建筑企业物资管理办法.doc

_ 物资采购管理办法为进一步规范工程物资采购管理工作，促进公司物资管理走向规范化、精细化、程序化,同时也为控制项目成本支出,提高工程项目整体效益。结合目前公司项目管理的实际情况，依据“统一领导，分级管理”原则，制定本办法。1 、管理办法编制目的及适用范围：确保物资从计划、采购、保管、耗用到余料处理、材料款支付的全过程处于受控状态。该管理办法适用于公司所有项目部及自有施工队工程物资的采购管理。2、相关部门及人员的职责2.1、公司总经理：审批大宗材料采购计划及采购最高限价，审批采购合同及材料款支付申请表。2.2、公司综合管理部和工程部：负责所属各项目的物资采购工作的监督、检查；参与材料采购招标与合同评审，指导项目部零星材料采购和监督项目部的材料验收、保管、发放和回收管理工作，定期检查项目部的材料收发存原始记录、凭证、报表和台帐，合理控制材料消耗。2.3、公司财务部：审核项目部提供的材料采购资金计划；根据公司“资金平衡计划”和领导审批的材料款支付申请表意见，按公司规定的财务制度支付材料款。2.4、公司成本部：负责审核项目部材料采购计划表，负责审核材料款支付申请表。2.5、项目部1）项目经理：项目部材料控制的第一责任人。全面负责本项目的物资采购工作，按物资采购管理办法的要求做好材料计划、材料采购、材料使用、废旧物资处理等的审批及上报；组织大宗材料的采购招标；负责合同洽谈、评审、签订工作；审核工程项目各类材料结算表及材料款支付申请表。2）项目总工程师（技术负责人）：为项目物资采购工作提供技术指导和监督，负责组织项目部编制项目物资需用总计划，按规定做好材料计划审核工作。3）项目技术部（预算员或施工员）：参与编制项目物资总需用计划，按实际进度编制材料需用计划、配合材料员办理领料手续。4）项目物资部（材料员）：负责材料供方的调查评价，收集供方资料，按规定做好拟采购材料的询价及供货方评价；材料采购、物资进场和验收、不合格物资处理等各项工作。5）项目质检员（或安全员）：按规定主持物资验收工作，坚持三验制（质量、数量及资料），做到进场材料手续完备，严格把好收料验收关。6）项目试验室（资料员或取样员）：负责物资取样、送检等试验方面的工作，收集及保存物资质量证明材料等工作，确认进场材料的质量，对不合格材料提出处理意见。7）项目保管员：负责仓库帐物管理，做好材料入库验收、登记、保管、发放工作；确保现场料具物、账相符。做好材料定期盘点和工程竣工后剩余材料的回收工作。3、采购物资的分类：3.1、按采购物资的重要程度分为重要材料（A类）、一般材料（B类）、辅助材料（C类）三类。 1）、A类材料，属关键重要性材料。主要包括：钢材、水泥、砂石、预拌砼、砌块、防水及保温材料、墙地砖、电线、电缆、大型设备等。2）、B类材料, 属一般性材料。主要包括：砼外加剂、石材、涂料、电器开关、配电箱、架管、扣件、安全防护用品、危险化学品等。3）、C类材料，属次要辅助性材料。主要包括：五金化工、日用杂品、工具、低值易耗品（切割片、螺丝、铁钉等）。3.2、按材料数量分为大宗材料和零星材料两类。1）、大宗材料：指采购量大、单位价值高、占工程成本较大的材料，主要包括A类和部分B类材料。2）、零星材料：指大宗材料以外的材料，主要包括部分B类材料和C类材料。4、物资采购控制指标4.1、成本控制部编制物资需用总计划控制表（即单位工程材料分析表），作为整个项目材料消耗的控制依据，控制性物资需用总计划应在项目开工前7日内提出，具体规定为：1）、由公司成本控制部根据施工图纸及施工方案做材料分析，编制项目物资采购控制指标（即各种建筑材料总需用量）2）、编制依据：（1）图纸或设计变更等；（2）工程量清单；（3）施工组织设计及施工方案3）、材料汇总表编制的内容：所需物资的材料名称、技术参数、规格型号、数量等。