义 批复是上级行政机关对下级行政机关呈报的请示给予正式答复的公文 二 批复的特点 一 发文的针对性 批复是针对某一具体事项的请示而做出的 不要涉及别的问题 一事一批复 二 意见的决断性 批复要有根据地 负责任地明确表示出对请示的内容同意与否 批准或不批准 原则上同意或批准等 表意要准确 态度要鲜明 不允许模棱两可 态度暧昧 三 效力的权威性 上级机关所作的批复 往往体现上级机关的意图和权威 能够解决或审批下级机关请示事项或问题 四 内容的单一性 批复既然是针对请示 那么请示是一文一事 批复也就自然是一请示一批复了 第二节批复的格式 第十四章批复 一 标题 批复的标题模式一般采用公文标常规写法 由 发文机关 事由 文种 组成 二 主送机关 主送机关单一 只送呈报请示的机关 三 正文 批复的正文由开头 主体和结尾三部分组成 四 落款 落款要标注发文机关和印发时间 第三节批复的分类 第十四章批复 一 审批性批复 审批性批复是针对请示行政机关提出的问题经审核后所作的批示性答复 二 决定性批复 决定性批复是针对所请求的内容经认真分析研究所作出的决策性答复 三 指示性批复 指示性批复不仅仅是对请示行政机关的答复 而且是对管辖系统所作的指示 第四节批复写作的基本要求 第十四章批复 一 注意与其他文种的区别 一 首先要注意批复与批示的区别 二 其次要请注意批复与指示 通知的区别 三 最后要注意与批转性通知的区别 二 行文要有针对性 批复是针对下级上报的 请示 而制发的 因此 它们的内容必须与后者所提的要求与陈述的情况紧紧相扣 三 灵活运用结构形式 要根据批复内容的不同及文字的多少 采用不同的结构形式 四 回复要迅速及时 请示 与 批复 是一对文种的必然组合 也就是说 有一份 请示 就应有一件 批复 第一节意见概述 第十五章意见 一 意见的含义 意见是对重要问题提出见解和处理办法的公文 二 意见的特点 一 行文的多样性 意见可用于上行文 平行文和下行文 二 效力的多用性 不同内容及不同行文方向的意见 其效力是不尽相同的 有些意见是具有指导 规范作用的 有些意见是具有参考 建议作用的 有些意见是具有批评 警戒作用的 有些是具有评估 鉴定作用的 第二节意见的格式 第十五章意见 一 标题 1 由 发文机关 事由 文种 组成 2 由 事由 文种 组成 二 主送机关 如果意见作为独立文种出现 应写明主送机关 可以上级机关 平行机关或下级机关 如果作为非独立公文 则可以省略 三 正文 正文包括开头 主体 结尾三部分 四 落款 落款包括发文行政机关和发文时间 第三节意见的分类 第十五章意见 一 布置性意见 布置性意见是各级领导机关向下级机关布置某项工作时使用的 二 建议性意见 建议性意见的表达态度是诚恳的 起参谋 参考作用 就是向下级行文也不具有强制性 三 批转性意见 批转性意见的行文目的是为上级机关提供决策参考 或提出一些具体的设想和办法 请领导机关审定后批转有关方面执行 第四节意见写作的基本要求 第十五章意见 一 明确意见使用的情境 为了准确使用意见 就要把握意见的涵义 把它与其近似的请示 指示 指示性的通知及函严格区别开来 二 注意意见与其他文种的区别 三 意见用语要恰当 由于 意见 的行文方向不同 其用语也截然不同 四 行文要及时 具体 意见多属根据实际情况为解决现实工作中亟待解决的问题而提出来的 因此 意见行文的及时性对意见的价值具有重要的影响 五 把握意见内在结构 写 意见 不同于写 请示 情况报告 周知性通知 与 函 这几个文种在内在结构上 并不要求首先要 提出问题 随即 分析问题 然后要 解决问题 第一节函概述 第十六章函 一 函的含义 函是不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准和答复审批事项的行政公文 