高效会议如何开.doc

_高效会议如何开第一部分：什么情况需要开会？通常以下几种情况下有必要召集开会 1、解决问题 当主管面临问题时他希望通过开会来集思广益以取得解决问题的更好的效果此时最好是能邀请部属开会。邀请部属共商问题、解决方案不但可让部属感受到尊重而且也能表现出对协商解决的热情。 2、收集信息 召集能够提供信息的人开会是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者用书面的方式将信息传递给你也可以当面向他们收集信息。如果有必要让其他的人了解这种信息你也可将它复印然后分发出去。 3、提供信息 开会是为提供信息的一种明智的举措。在会议中主席不但能当面澄清与会者的疑问而且可借助视听器材以增进与会者对信息的了解提升与会者的工作热情和积极性。 4、协调矛盾 许多部门会议的主要目的是为了检查监督员工对工作任务的执行情况了解工作进度同时借助会议来协调解决上下级或者员工之间的矛盾。 5、激励士气 年初或者年底的总结会或者年会常具有这一目的这类会议是总结收获、奖励员工使公司上下团结一心朝着一个方向公共努力。 6、宣传政策当主管准备将既定的政策传达给部属的时候他可以采取三种途径：第一、书面宣传第二、面对面个别宣传第三、开会宣传。开会是汲取书面宣传和面对面宣传两种方式的双重优点既是保证了政策的详尽又保证了有效地沟通和相关问题的解决。 7、作为一种日常的管理工具。定期召开例会比如每周例会、每月例会、每季例会等让下属汇报自己的工作情况可以使管理者及时掌握下属的工作进展、存在的问题以及困难从而给他们提供相应的支持和帮助。 8、突发情况及其他。第二部分：召开高效会议的步骤 本工具主要针对企业日常会议召开步骤如下 第一步：会议准备 会议组织者需要在会议之前做好会议相关准备根据会议议题需要对各项准备工作进行分工将任务明确给个人。以下是会议准备工作的任务分配样表。每个人须根据安排在规定时间内按质按量完成各项任务。会议准备工作任务分配表序号准备工作负责人应完成时间实际完成时间1制定会议议程小王2009.10.152发出会议通知小张2009.10.203准备会议资料小李2009.10.224充分的会议准备是召开高效会议的基础只有做好了充分的准备才能在会场上就所需的资料背景、需要解决的问题、可能出现的异议等做到有的放矢、游刃有余。会议准备是快速有效地解决会议议题、实现会议目标的关键它包括设定会议目标、制定会议方案、发出会议通知、准备会议资料。具体内容如下：一、会议目标的设定 会议目标就是召开会议的目的例如安排下月销售任务、招聘一个财务主管等等这都是开会的主要目的。会议目标必须要明确、具体不可似是而非、模棱两可其要求如下： 1、会议目标必须书面列明 许多会议组织者在规划会议的时候都以为没有必要将目标写出来其实这是不太好的。用书面方式写下会议目标有三个好处第一、有助于目标的内涵澄清第二、书面目标较不容易被遗忘第三、当目标较多时以书面方式写下容易调和它们之间的潜在矛盾。 2、会议目标必须明确“应实现什么目的” 会议目标要明确这次会议“应实现什么”而不是在会上“应做什么”。例如当会议目标被定为“向员工宣传新的告假程序”时主持人只是照本宣科地读一遍程序说明而草草了事这样的会议只流于形式起不到作用。但若会议目标被定为“让员工了解新的告假程序”则主持人将不能不关心员工对新的告假程序是否已真正了解。 3、会议目标必须具体而且可以衡量 含糊笼统的目标很难作为行动的指南。例如某主管因为感到某产品不良率过高而决定开会研讨降低产品不良率方案。