4）、材料汇总表编制的要求：按层按部位，分类别分别列项。5）、材料汇总表由成本部经理审核、工程部经理审批。批复通过后下发工程部、综合管理部严格执行，财务部留底备案。5、项目物资采购流程5.1、项目部编制材料采购申请表项目部技术负责人和施工员根据现场实际施工进度及时编制近期材料需用计划,与材料员及仓库保管员结合,在统计物资库存后编制材料采购申请表（实际需用7日前编制）,编制完成签字后递交项目经理。经项目经理审核后递交公司成本管理部，成本部于3日内审核完毕。经成本部主管人员批准后可以开始组织采购（大宗物资须综合管理部审批）。材料采购申请表编制要求：应根据施工进度计划，实际施工进度和现场库存结合市场供应情况编制，以防止实际需求与采购计划脱节，造成施工中材料积压或停工待料现象。 如因施工进度变化、设计变更等特殊情况需要调整材料采购计划或对于确实急需且未列入月度物资采购计划的物资，项目部可随时填写物资紧急采购计划并及时上报成本部和综合管理部审批。若出现实际采购量超出物资控制指标，由项目部（施工员、技术负责人、材料员）编写分析报告，项目经理审核后报公司成本部，经成本部签字确认，报公司工程部（综合管理部）和总经理决定处理方案。5.2、材料供应商的选定及价格的确定材料的采购形式有以下两种：（1）、大宗材料实行公司集中采购或项目部招标（邀标）采购和固定厂商长期报价采购 。 项目部采购计划得到批准后，即可组织采购材料的招标工作。具体流程为：进行市场调查（调查应包括：营业执照、产品认证、产品加工制造能力、检验能力、技术力量、履约能力、售后服务、经营业绩等） 选择合格的材料供应商（三家以上） 通过招（邀）标方式确定候选供应商（采用招标、询价比较、协调等方式确定材料供应商）。 招标确定供应商时参与人员做到公司和项目（两个以上部门）且不得少于3人共同参与，对不同供应商所提供的报价文件（产品质量、技术参数、价格（是否含税）、付款条件、售后服务）进行认真分析比较，并将最后选定此供应商的理由做记录，以备查用。对于金额较大或重要物资采购，应对生产厂家进行实地考察，充分了解对方的资信程度，供货能力和现货品质。（2）、零星材料项目部可采用及时询价，上报审批后自行采购。具体程序为：项目部接到成本部审批后的采购申请表后，根据采购单对采购材料数量、质量和技术参数的要求，向不同的供应商（必须精选三家以上的供应商）进行询价。 （内容包括价格、质量指标、售后服务、折扣和付款条件及交货时间；营业执照复印件，资质证明，报价单汇总表等证明文件，均需加盖供应商公章并留底备查）对于供应商的报价资料进行整理后，材料员应深入分析，拟订议价方式后与供应商议价。 材料员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后编制材料调研情况表，经项目经理审核后，进行采购。其中单项材料总采购金额在5000元以上的实行采购询价审批制，材料员在对物资市场进行充分调查之后，编制材料调研情况表，由项目经理递交材料调研报告到公司成本部（综合管理部）批准后方可实施采购。5.3、采购合同管理 大宗物资采购由项目经理牵头，会同成本部、综合管理部或工程部与供应商进行商务谈判，确定最终采购价格及合同其它约定,并在协商一致的情况下签订采购合同。