房地产公司材料采购制度.doc

房地产公司材料采购制度 采购工作意见稿一、供应商资格审察：1、公司简介、营业执照、税务登记、法人委托书、质量管理体系认证书、信用等级等；2、供应商授权书；安装维修（资质）证书；3、近期承接的工程项目或供货成交的最大的合同文本（参考）。二、采购原则：1、询价、比价、议价为原则；2、采购以“货比三家”为原则；（利用竞争竞价，谋求低成本购入）；3、零星采购，二家以上同价的，以名牌或殷实供应商为原则；（依据相关部门的物资采购计划；任何零星、分散、紧急、无计划的采购都会增加采购成本，并且不能确保所需物资适时性价比）；4、特殊材料、器材、工具，由专业人士确定为原则；5、材料采购以一物一单，以现货为原则；6、评标议价：对采购当中的厂商报价及投标组织相关议价评标人员组成议价评标小组，其成员应为：本次采购经办人，采购部主管，分管领导，财务部，相关服务部门，必要时可需邀请公司领导一起加入本小组；（1）、零星采购：1-5000，1000元以下，采购部根据相关部门提供的信息并对采购价格向分管领导汇报，在得到同意后可以向财务借支现金， 1000-5000元，尽量使用银行转帐，如确实不能转帐的，应与部门主管和财务主管沟通并得到认可后才可借支现金或转帐支票后自行安排采购人员完成工作，待工作完成后应及时报销、核帐；（2）、紧急采购： 10000元以下尽量使用银行转帐，如确实有困难，应与部门负责人、分管领导和财务沟通并得到认可后才可以临时借支现金或转帐支票，在完成工作后尽快报销、核帐；但紧急采购的工作比例不得超过整个采购工作的10%；（3）、常规采购：5000-100000元，对各个厂商的报价进行综合整理，做到有可比性，将相关信息资料整理完成后召集采购议价小组成员进行议价工作，并做好小组工作记录，相关部门应根据相关进度合理安排材料进场时间，提前向采购部门提交有效的书面采购计划；（4）、大宗采购：100000元以上，除要遵守（3）条款外，应要求各个厂商对最终报价进行统一格式的封闭式投标，在议价小组会议上公开拆封，并约请公司权限领导参加；相关部门应根据所需采购物品的具体情况提前10-60个工作日向采购部门提交有效的书面申购计划。三、采购工作流程：1、资格审查（避免合同纠纷）；品牌选定（附：行业标准）；2、采购清单：由相关部门（专业人员）提供估算（进口、国产品等），品牌、技术参数、规格型号、品质要求、采购到位的时间、数量；采购询价中由相关部门提供技术支持，采购签约时的技术小签；3、采购部对采购的物资询价，按申购部门需求时间，按时完成采购任务；询价过程中对材质、品牌、技术要求等信息及时反馈于相关部门，以获得专业人员的技术支持；4、采购制度应过程检查，过程监督，及时纠错；5、采购人员常对供应商与生产企业，以及市场状况进行调查研究，并把各种调研结果记录下来，汇编成册；并由一线人员及时记录产品市场的价格变动情况，使采购与谈判更富有计划性；6、部门设立订购台账；并依靠台账，对整个采购过程，包括申购、预算、采购、入库等过程进行（电子档）管理；提高成本意识，杜绝一切浪费与不当消耗；7、合同文本的制作与流转：草拟的合同（用款申请），以流转形式请相关部门对技术参数要求予以修正（相关部门审核），公司主管领导签字确认；8、合同文本相关部门流转会审程序；合同经总经理室批准，盖章生效后，申请支付款项报财务审核；9、相关部门与采购部的工作基本流程如下：（1）任务接收；物资申请人物资申请人部门经理权限领导采购部门经理采购经办人；（2）采购工作处理：采购经办人采购部门经理权限领导权限总经理；（3）合同审核流程：合同起草人（采购经办人）采购申请人部门经理合同起草人部门经理合同起草人权限领导财务公司权限领导合同起草人（根据各部门意见修改后交由权限领导签字）印章管理员（盖章）档案室（存档）；（4）采购资金申请流程：采购经办人采购申请人部门经理采购经办人部门经理采购经办人权限领导财务公司权限领导财务；（5）一般费用报销流程（需与公司财务制度及想融合）：费用报销人部门经理报销人权限领导财务公司权限领导财务。四、付款方式：1、按照合同的约定预付货款；2、按合同约定、并结合实际情况的进度付款、验收合格付款、尾款（银行履约保函）； 3、质保金；4、将货物采购（用款）申请单、发票、入库单、采购合同一并交财务部核对审核，并办理报销或结算手续；5、对财务付款跟催（备份付款记录、明细）；中期付款过程核对，至质保金付清。五、物资验收：1、封样验收、货到验收；2、商检、质检报告（质保函、合格证、检验报告、验收签字单、进口报关单、原产地证书等）；3、验收方法：封样物比照；送货单与物品的品牌、型号规格、单价、数量、外包装等比照；申购部门验收、施工方验收、现场监理验收、技术部门工程师验收、采购部验收；共同验收签字；交付或入库（办理相关的入库手续）；4、做好采购档案及付款进度的工作。六、资料管理：本部门对所有工作资料（纸面、电子）进行专人统一管理，这样可以避免在本部门人员发生职务变动时方便工作交接及避免信息流失，建议由专人建立专门的文件夹，如下：1、联系函：（1）采购申请，即相关部门需要采购部进行物资采购的申请凭证；（2）内部业务，即相关部门需要采购部对相关物资的价格、品牌等提供工作协作的联系函； （3）外部业务，即相关业务单位在与本部门之间发生业务时的工作联系函；2、票据：对本部门所涉及的发票、收货单、入库单、出库单等进行统一存档，如部分票据（如发票等）原件需要移交相关部门时，本部门应该保留其复印件； 3、资料：（1）检验资料：对各种物资的相关商检、质检报告（质保函、合格证、检验报告、验收签字单、进口报关单、原产地证书等）进行统一管理；（2）厂商及物品资料：对各种物质的厂商资质文件及物质说明等按照其经营种类归类建档（联系人、联系方式、经营地址、经营范围等）。七、供应商管理：1、根据公司采购工作内容建立完善的供应商体系；2、对各供应单位的综合性价比进行定期评估，符合条件的则根据其实际情况确定主要合作单位、一般合作单位及备选合作单位；3、同一系列物资必须有同时具有主要合作单位、一般合作单位及备选合作单位，这样可以避免个别单位发生特殊情况时无法合作或者不能良好合作时而影响采购计划；4、对供应单位提出的意见和建议即使处理，树立和维护我公司良好的企业形象。八、部门人员安排：1、具体工作采取专人负责和团队合作方式相结合，即：各采购人员根据任务安排主要负责具体工作，部门同事对其所接受的工作任务提供建议和意见，协助完成工作；2、所有相关信息、资料由专人（采购内勤）统一存档；3、对相关物资及物资所涉及原材料的国际、国内的期货、现货市场进行适时调查，了解行业趋势；4、熟悉本地区各物资市场及行情，并适时对其市场进行调查，了解市场具体变化情况； 5、加强本部门员工的职业操守、专业知识、团队合作、沟通能力等方面的综合培养，进一步提高员工素质。九、采购人员职业道德：1、以公司利益为己任，严禁索取礼品（财物）、收受礼品，如有收受纪念性或礼节性礼品时应及时向部门经理汇报后交由公司