OA系统总体设计方案.doc

文档编号：-OA-ZT 版本号：01 办办公自公自动动化系化系统总统总体体设计设计方案方案 项项目名称目名称：综综合合办办公自公自动动化系化系统统 信息系信息系统统有限公司有限公司 二零零零年一月二零零零年一月 本报告及其报告中包含的信息属于且仅属于信息系统有限公司、 、所有。在任何情 况下，没有以上机构的许可，不得在这个机构之外的地方进行印刷、复制。违者必究。 前前 言言 本报告为综合办公自动化系统的总体设计方案说明。 版本历史： 版本作者日期备注 目目 录录 第一部分第一部分 需求分析需求分析 .5 一、系统概况.5 二、系统总体目标.7 2-1通用性.7 2-2实用性.7 2-3网络化.7 2-4先进性.7 2-5安全性.7 2-6可扩充性.8 三、系统边界.9 3-1职能边界.9 3-2地理边界.9 3-3功能边界.9 四、系统功能结构描述.11 第二部分第二部分 概要概要设计设计 .12 系统的建设目标12 系统性质分析12 系统的开发方法和工具12 7-1以最终用户为主的开发方法.12 7-2系统开发工具.12 系统功能设计13 8-1收文管理子系统.13 8-2 发文管理子系统14 8-3档案管理子系统.16 8-4会议管理子系统.18 8-5电子邮件子系统.22 8-6公告栏子系统.23 8-7论坛子系统.23 8-8专题信息子系统.24 界面设计25 9-1概述.25 9-2界面划分.25 9-3个人办公界面.25 9-4子系统专用界面.25 第三部分第三部分 总总体体规规划划 .27 NOTES系统总体方案 .27 10-1 Notes/Web服务器27 10-2 Notes/Web Client29 10-3 移动用户和拨号服务器.29 10-4 各 Notes 系统之间的连接.30 第四部分第四部分 系系统统的投的投资资概算和效益分析概算和效益分析 .31 第五部分第五部分 系系统实统实施方案施方案 .31 一、Notes系统设计.31 二、市局Notes系统管理员和开发人员的培训.31 三、分局Notes系统管理员培训.32 四、安装办公自动化试运行系统.32 五、办公自动化系统试点和完善.32 六、办公自动化系统培训和推广.32 附附录录 C： ：LOTUS NOTES/DOMINO 与企与企业业信息网信息网 34 传统信息技术的局限性34 认识企业信息网34 LOTUS DOMINO/NOTES功能概述 36 LOTUS DOMINO/NOTES与企业信息网 37 对于构建企业信息网的再讨论：LOTUS DOMINO/NOTES与其它方案的比较 38 第一部分第一部分 需求分析需求分析 现代办公需要先进的现代化办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高 办公效率，加强管理的有效手段。是市的供电管理单位，每天都有大量的公文往来， 同时还有各种会议等管理工作，因此需要一套先进的、高效率的、覆盖全企业的办公 自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办 公的威力。同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。 一、系一、系统统概况概况 为了满足当前办公业务的实际需求，满足企业现代化发展需要，进一步提高企业办公 效率，加快企业信息化的进程，达到增收节支的目的，急须建设的办公自动化系统， 使办公自动化系统覆盖从机关到基层的各个单位，使企业范围内每个人之间都可以通 过电子邮件快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、强壮的通讯基础设施，并在此 基础之上扩充办公自动化系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、网 络化，实现文件电子化，无纸办公，形成企业办公网络，从而使工作人员之间可以更 快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率，降低企业开支，建立一个采用先进 技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办公自动化系统。 为了实现这一目标，办公自动化系统应该采用世界领先水平的办公自动化系统技术和 开发工具，IBM 的 Lotus Notes 正是这样一个办公自动化平台。 Lotus Notes 是 Lotus(莲花)公司的软件产品，Lotus 公司在群件（用于工作组协同 工作的软件）方面居于世界领先水平，领导着群件的标准和发展。1996 年被 IBM 公 司强行收购,耗资 30 亿美元，成为 IBM 的子公司。Lotus Notes 是全球应用最为广泛 的群件产品。到 1996 年，该软件的用户数已经达到 900 万个，全球 500 家最大企业 中有 423 家使用该软件作为办公系统平台，在中国，有超过 500 家政府和企业级用户， 包括国务院办公厅、信息产业部、劳动部、国家信息中心、中国人民保险公司、中国 人民银行等。 目前，Lotus Domino/Notes(Lotus Notes 4.6)是 Lotus Notes 的最新版本，办公自 动化系统将采用此版本作为办公自动化系统平台。Lotus 公司简介和市场情况见附录 B。Lotus Domino/Notes 功能概述见附录 C。 