房地产收发存管理制度

*开发有限公司材料收发存管理流程单位负责人：财务负责人： 一、 部门权责：1、生产部门或者使用部门负责材料申报及材料领用后的有效使用，申报部门应严格按所需材料申报、使用，如申报购回后又不使用的，或者使用后又有剩余超过5%的，将追究申报人的责任。在由其协调供应部门退货或降价处理的情况下。承担处理后的材料价款差额的相应额。2、供应部门负责市场考察、比价、采购及物资入库的全过程，供应人员严格按“材料申购单”上填写的品种、数量、质量和期限要求进行采购。对超期不办的，除追究供应人员责任外，相关部门应承担连带责任。3、质检（使用）部门负责材料的质量验收，并承担由于质量把关不严造成损失的责任。4、仓储部门负责材料申报内容的初审和购进后的数量验收，收、发、存的具体管理及资产的完整保管工作。5、财务部门负责材料付款的初审及其应付款项的结算、予付帐款的管理，财务部门有义务提报合同违约、材料积压等异常信息。6、企业厂长、经理或授权人员负责材料采购的申报签批、合同拟定、材料入库和领用以及材料付款的申报工作。承担材料采购入库全部过程的相关责任及异常问题处理的相关责任。二、材料采购的申报1、常用材料：生产部门按照月初预算耗用量填制“材料申购单”注明采购日期，按采购程序报企管中心备案，供应部门在规定时间内进行采购；超过采购期限的申报单自动作废。2、非常用材料：使用部门应提前按采购程序报企管中心批准，供应部门在规定时间内进行采购；3、急用材料：可根据实际情况要求的时间要求进行采购，事后补办相关手续。4、“材料申购单”由使用部门填制，材料申购单一式四联，一联存根联，由申报部门自留；二联交物资采购部门；三联交财务部门作入库附件；四联由仓库留存备查，经仓库部门核定库存限量，由企业负责人或授权人员批准后,转交供应部门进行采购。5、仓库保管员应对所申购材料的种类及数量，在短时间内检查厂内库存情况，确定现有库存中没有的，按程序办理手续，由供应部门采购。6、企业申报的材料如果公司内部有的，应优先采购内部单位的；外部市场价格低于内部单位生产同类材料价格的，企业可以外部采购但是必须取得内部加工单位签署同意或取得比价报告（如加工方拒不签字，可记录下报价人、报价等比价全过程）后方可采购。三、材料采购及订价1、所属各单位的主要材料、大宗的辅助材料与五金配件单项价值在1万元以上的购进应由供应人员提供市场考察、比价报告，考察比价报告交企业厂长确认“拟订”采购合同，并由分管副总把关签订，采购合同应通过公司法务部审核后生效执行。2、合同签署要求：合同的拟定应由专业技术人员、供应人员共同参加，如下的合同条款约定的必须清楚，譬如仲裁地为我方法院；确认价格是否含税、包运不包运价；违约责任的扣罚比例；合理损耗的比例是多少？合理损耗外的损失由哪方承担？验收标准是国标、行标还是我方的标准；何种类型发票的提供应在合同中注明，未注明发票类型的视同提供增值税发票。3、经法务部审核后的采购合同原件留存本企业财务部门，以便在付款过程中严格把关并监督合同执行的全过程。对于主要材料、大宗的辅助材料与五金配件超1万元的购进没有合同的财务部门不予付款。4、材料供应环节中出现的问题：倘若因价格造成的问题，追究采购人员的责任；到厂后因技术化验造成的问题，应追究技术验收人员的责任；因合同签订不合理造成的问题，追究合同签订人和审核人的责任。四、材料的验收、计量：1、材料到厂后，由供应人员将购货合同、购货发票交仓库保管人员，仓储人员应例行检查合同及所送货物是否有材料申购单及是否与申购单相符。2、计量：标准（袋、桶等）盛装的材料经质检人员检验质量后，由仓储人员监磅，取过磅数与标准袋重量最低数量入库。（1）、监磅人员应先要求送货人员必须离开驾驶室，然后亲自检查驾驶室内是否有人员、可移动的重物存在，检查完毕后才能过磅。（2）、在检查过程中，监磅人员发现送货人员不主动离开驾驶室的，监磅人员在取得对方签字认可后，扣除对方双倍的重量。（3）、在检查中，发现监磅人员检查不力驾驶员未下车的，对监磅人员处以造成损失双倍罚款。3、对于需要称重的材料，由仓库保管员安排供应商到华盛地磅室过磅并负责监磅。 （1）、不需过车皮的，监磅人直接从过磅单上盖章（分辨经办人责任的图章）处相应的位置签字并注明具体时间。（2）、需过车皮的，监镑人员必须跟踪材料毛重、皮重、净重的全过程，并在过磅单上盖章（分辨经办人责任的图章）处相应的位置签字并注明具体时间，过磅业务较多的企业可以专设财务监磅人员轮流监磅。（3）、检验人员质检后同意卸货的，检验人员在过磅单或质量检验单上签字；如果质量达不到要求，质检人员应在过磅单或质量检验单上注明扣除吨数，收料员必须现场收料，以确保送货人将原料卸干净，然后在过磅单上签字并注明具体收料时间，对于有扣吨数的过磅单应要求送货人在“承运人或送货人栏”签字确认数量。