三贤九义校内部控制规范实施细则

三贤九义校内部控制规范实施细则 为贯彻落实财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见的有关精神，按照财政部关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知要求，依据行政事业单位内部控制规范 （试行）的有关规定，以及资阳市财政局转发财政部关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知(资财会【2016】11号)文件要求，结合学校实际，制定本细则。一、领导决策机制 （一）学校内部控制（以下简称内控）领导小组职能： 1.研究制定规章制度。 2.统一指导和协调各业务组开展工作。 3.开展业务培训。 4.评估各部门、各业务组、各流程工作情况。 5.研究制定内控处理决定。 （二）领导班子的内控职能： 1.落实加强内控的措施。 2.研究制定年度预算。 3.审订大型投资项目。 4.确定管理岗位人选和职责。 5.研究确定办学资源分配方案。 6.研究确定责任追求和处理意见。 7.领导成员对决策事项的内控负领导责任，对分管工作或项目的内控负直接责任。 （三）学校决策的内部控制流程： 1.学校相关单位（处室、年级、业务组）提交预算、采购、资产分配、岗位管理等初步方案。 2.分管领导主持相关论证会议，研究初步方案。 3.分管领导向办公会（校务会议）提交方案，进行研究，形成决定。 4.重大问题提交领导小组研究决定。 二、风险评估机制 （一）学校成立风险评估工作小组，由财务、纪检、工会、教育教学方面的专家组成，一般57人。 （二）风险评估工作小组的职能： 1.学校每年初对当年经济活动进行风险评估，评估内容按照行政事业单位内部控制规范确定。 2.下列经济活动必须在实施前进行风险评估： （1）学校年度预算。 （2）招生和收费计划。 （3）大型投资项目（投资5万元以上的基建维修项目、投资5千元以上的物资采购项目）及合同。 （4）价值5千元以上的资产分配、调配事项。 （5）财务、资产重点岗位的调整和人员安排。 3.风险评估流程： （1）实施部门向风险评估小组提交经济活动风险评估表（也可以在报表中设置风险评估栏）。 （2）风险评估小组研究制定评估意见，重大项目应提交评估报告。特别重大项目或争议较大的项目应邀请专业人员或专业机构进行评估。 （3）由组长报党委书记审阅、签字。 （4）进入实施流程。 4.风险评估分为高、中、低、无共四个等级，评估时应说明具体“风险点”。中级以上风险的经济活动是否实施应交内部控制领导小组研究确定。 三、岗位管理机制 （一）处室、年级相关职能 1.总务处相关职能： （1）负责制定学校重大基建维修项目的实施方案、预算制定工作。 （2）负责组织所有教育教学和办公用品、固定资产的采购工作。采购工作应当会同采购计划提交部门共同进行。 （3）负责基建和采购项目的合同管理、档案管理工作，及时向学校档案室移交档案。 （4）负责所有基建、采购项目的支付材料的整理、资产移交和支付控制。 （5）负责学校食堂、文印室、学生公寓等所有经营场所的招标、管理、核算工作，统筹学校物业管理工作。 2.财务科相关职能： （1）负责日常会计科目（预算、现金、收费、记账、凭证、印鉴、会计档案等）的管理工作，对日常会计科目的内控工作负责。 （2）负责学校资产台账管理工作，承担学校资产管理领导小组办公室日常工作。 （3）负责学校内控专家委员会日常工作。 3.各处室、年级相关职能 （1）负责本处室、年级预算、采购计划（方案）的制定、提交、实施，对功能、型号、数量、估价、验收、质量负责。 （2）负责本处室、年级所属资产的日常管理工作。在学校资产领导小组和后勤财务部门的指导下开展资产记账、清查、管理、维修工作，对资产的安装、分配、使用、维护、移动负内控责任。 （3）负责本处室、年级，出差、接待、收费、日常消费性支出管理工作，负内控责任。 （二）关键岗位相关人员职责 1.各部门经济项目负责人（主要负责人或分工负责人）：对本部门经济项目投资（消费）及票据的合理性和真实性、管理使用的有效性负责。所有投资项目必须确保是真实的、有预期效益的，必须有具体的责任人，必须有制度和管理措施保障。 2.招标采购岗位人员：（1）负责物资（服务）采购项目、基建维修项目采购的项目审核、合同审核、标书拟定、招标实施等工作。