办公自动化系统应该利用 Lotus Notes 先进的工作流程自动化技术快速把当前的主要 办公业务：公文管理、会议管理、档案管理的业务流程纳入计算机管理，在计算机网 络上实现，缩短办公业务的流程时间，减少工作人员的工作量，提高企业的办公效率。 同时，为领导提供领导办公系统，为办公人员提供办公人员办公系统，方便日常的工 作，成为个人办公的辅助工具，提高全企业每个管理人员的办公效率。 另一方面，建立新办公自动化系统也为建立企业信息网络打下坚实的基础。利用 Lotus Domino/Notes 的强大的信息集成能力和通讯能力，实现的各类企业级信息的 收集和存储、信息的处理和传输以及信息的发布和共享，通过这个信息网络了解整个 企业的状态，使信息为决策提供支持，实现企业级的协调和协作。 作为管理信息系统(MIS)系统的一部分，随着办公自动化系统的建成和应用，将会提 高管理人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来 MIS 系统的 建成大有帮助。 综上所述，建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、 符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高 企业信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。 二、系二、系统总统总体目体目标标 2-1 通用性通用性 办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公 业务需要，满足各种办公业务的需要，满足各种不同职务的个人的办公需要，而不是 针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统，是面向整个企业的、各种办 公业务流程的系统。它必须能适应各个单位各种各样不同的环境，符合国际标准，可 以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台，是一个开放的、可扩充的系统。 2-2 实实用性用性 办公自动化系统必须面向最终用户，以最终用户为主，做到操作简单方便，界面友好， 业务流程合理，真正符合最终用户的实际需要。经过短期培训，在 34 个月的时间 内 OA 系统可在全局范围内全面展开。 2-3 网网络络化化 办公系统要能够随着网络系统的建设，真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全局的 每个管理人员，使每个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作，进行 办公业务往来，查询各种企业信息。通过办公自动化网络进行信息的收集和存储，信 息的处理和传输以及信息的发布和共享。 2-4 先先进进性性 办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术，结合的实际情况，利用 Lotus Domino/Notes 强大、快速的办公自动化应用开发工具，在 1998 年内把办公自动化系 统建成为国内先进水平的系统，并且逐步向国际先进的办公自动化系统靠拢。 2-5 安全性安全性 信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性，数据的丢失，信息的不安全将会给企 业带来巨大的损失。Lotus Domino/Notes 提供强大的系统安全机制。一个分布系统 的安全性的关键在于数据加密，Notes 的加密技术基于 RSA 公共密钥加密技术，这是 目前工业界唯一无法破密的加密技术。在此基础上，Notes 提供四级安全措施：验证 （用于任何一次用户访问），存取控制（七种访问级别，用于控制用户的访问权限）， 加密（用于网络、服务器、数据库、表单、视图以及文档甚至域），电子签名（防止 别人假冒），保证系统的安全性保证系统的安全性。 Notes 还提供群集服务器功能（当一个服务器失效时，它的工作可由其它服务器完成） ，强大的复制技术用于数据的备份，保证数据和服务的高可靠性。保证数据和服务的高可靠性。 在办公自动化系统的应用系统开发中，还必须考虑到数据的安全性，通过程序的手段 控制不同用户的访问权限，保证应用系统的安全性。保证应用系统的安全性。 必须加强安全管理，建立健全的安全管理规章制度，保证数据和系统在物理上的安全保证数据和系统在物理上的安全 性。性。 2-6 可可扩扩充性充性 办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统。Lotus Domino/Notes 是一个理想的信息容器，可以存储、传输和处理各种各样的多媒体信 息如声音、图象、录象信息、影象信息、超文本等。利用 Lotus Domino/Notes 的这 种特点，可以方便地把多媒体功能加入到办公自动化系统中。Lotus Domino/Notes 完全支持 Intranet/Internet 标准，它的工作站也是 Intranet/Internet 浏览器，它 的服务器也是 Web 服务器，通过它可以方便地组成企业 Intranet/Internet 网，开发 Intranet/Internet 应用，并且和 Internet 相连，从 Internet 上获取信息或者向 Internet 发布信息。 三、系三、系统边统边界界 3-1 职职能能边边界界 从所属部门、基层单位及其各班组的日常办公事务活动。 3-2 地理地理边边界界 覆盖局各办公大楼，全地区各局属单位。 