如果他将会议目标定为“探讨如何降低产品的不良率”则该目标肯定很难为参会者提供指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果，但若他将会议目标改定为“探讨如何在十月底之前将产品不良率由目前的5降低至3”，则上述缺点将不复存在。 二、制定会议方案 会议方案主要包括会议议题及讨论顺序、确定会议发言人和参会人员、提出会议的时间和地点。 1、会议议题及讨论顺序 会议议题也就是会议商讨研究的主要内容。一次会议的议题可能不只有一个但是一定要分清轻重缓急首先解决主要的问题次要的问题放在后面。例如一次会议有三个议题一是本月客户投诉数明显增大有客服人员与客户争吵事件发生该如何解决这个问题使投诉数减少到上月水平二是安排本月的培训三是关于小王的晋升讨论。很明显第一个问题是重中之重是会议首先应该解决的问题其他两个议题的重要性次之应该放在后面讨论。 2、确定会议发言人 会议发言人是根据会议目标来确定的。会议发言人的确定、发言内容和发言顺序都要根据会议议题的内容和重要程度来确定。 （1）会议发言人 会议发言人可以是对会议议题提供重要信息的人他能帮助与会者提高认识、获得知识例如培训会上的讲师的发言就是提供信息和知识的。会议发言人可以是为解决问题建言献策和提供解决方法的人他们的发言能提供好的解决方案或者为解决方案提供思路或者能激发出与会人员的对解决问题的思路。 （2）会议发言内容与顺序 会议发言内容是由会议议题决定的会议发言内容不能抛开议题而谈那些与议题无关的内容。会议发言顺序也是按照会议内容以及议题的重要程度来确定的。 3、确定参会人员 参会人员必须是与会议议题相关的，人员无关人员不应该参加，尤其是对于一些关系商业秘密的会议。 与会者人数不宜太多，因为：第一，会议的成本非常昂贵，没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。第二，与会者人数较多时，沟通将趋于困难。一般限制在 57人为宜这时与会者普遍拥有较多的参与机会。若与会人数多如多至20人以上可以视实际需要而采取分组讨论方式处理各种议案。 4提出会议的时间地点 （1）会议时间 会议召开时间需要在与会人员沟通后才能确定尤其是对于重要的参与者如重要的发言人、嘉宾等。另外还要尽量避开一些企业常规的活动日期和节假日以及其他重要的活动的日期。会议地点安排以方便为原则如需预约应提前预约不能出现两个会议在同一时间使用同一个会议室的冲突。会议持续时间不宜过长以一个小时为宜。若是会议议题较多会议时间将延长但最好不要超过两个小时。时间超过一个半小时的会议中间要选择一定时间休息。 （2）会议场地 会议场地选择应注意以下几个方面场地空闲不能有使用冲突场地足够大能容纳开会人员场地设备可用而且充足场地外界环境安静或者能免于外界打搅。 三、发出会议通知 1、会议通知形式 会议通知一般有书面通知、电话通知、邮件通知、当面通知和宣传栏张贴通知几种方式。对于不同的会议采取的通知形式不同。 （1）邮件通知 邮件通知是最为方便的一种方式这种方式可以一次性地通知到所有的与会者能节约大量的时间和精力但是不能保证所有与会者都能在第一时间看到通知。 （2）电话通知 电话通知也是很方便的一种通知方式这种方式能逐一确认与会者能否参加会议但是它只适用于人数较少的会议。 （3）短信通知 这种方式同邮件通知一样可以一次性地通知到所有的与会者能节约大量的时间和精力但是其缺点在于不能保证每一位与会者收到通知对于重要的会议还需要逐一确认。 （4）宣传栏张贴通知 宣传栏张贴通知也是一种可以一次性地通知到所有的与会者的方式但是这种只适用于一些规模很大但是重要性一般的会议例如通知参加某些活动会。 （5）当面通知 当面通知是一种快捷的通知方式并通过一定的沟通能让与会者提前获取会议的信息。