二 函的特点 一 使用简便轻捷 函的特点是公文格式比较灵活 限制不严 所以函的使用范围非常广泛 机关之间的日常公务联系 不便使用其它公文文种时 都可以用函行文 二 行文多向灵活 函用于不相隶属机关之间 是平行文中的主要文种 它不像行文方向单行的上行文或下行文 三 内容单一性 函作为沟通上下 联系左右的文种 所反映的内容一般为一事一函 用来交流信息 沟通联系 请求帮助 商洽工作 询问或答复事项 四 语言质朴自然 函的语言大多是陈述性 说明性的 质朴无华 平易 明白 晓畅 语气恳切平和 不像法规性 指挥性公文那样带有强制性 第二节函的格式 第十六章函 一 标题 一 由 发文机关 事由 文种 组成的标准式标题 二 由 事由 文种 组成 三 只用 函 二 主送机关 函的主送机关应写全称或规范化简称 顶格写 三 正文 函的正文一般由开头 主体 结尾等三部分组成 四 落款 落款要标注发文单位和日期 第三节函的分类 第十六章函 一 按应用范围分 有商洽函 答询函 请批函 告知函 一 商洽函 这类函在平行机关或不相隶属机关之间相互协商或联系工作时使用 二 答询函 答询函包括询问函和答复函 用于机关或部门之间相互询问和答复问题 三 请批函 用于向有关主管部门请求批准事项 四 告知函 告知函亦称通报函 是将某一活动或事项告知对方 第十六章函 二 按行文方向分 有发函 复函 第三节函的分类 一 发函 也称去函 问函 是本机关主动向对方去函的 二 复函 也叫回函 是指回复询问或批准事项等的函 三 按内容的轻重分 有公函与便函 一 公函 公函的内容比较重要 行文郑重 具有完整的公文格式 二 便函 大多用于一般的事务性工作 没有完整的公文格式 只有上款和下款 可以用公用信笺 不使用版头 不列函件标题与发文字号 可以加盖公章 也可以个人署名 便函一般不归档 但是便函仍用于公务 不是用于私事的私函 第十六章函 第四节函写作的基本要求 一 请注意与其他文种的区别 函属于平行文 主要用于平级机关 或不相隶属的机关之间的公务 二 内容要单一明确 函要一函一事 内容单一集中 无任何骈枝和不分轻重主次的现象 三 态度要诚恳 用语要得体 发函一般要求对方关照 支持 因此写作时态度要诚恳 语气要平和 讲究平等协商 文明礼貌 不露虚套和媚态 第十七章会议纪要 第一节会议纪要概述 一 会议纪要的含义 会议纪要是记载 传达会议情况和议定事项的行政公文 二 会议纪要的特点 一 指导性 会议纪要集中地反映了会议的精神实质 是与会者的看法和意见 对工作有一定的指导作用 要求与会单位和相关部门以此为据开展工作 二 纪实性 会议纪要是根据会议的宗旨 议程 决议等会议材料整理出来的 是会议基本情况的纪实 如会议存在分歧意见 也要真实地反映 不能擅自增减有关内容 更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定 三 纪要性 会议纪要的纪要性 具体体现为择要性 提要性和显要性 择要性是说会议纪要只选择重要会议撰写 一般性会议是不需要写会议纪要的 四 周知性 会议纪要有的要求传达并贯彻执行 有的虽不要求贯彻执行 但也要求将会议情况 议决事项和主要精神作为信息 传达或通报给有关领导 有关人员以及一定范围的群众 因而具有明显的周知性特点 第二节会议纪要的格式 第十七章会议纪要 一 标题 一 由 机关名称 会议名称 文种 组成 二 由 会议名称 文种 组成 三 新闻式标题 新闻式标题即正副标题 二 时间 成文时间一般标注在标题的下方 居中 用圆括号括住 三 正文 会议纪要的正文 一般包括前言 主体和结尾三部分 四 结尾 结尾处有的提出希望和要求 发出号召 要求有关单位认真贯彻会议精神 努力完成会议提出的各项任务 第三节会议纪要的分类 