SAPERP项目上线总结报告.docx

SAP项目实施汇总报告2011年12月12日，首张具有意义收货单，在SAP系统中翩然而过，同时在系统后台自动生成了SAP系统自运行后的第一张正规财务凭证，这两张业务与财务高度集成的单据，一唱一和，仿佛是划过寂静的第一声爆竹，在上海*公司回响，至此宣告实施了近两个月的SAP系统在我公司的顺利上线。 同时，结束了SAP项目的实施阶段工作，开始全面转入维护阶段。在这里，从目标计划、实施状况、人员队伍、经验总结几个方面对SAP项目的整个过程做一总结，向在在座的各位领导同事进行汇报，目的是为了回顾过去、汲取经验、服务未来.一、 项目背景：l 公司背景上海*自动控制技术有限公司成立于2004年，以领先的技术与丰富的现场服务经验，为中国的移动机械行业带来更先进、更适合中国企业的自动控制系统与软硬件产品。*自控自成立之初便树立了“推动机械进化、发展民族工业”的远大理想，并为自身赋予了明确的使命：“为移动机械制造商提供领先的控制方案与软硬件产品，使其移动机械产品具备领先的竞争力”。为了能使公司向即定的目标进行稳定的发展，整个过程当中需要进行新的管理上的尝试，而如何将企业的各种业务经济信息高效的组织在一个平台，加以有效的利用与分析，且满足企业内部及外部的各种需求，是公司近期的一个主要管理目标。而SAP正是在这种情况下，出现在我们的视野，实施SAP的终极目标是为公司的发展保驾护航，提升企业的竞争力，增加企业凝聚力。（本次实施的具体目标此处暂不赘述）二、项目实施状况10月份公司管理层决定，在12月份，新的SAP一定要上线，要让公司在原有的有限的业务流当中集成加入资金流，进而形成全面有效的信息流，全面满足企业内部与外部审计的数据要求。时间紧,任务重 是这次SAP实施的难点，各部门经理及同事，同样非常重视，为此专门抽调部门骨干人员连同经理均参加SAP项目组组织的集中培训，在为时一个月的学习与工作中，大家团结协作，在项目组和内外部顾问的指导下，克服了任务重、上线时间紧、数据要求质量高等困难，加班加点按期完成了ERP上线前的各项工作，整个过程完全按照顾问提供的实施方法，历经了项目准备、业务蓝图、测试实现、切换准备、系统上线五大阶段，终于在12月12日上线，为了最大限度减少并行的负担与差错率，仅并行了1周的时间便甩掉了旧系统原有用友，于12月19日全面应用新的SAP8.8版本的系统，成功地迈出了SAP系统上线运作的关键第一步，这是公司领导关怀和支持的结果，项目实施过程中凝结了外部顾问、内部顾问、关键用户及IT人员的辛勤劳动和汗水，是大家工作共同智慧的结晶，在此对各位领导和参加项目建设的所有同事表示衷心的感谢。三、 SAP系统应用状况：1、 销售模块：1、报价单：（暂不用）使用SAP Business One 的销售报价可以灵活创建任何营销文档。该报价单支持不同的行类型，允许用户创建之前行的小计。用户可以在文档中的任何位置插入自由格式的文本，还可以使用标准备注文本。标准备注可以存储和重复使用。页眉和页脚文本也可以由用户为每个文档进行定义。每个报价的毛利都可以计算。向客户提供的最后销售价格可以轻松地查看。一旦创建了报价，用户就可以通过点击鼠标导出到Microsoft Word 中2、销售订单（合同）：创建订单时，用户可以执行可用量的检查，此特性帮助用户了解缺货时多个库存的商品库存情况，从而简化订单的输入。下订单时可以从备选商品列表中选择所需商品，定义延期订购该商品，或者允许商品部分交货。订单创建时可以定义不同的交货日期，以及每个行项目的发货地址。用户可以自动从销售单中创建采购单，并指定发货到客户处3、交货（出库单）：可使用交货功能生成必要的包装单据。