（2）负责采购项目的组织实施、监督验收、资产移交、采购控制等工作。 3.财务主任：（1）负责学校财务日常管理运行工作。（2）负责落实学校下达的财务管理工作任务。（3）负责学校各种财政资源、财务相关人员的协调工作。（4）负责投资和支出票据的初步审核工作。 3.会计：（1）协助总务主任做好学校财务管理的运行、协调、监督工作。（2）负责会计科目的审核、记账、报表工作。（3）负责印鉴、账薄、档案管理工作。（4）负责收费记账工作。（5）内控专家组成员、风险评估小组成员。 4.资产会计（兼审计员、预算员）：（1）负责资产台账的建立和日常管理工作。（2）负责学校预算管理、审核、报表工作。（3）负责学校内部审计工作。（4）负责学校内控过程管理、报表和统计工作。 5.资产管理员：（1）资产总管理员负责全校资产实物台账的建立、登记、保管、清查工作，组织各部门资产移交、移动、清查工作。（2）各部门资产分管理部负责本部门资产的建立、登记、保管、清查工作，接受总管理员业务上的领导。 6.出纳员：（1）负责支付申请工作，协助会计主管做好报表工作。（2）负责现金、支票管理工作。（3）负责票据管理、制单工作，协助会计主管做好记账工作（主要是计算机操作）。（4）负责养老保险、住房公积金、税费的收缴工作。（5）负责财务办公网络管理、文件传输、传达工作。 7.贵重仪器设备使用和保管人员：（1）按规定管理、使用、维护贵重仪器设备。（2）移动、出借贵重仪器设备必须办理相关手续，必须经部门负责人同意并签署意见。 （三）单位内部控制的方法： 1.按照行政事业单位内部控制规范确定。 2.根据我校实际，凭证管理确定如下操作流程： （1）出纳员制作凭证、粘贴票据、输入财务办公系统进行虚拟记账。 （2）会计主管审核签字，并记手工账。 （3）进入领导签批程序。 （4）会计记账。出纳员记现金日记账，会计主管记账（出纳员可代行电脑操作）。 （5）出纳员向会计主管转交记账凭证，会计主管签收入档。 四、授权和审批机制。 （一）学校预算编制流程： 1.学校根据上级财政部门下达的预算编制要求召开办公会，研究年度预算编制的原则、方法。通知各部门编制本部门内部预算，办公室（人事科）负责编制全校年度工资福利等预算。 2.财务科汇总确定年度预算初步意见。 3.学校召开财务（内控）领导小组会议，研究确定年度预算上报数据。 4.上报区财政局审批。 5.学校根据区财政局下达的预算编制部门预算。 6.各部门在预算额度内执行预算。 （二）采购（审批）流程： 1.拟定采购计划。部门根据预算向学校提交采购申请说明，包括采购的用途、品名、型号、单价、估价、采购人（项目负责人）、实话办法等。部门负责人、分管领导签字确认。 2.风险评估。对大额投资项目，由采购部门负责人将采购计划交风险评估小组负责人进行风险评估。 3.学校审批。由采购部门负责人（或项目负责人）以书面形式报校长审批。 4.财政审批。由采购部门负责人（或项目负责人）以书面形式报财务科，通过办公网络报财政局审批。 5.组织采购。由采购部门负责人责成采购负责人将获批项目报总务处采购部门，会同后勤采购人员组织采购。 （1）自行采购：自行采购必须二人以上。总务处负责采购程序、控制采购项目（用途、品名、型号、价格等）、发挥监督作用。采购部门对采购项目的质量、数量、使用负责。 （2）招标采购。需要进行招标采购的项目，由总务处安排招标事宜，并由采购部门与供应商签订合同。责任分工同上。 6.收货、验收。由采购部门负责收货、验收、保管，并签收货验收单，作为记账凭证报销。收货的同时必须确定保管和使用责任人，未明确保管人和责任人的不予报销。 7.进入报销程序。 （三）出差、招待审批流程： 1.派遣部门、接待部门拟定出差派遣、接待计划，分别填写出差审批表、接待审批表。 2.部门负责人、分管领导签字。 3.校长审批。 4.按审批的时间、地点、控制额出差或接待。 5.整理票据，进入报销程序。 （四）报销流程： 1.经办人整理票据、凭证。 （1）采购、出差的审批单及上级通知、安排。 （2）财政部门批件、招标手续、合同。 （3）票据。 2.经办人、部门负责人、分管领导在票据上签字。 3.经办人将票据、凭证等交出纳员初步审核、制单。 4.总务主任审核。 5.校长审核签字。 6.属资产购置的，交资产会计进行资产登记。 7.报销。 8.进入财务内部管理程序。 