3-3 功能功能边边界界 本系统的功能包括了局内办公系统中的各项目，为各级部门和管理人员提供信息共享 和数据一元化管理。按功能具体划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、 公告栏、论坛、专题信息、电子邮件八个子系统，各子系统具体功能如下: 3-3-1 收文管理收文管理 收文管理子系统用于对全局的收文进行管理，通过计算机网络完成文件的录入、传递、 审批、发送和归档，即实现收文的电子批阅流程。此系统提供对收文批阅流程的可视 化监控、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、保存期限、小类号进 行归档。 3-3-2 发发文管理文管理 发文管理子系统用于对全局的发文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、传 递、审批、发送和归档，即实现发文的电子批阅流程。此系统提供对发文批阅流程的 可视化监控、代码管理、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、小类 号保存期限进行归档。 3-3-3 会会议议管理管理 本子系统主要用于用来完成组织会议、发送会议通知、撰写会议纪要、安排和落实会 议待办事项、会议室管理等管理工作。 3-3-4 公告公告栏栏 本子系统主要用于对全局的公告信息进行管理，提供一个发布各种诸如公告、通知、 启事等公共信息的场所。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告内所有上 网人员，上网人员也可以通过此系统浏览全局的所有公告信息。可以按照类型、时间、 作者对公告信息进行查询。这样，可以及时地对公司内部的一些信息进行发布，方便 局内人员进行信息交流。本系统可以按照信息分类建成多个专题，比如事故通报、大 事纪要，个人信息公布等。 3-3-5 电电子子邮邮件件 本子系统为每一个上网工作人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。用户在此 除了可以查阅、发送邮件外，用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日，并将 其存储在您的日历中，对邀请对象发送通知，手动回复通知或按预先设定处理通知。 也可以设置闹铃来提醒您约会、事件、或纪念日发生的时间。在查询时，可以用日历 的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程；在创建新的日程安排时还 可以查询别人的空闲时间，设置某日程别人是否可以查看到等。同时，由于整个办公 自动化系统都将以电子邮件作为联系纽带，因此，这将是一般用户在本系统中主要的 “办公室”。 3-3-6 论坛论坛 本子系统为全局上网人员提供一个信息交流的场所，可以进行各种各样的问题的讨论， 比如技术问题探讨、办公自动化系统使用经验交流等。围绕一个中心议题，每个上网 人员都可以方便地发表自己的观点，了解他人的观点，可以针对他人的意见发表意见， 是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。 3-3-7 档案管理档案管理 本子系统主要用于对全局的各类文档进行分类管理，自动生成案卷目录、卷内文件目 录和案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内目录和案卷封面。同时提供对已归档文件 的查询、借阅功能。 3-3-8 专题专题信息信息 本子系统用于对各种专题信息如安全生产简报、供电信息、后勤简讯、行风建设简报 和影像信息的管理。通过本子系统可以制作各类专题信息以及发送专题信息等。 四、系四、系统统功能功能结结构描述构描述 收文管理子系统 发文管理子系统 档案管理子系统 会议管理子系统 公告栏子系统 论坛子系统 专题信息子系统 电子邮件子系统 办公自动化系统 第二部分第二部分 概要概要设计设计 系系统统的建的建设设目目标标 办公自动化系统的主要目标是在局内形成一个以网络技术为基础、计算机为手段、高 度信息化的办公平台。将现行的手工操作为主的办公系统提高到这一平台，籍以提高 管理效率和管理质量，将建设成为国内一流企业，为赶超世界先进的电力企业打下坚 实的基础。 系系统统性性质质分析分析 办公自动化系统是一个社会管理技术系统，它涉及多学科领域，是集计 算机技术、网络技术、系统集成技术、管理科学、档案学于一体的综合系统。因此， 系统的实现需要供电局领导的大力支持和各方面专业人员通力合作。 办公自动化系统是一个人机的统一体，它是建立在现代的计算机通讯技术 基础之上的，利用计算机作为辅助工具，完成各项办公工作。因此，系统要充分利用 现有的计算机资源，发挥工作人员的主观能动性，才能提高系统的性能。 由于手工作业中因客观条件限制，在实际的办公过程中存在一些不科学、不 规范的管理方法，而且工作效率相对较低。因此，本系统的开发应奉行一切从实际出 发的原则，以科学的态度对系统进行设计，体现现代化办公的特点。 系系统统的开的开发发方法和工具方法和工具 办公自动化的开发成功与否与采用的系统开发方法、工具有密切的联系。根据系统的 实现目标和我公司多年的开发经验，对本系统的开发作如下分析： 7-1 以最以最终终用用户为户为主的开主的开发发方法方法 系统开发的最终目的是面向最终用户，因此，系统的开发应以最终用户的需求为出发 点，充分考虑他们的要求： 使用部门的负责人和开发项目的负责人密切配合，保证项目开发的顺利进行。 