内置的包装流程有助于在交货过程中将货物分成不同的包装批次。用户可以通过点击鼠标查看交货单中的发运状态以及交货跟踪号码。交货时，仓库中的货物数量自动更新。4、应收发票：创建发票时系统将自动创建一个相应的日记帐分录。如果客户立即支付部分发票，用户就可以创建自动收款凭证。5、催款向导：功能强大的向导用于处理客户的催款函，并保留每个客户的催款历史记录。此向导可定期执行，例如每月或每周，以检查所有未清的发票。可以按照预定义的间隔发送一系列不同级别的催款函。此外，用户还可以定义利息计算和催款费用的方法。6、信用额度的控制： 要能及时提醒，甚至冻结针对已经脱离信用控制的客户单据，及时保障公司利益不受损失。2、 采购模块：1、 采购订单：允许用户向供应商订购材料或服务。这些订单更新所订购项目的可用数量，并通知仓库管理员预定的交货日期。用户可以将单个采购单拆分为多个部分，例如，当商品需要发送到多个仓库时就可以使用拆分。采购订单或应付帐款(AP)凭证中的每个行项目可以根据要求发送到不同的仓库。2、 收货采购订单：用户使用该功能进行收货管理，并可以将货物分配给多个仓库。收货可以与采购单链接，而且用户可以根据确切收到的数量更改基于采购单产生的原始数量。3、 应付发票：创建供应商发票时，这些信息可供用户对供应商的后续付款时使用。4、 到岸成本：计算进口商品的采购价格。用户可以将多个类型的到岸成本（例如运费、保险费和客户税款）分配为每个商品上，更新其确切的仓库价值3、 业务伙伴数据：记录客户和供应商的所有关键信息，例如地址、偏好、销售人员和信用额度等。用户可以为每个业务伙伴定义不限数量的联系人，并附上电话号码、电子邮件地址和其它重要数据。用户可以输入客户联系人或供应商名称，并发送电子邮件或短消息。所有相关的数据- 包括客户销售报告和帐户详细余额。活动：此特性用于跟踪与客户的交互，例如电话、会议和后续任务。用户还可以在活动中添加注释和附件，并预先安排下次活动的时间。4、 库存管理：在系统中建立不同的物料及仓库，并对物料进行管理，定义物料特性及价格清单。并维护序列号和批号以及价目表。用户还可以定义备选商品，根据当前的市场价值重新评估存货成本，并执行周期盘点、仓库间调拨、寄售等特殊业务。物料主数据：用户可以定义仓库物料，销售物料，采购物料，或者非存货物料，包括人力、差旅或固定资产。并为这些物料定义采购供应商、采购和销售计量单位，以及物料的税码等详细信息。支持为物料建立多个仓库并维护物料在每个仓库中的成本。支持对每一种物料采用不同的存货估价方法。当前支持的方法为标准成本，移动平均和先进先出法。计划数据也在物料主数据中维护。用户可以定义采购方法（例如制造或购买）以及订单间隔日期（例如每月、每周或每天）。用户还可以为物料定义最小订单数量和订货提前期。序列号：序列号可以根据预定义的编码规则自动生成；也可以手工创建，可在选择仅在发货时使用或者在所有出入库交易时分配。批次：用户可以为产品指定批次，并根据保质期或者其它自由定义的属性进行归类。然后，可以在销售订单、发货单中和库存移动时为这些产品定义批次。还可以使用批次报告进行批次监控。备选物料：在所需物料由于数量不足或其他原因不可用时，可以创建一个备选物料供客户参考。拣配和包装：用户可以使用拣配和包装管理拣选和包装流程。系统提供了未清，已批准，已拣配三种销售订单的状态。在不同的状态下，客户可以进行一系列有关拣配和包装的操作，系统能灵活的适应您的拣选和包装流程。5、 生产：1、 定义BOM：可以在该窗口中定义多级BOM。在BOM中用户需要明确定义产成品以及所需的原材料，并且在BOM中指定所需原材料的数量和相关仓库。生产订单：允许用户创建三种类型的生产订单：标准订单，基于现有的物料单创建；特殊订单，不基于BOM创建；和分解的生产单，用于分解产成品，将各个子物料重新回库。