五、业务管理机制 （一）不相容岗位管理和工作协调机制： 1.会计主管岗位、审计员、出纳员、资产管理员等岗位，以及预算编制、审批、执行、评价等岗位为不相容岗位，其工作职能应当相互分离，避免混搭。 2.因缺少专业人员或专业人员因病因事暂时离岗等原因导致不相容岗位必须产生工作交叉的，必须报学校批准，采取必要的防范措施，相应岗位人员必须对相关业务负责。 3.完善工作协调机制。采购活动中的采购单位负责人为项目协调人，招标负责人或总务主任为程序协调人，分别负责采购项目和采购程序的协调工作。总务处主任为收费协调人，负责收费协调工作，主要协调单位为财务科、各年级（班级）、招生办公室。 （二）收支管理机制： 1.收入管理机制。总务处主任负责收费标准掌握和处室层面的协调工作，总务主任负责财务科目协调，出纳员负责收款，会计主管负责票据、会计核算和收入上缴。 2.审核机制。（1）预算审核：支出审批前须经预算管理员审核，预算外支出项目须办理预算变更手续。（2）领导审批：处室负责人审批主要对真实性、效益和管理措施负责；分管领导审批主要对必要性、合理性负责；校长审批主要对程序完整性、科学性负责；会计审核对票据和凭证的真实性、完整性负责，并发挥监督职能；经办人（含验收人）对支出的性能、数量和质量负责。 3.支付机制。（1）学校按规定落实国库集中支付和使用公务卡支付，按规定落实政府采购，总务处负责流程管理。采购部门负责立项、审批、验收、发票等，总务处负责招标、合同等，财务科负责支付。在支付前采购部门负责提供完整的审批手续、票据、合同等，财务科协助采购部门做好财政审批事项。（2）总务处负责政府采购的预算、计划、批复文件、招标文件、投票文件、评标文件、合同、验收证明、票据复印件等采购文件的管理，以及建设图纸、日志、图片音像资料的收集和管理，同时按会计支付科目需要交财务科用于支付，相关资料要按时报学校档案室归档。 （三）资产管理机制： 1.三级资产管理体系。（1）学校国有资产管理领导小组负责全校国有资产管理工作的领导，资产总管理员和资产会计在学校领导小组的领导下负责资产台账、实物管理、制度制定、资产清查、业务培训工作。（2）各部门应至少配备一名资产管理员，负责建立本部门资产实物台账和日常管理工作。资产出借必须经部门负责人或授权人签批。（3）资产使用人负责资产使用过程的管理，对资产的作用、损坏、遗失承担责任。 2.贯彻管理先行原则。采购部门负责人必须在资产购置前确定物品管理人、使用人、存放地点、管理措施。成套仪器设备购置前必须做到管理制度先到位。 3.资产购置记账。资产购置在验收入库后、报销前由经办人填写资产购置清单交由资产管理员记资产账。 4.资产清查。（1）对账：财务科每半年对当年购置资产进行对账，作为会计核算的一个组成部分。（2）清查：学校每年对资产进行清查，做到账账相符、账物相符。（3）资产移动和借出必须办理审批手续，并由资产管理人进行登记。借出时间一般不超过30天，否则应重新记载。（4）资产管理人负责移动或借出资产的管理和追缴，遗失或损坏的，由管理员处置，并及时向资产总管理员提交资产减损报告。使用人对资产损坏或遗失负责，赔偿损失。（5）学校资产总管理员会同资产会计每年度统计提交资产统计报告，具体说明资产统计情况、使用情况、管理情况。 5.资产报废与核销。资产报废由管理员提出建议，经专业人员查验确认，学校分管领导批准核销。已报废或基本丧失功能的资产应该在本年度内及时核销。 （四）建设项目管理机制。 1.小型基建维修项目（单项投资5000元以下）由总务处或其他责任单位提交报告，学校领导研究审批。报告书应说明项目的必要性、投资预算、时间、负责人。审批应至少由单位负责人、分管校长、校长等三人以上签字确认。项目实施、验收、支付文件拟定等环节由总务处负责，决算、支付、审计等由财务科负责。 2.大型基建维修项目由责任单位提出建议，总务处提交报告，学校办公会研究确定。决策、立项、预算、审核、实施、支付、验收、决算、审计等环节完全按照政府采购（招标）和工程管理流程进行，依靠财政、审计主管部门办理。 3.总务处负责基建维修项目的档案管理工作，须按支付程序向财务科及时提供支付材料，及时将基建维修档案归档。 （五）合同管理机制。 1.合同类型。涉及学校办学行为的合同主要包括基建维修合同、采购或服务合同、聘任合同、合作办学合同、租赁合同、外事合同等。 