建筑工程合同管理流程

1 / 11 建筑工程合同管理流程 合同管理流程 编制 审核 批准 日期 日期 日期 修订记录 1 流程图示 2 流程目的 健全公司合同管理规范，规范公司合同管理程序，控制公司经营风险，提高合同审批效率。 3 适用范围 适用于公司项目开发涉及的经济技术合同的管理工作。 4 流程责任人 经营部负责人。 5 术语和定义 合同经办部门：是合同起草、报审 、签订的主责部门。 1） 工程类合同 工程部 /经营部 2） 设计类合同 总工室 /经营部 3） 营销类合同 经营部 4） 商业类合同 经营部 合同执行部门：是合同具体实施的执行部门，通常与合同经办部门相同，工程战略采购类合同除 外。 2 / 11 6 工作程序 合同标准文本的编制 1） 根据合约规划，经营部负责编制各类合同标准模板，经营部组织各经办部门核实职责范围内的合 同标准文本。合同经办部门拟制完成后填写宣城市大唐万安置业有限公司合 同评审会签表，交审计部、法务部和财务部会签，分管副总审核，执行董事审批，总经理审批。 2） 经办部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的合同标准文本由相应部 门分管副总裁审批。 3） 批准后的合同标准文本由经营部保留正本并公布使用。 4） 根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，应持续及时修改合同标准文本，合同 标准文本修改同编制程序。 合同拟定及签署 1） 合同拟定及洽谈 a) 同除即时结清者外，应 当采用书面形式。 b) 合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。合同经办部门拟定合同文本， 已制订并实施合同标准文本的，应采用标准文本。采用合同标准文本的，经双方协商，可对标准条款进行修改，3 / 11 也可增加补充条款。 c) 政府有关部门有强制性规定，可采用政府有关部门要求的合同文本。 d) 公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务，应参照以往相类似的合同标准文本或合同示范 文本另行拟定合同。 e) 合同所有条款都必须具体、明确、完整，用词 准确，责任清晰，不能含糊不清、模棱两可。手 写部分字体要工整、认真，不得随意涂改。 f) 当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后，合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需求、产品 /服务质量、价格等背景资料进行了解和调查。对方委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核。 g) 重大的或涉外的合同谈判，应由法务人员和经济、技术等专业人员参加。重大 合同是指： 法律关系复杂的合同，或其签订和履行将对公司的生产经营活动产生重要影响的合同；或公司对外签订的标的额在 500 万元以上的合同。 h) 合同经办部门在合同洽谈前，需就以下谈判准备事项进行安排： 确定谈判的目标； 确定必要时可作出的让4 / 11 步； 确定我方及对方的实际需求和强制条件； 准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序； 确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。 2） 合同审批 a) 与合作方洽谈一致后，合同经办部门按照合同会签表 的要求，将草拟好的合同分别报相关 部门审核，各审核人应在各自的职权范围内对合同提出书面，经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门根据最终的合同文本在合同会签表上签署意见； b) 审核部门可根据需要，要求合同经办部门提供与合同有关的补充证明材料，承办人应予以配合。 如审核部门对合同主要内容提出修改意见，合同经办部门需重新组织与供方的洽商，必要时各意见提出部门均应参加洽商，双方取得一致后再对合同文本进行修改。 c) 非商业类合同审核审批程序为： 符号说明： 1234?表示流程起点及审核顺序，表示参与、会签，表示最终审批 e) 审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为 未对合同审核。 f) 5 / 11 合同对方履约能力或资信状况有瑕疵的，原则上不应与其订立合同，必须订立同时，应要求其提供有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人进行必要的审查。 3） 合同签署 a) 公司对外合同应由授权代表签署。授权代表在签订合同前 ，应到人力行政部法务人员处办理书 面授权委托书，授权委托书必须明确委托范围、权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。 b) 公司各部门不得以自己的名义对外签订合同，如因业务需要，必须以部门名义对外签订合同时， 应由授权代表授权。 1. 目标 规范集团合同管理；提高合同管理工作的工作质量、效率及实际操作性。 2. 适用范围 本流程适用于集团房地产开发项目合同管理工作。 3. 术语和定义 4. 