各职能部门的领导和有关业务人员应该积极参与系统设计和试运行。 开发过程中，系统开发人员和最终用户应随时沟通，共同研究、互相督促。 7-2 系系统统开开发发工具工具 通过对系统的实现目标和系统功能要求的分析，我们决定采用 Lotus Notes.6(Domino 4.6)作为开发工具。因为，Lotus Notes 是世界最先进的群件平 台，全面实现对非结构化信息的管理和共享；内含强大的工作流软件开发环境；用文 档数据库实现多媒体文档的管理，并支持客户机/服务器方式；可通过文档数据库在 网络上存取、追踪、储存和组织信息,是群组协同工作和办公自动化的有力开发工具。 同时它的 Domino Web 服务器与 Internet 的结合非常紧密，同时具有强大的电子邮件 功能，不但 Notes 用户之间可以方便地通讯，而且通过 Notes 的 X.400、SMTP 和 cc:Mail 网关，可以与其它邮件系统的用户通讯；并且提供了 Web 浏览功能，是一个 适于交互式商业 Web 应用的开发环境，因此可以进一步开发出安全的、交互式 Web 应 用。 系系统统功能功能设计设计 8-1 收文管理子系收文管理子系统统 8-1-1 系系统统描述描述 该系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全局的收文进行管理，通 过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限 进行归档。它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。 本系统按照文件的类型可以分为局办收文管理、党办收文管理、各个系统之间利用安 全权限管理相互独立。由于局办收文和党办收文流程基本相同，下面以局办收文为例 描述本子系统流程和功能。 8-1-2 业务业务流程流程图图 8-1-3 功能功能说说明明 来文登来文登记记 机要室秘书 来文登记 来文扫描和录入 局办主任 分办 主管局长 指示阅知局领导、阅 知单位和承办单位 阅知局领导和阅 知单位领导 阅后签字 分办 承办单位领导 填写承办结果 档案员 归档 由机要秘书登记，填写收文处理单。 来文来文扫扫描和描和录录入入 通过扫描仪把来文原文扫描成图片，录入到计算机中。 收文流程收文流程 依据实际业务流程，局办文书先把收文处理单和文件发往局办主任批办后，再发往主 管局长批示，最后安排传阅和承办。 收文收文查询查询 在视图中可以按日期、文种、来文单位进行查询并可以指定时间段；利用查询按钮可 以进行特定条件的组合查询。 收文号管理收文号管理 收到来文的计数，可以对收文号进行修改。 统计统计 对公文的日收文数量进行统计，在此基础上进一步得出各时间段的统计数字，同时提 供一些图形显示方式。 打印打印 可以用白纸或标准办公稿纸打印收文登记薄、收文处理单、文件传阅单、部门代码等。 8-2 发发文管理子系文管理子系统统 8-2-1 系系统统描述描述 本系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全局的发文进行管理。通 过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限 进行归档。它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。 本系统按照文件的类型可以分为局发文、处室发文和分局发文。 8-2-2 发发文文业务业务流程流程 8-2-2-1 局局发发文文业务业务流程流程 8-2-2-2 处处室室发发文文业务业务流程流程 8-2-3 功能功能说说明明 发发文生成文生成 发文拟稿人起草发文稿件，并填写发文处理单。其中，拟稿时可以采用 WORD97 进行。 发发文流程文流程 依据发文实际业务流程，文件拟稿人把发文处理单及发文件依次发往部门领导进行审 签填写送审意见、局办主任核稿、局领导签发，机要秘书文件编号，最后发送文件。 发发文文查询查询 在视图中可以按日期、文种、发文部门代码或发文部门名称、签发人进行查询，利用 查询按钮可以进行特定条件的组合查询。 部部门门代代码码管理管理 每个发文部门都对应着一个代码，并有发文文号，可以对这些代码和文号进行查询、 增加、删除和修改。 统计统计 对公文的日发文数量进行统计，在此基础上进一步得出各时间段的统计数字，同时考 虑提供一些图形显示方式。 发文人 起草发文 填写发文处理单 本部门领导 进行审签 填写意见 局办主任 核稿 填写意见 机要秘书 给文件编号 发送文件 会办部门领导 会签 填写意见 不同意返回发文人 档案员 归档 打印打印 可以打印发文登记簿、发文正文、发文处理单、部门代码、纪要文稿等。除使用 A4 纸打印外，对特定文档可以采用标准办公用纸带格式的稿纸进行打印。同时，在流 程的每一步都提供打印功能，方便用户在必要时手工进行批阅流程，从而提高系统的 灵活性，以下各功能模块中的打印与此相同。 8-3 档案管理子系档案管理子系统统 8-3-1 系系统统描述描述 本子系统主要用于对全局的各类文档进行分类管理，生成案卷目录、卷内文件目录、 案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内文件目录和案卷封面。另外提供对已归档文件 的查询和借阅功能。 