总务处为基建、采购、租赁等经济合同管理部门，办公室为聘任合同管理部门，教务处为合作办学合同管理部门，外事处为外事合同管理部门。为规避办学风险，学校拒绝与任何单位或个人签订担保、借贷合同，慎重签订投资、租赁、合作办学合同。 2.签订合同必须满足下列条件： （1）有项目报告并经学校办公会（校务会议）研究通过。 （2）有明确的政策法律授权或经过上级主管部门批准。 （3）有经过授权的本校正式职工担任项目负责人。 （4）有具体有效的管理措施。 （5）有专家或专业机构的论证报告和风险评估报告。 3.学校针对具体项目成立论证或审定专家小组，具体负责合同的评估论证工作。学校办公会研究合同前必须通过专家组评估 论证。专家组一般由57人组成，其构成为： （1）学校相关部门业务负责人或专业教师。 （2）专职财务或审计人员。 （3）法律顾问（大型项目选用）。 （4）社会专业机构专家（大型项目选用，必须确保与本项目决策无关）。 （5）本校或上级纪检人员。 4.合同管理部门负责按照合同法和相关政策履行合同管理职责，加强保密工作，处理合同纠纷。凡涉及合同管理中的问题，合同管理部门都应及时向学校提交报告，依法及时处理。 5.学校每年对合同进行一次评估和清理。所有合同必须及时归档。合同归档时，除文本外，须附加会议记录、审批材料、论证（评估）报告、执行日志等材料。对有问题的合同、到期的合同必须及时处理。 六、培训机制 （一）培训机制。 学校建立内控培训机制。培训分三个层面： 1管理层面：主要是法律法规、工作机制、工作流程培训，增强规范做事，依法行政的能力。 2.专业层面：对专兼职财务管理人员定期进行专业培训，提高他们的思想政治素质和业务能力。 3.普及层面：面向全体教职工开展普及性培训，普及财务工作和内控常识，增强工作的规范性。 （二）主要内容 学校根据上级要求编写内控手册，对全体干部职工进行培训，尤其是对领导成员、部门负责人、关键岗位人员的培训。培训内容主要包括： 1.行政事业单位内部控制规范。 2.雁江区贯彻行政事业单位内部控制规范实施方案。 3.雁江区教育局贯彻实施行政事业单位内部控制规范的工作方案。 4.三贤九义校内部控制规范实施细则。 5.事业单位会计规则。 6.事业单位财务管理规定。 7.上级关于接待、出差、补助等相关文件。 七、监督机制。 （一）纪检监督 学校成立纪检小组，由监察室副主任任组长，办公室、工会和教学一线的干部和教师组成。其职能是： 1.每年对预算执行情况、采购工作、财务管理、资产管理进行检查评估。 2.对各执行部门执行内控制度和相关法律情况进行监督。指导各执行部门处理内控工作中的问题。 3.协助上级行政主管部门、纪检监察部门处理违纪、违法事件。 4.每年对内控工作提交检查报告。 （二）审计监督 1.年度内部财务审计。主要审计本年度收支情况、财务管理情况、资产管理情况、内控制度执行情况等。 2.项目审计。审计人员在大型基建项目、采购项目开始前参与项目的论证和风险评估。在记账前进行全面审计，凭审计报告记账。 3.大型基建项目、采购项目的审计工作在上级财政、审计主管部门的领导下，严格按相关规定进行。 （三）群众监督 1.在教代会体制下设立民主理财小组，监督财务管理运行。 2.健全项目评估、论证机制，发挥风险评估委员会和专家组的作用，全程监督项目决策、审批和实施过程。 3.凡大型项目均主动征求师生意见。 4.发挥家长委员会作用。凡涉及收费和学生生活的工作，均征求家长意见，由家长委员会讨论确定。 （四）校务公开 1.预算公开。学校每年向全校教职工公开内部预算，公布招生收费情况。 2.项目公开。学校所有基建和采购项目均按规定向社会公开。 3.程序公开。在校务公开过程中同时公开办事程序，避免暗箱操作。 4.决算公开。坚持教代会财务工作报告制度，将每年的财务收支决算情况在教代会上进行公开。 八、奖惩和责任追究机制 （一）评价和奖惩机制学校每年对各单位预算管理、项目管理、收支管理、内部控制情况进行评估。评选“内控工作先进集体”和先进个人。 （二）责任追究机制。学校原则上每半年对在财务管理、项目管理、资产管理中存在的问题进行一次检查清理，按照 “责任倒查”的办法，对相关责任人进行责任追究。问题特别严重的，移交上级机关或司法机关处理。 九、负面清单 （一）体制机制 1.决策、评估机制不健全。 2.把学校经济活动看作个人权力，或在不明确责任的情况下层层签字，简单处置。 3.法制观念淡漠，不