商务信函BUSINESS LETTER.ppt

BUSINESSLETTER,什么是商务书信?,英文商务书信是一种常用的商业联系媒介,它是一种通过书面完成的人际交往。商务书信写信人总是在推销什么,包括一种产品,服务,观念,甚至是公司形象等。如果你想写好商务书信，首先必须记住，你是在同你的读者进行交谈。这种交谈成功与否，关键在于你书信的表达方式和内容。,书信写得好，就可能为你赢得业务，促进和发展与客户的关系，消除误会，缩小分歧。相反，就可能招致新的矛盾，失去客户，达不到书信的目的，同时说明你不具备处理日常事务的能力。,信封格式,寄信人地址,收信人地址,STAMP,SAMPLE,HubeiEducationInstituteNo.1LiufangStreet,Wuchang,Wuhan,430071,China,To:JohnSmith5thAvenue,ManhattonNewYork,23575U.S.A,Stamp,商务书信的结构,商务书信的构成可分为两个部分：必需部分和增加部分。必需部分指一般情况下不可缺少的部分。如信头、日期、封内收信人地址、称呼、正文、客套结束语、签名。增加部分指根据对象、内容的实际需要而增加的部分，如附笔、附件、副本注明、信件编号等。,信头letterhead,一般由公司直接打印在信纸上方,包括公司名称、地址、联系方式，便于收信人一看即知道信件来自哪里，也便于回信。如果没有打印的信头，则要写发信人地址，一般在右上角。,地址的名称按由小到大的顺序排列。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。,No.1LiufangStreetWuchangWuhan430071PeoplesRepublicofChina999ParkAvenueRockfordIL61125USA,写信日期dateline,年份应完全写出，不能简写。月份要用英文名称，不要用数字代替。月份名称多用公认的缩写式。但May,June,July,因为较短，不可缩写。写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序数词lst,2nd,3rd,4th,5th,28th,29th,30th,31lst等。但最好用基数词，简单明了。日期可有下列几种写法：Oct.20,2004Sept.16th,200410May20043rdJune2004,收信人及地址insideaddress,信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行。前面加收信人及公司名称MrJamesGreenMarketingDirectorGreenIndustriesInc.999ParkAvenueRockfordIL61125USA,称呼Salutation,对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。,知道对方姓名的，一般用Mr.,Mrs.或MissDearMr.JimWhite知道对方头衔或职位的，可用对方头衔称呼对方ProfessorJimWhitePresidentBush不知道对方姓名身份的，一般用DearSir,DearMadam,DearSirs,DearMesdames,DearSir/Madam,主题subject,商务信件有时正文前还会有主题行，便于收信人快捷了解信件的主题，下划线或大写。Deliveryofyourorder#2235,正文body,正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。每段只说一件事。熟记常用开头结尾句。ThankyouforyourletterdatedDec.22,2011.IamwritingtotellyouthatWelookforwardtoyourreply.Plsletusknowifyouwantmoreinformation.,结束语complimentaryclose,结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，根据信件格式可从从信纸的中间或偏右的地方开始写，也可以靠左写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定。,一般商业往来Yourssincerely,Yoursfaithfully,Sincerelyyours,Trulyyours,Yoursrespectfully,写给熟人或朋友的信可用Yours,Yoursever,Yoursaffectionately,Withlove,签名signature,有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔。,其他,附件（Enclosure）信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.，例如：Enc:ResumeEncls:GradeCertificate再启/附笔（Postscript,缩写为P.S.）再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。P.S.:IwillbeinRomenextweek.,常见商务书信的几种形式,缩行式（indentedstyle)即将封内地址和其他需分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母。正文各段落的起始缩入四到五个字母，即一个Tab的长度。日期写在信纸的右上方，结尾客套语和签名置于中间右下方。,DateInsideAddress_Salutation,_._.Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.,平头式（Blockstyle)即除信头、日期、客套结束语和签名部分外，其他部分每行开头都与左边对齐。排列整洁，便于打字，但段落可能不够清晰。,DateInsideAddress_Salutation,_._.Bestregards.Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.,半平头式(Semi-blockStyle)是平头式和缩行式的混合。封内地址、称呼与左对齐，正文段落开头缩入2-5个字母。,DateInsideAddress_Salutation,_._.Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.,完全平头式（CompleteBlockStyle)信页中的各个部分内容全部与左边对齐，从上到下成一直线。段落间采用双行排列。整洁，打字快。这种从繁到简的格式在“时间就是金钱”的西方受到越来越多的人的欢迎。,DateInsideAddress_Salutation,_._.Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.,各种格式没有最好和最坏，每一种格式都有爱好者，写信人可根据自己的爱好选择使用。只要整体布局匀称、合理，都能达到美观大方的效果。,YourAddressDateInsideAddress_Salutation,_._.Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.,DateInsideAddress_Salutation,_._.Yourssincerely,TomSmithSalesmanager.,商务书信原则,简洁语言简练，言简意赅(Concise)明晰主题突出，层次清楚(Clear)具体用词确切，避免笼统(Concrete)礼貌诚恳礼貌，互相尊重(Courtesy)正确语法拼写，语言修养诚意实事求是，坦诚相待体谅设身处地，考虑周到个性构想新颖，追求效果完整内容完整，条理分明优美形式内容，富有美感,September23,2004ThemanagerNationalBankLtd.112MainStreetJohnson,MA47325DearSir/madam,Iamwritingtoconfirmourtelegramofthismorningtoaskyoutostoppaymentofcheckno.67893forthesumof$543,drawnpayabletotheSt.AnnaElectricalCo.,Ltd.Pleaseconfirmreceiptofthisauthoritytostopthepayment.Sincerelyyours,JackArmstrongPresidentofFTCCompany,练习1,YourbosscalledyouabouthispointsonofficemovewithFlashMoveInternational(address:CarterHouse,Ladeway,CambridgeCB191EE.Contact:Mrs.Morton)Yournotesasbelow:Cost-noproblemDate-checkifchangetoOctisokCostofpacking-includefragileequipment?Insurance-whatdoesthiscover?Visit-datetheysuggestednotconvenientre-arrange.,Writealetterof100-120wordsdealingwiththepointsofyourboss.Useinformationofyournotes.,练习2,Yourclientwroteyoutotellyoutheydidnotreceivethevideomachinestheyboughtfromyou.Youcheckedandfoundoutitisbecauseoftransportationproblems.Alsonodefinitedeliverydateisavailable.Writealetter:1)apologize2)explain3)tellhimwhenyoucanofferdefinitedeliverydate.,Mar.13rd,2008DearMr.Smith,Iwasinformedthatyourorderofthevideomachineshadnotarrivedyet.Icheckedthismatterimmediatelywithoursalesdepartmentandwastoldthatthedelaywascausedbytransportproblemswhichwerebeyondourcontrol.PleaserestassuredthatwewilldoourbesttoovercomethedifficultyandgiveyouthedefinitedeliverydatenotlaterthannextThursday.,AnywayIstillfeelterriblysorryfortheincon-