通常生产单以计划状态创建，经下达后发放到生产车间。为产成品指定的各个子物料可以手工发料，也可以采用反冲法发料。子物料可以被替换或添加。该解决方案还支持产成品的部分完工，从而灵活地控制工单。用户可以查看计划下达的数量以及完成和退回的数量，可以监控订单的到期日。生产订单也可以参考客户销售订单创建，使用户能够实时查看在制的物料状态。2、 产成品的接收：允许用户将生产订单完工的产成品接收到产成品库存中。3、 生产订单发料：将原材料发到指定的生产订单上。4、 物料需求计划：可帮助生产计划人员做生产计划排程或让采购员根据生产计划和采购需求来制定物料的采购计划。5 定义预测：允许用户根据预测数据预测需求，而不是单独依靠接收的销售订单。预测有助于用户预测未来时间对产品的需求，并以此相应地调整物料需求计划。这些需求预测数据也可以用于其它的相关报表中。6 计划向导：计划向导可指导用户通过五个步骤完成需求计划业务情节的创建。用户定义计划范围，例如可以在计划系统中以周或天为单位来浏览需求计划，生产和采购计划中可以包含非工作日，也可以不包含。需求计划可以基于多种物料或物料组计算。用户可以在构建好的业务情节中选择预期的标准，例如现有库存等级、未清的采购订单、销售订单、工单和物料的最小库存量，以及定义好的销售预测。需求计划运行后系统就会显示推荐的 生产 或 购买 建议，同时，该界面上设置了多个折叠和展开选项，允许计划人员查看系统计算出的物料净需求以及基于此物料需求的各类相关凭证。解决方案还提供了意外报警和可视队列，帮助用户识别需要加快处理的订单。计划场景也可以保存为“模拟”，用户可以运行一系列的“假设”场景，而不会影响建议报告。7 订单建议报表：从建议报表中，计划人员可以选择建议的生产订单或采购单进行自动创建转换。如果某个产品需要外包生产，则系统可允许计划人员轻松地将生产订单转化为采购订单。对同一供应商的采购订单可以合并到一个订单中，从而优化采购流程。6、服务管理：服务管理主要用于服务运作、服务合同管理、服务计划、客户交互活动的跟踪、客户支持和销售机会的管理等提供支持。1、 服务呼叫：处理客户的提出问题并记录、跟踪相关的信息。用户还可以查看和维护与特定问题相关的呼叫历史。可以监控多种呼叫状态，而且呼叫可以转给技术人员或者排在队列中。2、 客户服务跟踪卡：此特性为技术服务人员提供了售给某客户物料的详细信息，例如制造商序列号、内部序列号和所有服务呼叫历史，以及该物料的服务合同。3、 服务合同：用户可以为购买商品或者服务的客户创建服务合同。合同中记录了有效日期以及服务条款，例如响应时间、解决时间等。服务呼叫历史可以从任何合同中查看，并也可以查询与该合同相关的4、 知识库解决方案：使用该知识库可以记录各种解决方案和问题，可以加速服务速度和提高服务人员能力，并且可以提供给外部人员共享解决方案。5、 服务报表：用户可以使用这些报表查看和分析与服务合同、客户设备和服务呼叫相关的数据。用户可以检查服务人员进行的服务呼叫，或者某客户报告的问题，并使用这些报告评估效率和绩效6、 财务：符合中国会计原则的正常财务处理功能生产成本、物流等业务与财务的高度无缝集成。