分支机构职场租赁及装修管理（分支机构宣导稿）课件

1,办公职场租赁及装修管理,2,一、参照规定 二、职场选择 三、办公用房规格及布局 四、装修要求 五、职场租赁及装修申报流程 六、其他,3,1、华保字1999112号分支机构办公用房规格、装修及家具配置标准暂行规定 2、华保办字200214号办公用房装修招投标管理规定,3、2004年12月下发分支机构办公职场租赁（含购置）和装修事宜申报审核工作操作规程 4、华保字200648号华泰保险公司资产集中采购管理办法 5、华保计字20072号关于下发中心支公司筹建费用及开业后全年固定费用标准的规定。,一、参照规定,4,尽量选择在有利于公司形象、贴近客户、交通方便的地区，同时综合考虑周边环境及价格因素。 考虑到装修费用的摊销问题，不能选择毛坯房，最好选择已装修好的房屋，只要进行适当的空间区隔就可以。 与出租方最好签订长期合同，如3年。,二、职场选择,5,三、办公用房规格及布局,面积配置按照公司人力资源部核定的该单位两年内正式员工人数，参考近2-3年发展规模确定。,6,分支机构负责人办公室面积及公用部分面积按以下标准掌握：,三、办公用房规格及布局,7, 办公区的平面布局遵循以大开间开放式办公为主、统一规格、便于调整的设计原则。,平面布局, 分公司总经理室、副总经理（含总经理助理）室、计财部、人事部、出单室设独立的办公空间，部门经理可设置屏风隔断的半独立办公空间，其他部门和人员为开放式办公。 中心支公司及以下机构的经理室、副经理室、财务室、出单室设独立的办公空间，其他部门和人员为开放式办公。,三、办公用房规格及布局,8,注意：不管平面布局如何，都不能突破公司关于面积的标准。,平面布局,分公司可设大会议室（兼有培训功能）一个，小会议室一个，贵宾室一个，洽谈室若干，设前台。 中心支公司可设会议室一个，洽谈室若干，设接待大厅。 分支机构办公用房内不设休息室、非公用卫生间、用餐及娱乐活动空间。 分支机构可根据需要设立机房、资料室、档案室和仓库。,三、办公用房规格及布局,9,四、装修要求,分支机构办公用房的装修，要体现公司的企业精神和金融企业的特点，风格统一、庄重、简洁、大方，富于现代感和文化气息。 遵循注重装饰效果，力求节约的原则。,10,普通办公区为大开间设计，采用屏风式系统办公家具，各种动力线、通信线路通过屏风下预设的线路槽连接，办公区屏风以蓝色为基调。 地面采用优质化纤地毯，以蓝色为基调。 墙面使用壁纸或涂料，以白色为基调。 天花采用烤漆龙骨，高级矿棉吸间板。 窗帘采用百叶窗帘或卷帘，以白色为基调； 办公区照明使用节能日光灯。,四、装修要求,11,公司名称和徽标按照公司VI手册标准制作。 工程所使用的材料、设备必须符合国家有关标准和有关部门的规定及设计图纸的要求。 材料、设备、进场和使用安装时都应由业主检验合格后方可使用。 机房地面采用防静电地板，具良好的接地系统。,四、装修要求,12,办公家具配备,分支机构办公家具要求风格统一、质量优良，价格适中，配备标准以额度控制为主，具体种类、款式各分支机构自定。 分支机构领导办公家具（含桌、椅、柜、沙发等）购置额度为： 分公司总经理不超过3万元；分公司副总经理、总经理助理不超过2万元；部门经理不超过1万元。 中心支公司及以下机构经理不超过2万元，副经理不超过1万元。 员工办公区家具单元包括屏风、办公桌、侧桌、推柜、办公椅。会议室等区域家具由各分支机构自行选配并报公司审核。,四、装修要求,13,装修工作程序,分支机构办公用房装修工作一律实行招投标。由分支机构依据本规定提出设计要求和用材标准，经公司办公室审核后统一发标。 参加装修投标的单位必须是具有相应资质、经验和能力的正式施工企业。投标单位不得少于3家。招投标工作应遵循“公开、公平、公正”的原则，由装修单位自行组织，公司办公室可派人参加。 中标单位的装修施工设计方案及总包合同由分支机构直接与施工方洽商，报公司办公室、计财部及法律部审核后再由分支机构与中标单位签约。,四、装修要求,14,装修单位应设工程管理小组，管理工程的进度、质量、安全等事宜。 装修工程预算批准后无特殊原因不得增加。因设计和施工变动造成的费用增加需与施工单位办理正式的洽商手续。增加金额累计超过合同造价2%以上需事先得到公司批准。,注意：中心支公司的装修总造价（含家具配置）不得高于18万元人民币。,装修工作程序,四、装修要求,15,分支机构办公室或新建机构筹备组,分公司 负责人核准,总公司 销售管理部,五、职场租赁和装修申报流程,提交文件： 1、公司批准文件（机构设立、迁址或租赁）； 2、财务预算批准文件； 3、拟租赁职场情况说明（附职场平面布置示意图、职场内外全景照片、户外和室内标识广告位置示意图及效果图）； 4、拟用租赁合同（附出租或出让方的产权证明、出租或出售许可证明）； 5、办公家具、设备配置方案和拟购置物品清单及总体报价（附拟购物品品牌、名称、规格、单价、数量明细）； 6、填报职场搬迁费用明细表。,批准同意,租 赁 申 报 流 程,16,分支机构办公室或新建机构筹备组,分公司 负责人核准,总公司 销售管理部,五、职场租赁和装修申报流程,提交文件： 1、公司批准文件（新租职场装修应提供职场租赁所要求申报的各项文件）。 2、财务预算批准文件； 3、装修方案和工程预算（附装修公司的资质证明、营业执照及当地颁发的装饰工程概算表等相关文件）； 4、装修单位选择说明或招投标工作说明及招投标文件； 5、数据线路情况说明和网络综合布线方案及工程预算（提前2个月联系）； 6、职场内外标识、广告设计和制作方案； 7、工程结算文件和职场平面布置及标识广告效果图（投入使用后报备）。,批准同意,装 修 申 报 流 程,17,六、其他,办公职场租赁和装修合同的签订，要严格按照公司法律部门提出的有关意见执行，不允许擅自签订或更改合同内容。特别是涉及到违约金、提前退租等问题，必须经法律部门审核确认后方可办理。 付款方式上，租赁合同付款不能超过押