采购合同应包含以下基本条款：（1）、材料供应商名称（或姓名）、资料（或证件）、地址（或住所）及联系方式；（2）、合同标的物的名称 、数量和质量（货物的规格、型号、计量单位、数量件数以及质量标准、技术参数）；（3）、价款及支付方式（货物单价、暂定总价和结算方法、支付方式）；（4）、履约期限、地点和方式及双方的权利义务；（5）、违约责任及争议解决方法；（6）、其他约定（明确验货标准，验收程序和运输及卸车责任、保修期限及不合格品和剩余物资退换货约定等）。所有物资采购合同必须由公司各部门会签后才可盖章生效。合同签订后，一份留项目部（项目采购人员按合同组织采购材料），一份交综合管理部（工程部），一份交财务部（财务部根据采购合同及采购计划安排采购资金）。 6、物资进场及使用管理设置材料实物账：建立计量、验收；入库、出库；盘点、对账制度，账、物必须相符。库存限量管理：对于工程用料，应按照工程进度、预算用量、市场供应情况等因素确定适度库存量，保证施工正常进行。6.1、材料进场验收：1）材料进场时，必须根据材料计划、订货合同及合同约定条款和经双方确认封存的样品由材料员组织质检员和库管进行质量和数量验收，并要求厂家提供产品合格证书及质检报告，认真核对物资的规格、型号、数量、标识，检查物资的外观质量和运输损耗情况，质检员对进场材料进行质量检验，并由资料员登记物资台帐。各项技术指标符合要求后，才能入库和投入使用。未验证或经验证确认为不合格的物资不得用在工程上。2）按照不同材料采用不同的验收方法进行严格的点数、检斤和检尺，计算准确。随货同行的材质证明等相关资料齐全，复印件须加盖厂家（销售商）公章，内容满足施工要求和管理需要。物资点收后方可办理材料验收单，并据以登记材料台帐。材料验收单上至少要由2名验收人签字。材料员、库管员人数不足时，项目经理指定有关人员协助验收。随货技术资料交资料室保存。6.2、材料入库物资经检验合格，可办理入库手续，填写入库单。库管员以收料单作为进帐凭证，验收合格后在入库单上填写实收记录，如有差异必须附有验收记录一并登帐。入库单一式三份。6.3、材料领用1）严格按领料单发放材料。材料发放应如实填写出库单，禁止多出、少出或按领导意图出帐，当月支出必须当月出帐，禁止提前或拖后出帐。严格实行限额领料单制度，严禁一次摊销。对超计划用料应有书面分析，说明合理原因并报经理部领导批准后，方可发料。坚持无领料单、无去向不发料，超计划、无计划不发料。2）材料领用要办理材料出库手续，填写领料单应规范、完整。发料单据应明确领用单位、料单编号、材料品种、数量，现领现签，不得拖后集中至月底补签。3）施工员负责对材料的使用进行严格管理, 按照施工图纸、施工流程、施工工艺进行施工, 负责监督指导工人用料，确保用料准确并杜绝违章操作带来的材料浪费。6.4、材料保管：按材料品种设立材料台帐，必须有出入库材料的品名、规格型号、数量、单价、使用部位、领用人、结存数，并做到日清周结，每周盘点，帐实相符。7、材料财务管理7.1、采购物资付款方式分为： （1）预付部分款项；（2）货到付款；（3）货到后分期付款。 7.2、采购物资付款流程 1）采取预付款方式的采购物资，由材料员凭采购合同和材料采购申请表，填写借款单，经财务审核，总经理批准后办理预付款手续。 2）采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到工地入库后，由材料人员凭审批过的采购合同及采购物资计划表和物资入库验收单，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经成本部、财务部（大宗物资还需综合管理部与工程部 )审核，总经理批准后办理报销付款手续。 财务在支付料款时，对大宗材料应要求附有材料采购计划表、付款申请表，并与入库单、发票进行核对，供应商品名称、规格型号、数量核对相符。在总经理审批后付款，否则财务不予付款。