当面通知也只能适应于规模较小、人数较少的会议有时当面通知不能保证与会者完全记清会议通知信息。 （6）书面通知 书面通知是一种正式通知它要求与会者对通知签收。若当事人不在请别人代通知要求代通知人也要签字事后通知人要追踪落实。书面通知适应于重要的会议。 （7）邀请函 邀请函也是一种会议通知形式邀请函是邀请嘉宾或其他重要的领导参加会议的一种通知形式。 2、会议通知内容 会议通知内容必须包括开会的具体时间、地点另外还包括会议议题及议程安排和所需其他准备如会议所需材料等。 一般情况下发放会议通知时一定注意要得到与会者的一一确认，确认与会者收到准确的会议通知并视情况拿到回执。另外对于一些重要的会议和重要的与会者会议组织者应提前一天再次提醒确保会议的顺利召开。温馨提示会议的书面通知式样请见工具箱附件1：会议通知。 四、准备会议资料 会议资料的准备是否得当也影响到会议的质量。由于会议任务的不同所需的材料也不尽相同。 （1）对于决策性会议，需要准备大量的统计分析材料，而且材料要求还要准确不能存在错误。例如，拟定下一年销售计划，需要准备包括市场分析、竞争对手分析以及各种企业报表等大量的统计分析资料；（2）对于解决问题类会议，会前需要对准备提交的会议决议的问题梗概、症结、处理意见以及对处理意见的证论等形成书面文字材料。 注意：会议资料要正确详实不能存在错误所以就要求在开会前认真地核对检查。另外材料应于会前提早发放，尤其是对那些需要依据资料做出某些决策的会议，应该在会前提前10-15分钟发放，或者在发送会议通知时一并附上。 五、准备工作核查 在上述四个方面完成后需要对完成的工作进行核查发现是否存在疏漏、是否存在其他问题。 温馨提示会议准备工作核查表请见工具箱附件2：会议准备工作核查表。 第二步会议开始 一、如何主持会议 会议主持是全面掌控会议、确保会议按照会议议程进行、保证会议目标实现的关键，所以会议主持人对于会议的顺利开展是极为重要的。主持会议的基本程序为宣布会议开始、介绍会议议题、掌控会议进程、总结会议、宣布会议结束。 1、宣布会议开始 按时宣布会议开始，即便有几个与会者还没有到会，也要按时开始。当迟到的人到达会场时，可能会落掉一些重要的内容，但是也不要返回，否则会影响整个会议的进程。 2、介绍会议议题 在介绍完出席会议的重要领导和嘉宾后，介绍会议所要讨论的问题、讨论顺序和预期要实现的目标。这个介绍可以使与会者对会议的议程安排、会议的目的以及所要达到的目标有一个清晰地认识，然后再根据实际情况做出必要的调整。 3、掌控会议进程 在会议过程中主持人的主要作用是掌控会议的进程。在会议中可能会遇到发言人的发言偏离主题、与会者不能完全理解发言人的发言、两方或多方无意义的争辩、会议陷入僵局等情况主持人应该及时制止、引导、解释、补充等使会议能够顺利进行下去。有关“主持人的职责与主持注意事项”请见后文。 4、总结会议 在每一个会议议题结束并达成一致后由主持人对其进行总结形成正式的书面意见或解决方案并备案。 5、宣布会议结束 在所有会议议题结束后，主持人对整个会议进行总结，包括会议的整个过程是否顺利、取得的成果是否满意、存在的个别问题及后续安排等，最后感谢领导和嘉宾并宣布会议结束。 二、主持人的职责与主持注意事项 主持人作为会议的实际调控者，在会议中具有重要的作用，其具体职责和注意的问题如下： 1、营造和谐气氛主持人要营造出和谐的会场气氛，保证会议在和谐的气氛下取得预期的效果，尤其是在解决问题和协调矛盾的会议上，营造和谐气氛更为重要。 2、正确总结讨论的内容 对讨论的内容形成一个整体的、正确的认识，并用合理的语言做出正确的总结。 