部门职责和涉及 岗位 流程所有者：招标采购部 涉及部门及岗位：招标采购部、规划设计部、营销策划部、项目部 /项目公司工程部、发 展部、成本控制部、审计监察部、总裁办、决策层。 相关部门： 6 / 11 招标采购部 ：拟订合同，并参与合同评审；参与与相关单位签订合同；参与合同交底 工作；监督合同履行；参与合同履行工作交流会；参与定期对供应商进行评定。 规划设计部：组织合同履行；定期组织召开合同履行工作交流会；组织编制合同履行情 况汇总表；定期对供应商进行评定，更新完善信息库。 营销策划部：组织合同履行；定期组织召开合同履行工作交流会；组织编制合同履行情 况汇总表；定期对供应商进行评定，更新完善信息库。 项目部 /项目公司工程部：组织合同履行；定期组织召开合同履行工作交流会；组织编 制合同履行情况汇总表；定期对供应商进行评定，更新完善信息库。 发展部：组织合同履行；定期组织召开合同履行工作交流会；组织编制合同履行情况汇 总表；定期对供应商进行评定，更新完善 信息库。 成本控制部：组织合同履行；定期组织召开合同履行工作交流会；组织编制合同履行情 况汇总表；定期对供应商进行评定，更新完善信息7 / 11 库。监督各类合同履行情况。 审计监察部：参与合同履行监督。 总裁办：招标文件、合同等资料文件存档管理。 决策层：合同的审批。 5. 工作程序 *施工有限公司 合同管理流程图 *建筑施工有限公司 合同管理控制程序 1、目的 为了规范工程合同在草拟、谈判、会签、编 号、用印及归档管理的程序，理顺工作流程，提高工作效率，加强工程合同的审查、监督与控制管理，减少和杜绝合同履行中风险及其它各类问题的发生，特制定本程序。 2、适用范围 公司工程范围内所有招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同；工程勘察、设计合同；材料、设备采购合同及属于工程管理范围的各种经济协议等。 3、职责 合约商务部为合同管理的主管部门，负责各类施工合同的草拟，组织评审会签，参与合同的谈判及 签署，并跟踪其实施执行情况。负责建立公司合同总台帐以及合同履行期间合同文件的正本保管、为各部门和机构合同实施管理提8 / 11 供支持服务。 物资采购部负责建立合格供应商采购平台，负责组织授权范围内 A、 B 类物资的采购招标、合同谈判、组织评审会签、合同签署、交底及实施、传递；负责全公司物资采购合同文件的管理并建立合同台帐。 项目管理部负责建立合格分包商信息平台，组织授权范围内的分包合同招标；负责全公司分包合同文件的管理并建立合同台帐。各项目部在项目管理部的统一管理下具体负责施工合同履行，办理工程延期 、停工、复工签证工作；负责对分包方的管理。 4、合同全面管理控制细则 01 合同风险预控 合同风险预控首先审核合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性； 合同文件以招标文件为基础形成，因此要认真编制好招标文件，客观分析项目的基础条件，明确识别、划分出可能预见到事件的责任范围和处理方法，以减少合同执行过程中的纠纷。 对合同单位进行资信复查，重点核实该单位施工任务饱和程度及财务状况，防止对其履约能力和商业信誉给予过高评价的风险，避免出现履约期间必 须依靠业主合同约定外的资金支持才能维持合同的情况。要控制这类风险，主要是提高合同调查人员的专业素质和责任心，在充分收集9 / 11 相关证据的基础上做出恰当的判断。 预算部门特别注意对报价文件的综合评审，科学合理地分析中标价 格，强调坚持“合理低价中标”的原则，防止出现恶意低价中标，履约过程中运用不正常手段追加价款行为。 合同谈判过程中存在忽略了重大问题或在重大问题上做出不当让步的风险以及本企业谈判策略泄密的风险。因此一方面要组建素质结构合理的谈判团队，包括技术、财会、审计 、法律等方面的人员参与谈判，充分发挥团队的智慧，研究确定下一步谈判的策略 , 另一方面在整个过程中强调并做好保密工作。 合理转移或分散风险，利用履约保函、滞留金等经济手段，约束承包商在履行合同过程中的行为。合理分解发包项目，将一个标的金额大的合同拆分成多个标的金额较小的合同，不同单位签订合同，将风险分散在不同的空间，以减少企业遭受合同风险损失的程度。 02 合同会签审核流程 参与合同会签评审的部门及评审重点： 项目管理部：负责确认签约单位是否有履行合 同的能力；工期是否符合科学规律及项目要求；劳动力、机械配置及物料供应是否满足项目要求；技术标准及质量安全管理目标等是否满足公司及项目要求；物资设备供应合同负责10 / 11 审核供应的数量、质量技术标准、供货时间周期等是否满足项目要求；违约责任是否有相应的处罚措施等。 合约商务部：负责确认承包范围、承包方式、合同价款、结算方法、结算标准、变更确认及支付的约定是否符合公司要求。 物资设备部：负责审核货物供应签约单位是否有履行合同的能力，产品质量、技术标准、供应周期、售前售后维保服务等是否符合公 司规定并满足项目要求。 法务人员：负责审核合同条款是否符合法律、法规，内容是否清楚合理，是否存在不明确或不利于我方的法律责任，是否存在法律方面的被索赔的风险等。 财务岗位负责审核：涉及财务支付和财务管理的各项条款与公司相关规定的符合性。 公司领导负责全面审核并督促、监督合同评审全过程。 根据设定好的会签流程在内部网络上进行会签单的传递，所有过程“全透明”传递，可随时跟踪其会签状态。会签