3）为了不影响月结成本，自供方送料之日（送料单日期）内应办理入库（保管员填制收料凭证）手续，自保管员入库之日（收料凭证日期）起当月25日前应到财务办理完入帐报销手续，超过规定期限视为无效手续予以拒付，责任自负。4）成本部应建立材料采购计划台帐,对入帐报销材料进行登记，审核其是否在经审批的材料计划内。如超计划不予审批入帐报销，除非项目部增补计划上报批准。5）项目部应及时足额回收工程款，以确保正常的材料款支付。当资金紧张支付材料款有困难时，可以适度的赊购，但应信守承诺。对招标采购材料或合同订购材料应严格履约支付。7.3、财务付款时、项目部需提供手续：（1）材料采购申请表及资金计划；（2）采购合同（3）材料付款申请表（4）材料销售清单及验收入库单（5）收款收据或发票8、余料、废旧材料8.1、在工程接近收尾阶段，严格控制现场进料，尽量减少现场余料积压。对因建设工程的变更，造成材料多余积压的，应积极做好经济损失索赔工作。8.2、工程完工后所有余料必须及时回收，已领未用或竣工剩余材料应办理退库，用红字填写领料单作退库手续，使用过的残旧材料应单独填报盘存表并备注红色8.3、对工程余料、废旧物资，要以公司整体利益为重及时利用、调剂和处理，能合理利用、内部调剂的不得对外处理，能及时处置的不得推诿拖延。如项目部之间内部调剂，应办理内部调拨手续。8.4、工程的废旧材料属公司财物，须由项目部报公司批准后统一处理，任何人不得擅自处理。9、施工队物资供应9.1、施工队领用材料，严格按照劳务合同规定的材料品种、数量供应，对于无合同、无计划的一律拒绝供应。发料要严格依据物资供应计划，施工过程中适时查看民工存料场所，掌握其用料规律，禁止超供。各施工队伍开工之初必须把本单位的指定领料人员的身份证复印件及签名字样以公函形式报物资部备案，以防冒领。9.2、项目部应建立民工领用料登记簿，每个施工队一份，及时填写其领用材料数量、机具周转料租费，并附有效领料人签认的材料调拨单。如因施工队的自身原因造成的材料超耗，项目经理部除扣减超耗部分的材料款外还应加收一定比例的管理费用或实行罚款。由于相关责任人工作失误，造成漏扣民工料款，而民工已结算完，不能补回的；或民工未结算但已无款可扣的，要追究相关业务人员、主管的责任，按损失部分全额赔偿。10、几种主要材料的管理10.1、钢材（型钢）1）钢材（型钢）进场时，必须进行资料验收、数量验收和质量验收。资料验收：钢材进场时，必须附有加盖钢厂公章或经销商公章的包括炉号、化学成分、力学性能等指标的质量证明书，同采购计划、标牌、发票、过磅单等核对相符。数量验收：必须两人参与，通过过磅、点件、检尺换算等方式进行，目前盘条常用的是过磅方式，直条、型钢、钢管则采用点件、检尺换算方式居多；检尺方式主要便于操作，但从合理性来讲，只适用于国标材，不适用于非标材，有条件应全部采用过磅方式，但过磅验收必须与标牌重量及检尺重量核对，一般不超过标牌重量或检尺计重，因此采购议价时应明确过磅价或检尺价。质量验收：先通过眼看手摸和简单工具检查钢材表面是否有缺陷，规格尺寸是否相符、锈蚀情况是否严重等，然后通知质检（试验）人员按规定抽样送检，检验结果与国家标准对照判定其质量是否合格。2）进入现场的钢材（型钢）应入库入棚保管，尤其是优质钢材、小规格钢材、镀锌管、板及金属电线管等；若条件所限，只能露天存放时，应做好上盖下垫，保持场地干燥。3）入场钢材（型钢）应按品种、规格、材质分别堆放，尤其是外观尺寸相同而材质不同的材料，如、螺纹钢筋，优质钢材等，并挂牌标识。4）钢材（型钢）收料后要及时填制收料单，同时作好材质书台帐登记，发料时应在领料单备注栏内注明炉（批）号和使用部位。10.2、水泥1）水泥进场时，应进行资料验收、数量验收和质量验收。