3、引导发言 在发言人发言过程中可能会出现偏离主题或者描述的问题与会者不能理解，主持人在此时应该及时提醒发言者回归主题或者引导发言者，解释令与会者困惑的发言。 4、控制会场秩序 在会场上可能会出现双方或者多方争辩的场景，有时这些争辩可能是没有意义的或者偏离会议主题的，主持人应该及时制止与议题无关的争辩和讨论，使会议在既定的议题范围内进行。 5、解释和补充 一些与会者可能对某个发言者的发言存在不理解的地方，主持人除可以引导发言者解释外，主持人也可以进行解释和补充，帮助与会人员理解。 6、会议主持的语言要求 主持的语言要突出中心、紧扣议题，用词要准确、严谨、简明扼要语言要通俗易懂，不能讲一些枯燥晦涩的言语，声音洪亮，语调正确，表情举止适当，必要时采用一些幽默的语言来活跃气氛。 7、提醒与征求意见 提醒发言人注意掌握发言时间，必要时要求发言人结束发言。并每隔一段时间提醒与会者剩余多长时间、还有多少个议题没有讨论。如果时间不够可以优先或者推迟某个议题的讨论。 如果需要延长会议时间应先征得大家的同意，或者另行安排一次会议来处理剩余的那些没有解决的问题。 第三步会议记录 会议记录是对会议的过程进行的全面记录或是有选择地对会议的重要部分进行记录并整理必要时将整理的结果作为会议决议分发给所有与会者并备案。 一、 会议记录方式 会议记录方式包括录像、录音、笔录三种方式。 1、录像 录像是一种最能保证客观公正地记录会议全程的一种方式能将声音、画面等都记录下来但是录像的成本较高适用于重大的有影响的会议。另外可以使用一些简单的录像设备如DV、数码相机等这些设备成本低使用方便。 2、录音 录音能还好地记录会议的语言资料成本不高也极为方便。适用于所有会议。 3、笔录 笔录是最为普通的一种会议记录方式，这种记录方式是通过记录人的思维将有价值的信息记录下来。其优点是记录信息主次分明容易整理，其缺点是可能存在信息记录不全面、信息遗漏等。二、会议记录整理 会议记录整理是对会议的全面总结整理的方法包括以下几种 方式具体方式优缺点方式1多人记录集体核对分头整理准确率高花费时间长方式2多人记录集体核对一起整理准确高花费时间也较长方式3多人记录分头核对分头整理速度快但是容易遗漏最好一人统稿方式4一人记录一人核对、整理简单快捷遇有不清楚的问题可直接跟发言人核对整理后的记录需要发放给相关人员并备案。 第四步：会议结束与跟进 一、会议结束 在会议按照会议方案完成所有议题讨论并取得相应的成果后，主持人宣布会议结束。 会议在收尾阶段需要做的工作如下： （1）简单重申或总结一下大家在会上所达成的一致意见； （2）明确接下来的任务，比如具体实施哪些方案，每个行动方案由谁来负责，有什么样的沟通计划、相关时间安排等等 ；（3）如有必要告知下次会议的时间；（4）最后对与会者的参加表示感谢。二、会议跟进 会议跟进是对会议制定的问题解决方案或者其他方案的执行情况进行跟踪检查，去发现在执行过程中是否存在问题，是否满足进度要求，是否达到计划要求等等。在会议跟进过程中重要的是做好沟通工作。 另外，需要听取与会者对本次会议的反应，根据反应的问题进行总结，改正存在的问题，下次组织会议时避免再次出现。 1、参会者的会后跟进 参会者的会后跟进包括两个方面，一是会后的回顾，它能帮助自己反思并澄清一些事情，从会议中得到更多的收获，这是一种良好的习惯。具体包括： （1）分析会议的过程、不同参会者对同一问题的不同态度和表现； （2）仔细阅读会议记录，尤其是对与自己工作相关的信息做标记。 其二是根据会议任务安排，考虑会议上分派给自己的任务的完成方案，做出详细的任务完成计划。这是极为重要的部分，会议的成功与否不仅在于会议的顺利进行，更在于会后对会议上制定的任务能按时、按要求完成。