酒店回访制度DCA暂行.doc

文件名称Subject汤泊温泉回访制度（暂行）拟稿From市场部：级别Classified受控校稿Verify类别/档号Folio汤泊市场2012 02号批准Approve总经理：页/份Page4/16收件To各部门、人事行政部存档签发日期Date2012年 12 月 11 日呈送CC董事长、总经理、副总版本号EditionA/0公司内部备忘录Inner Memorandum一、 目的1、 收集客户的信息、消费感受，及时掌握客户需求信息2、 了解客户的建议，让客户感受到被关注，提高客户满意度3、 分析发现酒店存在的问题，并加以解决4、 为酒店经营及管理提供依据，规范酒店流程及管理制度5、 提升酒店品牌影响力、美誉度二、 形式以电话回访为主，在店回访、短信回访、邮件回访、寄问候卡为辅。三、 分类1、 定期回访日常回访：按旅行社客户、商务客户、政府客户、自来散客划分，于客户来店消费三日后下午14:00-16:00进行电话回访。2、 不定期回访重要接待回访：在每次会议接待、VIP接待次日对接待的对接人进行电话回访。应收账款回访：每月根据财务部提供的应收账款信息对客户进行电话回访；并对账龄进行分析，了解需求，发现新的销售机会，挽回流失客户，为经营策略提供依据。投诉回访：每月15日汇总酒店投诉记录，对客户进行重点电话回访。3、 其他回访生日、纪念日祝福：在客户生日、纪念日提前寄送问候卡，并于当日8:00-9:00对客户进行回访。节假日祝福：在节假日以短信或寄送问候卡的形式对客户进行问候。气候变化提醒：在天气发生变化如降温、下雪等，以电话或短信的形式对客户进行问候。促销通知：酒店促销信息以电话、短信或邮件的形式进行宣传推介。四、 流程1、 市场部负责回访客户工作：做好回访准备，引导客人表达真实的想法；做好回访信息的记录，并加入到客史档案中。于每周日下午17:00将本周回访信息进行汇总、分类，填写回访问题汇总表并提交至相关部门。2、 相关部门接到回访问题汇总表后，应于次周周一16:00前将回访问题部门反馈表提交至分管领导和质检部。回访问题部门反馈表的内容必须包括：问题产生的原因、部门如何解决及防范再次发生、由谁负责解决及完成时间。3、 问题所在部门的分管领导，自行安排内部研讨，必要时邀请市场、质检部人员参加。分管领导对所辖部门提交的回访问题部门反馈表进行批示及与下属的反馈交流，并于周二16:00前将回访问题部门反馈表提交至质检部。4、 相关部门根据各自的回访问题部门反馈表进行问题整改。5、 质检部根据回访问题部门反馈表对问题整改进行跟踪，验证其执行及有效性。并于周日16:00前对于部门中存在的未解决的问题（属于解决期限未到的不在此列）下发回访问题联络单，内容包括：问题未解决的原因、重新制订整改方案、责任人及完成期限等。对于限期仍未解决问题或一个月内多次出现同样问题追究部门负责人责任。同时向总经理、分管领导、市场部提交回访问题跟踪报告，内容包括整改的执行和验证情况、问题未解决项的概括说明。6、 市场部根据质检部的回访问题跟踪报告中已解决的问题，当日对客人进行回复。同时根据客人反馈信息，对相关部门问题落实情况进行辅助监督：某种问题整改完成后仍有客户反馈不满，直接通知质检部下发回访问题联络单，相关部门需重新制订整改方案并执行。7、 市场部每月30日编制月度回访情况报告上报总经理，内容包括：回访数量分析；问题汇总及分析；整改执行及验证情况；与上月及同期对比分析等。五、本制度自下发之日起执行。流程图：对客户进行回访部门调整方案填写回访问题汇总表相关部门接收回访问题汇总表相关部门填写回访问题部门反馈表重新考虑解决方案分管领导组织内部研讨已解决问题再次出现No回访问题联络单分管领导签批 Yes 相关部门进行整改、落实质检部对问题进行跟踪回访问题跟踪报告问题解决期限 NoYes问题解决情况No对客人回复 Yes附件：样表回访问题汇总表日期： 编号：Q00001部门消费日期客户姓名反馈问题反馈次数遗留问题回访问题部门反馈表部门： 日期： 编号：A00001问题原因分析：解决方案：如何防范：责任人完成时间 部门负责人： 分管领导：回访问题跟踪报告日期：编号：T00001涉及部门问题总数已整改数整改率已完成整改的问题执行、验证情况：未完成整改的问题未解决问题的概况说明：