会议管理规定.doc

.文件编号：会议管理规定版号：A编制：办公室 批准： 发布日期：2016年 月 日 实施日期：2016年 月 日部分内容来源于网络，有侵权请联系删除！会议管理规定1.目的规范会议内容、程序和要求，提高公司会议室的有效利用，加强会议费的使用审批和管控，降低会议成本，建立高质高效的会议决策机制。2.适用范围本规定适用于公司级会议、部门级会议。3.职责3.1公司办公室3.1.1负责管理和调配公司会议室；对公司会议室有统一调配权。3.1.2负责公司级会议的申请、审批、会务服务及考核工作；3.1.3负责使用公司会议室的部门级会议的审批工作；3.2 各部门负责部门级会议的申请、会务服务及考核工作。4.会议分类4.1公司级会议4.1.1 董事长或总经理主持召开的各类办公例会。4.1.3 公司级接待的各类相关会议。4.2 部门级会议4.2.1 公司各分管领导组织的会议。4.2.3 由部门或子公司组织的跨部门专题会。4.2.4 由部门或子公司组织的其他会议。5.会议召开的原则和纪律要求5.1 会议召开的原则5.1.1 会议要严格贯彻中央转变作风“八项规定”要求，必须根据实际工作需要召开，着眼于协调和解决问题、安排部署工作。5.1.2会议必须有明确的目的、主题、内容、时间、地点、会议主持者和参与者、议程以及议事方式等。5.1.3控制会议规模。减少召开各种大型会议（参会单位和人员众多的会议）。控制参会范围，各类会议只安排与会议内容相关的主管领导和责任人员参加，不安排与会议内容无关或关系不大的其他领导和人员参加会议。缩短会议时间，大型会议，时间控制在半天以内；部门级会议、工作例会，时间控制在3 个小时以内；协调、座谈、征求意见等事务性会议，时间控制在2 个小时以内；一般工作会议，时间控制在1 个小时以内；重大决策、专题分析、专业问题等会议，根据实际需要进行，但也应严格控制会议时间。5.1.4注重会议质量。会前应做好充分准备，做到充分沟通；会中要合理把握发言和讨论时间，控制会议进程，严禁会议超时；会议要提出明确的工作要求和推进计划，会后要按照时间节点跟踪和落实。5.1.5 精简会议布置。会议布置要严格遵循精简高效原则，不摆鲜花，不放植物，不发放礼品或纪念品，不插彩旗，一般不悬挂标语，特殊情况除外。5.2 会议纪律要求5.2.1 会议主持人（或组织方）必须根据情况，提前1020分钟进入会场做好会前准备工作。5.2.2 参会人员必须提前5分钟到达会场签到，会议出席情况以会议签到作为依据。因客观原因需晚到、提前离开或缺席的，至少要在会议召开的前1天向会议指定的请假审批人说明原因，提出申请，并取得同意。5.2.3会议请假(包含晚到、提前离开或缺席)审批流程：分类接受申请审批备注总经办办公会和专题会办公室董事长或总经理其他会议会议召集人会议召集人5.2.4 参会人员进入会场后，必须将通讯工具关闭或调至震动状态；会场摆放座位牌时，必须按座位牌就座；没有摆放座位牌时，必须往前靠中就座，或按会务组织人员指定位置就座。会场内严禁吸烟。5.2.5会议期间，参会人员要集中精力，认真做好笔记，不得翻看与会议无关的资料，不得办理其他工作业务，不得随意在会场内走动，不得交头接耳或大声喧哗；参会人员不得擅自离开会场处理与会议无关的事务，如有特殊情况需离开的，必须向会议主持人请假。5.2.6各类会议必须指派专人做好会议记录，公司办公室组织的公司级会议由公司办公室派人负责记录，公司分管领导和部门召开的会议由组织会议的部门派人负责记录，并将记录妥善保管。会议做出的决议、决定，各责任部门在会议结束后应尽快整理形成会议纪要下发。6.会议召开的程序6.1 会议申请6.1.1 会议申请流程 6.1.1.1 公司级会议申请流程 申请办公室领导审批会议室调配结束6.1.1.2 部门级会议申请流程部门申请办公室领导审批会议室调配结束6.1.2 会议申请要求6.1.2.2 会议申请时，必须明确开会具体日期、开始时间、结束时间、会议场所、会议主持人、出席人员、记录人员、会议议题、准备事项以及其他具体要求。6.2 会议通知6.2.1 会议召开之前，公司办公室通过电话等形式通知参会人员准时参会。6.2.2 会议通知必须提前半天发出（紧急会议除外）。紧急会议时，首先要采用电话或当面通知，电话无法接通的再发送短信，并做好情况记录。6.2.3 会议通知须注明开会具体日期、开始时间、结束时间、会议场所、出席人员、记录人员、会议议题、准备事项等。6.3 会议资料和议事方案准备会议材料和议事方案由会议组织方、相关职能部门或有关公司领导按照会议议题要求作好准备。必要时提前将会议资料发送给参会者阅读。6.4 会场准备6.4.1 在会议室召开的会议：公司级会议，会场准备工作由公司办公室负责；部门级会议和其他会议，会场准备工作由组织方或相关职能部门负责。6.4.2 开会前会务人员负责组织检查会议室的设备、设施，确保处于良好的状态,并做好会议室检查记录。6.5 会务服务6.5.1 会议所需的矿泉水、茶水由公司办公室负责提供。6.5.2 会议申请、会议通知、会议组织、会议服务、会议签到、会后清洁等会务工作，公司级会议由公司办公室负责，部门级会议由组织方或相关职能部门负责。7.会议室管理7.1 公司办公室负责统一管理、调配和维护公司会议室，其他部门如需使用必须按流程申请或办理借用手续。8.会议保密8.1 与会人员（包含主持人、参会人员、会务人员）要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。8.2 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。8.3 故意泄漏、传播会议有关情况的，视情节严重程度、负面影响大小做出相应处罚。9.会议考核9.1 公司级会议考核由公司办公室负责，部门级会议考核由会议组织方负责，考核结果报企管部（或财务部）执行扣罚。9.2 会议无故迟到、早退者，普通员工扣罚50元/人次，部门领导扣罚100元/人次，公司高管扣罚200元/人次；会议无故缺席者，普通员工扣罚100元/人次，部门领导扣罚200元/人次，公司高管扣罚300元/人次。9.3 会议召开期间，参会人员必须关闭通信工具或调为振动，违者扣罚100元/次；禁止在会场接听电话，违者扣罚100元/次。9.4 不按规定办理会议申请审批手续，扣罚会议组织方或相关职能部门200元/次。在申请会议后因故需要取消会议，必须在会议召开前1小时通知公司办公室，如不遵守，扣罚会议组织方或相关职能部门200元/次。9.5 需要进行会场布置的，必须提前将会场布置方案报公司办公室审批，如不遵守，扣罚会议组织部门200元/次。9.6 不按要求做好会议资料准备工作，扣罚会议组织方或相关职能部门200元/次。9.7 会议结束后未及时将会议室整理干净,锁好会议室的门窗、关闭会议室设备，扣罚会议组织方或相关职能部门200元/次。9.8 在使用会议室时乱涂乱画，或损坏会议设备设施，会议组织方或相关职能部门要负责修复或赔偿，并处以500元/次的罚款。9.9 未经批准严禁将会议室设备和