分配到任务的与会者在实现任务目标过程中保持与上级主管的沟通，遇上问题及时反馈，保证任务的顺利完成。 所以，与会者在会后要做的事包括：（1）会议总结和会议问题反馈填写会议评价表； （2）制定任务完成计划按会议要求实施任务计划； （3）任务问题反馈。 温馨提示会议评价表请见工具箱附件5会议评价表。 2、会议组织者的会后跟进 会议组织者在会后要积极倾听参会者对会议的反应，总结经验教训，在今后的工作中做的更好。另外，更重要的是对会议任务安排进行跟踪检查，保证任务按计划顺利实施，并对任务完成人反馈的问题提供所需资源。会后跟进具体包括： （1）听取大家对会议的评价； （2）针对问题采取改进措施； （3）如有缺席人员询问缺席的原因如有需要讨论有关项目；（4）跟进会议制定的计划检查监督实施情况做好沟通工作。 温馨提示会议任务跟进检查表请见工具箱附件6任务跟进检查表。第三部分常见问题及解决方法 富有成效的会议不仅仅是为了开会，而是为了解决实际问题。以下是一些会议常见的问题及其解决方法。 问题1会议目的不明确 会议组织者没有把会议的目的清楚、准确地告知与会者，使与会者带着困惑参加会议，这样大大影响了会议的效率。 解决方法：要把会议的目的、希望会议所能达到的效果和参加会议人员需要带的资料写入会议通知表，然后把通知表分发给参加会议的每一个人。 弄清开会的确切目的可以与会者知道这次会议要做什么、能给他带来什么、解决什么问题。所以，无论什么时候开会，请务必突出会议日程的安排和会议的目的。 2、会议日程表含糊不清、错误，甚至没有 会议组织者在会议日程安排上不明确，或者安排错误，甚至在开会前没有做好会议日程，安排而是想在会议上即兴安排，这些做法的结果都是大大放慢了会议进程，严重影响了会议的效率。 解决方法：制订详细的会议日程表将让您很快地达到会议的目的，而且将助您获得预期的效果。开会当中您可以不时抽出一些时间来检查日程表上的每一项，努力在事先规定的时间内把会议讨论推向高潮，并及时结束会议。如果您觉得还有一些问题不得不需要延长讨论时，那么请设定一个讨论的时间限制，尽量使讨论的内容紧扣中心议题。 有时，与会者自己有个人的工作日程表，那么最好在合适的时间，逐一确定，这样可以更加合理地安排开会时间。如果会议进行当中出现一个新的问题，请立即把它加入“有待解决的事情”列表中，等会议结束后再选一个合适的时间和地点，请与会有关成员对它进行讨论。 3、会上发放会议材料，拖延会议进程 在会议正式开始后才将资料发放到与会者手上，与会者要花费会议时间去了解相关资料，这样的结果就是拖延会议进程，可能造成会议时间延长。解决方法：保证所有的文件或材料在会议开始前提前送到与会者手里，保证他们可以有足够的时间思考和消化这些材料。不要在会议开始后才将材料发放到与会人员手中，他们在会上第一次拿到开会的材料，不知道会议的主题，会议开始后才开始阅读，这样将会浪费许多宝贵的开会时间。 4、不准时开会 到会议开始时间时，因其他事件影响没有宣布会议开始，如有与会者迟到等，延时开始将影响到会人员的情绪，造成会议效率降低。 解决方法：在会议预定开始的时间宣布开会。不要等候那些迟到者，除非有非常重要的消息要向他们宣布。不要为了那些开会拖拉者而再次重复会议的内容，这只会让他们觉得他们的不礼貌行为是有理的。 5、会议拖延 有时会议进程控制不好，或者主持人对会议进程预判错误，造成延迟会议结束时间，其结果是影响与会者情绪。 解决方法：准时结束会议，如果需要延长会议，请另外安排当天或当周的其他时间，与会者则无须重新安排他们正进行的计划。如果以这种方式去做，下次开会时，既不会忘了日程也不会迟到。