一 从形式上可以分为例行会议纪要 工作会议纪要 协调会议纪要 二 从性质上可以分为决议型会议纪要 情况型会议纪要和消息型会议纪要 三 从内容上可分为综合性会议纪要和专题性会议纪要 第十七章会议纪要 第四节会议纪要写作的基本要求 一 注意与其他文种的区别 会议纪要在使用中的主要问题是文种混淆 与之相似或相关的文书主要有会议记录 会议简报 会议决议 会谈纪要等 为了不致误用文种 应认真加以辨析 防止发生混淆 二 明确会议宗旨 突出中心 一次工作会议 涉及问题很多 在写会议纪要时 必须抓住会议所集中解决的几个主要问题 形成纪要的中心 切不可面面俱到 三 讲究用语 注意条理 要按照会议纪要的不同用途 恰当地使用不同的用语 上报的会议纪要 就应使用对上的语气 如 会议讨论了以下几个问题 会议考虑 等 四 忠实于会议精神 做好记录 会议记录必须依据会议的实际内容 不能随心所欲地增减或更改内容 不能添枝加叶 第十七章会议纪要 第一节讲话稿概述 第十八章讲话稿 一 讲话稿的概念 讲话稿也称 发言稿 是讲话人在各种会议 集会 仪式上发表讲话而准备的发言文稿 二 话稿的特点 一 贴近性 拟制讲话稿一定要先弄清讲话的场合 对象 做到有的放矢 抓住受众最关心的问题 予以切合实际的解答 二 鼓动性 讲话的目的一般是宣传和发表个人的观点 或是借个人名义发表国家 集体的意见 因此常采用富有鼓动性的语言去煽情 让听众信服真理和正义就在讲话者一边 甘心情愿地听从他的安排和调动 四 政论性 讲话稿是机关领导班子或领导针对具体的某个问题所作的发言的蓝本 它的内容或阐述党和国家的路线方针政策 或申明领导核心的主张 决策 或分析形势以统一认识 或总结成绩阐述经验教训以鼓舞士气 都有较强的政治色彩 三 讲话稿的分类 讲话稿的应用范围非常广泛 种类非常丰富 从事务性公文的角度可以将讲话稿分为两类 三 通俗性 为了最大限度地适应受众的听觉需要 讲话稿要尽可能少采用书面语 而要突出口语色彩 第一节讲话稿概述 第十八章讲话稿 第二节讲话稿的格式 一 标题 一 公文式标题 公文式标题 即 机关名称 事由 文种 二 会议名称 事由 文种 有的还在题前加上报告人的姓名 三 新闻式双标题 正题突出报告内容 副题说明会议名称 文种 有的还写明报告人和时间 二 称谓 讲话是面对听众的 所以要根据对象选择用何种称谓 如 各位代表 同志们 朋友们 等 三 正文 正文包括开头 主体和结尾三部分 第十八章讲话稿 第三节讲话稿的写作 一 正文开头与结尾的写作 一 开头的写作 开头的方式多种多样 二 结尾的写作 结尾不是对开头和正文的重复 而是对整个讲话的总结 二 正文主体的写作 主体部分应根据讲话内容的不同而选择不同的写法 三 写作要求 一 要准确领会领导意图 二 要体现领导个人特色 三 要弄清不同种类的讲话在语言等方面的差异 四 要善于搞好前后衔接 五 重要的讲话稿要由领导人亲自动手或主持起草 第十八章讲话稿 第四节例文 例文 中国的和平发展与东亚的机遇 温家宝总理在东亚峰会领袖对话会议上的演讲 2005年12月12日马来西亚吉隆坡 略 第十八章讲话稿 第一节计划概述 第十九章计划 一 计划的含义 计划是指为了实现一定时期的目标而制订出总体和阶段的任务及其实施方法 步骤和措施的事务性公文 二 计划的特点 一 预见性 计划是对未来一段时间工作的设想和安排 因此 具有很强的预见性 二 指导性 计划一般是根据党和国家的路线方针政策 上级的指示精神及本单位的实际情况制订的 因此 计划对本机关 本部门工作的如何开展 问题的怎样解决 政策如何执行等都具有鲜明的指导作用 是行动的方向和工作的依据 有关方面都应严格遵照执行 实际上也成为指导今后工作的依据所在 第一节计划概述 四 可变性 由于预测的局限性 计划在实施过程中 