8-3-2 业务业务流程流程 8-3-2-1 归归档档业务业务流程流程 档案员 初始化归档光盘 档案员 从收文库和发文库中把待归档文件保存到 已初始化的归档光盘上， 在档案库中生成归档文件的索引（条目） 档案员 根据文件条目的年度、 分类号、小类号组卷， 生成卷内目录和案卷目 录，并且可以调整条目 档案员 打印卷内目录和案卷目录 8-3-2-2 借借阅业务阅业务流程流程 8-3-3 功能功能说说明明 初始化光初始化光盘盘 把用来归档的光盘进行编号，并贴上标签，初始化用来保存归档公文文件的数据库。 公文公文归归档档 由系统或档案员自动定期从收文和发文库中提取待归档文件,把文件保存到光盘上的 数据库中，在档案库中生成一个文件的条目，记录文件的简要信息如分类号、保存期 限、年度、小类号、文件类型、文件标题、主题词、保存文件的光盘号等等，用于生 成目录，供借阅人查询以及查找文件所处的位置等。当一个光盘满了以后，系统提示 更换光盘。 已已归归档文件档文件查询查询 文件归档后，在档案库中生成一个条目，包含文件的基本信息，借阅人可以可以按年 度、文件种类、标题、收文来文单位、主题词、文号等查询公文，支持组合模糊查询 公文。 借借阅阅管理管理 借阅人查询已归档文件，生成借阅申请单，档案员和领导审批后，借出文件，系统自 动查找存储文件的光盘号，并提示档案员放入相应的光盘后，把文件发送给借阅人， 如果在规定期限内借阅人不归还，则自动取消借阅人的阅读权限。 生成卷内文件目生成卷内文件目录录 按年度、分类号、保存期限和小类号自动生成卷内文件目录。 生成案卷封面生成案卷封面 为每一个案卷生成案卷封面。 借阅人 查询档案条目 寻找要借阅文件 借阅人 填写借阅申请单 领导 审批借阅申请 档案员 审查借阅申请 档案员 从光盘中把文件拷贝 到档案库中 借阅人 阅读文件 归还文件 生成案卷目生成案卷目录录 系统根据当前存在的案卷自动生成案卷目录。 打印打印 可以用白纸或标准办公稿纸打印案卷目录、卷内文件目录和案卷封面等。 档案的档案的销毁销毁 把到期的短期和长期公文文件从光盘中删除。 8-4 会会议议管理子系管理子系统统 8-4-1 系系统统描述描述 完成安排、组织会议，发送会议通知、撰写会议纪要，安排、落实会议决定事项，设 置例会等功能。同时，还具有管理会议室、自动预定会议室、会议室占用检测冲突等 功能。 8-4-2 业务业务流程流程 8-4-2-1 会会议议流程流程 领导 审批 填写意见 会议组织者 申请会议室 会议管理员 审批申请 会议组织者 发送会议通知 发送变动通知 取消会议 不同意 会议组织者 重新安排时间 地点 如果占用其 它部门会议 室 会议组织者 设置例会 生成一年内的所 有例会 会议组织者 起草会议 安排时间地点 8-4-2-2 会会议纪议纪要流程要流程 8-4-3 功能功能说说明明 8-4-3-1 安排会安排会议议 起草会起草会议议安排：安排： 内容包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、承办单位、联系人、参加人员等。 修改会修改会议议安排安排 会议在尚未召开以前，均可以修改。 送送审审会会议议安排安排 把会议安排送给审批领导审批。 审审批会批会议议安排安排： 审批领导审阅会议申请后，作出批准或否决的决定，并且，可以附上意见，送还给报 批人。 会议申请如果被批准，可以继续流程；如果被否决，就变为“起草”状态。 申申请请会会议议室室 如果占用其它部门的会议室，必须发送会议室申请到会议室管理员。 审审批会批会议议室申室申请请 纪要起草人 起草会议纪要 领导 批示、修改 纪要起草人 发送会议纪要 承办人 填写承办结果 会议室管理员可以批准或否决，如果否决可附上原因，或者可以修改占用会议室的时 间，回复会议组织者。 8-4-3-2 会会议议通知通知 发发送会送会议议通知通知 已经审批的会议，就可以发送会议通知到主持人、参加人员。 变动变动通知通知 已经发送通知的会议，如果时间地点变动，可以发送会议变动通知到会议参加人员。 会会议议取消通知取消通知 已经审批的会议安排，如果因故取消，可以发送会议取消通知到主持人、参加人员。 答复会答复会议议通知通知 收到会议通知的人员，应该给联系人回复能不能出席。 会会议议通知答复通知答复查询查询 为会议组织者提供参考信息。 8-4-3-3 例会例会设设置置 如果会议定期召开，可以设置为例会。可以指定召开的周期或指定一年中例会召开的 时间，提前发送通知的天数，系统自动生成一年中所有会议并预定会议室，并按照设 置，由系统自动发送会议通知。 8-4-3-4 会会议纪议纪要要 对于有些重要会议（不形成局文的），主办单位需要整理会议纪要，系统提供了撰写、 编辑、发送会议纪要的功能。每份会议纪要，在发送以前，只有签发、拟稿、打字、 封发人员可以看见其内容，发送以后，接收到纪要的相关人员才可以阅读会议纪要。 起草会起草会议纪议纪要要 拟稿人将会议纪要输入系统。内容包括纪要题目、纪要内容、纪要发至、纪要送至、 批示领导、承办人等。 批示、修改会批示、修改会议纪议纪要要 会议纪要在发送以前，可以由拟稿人编辑、修改、领导填写批示意见或者修改纪要。 发发送会送会议纪议纪要要 拟稿人在确认纪要无需修改后，可以把会议纪要送给相关人员。 打印会打印会议纪议纪要要 在任何阶段，都可以打印会议纪要。 8-4-3-5 会会议查询议查询 可以按时间、承办单位、状态、自己要出席的会议等查询。 8-4-3-6 会会议统计议统计 可以按时间、承办单位统计。 8-4-3-7 会会议议室管理室管理 局内常用的会议室，应该作为会议管理系统内的会议室管理起来，以便安排会议的人 员能够方便、迅速地选择会议时间、地点，以防多个会议的地点发生冲突。 会议室的信息有会议室名称、可容纳人数、描述等。 