浅析现场的稽核活动

現場的稽核活動1. 收集與驗証資訊1.1 稽核期間由稽核員取得並驗証的資訊可考量為“稽核証據” 稽核員獲得資訊之對象 -人員 -流程 -設備工具材料 -文件 -環境1.2取得資訊之方法 -訪談 -觀察各項活動及工作環境 -文件例如政策目標計划程序書工作指導書執照規格圖面合約訂單 -記錄例如檢驗記錄會議記錄客戶抱怨及其他外部利益團體連絡資訊稽核執告監控計划與量測結果 -資料整合分析與績效指標 -相關流程監控與量測記錄 -其他報告來源例如客戶回饋外部報告與供應商評估資料 -電腦資料庫與網路資訊應參考相關功能活動與流程介面以取得1.3 藉由各項証據一步步追蹤活動以取得資訊稱為“稽核軌跡”這些軌跡應考量流程輸入輸出及介面間的“水平”與“垂直”稽核。1.4 稽核証據應被指明文件化及記錄1.5 稽核証據通常只是稽核之抽樣代表在有限的時間與資源下執行的稽核稽核結論應考量其不確定度。2. 執行稽核2.1 稽核員應採取正面專業與建設性的心態為達成此要點受稽核人員應嘗試去合作開放與誠實的面對稽核員。2.2 為達成此一目的稽核員應1. 首先和區域代表會面2. 和執行工作者面談3. 說明拜訪目的4. 冷靜禮貌與放鬆心情5. 不以教訓口吻態度平和6. 說明清楚謹慎訪談是一種取得資訊的重要方法應依訪談人員情況考量以下-與不同層級與功能人員訪談特別是執行業務活動之人員-儘可能在正常工作時間地點執行訪談-訪談前需讓對象輕松-應向訪談人員解釋理由及任何訪談記錄-訪談通常要求人員描述其工作-可行時總結與發現應與面談人員確認-應避免收導式的問題-需向訪談人員感謝其配合2.3 執行稽核時稽核員應使用其感官必須睜開眼睛與耳朵稽核員應檢查客觀証據及詢問“開放性”的問題他們可以參照其查核表及作筆記。 當稽核中發現缺失時應考慮對系統整體的衝擊程度及現場或製程的實際狀況。3. 問話技巧 有六個字對稽核員相當重要那就是 -如何 -何處 -何時 -什么 -為何 -誰稽核員應詢問有效開放問題以引出資訊4. 掌握稽核4.1 不要 -偏離主題 -被引導或誤導 -陷入泥淖 -讓被稽核者洞悉稽核的步伐 -假設或猜測4.2 稽核員應掌握稽核。要 -準備妥當 -準時 -堅持被問者回答問題 -儘量少就話 -避免誤解 -問句清楚簡潔 -有禮貌而冷靜 -給予稱贊4.3稽核過程中稽核員應有所准備及小心可能發生的情況。例如 -受稽核者態度強悍 -怕生的受稽核者 -人員不見 -文件遺失 -預先備好的樣本(永遠自己選擇) -特例 -動之以情當這些情況發生時稽核同應牢記實地稽核的目的及意義果敢專業公正地扮演稽核角色。稽核活動1.概述 管理與執行一個稽核含 發起稽核 文件審查 準備現場稽核活動 現場稽核活動 稽核報告 稽核完成 如需要時稽核後續跟催1. 發起稽核2.1 稽核目標范圍與標准 稽核目標范例 決定稽者管理系統或稽核標準之符合程度 評估管理系統能力以確保符合法規與合約要求 評估為符合特定目標之管理系統執行的有效性 指出管理系統潛在需要改善的區域稽核范圍描述稽核內容與界線考量-地理位置-組織單位-受稽者活動與流程-稽核期限稽核標准可含-標准-政策-程序書-法令-規章 管理系統要求 合約要求 工業/產業特性2.2建立稽核團隊1. 建立稽核團隊2. 指派一名稽核組長具有適切的技能以完成稽核目標稽核團隊依稽核計划管理建立稽核團隊也許包含稽核組長稽核員訓練中稽核員技術專家均需依稽核組長指示來工作無論如何假如只有一名稽核員這位稽核員應扮演稽核組長全部責任當決定稽核團隊規模與組成份子時應考量1. 稽核目標范圍標准位置與預估時間2. 達成稽核目標整體勝任需求3. 認証及驗証團隊要求4. 受稽者文化或社會特質5. 確保稽核團隊獨立性所需6. 稽核團隊成員能力以有效應對受稽核及團隊合作確保稽核團隊勝任過程應含1. 指出達成目標所需知識與技巧2. 界定這些知識與技巧的評估標準3. 選擇稽核團隊以兼具這些知識與技巧3. 稽核角色與責任3.1組長責任 稽核期間組長責任 -定義每一稽核工作的需要 -遵守稽核要求及其他指令 -準備工作文件及小組簡報3.2稽核團隊指派 稽核組長應指派組員責任以稽核特定管理系統流程功能現場區域及活動 這些指派應考量維持稽核員獨立勝勝及資源使用各貢需要3.3稽核員的責任是1. 遵守稽核需求2. 溝通並澄清稽核需求3. 有效果且有效率地安排稽核地安排稽核並執行指派的責任4. CAR觀察事項及客觀証據的書寫5. 報告所發現事物6. 驗証矯正行動的有效性7. 保存並維護文件 8. 配合並支援小組長4. 現場稽核活動准備4.1現場稽核活動規劃 稽核組長應準備稽核計划以提供所需資訊來整合稽核活動 稽核計划應合 -稽核目標與范圍 -稽核標準與參考文件 -現場稽核活動之日期與位置 -受稽組織與功能單位及流程之鑑別 -現場稽核活動預定時間與期限包括稽核會議4.2工作文件稽核團隊使用文件可含 -稽核程序書查核表和抽樣計划 -說明稽核流程或功能之行程表小組任務分配稽核時間4.3稽核查核表 查核表用以協助稽核它是一種工作文件及記錄 查核表目的在確保稽核目標與范圍被完成 查核表扮演稽核員引導它是順利完成稽核之主要工具4.3.1 使用查核表優點 協助稽核準備 可用以預估執行稽核所需時間 協助稽核員管理稽核深度 協助核員管理稽核路徑 協助稽核員確保碾核稽核含蓋計划安排 記錄受稽核者反應情況4.3.2無論如何使用查核表有其缺點標準查核表可能限制稽核員對流程及程序的分析 也許會使稽核員忽視查核表上未列