确认质量、数量后的过磅单由收料员填制材料入库单。过磅单、材料入库单由收料员转交企业负责人或授权人员签批“同意入库”。（4）、对未在现场收料的保管员，发现一次处以50-200元罚款。（5）、若任何部门对所购材料有异议，原料不能入库。（6）、非生产急需的材料，原则上不得夜间收货，避免因质量验收和计量不准确造成损失。4、质检部门应严格按照化验单上的化验结果确定材料扣减的比率，确实无法化验的，应由二人以上的专业人员验收，因质量、水分需要扣除数量的材料应在“质量验收单”上填写清楚，对实际验收的数量、质量与要求不一致的必须取得供应商的签字确认。五、材料入库：1、对于入库材料超出“材料申购单”范围以外的，仓库保管人员有权拒绝办理入库手续。2、对有隐蔽质量问题的材料，化验结果不能及时确定的，需经企业负责人批准后，仓库保管员可先预收数量，并填写 “代保管物品收到条”，待质检部门出具“质量验收单”后，方可按上述要求填制入库单办理入库，并收回“代保管物品收到条”作废。3、 门对于当天收到的材料应当天开具入库单（对需要化验期的材料应以“质量验收单”出具之日为材料入库日），严禁以各种理由拖延开具入库单或直接为客户开具收到条。4、 特殊情况严禁各使用部门不经过仓库部门验收入库，将购买的材料直接使用，然后将发票交仓库部门补办入库单、领料单。5、 入库单上的材料价格如是运到价格，在入库单上同时开出运费金额，并列出计算过程，材料运费和材料价款要分别列在同一份入库单上，入库单结算运费联交运输部门作为结算运费的依据（绝不允许以其它联次代替）。6、 公司内部转移的材料，必须帐随物走，转移材料的同时办理转帐手续，不予办理由转出单位与转入单位单位负责人与主管会计共同承担责任。7、 各单位财务部门应建立供应商档案，对各供应商材料供货、付款、予付款情况进行跟踪管理，每季度必须通过对帐函或电话等方式与供应商核对往来帐项。8、 仓库部门对签批齐全的“材料申购单”、“质量验收单”、“过磅单”“材料入库单”“领料单”应于次日早转交到财务部门入帐。财务部门依据入库单作暂估入帐，待供应商持发票附材料入库单结算。9、 材料入库单供应商名称必须与合同的签约方及收款单位一致，发票类型要在入库单上注明。10、 材料入库单附发票联、结算运费联集中发放，领单人（承运方或供应商）在附发票联、结算运费联发放登记表上签字。六、原材料出库控制1、根据生产需要，材料使用部门开具材料出库单（注明用途），经企业负责人或授权人签批后，由领料人到仓库领取，严禁以急用为理由，先领用后开单或白条顶库。大宗主要生产用材料，按配方加合理损耗后，由使用部门填制领料单，办理签批手续后出库。2、确因特殊情况，需要未验收就使用的，应由使用部门填写“急用材料报告”，经企业负责人批准后方可使用。3、对于生产过程中经常使用的材料，领用量不准超过一天的使用量，严禁超额领用，或以使用方便为由，在车间（工地）另设仓库储存材料。仓库保管人员应对领用的材料进行跟踪监督，按月对材料的使用情况进行清查，必要时应责成使用单位建立材料使用备查薄。4、对于材料领用后又在两天内未使用的，应责成使用单位退回，使用单位退回的材料应由使用单位填写材料退回申请单，注明退回原因经使用单位负责人、单位负责人批准后到仓库办理退料手续。并追究领料人员的责任，每次处以50-200元罚款。5、领料单当日内有效，在当日内如有退货，要把领料单所有联次全部附在领料单上，并加盖“作废”章，如在次日退货，用领料单红冲作为退货入库依据。6、销售材料的出库：应与销售产品一样，必须有财务部门开具的销货清单（或出门证、出租出借物料单），仓库保管人员才能发货，保卫部门才能放行。严禁以企业负责人或其他部门负责人的话语或批条发货、放行，发现一次，提请总公司保卫部门对保卫人员处以货物价值50%-100%并不低于100元的罚款。七、材料库存保管：1、材料的存放应按区域排放整齐、便于清点，当日业务要及时记帐和更新卡片，必须做到日清月结，确保仓库物资每时每刻的帐、卡、物相符，并且记帐依据要齐全、完整。2、 仓库保管人员应对所保管的材料要定期进行清查，发生的盘盈、盘亏、火灾、被盗、腐烂变质、贬值和超过三个月积压未用等无形的损失，应及时上报主管部门（企业负责人及财务部门），同时应注明原因及责任人。3、 仓库保管员应确保材料的安全存放，作好六防工作：即防火、防盗、防丢失、防虫叮鼠咬、防霉变、防雨雪。保持仓库的卫生清洁。八、废品、废料管理1、车间（铝合金、木工车间）生产或工地建设产生的废品、废料要求及时办理入库手续，入库时必须进行过磅或通过其他可行的计量手段准确确认数量，由仓库保管员监磅并验收入库，入库单上要求有生产部门负