8-4-3-8 会会议议室室预预定定 防止多个会议发生地点冲突，系统提供了会议室的自动预定功能。预定内容有预定人、 预定日期、使用时间。系统在接受预定前，进行冲突检查。 8-5 电电子子邮邮件子系件子系统统 8-5-1 系系统统概述概述 电子邮件子系统主要提供邮件的起草、发送、接收、回复等功能，另外提供活动安排 的功能。 8-5-2 功能功能说说明明 电电子子邮邮件件 提供电子邮件的收发功能。 活活动动安排安排 用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日，并将其存储在您的日历中。可以对 邀请对象发送通知，手动回复通知或按预先设定处理通知。也可以设置闹铃来提醒您 约会、事件、或纪念日发生的时间。 活活动动安排安排查询查询 可以用日历的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程；在创建新的日 程安排时还可以查询别人的空闲时间，设置某日程别人是否可以查看到等。 8-6 公告公告栏栏子系子系统统 8-6-1 系系统统概述概述 本子系统提供一个发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的场所。上网人员只要 在本系统中发布一项消息就可以通告内所有上网人员，上网人员也可以通过此系统浏 览全局的所有公告信息。 8-6-2 功能功能说说明明 创创建公告信息建公告信息 每个上网人员都可以发布公告信息，并可以指定需要特别通知的人员，直接发送电子 邮件告知。还可以在公告中嵌入多媒体信息。 查询查询公告信息公告信息 可以按类别、时间、作者查询公告信息。 自自动删动删除公告信息除公告信息 系统自动在公告发布者指定的时间删除公告信息。 安全性控制安全性控制 使用者只能编辑、修改、删除自己发布的公告信息，只能查看别人发布的公告信息。 8-7 论坛论坛子系子系统统 8-7-1 系系统统概述概述 本子系统为全局上网人员提供一个信息交流的场所，可以进行各种各样的问题的讨论， 比如技术问题探讨、办公自动化系统使用经验交流等。围绕一个中心议题，每个上网 人员都可以方便地发表自己的观点，了解他人的观点，可以针对他人的意见发表意见， 是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。 8-7-2 功能功能说说明明 创创建主建主题题 每个人都可以创建一个讨论主题，发表自己的观点看法，供大家讨论。 答复答复 每个人都可以对主题或答复进行答复，发表自己的观点。 匿名答复匿名答复 如果发表意见者不希望留名，可以匿名发表自己的意见。 工作工作组讨论组讨论 使用者在创建主题时，可以指定那些人员或部门可以参加本主题的讨论，并发送电子 邮件通知有关人员。主题创建者还可以公开主题，供所有人员讨论。 安全性控制安全性控制 使用人员只能编辑、修改和删除自己创建的主题和答复，只能查看别人创建的主题和 答复。 8-8 专题专题信息子系信息子系统统 8-8-1 系系统统概述概述 本子系统用于对各种专题信息如安全生产简报、供电信息、后勤简讯、行风建设简报 和影像信息的管理。通过本子系统可以制作各类专题信息以及发布专题信息等。其中 影像信息专门用于发布影像或录像信息的。 8-8-2 功能功能说说明明 创创建建专题专题信息信息 专题信息主办单位人员可以创建专题信息，输入标题、内容，还可以用其它字处理软 件或电子表格软件输入信息内容，然后引入到本系统中来。创建影像信息时，把影像 文件引入到专题信息中。 发发送送专题专题信息信息 专题信息创建者可以指定专题信息的发送范围，并通过电子邮件发送专题信息给指定 人员。 查询专题查询专题信息信息 拥有阅读权限的人员按专题信息的类别可以快速地查询各类专题信息。 安全性控制安全性控制 只有主办单位的指定人员可以创建专题信息，并由创建者指定可以看到专题信息的人 员，其他人员将不能看到专题信息。 界面界面设计设计 9-1 概述概述 系统界面是系统提供给最终用户访问系统功能和数据的界面，一个系统是否容易使用 主要取决于系统的界面对最终用户是否友好、是否操作简便。办公自动化系统的界面 设计遵循以下原则： 面向最终用户 真正满足最终用户的实际需要。不是功能和信息越多越好，而是提供最终用户真正需要的功能和 信息。 符合 GUI 规范 图形化、风格统一、操作方法一致。 界面友好 最终用户易于理解和接受。 操作简便 操作过程尽量简单、方便。 功能和数据集成 最终用户可以在一个单一的界面中方便地访问各子系统的功能和数据，虽然这些功能和数据可能 来源于不同的子系统和不同的数据库。 9-2 界面划分界面划分 按最终用户的行政职务，可以把办公自动化系统的最终用户划分为局领导、中层干部， 一般人员三个层次；按最终用户的系统管理职责，可以划分为系统管理员、子系统管 理员和一般人员三个层次。虽然局领导、中层干部、一般人员对不同子系统的侧重点 不同，但对每个子系统的使用权限、功能要求基本相同，因此不按行政职务划分不同 的界面，而是提供统一的个人办公界面。对于系统管理员、子系统管理员，其对各子 系统的使用权限、功能要求不同于一般人员，因此为他们提供各子系统专用界面，方 便他们对子系统的管理。 9-3 个人个人办办公界面公界面 个人办公界面面向一般用户（非系统管理员、非子系统管理员），为一般用户提供风 格统一、操作简单方便、友好的用户界面。用户可以方便地访问办公自动化系统的各 个子系统，获取各种各样的信息，帮助个人处理日常办公业务，提高工作效率。 9-4 子系子系统专统专用界面用界面 子系统专用办公界面面向子系统的管理员和系统管理员。