后勤食堂原材料采购制度.docx

山东凤祥股份有限公司企业标准Q/SP GL WZ.21-2014(A)后勤食堂原材料采购制度2014-03-01 发布 2014-03-01 实施山东凤祥股份有限公司 发布后勤食堂原材料采购制度1 目的为了使总经办食堂原料采购工作有章可循，以连续、稳定地购入公司食堂适用的质优价廉的原材料，最大限度的满足使用需要，保持合理库存，避免采购转移成本，争取公司利润最大化。特制订本规定。2 范围本办法适用于总经办后勤食堂原材料采购活动。3 职责3.1行政后勤科负责原材料需求计划表的编制、填报和审批。计划审批流程见附件2，原材料需求计划表及计划提报频率见附表。3.2后勤物资科负责审核采购计划，并根据审批后的计划执行以下活动，通过招标、比价、商务谈判、市场调研等方式确定供应商及价格，签订采购合同，制作采购订单、执行采购单、到货接收、检验外观入库、采购发票的收集校验、采购结算等。3.3行政后勤科参与对供应商的评定、采购物资的计量和内在质量的验收。3.4 审计部负责对采购活动的全程监督、评价。4 采购策略4.1 供应源的稳定性和竞争力。4.2合格供应商之间的采购规模分配。4.3建立对供应商的最大杠杆。4.4实现规模化采购。5 采购方法5.1比价：公司与经挑选的供应商进行交易时通常采用这种方法，向这些供应商（三家或以上）采用电话、传真和电子邮件等形式询价，根据报价单并以此让买方从技术和商业的角度来评估。5.2招标: 参照公司招标管理制度执行，重要原材料粮油米面及调味品招标采购。5.3商务谈判：通过与无法满足招标条件的供应商进行竞争性谈判，达到降低采购成本目的的采购方法。6 采购流程（流程图见附件1）原材料采购参与方：行政后勤科、后勤物资科和审计部。总体流程：收集信息，询价，比价或招标、议价，考察，决定，订购，协调与沟通，催交，进货检收，报账付款，采购结束。具体方式：采购过程中有申请、有执行、有监督，在执行和监督过程中请审计部监督采购过程。6.1做到采购的计划性：有计划的提报所需物资可以避免原料积压、或者停工待料现象的发生，以提高效率降低成本。计划必须按照固定格式并由食堂主管签字确认。临时性、紧急性采购按照需求由食堂主管签字确认后按流程进行采购。6.2做到采购的合理性：6.2.1对供应商的资格进行严格审查（考察供应商资质、供应能力和物资的质量水平等）。6.2.2建立健全合格供应商档案体系；建立供应商考核制度，对供应商的供货情况（包括：质量、到货及时性和售后服务）进行考核，实行末位淘汰制。6.2.3建立健全采购审批制度，对供应商的选择通过比价、招标或其他形式完成。在选择供货商时做到“人无我有、人有我优、人优我廉”在采购质量及价格上严格控制。6.3做到采购的及时性： 物资采购的效率直接影响后勤食堂总体的工作效率。设立交货时间及地点，及时高效完成任务，提高工作效率，完善服务质量才能满足食堂需求。6.4完善采购后物资入库、领用等流程：库管管理模式、领用流程：原材料统一调配、统一管控，以降低成本。后勤物资科负责物资的入库、登记和发放等管理工作。工作职责：负责管理仓库物资入库、出库、建立手工账本,并建立电子出入库总账，对仓库内物资的数量、质量以及产品是否完整负责。物资入库和出库要准确无误，做到日清、周结、月盘点，对物资及时核对和复查。6.4.1入库管理：6.4.1.1物资入库需要有送货单、检验合格单等。6.4.1.2物资入库必须查点名称、数量、质量和单据等相关凭据。6.4.1.3物资入库必须填写收料单，注明入库时间等，收料单必须有保管员和经手人签字。6.4.2出库管理：6.4.2.1物资出库采用先进先出法，出库填写领料单，必须有食堂主管或以上签字。领料单填写详细（物资的名称、规格、数量、质量状况等）。6.4.2.2建立台账，领料人和保管员签字确认。7 采购活动的评价7.1供货商的评价 按照总经办后勤物资科供应商管理细则执行。由分管采购员不定期到公司食堂及仓库，对供货商所提供物资的质量和使用情况进行回访，为评价供货商提供依据。7.2对采购员的评价 按照总经办后勤物资科采购员考核管理规定执行。由后勤物资科负责人或委托人不定期的到各食堂对采购员和供货商的服务及所供应物资的质量进行调查，为评价采购员提供依据。8 附则注解：此制度为试用稿，在运行过程中不断更改完善；本制度的解释和修订权归总经办所有。餐饮原材料采购流程（附件1）行政后勤科统一提报的有效需求计划 后勤物资科 部分采购员比价、招标或即时采购部分报供应商 协议（定点）供应商供应 食堂验收人员及库管员验收 食堂验收人员及库管员验收验收合格入库（入库单）验收不合格重新采购验收合格入库（入库单）验收不合格退货 采购员凭入库单及发票到财务办理报账重新采购食堂库管、采购人员、供货商定期对账结算 采购员凭入库单及发票到财务办理报账紧急计划采购流程行政后勤科紧急采购需求后勤物资科 授权使用部门采购采购员立即组织采购 使用部门事后补办有关手续需求单位需求计划提报审批流程（附件2）行政后勤科提出计划需求 行政后勤科主管或科长审核后勤物资科实施采购同意 不同意不能生成有效需求计划附表：食堂物资的分类、计划提报频率序号物资的分类计划提报频率备注1.调味品类：盐、酱油、醋、味精、糖、花椒、料酒、辣椒、胡椒粉、鸡精粉、辣椒酱、老抽、陈醋、八角、香油。15天申报一次2.面粉类：面粉、大米、小米、豆沫料、胡辣汤料、淀粉、甜面酱。15