有时会遇到不可预料的事情发生 会影响到目标的实现 三 计划的分类 一 按内容分 可分成工作计划 生产计划 军事计划 教学计划 科研计划 学习计划等 二 按时间分 可分成月计划 季度计划 年计划 跨年度计划等 三 可行性 计划是科学的预见和判断 因此 一个好的计划应该是目标具体明确 方法与步骤切实可行 第十九章计划 第一节计划概述 三 按性质分 可分成综合计划 单项计划 专题计划等 四 按效力分 可分成指令性计划 指导性计划等 五 按范围分 可分成国家计划 省 市 计划 部门计划 单位计划等 六 按形式分 可分成文件式计划 表格式计划 文件与表格相结合的计划等 七 按名称分 可分成规划 方案 要点 设想 打算 安排 第十九章计划 第二节计划的格式 一 标题 一 机关名称 时间 事由 文种 二 时间 事由 文种 三 时间 文种 二 正文 正文是一份计划的核心部分 它一般包括前言 主体和结尾三个部分 三 落款 落款包括计划制订单位的名称和制订日期 第十九章计划 第三节计划的写作 一 标题和落款的写作 一 标题的写作 标题的写作要简单明了 二 落款的写作 落款要写明具体的制作者和制定时间 二 正文的写作 一 前言的写作 前言要对基本情况进行分析和对计划作概括性的说明 它是制订计划的基础 要讲清楚根据什么制订计划 制订什么样的计划 二 主体的写作 主体部分一般要写清任务目标 办法措施和步骤三个方面的内容 第十九章计划 第三节计划的写作 三 结尾的写作 结尾的写作比较灵活 一般不写总结性的话 有的可以写些表示希望 号召性的话 三 写作要求 一 指导方针与实际情况相结合 制定计划不能违反国家的方针政策 又要从本单位实际情况出发 要吃透有关政策和法规 吃透本单位现实条件 这是制定计划的基础 否则 凭空想象 脱离实际的 计划 只会带来 劳民伤财 的后果 二 领导意图与群众意见相结合 工作计划是领导班子的意图 但又要注意虚心倾听群众的意见 注意调查研究 走群众路线 集思广益 第十九章计划 第三节计划的写作 三 开拓创新与留有余地相结合 改革开放的时期 要求计划具有创新精神 符合时代发展的方向 四 明确性与灵活性相结合 具体到计划的内容中 就要求目标明确具体 要在一定时间内完成什么任务要有一个具体可感的量的标准 方法 措施与步骤 使计划执行起来更方便可行 五 用词的准确性与可读性相结合 计划以说明为主 叙述 议论要少些 更不能抒情和描写 第十九章计划 第四节例文 例文 全民科学素质行动计划纲要 2006 2010 2020年 略 第十九章计划 第一节总结概述 第二十章总结 一 总结的含义 总结是对一定时期内的工作进行回顾 分析 研究后 从中找出经验教训 引出规律性的认识 明确今后工作方向的事务性公文 二 总结的特点 一 时间性 总结是对一定时期的工作完成情况进行分析和评价的一个工作环节 二 客观性 总结是人们自身实践活动的真实反映 应当完全忠实于客观事实 三 理论性 总结要写事实 但不是把已经发生过的事实简单地罗列在一起 四 本体性 总结是对本地区 本部门 本单位的工作情况进行回顾 因此都用第一人称 机关用 我们 个人用 我 总结中的材料是自身工作的情况 而不能象论说文那样引用古今中外的材料 第一节总结概述 五 群众性 任何工作都是依靠群众的力量完成的 因此 总结就应该反映群众的实际工作 分析并研究群众在实践中创造出来的成绩和经验 三 总结的分类 一 按内容分 可分为工作总结 学习总结 生产总结 活动总结 思想总结等 二 按时间分 可分为月份总结 季度总结 年度总结 阶段总结等 三 按范围分 可分为个人总结 科室总结 单位总结 部门总结 地区总结 全国总结等 四 按性质分 可分为全面总结和专题总结 第二十章总结 第二节总结的格式 一 标题 一 公文式标题 公文式标题