其中收文管理子系统专用界 面、发文管理子系统专用界面，主要面向机要秘书；会议管理子系统专用界面，主要 面向局办秘书；档案管理子系统专用界面，主要面向档案室；其它子系统可以使用个 人办公界面，不需要专用界面。 第三部分 总体规划 Notes 系系统总统总体方案体方案 办公自动化系统采用 Lotus Domino/Notes 作为办公自动化系统平台，因此建立一个 覆盖整个的 Notes 系统是办公自动化系统运行的基础。下图是 Notes 系统总体方案图。 10-1 Notes/Web 服服务务器器 Notes/Web 服务器采用 Lotus Domino/Notes Server. Lotus Domino/Notes Server 是 Notes 服务器和 Web 服务器的集成。通过 Notes 服务器可以为用户提供电子邮件和 OA 应用服务；通过 Web 服务器可以为用户提供 Intranet/Internet 应用服务。 10-1-1 局大院局大院 Domino/Notes 服服务务器器 局大院的 Notes 用户数将达到近 200 个，这样规模的 Notes 系统最好采用多服务器的 结构，以均衡负载，提高性能。在服务器中，按功能可分为应用服务器和邮件服务器。 应用服务器提供办公自动化应用的访问和数据存储，邮件服务器负责电子邮件的通讯。 各 OA 数据库应用一年的数据量估计如下： 发文管理： 1G 收文管理：1-2G 会议管理： 100M 档案管理：1-2G 电子公告： 50M 论坛：50M 电子邮件：每个用户10M 专题信息： 1G 接待： 50M 总计一年的硬盘需求为 4-7G，加上系统占用，建议容量为 10G。 Domino/Notes 服服务务器机型器机型选择选择 建议采用 IBM PC Server704 作为 Domino/Notes 服务器. IBM PC Server704 作为主服务器，它为每一处理器配置 512KB L2 高速缓存，可实现 四路 200MHz Pentium Pro 处理器并行工作的强劲功能，其主要配置如下： 1. 200MHz Pentium Pro 处理器 最多可支持个 CPU 的 SMP 功能 2. 高于 60ns ECC 内存，标准配置为 128MB，最大可扩展到 2GB 3. 每个处理器带有 512KB L2 可回写式缓冲 4. 个 PCI/ESIA 总线结构 可选 100/10Mbps 高速以太网卡 5. 17 个扩展托架可使存储容量扩充到 54GB（包括 12 个热拔插托架） 6. 双 SCSI-2 Fast/Wide PCI 磁盘控制器和 PCI RAID 适配器(RAID 型) 7. 8 倍速 CD-ROM 驱动器 8. 随机配有 Server Guide 服务器使用安装指南软件 9. 预装 TME10 NetFinity 网络管理软件 10. 赠送 Lotus Notes IBM PC Server330 作为邮件服务器，它提供了可选的热拔插机型和磁盘阵列机型， 200MHz Pentium Pro 处理器，32MB ECC 内存系统，大型热拔插硬盘系统，9 个 32 位 适配器插槽，其主要配置如下： 可选 100/10Mbps 高速以太网卡 1. Pentium Pro 200MHz 处理器 2. 支持 2 个 CPU 的 SMP 功能 3. 标准配置为 32MB ECC EDO DIMM 内存，最大可扩充到 1GB 4. 每个处理器带有 256MB 或 512KB L2 可回写式缓冲 5. PCI/ESIA 总线 6. 9/10 个扩展托架使内置存储容量可以高达 27GB 7. Uitra SCSI-2 Fast/Wide PCI 磁盘控制器和 PCI RAID 适配器(RAID 型)支 持 40MB/s 数据吞吐量 8. 倍速 CD-ROM 驱动器 9. 随机配有 Server Guide 服务器使用安装指南软件 10. 预装 TME10 NetFinity 网络管理软件 11.赠送 Lotus Notes Domino/NotesDomino/Notes 服务器操作系统选择服务器操作系统选择 服务器操作系统选用 Windows NT 4.0,安装 Lotus Notes 4.6 Domino Web Server 软 件。 10-1-210-1-2 县分局县分局 Domino/NotesDomino/Notes 服务器服务器 区县分局的情况和局大院的情况相似，只是规模相对小一些，建议采用 IBM PC Server330 作为 Domino/Notes 服务器。 10-210-2 Notes/WebNotes/Web ClientClient Notes/Web Client 是 Notes Client，它内置 Web 浏览器，因此也是一个 Web Client。Notes Client 要求 486 或以上 PC，内存最好 16M 以上，因此建议采用 586 PC，内存 16M，硬盘 1G。由于 Notes Client 内置的有 Web 浏览器，因此不需要另外 购买 Web 浏览器。操作系统可以采用 Windows 3.x 和 Windows 95，推荐使用 Windows 95，Windows 95 强大的连网能力和易用性是 Windows 3.x 不可比拟的。 工作站是 586 微机，内存不小于 16MB，磁盘容量建议不小于 1GB。工作站数量决定使 用计算机的岗位数，最好为每个工作人员配一台。 此处推荐的机型是 IBM PC 300 GL.