资料验收：水泥进场时检查出厂质量证明（三天强度报告），查看包装袋上的标识、强度报告单、供货单和采购计划上的品种规格是否一致，散装水泥应有出厂的计量磅单。数量验收：必须两人参与。袋装水泥在车上或卸入仓库后点袋记数,同时对袋装水泥重量实行抽检,不能出现负差,破袋的水泥要重新灌装成袋并过秤计量；质量验收：查看水泥包装是否有破损，清点破损数量是否超标；用手触摸水泥袋或查看破损水泥是否有结块；检查水泥袋上的出厂编号是否和发货单据一致，出厂日期是否过期；遇有两个供应商同时到货时，应详细验收，分别堆码，防止品种不同而混用；通知试验人员取样送检，督促供方及时提供28天强度报告。2）水泥必须入库保管，水泥库房四周应设置排水沟或积水坑，库房墙壁及地面应进行防潮处理；水泥库房要经常保持清洁，散灰要及时清理、收集、使用；特殊情况需露天存放时，要选择地势较高，便于排水的地方，并要有足够的遮垫措施，做到防雨、防潮。3）水泥收发要严格遵守先进先出的原则，防止过期使用；要及时检查保存期限，水泥的存储时间不宜过长，从出厂到使用不得超过90天。4)袋装水泥一般码放10袋高，最高不超过15袋，不同厂家、品种、标号、编号水泥要分开码放，并挂牌标识。5)水泥收料后要及时填制收料单，在备注栏内填制出厂编号和出厂日期；发料时应在领料单备注栏内注明水泥编号和使用部位。 10.3、砂、石等大堆料1)砂、石等大堆料数量验收必须人工逐车量方,项目部安排相关人员进行验收工作，现场验收人员不得少于2人。按车牌号、车厢尺寸、实际高度车车实测，单车签单验收，并有材料进场计量原始记录表 。2）砂、石质量验收通过目测进行，主要看含泥量和云母等杂质含量，石子还要看针、片状数量和连续级配情况等，再通知试验人员取样送检。3) 砂、石等大堆料为露天存放，存放场地要砌筑围护墙，地面必须硬化；若同时存放砂和石，砂石之间必须砌筑高度不低于1米的隔墙。10.4、砌块（砖）1）砌块（砖）数量验收必须两人参与。应采取车车点数，点数时应注意堆码是否紧凑整齐。砌块（砖）质量验收主要是目测和测量外观尺寸，外观尺寸偏差应符合标准要求，及时通知试验人员抽样送检测中心进行抗压、抗折等强度检测。砌块（砖）堆码应按照现场平面布置图进行，一般应码放于垂直运输设备附近，使用时要注意清底和断砖的及时利用。10.5、商品砼1）签订商品砼合同时应尽量按施工图理论计量。如按实际车次计量，材料员应严格按照合同对随车发货单进行签证和抽查，如抽查出计量不足，则当批次供应的所有车次均按抽查出的单车最少量计量。2）每批次砼浇筑完后材料员应及时和砼工长一起进行复核，按车次计量与施工图理论计量对比，不超出正常偏差。如超出正常偏差，应及时与商品砼公司协调采取措施纠正。3）商品砼的质量检验分为出厂检验和交货检验。出厂检验的取样试验工作由供方承担，交货检验的取样试验工作由需方承担。4）试验员除了在施工现场按规范取样试验进行交货检验外，并做好抽检台帐。11、 物资成本分析及考核11.1、控制用量与实际用量的分析。1）成本部根据当月实际完成工程量计算理论材料用量，项目部提供实际采购用量，工程部审核实际用量，成本部进行对比分析，编写理论用量和实际用量对比分析表，经项目经理审核后上报公司。公司工程部及成本部将不定期检查项目计划量与实际用量情况。2）对控制用量与实际用量进行分析后，对分析内容不真实、用量不合理的项目部，公司将提出警示，情节严重的，对相关责任人员将进行处罚；对不合理的超计划用量，经公司工程部确认后，按超出比率扣发项目经理及相关责任人的绩效工资。11.2、物资需用总计划与实际采购总量对比分析。1）工程竣工后，由成本部对工程主要物资、临建和周转