6、会议地点选择不当 有时开会地点选择不当，例如周围施工噪声很大，或者会议室隔音效果不好等，这些都将影响会议的效率。 解决方法：选择一个适宜的开会地点，提前做一个订房计划，选择一个不受外界打扰的会议室，那么，您和您的同事将会有一个高效率的富有成果的会议。开会当中，请全体与会成员关掉手机，避免受外界的影响。 7、会场气氛沉闷 在会场上，与会者对于发言人提出的问题没有任何反应，或者发言不积极，或者表现出对会议内容的无动于衷。 解决方法：发言人注意考虑会场气氛的调节，营造一种生动活跃、引起听众兴趣、提高人们注意力的小高潮、小插曲。例如： （1）发言时，重要的内容重复一下，或者停顿一下，提醒大家注意听； （2）发言人在讲话过程中，可以自己设问自己答，也可以设问让听众答，或者与领导问答，这也可以调节会场气氛。 8、不准时出席会议 一些领导，或者会议邀请的嘉宾，在事先没有告知会议组织者的情况下，没有准时出席会议。这种情况将影响会议进程，尤其是那些对会议议题很重要的人 没有准时出席时。 解决方法：会议组织者要在会议正式开始前10 分钟再电话确认一下邀请人是否能按时到达。确实不能按时达到时，组织者要向与会人员说明情况，并按时开会，将相关议题后延，等被邀请人到来后再进行。 9. 会议中意外和冲突的应对即使再精心和全面地准备也不能避免会场上意外和冲突的发生，对于意外和冲突的发生有如下应对方法:序号意外或冲突的具体现象应对方法1有攻击别人的倾向，总是给予消 极的、否定的意见主持人要重申会议中无论什么意见都可以 提，但是正面的建议会更受欢迎，可以采取 非语言性方式打断对方2私下谈话，影响会议气氛 主持人或者发言者停止说话或者示意发言者暂停，使会议突然静下来，私下谈话的人就会警觉，从而停下来3发言人讲了很久了还没进入主题，或者偏离主题很远主持人善意地提醒议题要求和时间限制4与会者就某些问题争论不休，使会议停滞不前或陷入混乱状态主持人可以说：“今天我们讨论的是xxxx，我 们可以重新回到这个主题上来吗”5发言人的讲话经常被打断主持人需要对发言人说：“小王，不着急，慢 慢讲”，然后对插话者说：“请你让小王把话 说完”。6某个与会者霸占了所有的讨论时间对他提出的意见表示感谢，并点名让其他人发言7与会者陷入沉默，没人就某个问题发言看一看到底发生了什么，大家在想什么，也 可以直接问：“大家为什么不说话？有谁愿意 告诉我原因？”或者问问大家是不是发言者 或者自己落掉了什么关键问题。如果大家确 实累了可以稍稍休息一下。第四部分：会议管理制度 一、会议管理制度 会议管理制度主要是对会议准备、会场管理、业务会议的流程、会后管理、 参会人员要求以及相关惩罚的规定等。以下是某企业的会议管理制度，您可在此 基础上进行修改，形成适合自己企业的会议管理制度。会议管理制度（范本）第一章 总则第一条 为了规范公司会议管理、提高会议质量、降低会议成本，特制订本制度。 第二条 本制度适用于公司会议的召开，各子（分）公司、营销系统参照执行。 第二章 会议分类第三条 根据涉及范围的不同，会议可分为公司级会议、部门级会议、科室级会议和 车间、班组（小组）会议等。 第四条 根据会前计划与否，会议可分为例会（日例会、周例会、月例会）、讨论会、 专项工作会议等。 第三章 会议准备第五条 通知工作： （一） 晨会、午餐会等日例会按例行模式召开，各部门按要求参加； （二） 非例会由会议组织部门通过电子邮件、电话等形式进行通知；其中提前通知时 间在一天以内的会议必须由会议组织部门电话或当面通知参会人员本人，以确保参会人员按 时参加会议； （三） 若召开非例会或会议不能按计划召开，应及时通知各相关部门和人员； （四） 需审批的专项工作会议经过分管总裁审核通过后方可进