它配备了 Wake-on-LAN 功能的内置以太网卡，支 持 DMI2.0 标准接口的 BIOS，并能够进行远程开机关机控制，远程维护，软件集中 开发等高级网络管理，同时自动识别连接在网上计算机的型号，配置软件和元件序列 号等数据，其内存是 16MB，2.5GB 硬盘，Pentium 133MHz、166MHz 处理器，支持 MMX 技术。 10-310-3 移动用户和拨号服务器移动用户和拨号服务器 移动用户或远程用户可以通过公用电话网连接到 Notes 系统中来，在用户端需要 Modem 和访问公用电话网的手段如电话线或手提电话。服务器端可以有两种方式：一 是 Notes 服务器连接一个 Modem，通过电话线接入公用电话网，Notes 用户可以拨号 进入 Notes 系统，这种方法的好处在于安全性较高，只有登记的 Notes 用户可以而且 只能连接到 Notes 系统中，安全性由 Notes 系统控制。缺点是远程用户只能访问 Notes 系统，不能访问其它网上资源，同一时刻只有一个远程用户可以连接到 Notes 服务器，并且对 Notes 服务器的性能有较大影响；二是采用远程拨号服务器，远程用 户通过公用电话网拨通拨号服务器后，可以通过拨号服务器连接到局大院局域网中， 访问网络上的任何资源。这种方法的好处是远程用户不但可以访问 Notes 系统，还可 以访问其它网络上的资源，并且同一时刻允许多个远程用户同时访问网络资源，而不 会影响系统的性能。缺点是安全性不高，虽然拨号服务器提供了安全控制，但安全级 别不高，一旦非法用户通过了拨号服务器的检查，它就可以访问网络上的任何资源， 虽然每个系统都有自己的安全控制，但暴露在非法用户面前将是非常危险的。补救的 办法是可以指定远程用户只能访问 Notes 服务器，这样安全性就有了保证，虽然和第 一种方法一样只能访问 Notes 系统，但它允许多个用户同时访问，并且不会影响 Notes 服务器的性能。推荐使用拨号服务器。 10-410-4 各各 NotesNotes 系统之间的连接系统之间的连接 Notes 系统包括局大院 Notes 系统和各区县分局 Notes 系统，各系统之间通过公用电 话网相连。公用的办公自动化应用、共享的数据库信息，由服务器之间通过 Notes 无 可比拟的数据库复制技术在各个 Notes 系统中保持一致，这样既提高了 Notes 用户的 访问速度，又实现了信息共享。以公告栏为例，可以在局大院和各分局的服务器之间 建立复制关系，Notes 系统会自动维持电子公告数据库的一致性，当一个地方的数据 库发生变化，这个变化会被传播到其它地方的同一数据库中，并且只有变化会被传播。 变化的最小单位是”域”。也就是说一个文档如果只有一个域发生了变化，只有这个域 变化会被传播到其它地方，而不是整个文档。这就大大提高了复制效率。不论用户位 于哪个地方，他都可以和其它地方的用户通过电子邮件通讯，本地 Notes 服务器会自 动转发电子邮件。 第四部分第四部分 系系统统的投的投资资概算和效益分析概算和效益分析 系系统软统软件：（推荐使用）件：（推荐使用） Domino5 10 user starter pack(10 用户) 内容包括：1 Domino Server + 1 Designer + 9 Notes Client 价格： 35200 元 办办公自公自动动化化软软件件 系系统统名称名称基本数基本数 （套）（套） 基本基本费费用用 （万元）（万元） 费费用用预预算算 （万元）（万元） 公文管理13.53.5 会议管理122 档案管理133 日常办公133 合计11.5 专专用管理用管理 根据需求调研协商解决 第五部分第五部分 系系统实统实施方案施方案 一、一、Notes 系系统设计统设计 包括域的划分、网络的划分、命名规则、安全性设置等 Notes 系统的设计。 二、市局二、市局 Notes 系系统统管理管理员员和开和开发发人人员员的培的培训训 由 Lotus Notes 对市局的人员进行 Notes 系统管理培训和开发培训，时间为 7 天。 三、分局三、分局 Notes 系系统统管理管理员员培培训训 由软件公司对各分局(每分局 12 人)进行 Notes 系统管理员培训，时间为 5 天。 四、安装四、安装办办公自公自动动化化试试运行系运行系统统 总部安装 Notes 服务器，选择局办、党办作为收文管理子系统的试点部门，档案室作 为档案的试点部门，选择另外 12 个处室作为发文管理子系统的试点部门，各相关部 门作为专题信息子系统的试点部门，在这些部门安装 12 台工作站。选择一个分局作 为试点分局，在该分局安装一台 Notes 服务器和 510 台工作站，建立分局的会议、 收文、发文、档案和其他系统。 五、五、办办公自公自动动化系化系统试统试点和完善点和完善 在各试点部门和分局运行，提出修改完善意见，对办公自动化系统进行修改完善。在 此期间，完成办公自动化系统使用手册的最后定稿。 六、六、办办公自公自动动化系化系统统培培训训和推广和推广 印发使用手册，对不同使用人员进行不同培训。在局大院所有部门安装工作站，在一 部分分局安装服务器和工作站，办公自动化系统正式使用。 附录 B：Lotus Notes 简介 公司总部美国麻省波士顿市剑桥区 全球员工约 6000 人 中国员工约 40 人 中国组织销售及市场、技术支持、培训和产品开发 Notes 全球用户超过 10000 家企业用户，全球最大的 500 家 企业有 423 家使用 Notes Notes 全球安装量超过 900 万（至 1996 年底） Notes 在中国用户超过 500 家政府及企业级用户 Notes 在中国的安装量超过