四、 系统应用部分效果对比：(1) 建立一个从营销管理、采购管理、仓储管理、生产管理、质量控制到财务管理实现全面集成的系统；系统前：原有的工作模式，各部门分兵为战，信息不集成，无法共享，导致工作效率较低，系统后：建立了一个大的信息平台，各部门统一在此安排部署，信息集成度高，业务流程处理速度有明显提升(2) 财务上，满足日常财务管理和会计核算的需求，并符合国家规范的财务规定；系统前：财务对仓库等业务的监管能力不强，无法做到帐实完全相符系统后：仓库业务全透明在一个平台运作，财务与业务高度集成(3) 加强财务计划和管理，实现财务预算管理和财务分析；系统前：无法得到历史业务期间的详细数据，所以缺乏科学完整的业务数据，财务计划与管理工作根基不牢靠，上了系统后，此种情况大为改善(4) 规范库存管理，增加库存管理透明度，降低库存成本，与财务有效集成；仓库管理的任何业务，包括每次的转库行为均与财务模块所相连，即时生产财务凭证，反应在财务报表内。(5) 规范采购流程，降低采购成本，与应付帐款的有效集成；统一管理供货商及其报价，便于考核评估供货商，比较分析采购价格。可根据实际需要按不同采购人员划分采购物品范围。采购订单输入时，系统自动将供货商之核准价格带入，方便输单作业。(6) 加强对生产现场的物料管理，对生产计划、进度、以及生产过程中的料、 工、费信息进行有效的跟踪和控制，并准确及时反映；(7) 加强对生产成本与核算的管理，及时准确提供生产成本的动态信息；(8) 加强生产分析功能，能提供多角度、全方位的生产状况查询功能和报表；(9) 建立规范的质量、安全信息的管理、采集、分析体系；(10)加强对各部门资产管理的力度，满足财务对资产管理的需求；(11)提供决策支持信息。五、经验总结1、 全员皆兵 人人都做关键用户 项目建设之初，公司各领导就非常重视，各部门均由经理出面，带领本部门的人员积极进行参与，有利于工作开展，不但提高了工作效率，保证了工作质量，而且减少了很多可能出现的困难与问题，为我们的SAP实施打好了人为的基础。2、 组织学习培训，掌握系统知识，奠定了切换和运行的基础SAP项目实施的过程，是一个不断学习，不断提高的过程，贯穿在此项目实施的始终，概括起来分为以下几种：2.1 SAP系统概览的学习，让大家了解SAP的来拢去脉，与ERP的关系，同时对SAP基本的通用操作有了一定的掌握。2.2 最终用户的培训和学习，按照项目组的统一安排在上线前期的一段时间内，以分部门的形式进行了培训，当涉及到部门间的重要流程时，几个部门同时参与培训并进一步展开热烈的讨论。2.3 培训过程已经由外部顾问老师，进行了现场录制，留下重要的培训记录，以供日后进行相关工作开展的依据。通过上述各种培训，目的是为了实现ERP管理理念与操作知识的转移，为系统的稳定运行提供主体保证。3、 开展集中研讨，广泛征求意见，一定程度上优化企业原有的流程。实施阶段前期，各部门主要成员均参加了项目的集中调研，在会议当中一方面进一步参加SAP系统相关知识的学习与交流，探讨原有ERP当中存在的问题，另一方面对业务蓝图进行优化讨论，找出差异点，经过若干次的讨论与交流，最终制定了符合公司运行SAP的解决方案，确定各主要业务流程，为SAP项目实施制定了框架。4、 理清业务流程，确保数据准确，完整的数据收集，持续的数据改进上新系统之前，公司已经从2010年6月份开始，在运行一套早期版本的SAP2007B，由于没有引入正规的财务核算部分，整个数据仅从业务的角度考虑，在实际业务处理时缺乏一定的严谨性与完整性，从上线初期，就按顾问的要求，各部门对系统当中的与本部门有关的基础数据进行提前修改与调整，尽量保证新系统上线的数据质量,用顾问的话说：要搬新家，原有的数据必定要重新调整改正。5、 较为周密的部署，详细的文档记录从项目一开始，便建立了一套完整的项目资料归档管理办法，手段虽然简单，但涵盖的内容较，如实施的有效人天、当天开展了哪些工作，是否有工作日志，每日所生产的各种文件是否齐全，每一次的会议记录均详细收集在内，细致到位，以便对整个项目进行有效的跟踪，查看实施过程当中所存在的问题是否得到了及时的处理，同时也将SAP项目组与各部门所做的工作呈现的一览无余。6、 培训