KBCQ.GZ-720／01销售业务流程规定.doc

建滔天然气化工（重庆）有限公司管理体系文件销售业务流程规定KBCQGZ720/01版本/修订：A/0审 核：廖志松批 准：苑京明发布：2007年10月26日 实施：2007年11月1日建滔天然气化工(重庆)有限公司关于甲醇销售业务流程规定 根据前期甲醇销售业务的实际运行情况,为达到规范公司相关的销售流程，以期降低营运成本,提高运行效率之目的,特对现行的相应规定进行部分修订, 主要包括备货与发货、计量、打单、放行、收款、对账、开票等部分。第一章 备货与发货第一条 物流人员根据总经理批准的发货通知单核实甲醇目前库存情况，按出货时间次序备货，并及时向公司业务员反馈异常情况（如库存不足和品质不符合客户要求等）。第二条 装车（船）员必须确认即将装运甲醇的质量检测报告是否完备，若发现异常及时向生产技术部汇报。注：运输方式包括汽运、铁运、船运三种方式第三条 装车（船）员收到物流专员或主管和过磅员签字确认的甲醇装车跟踪表后才可向指定的物流公司装车（船），装完车（船）后，及时告知打单员和物流专员或主管装运信息。第四条 装车（船）员必须详细记录每次装车（船）的数据,以便与打单员核对出货数量，若发现数量有差异必须及时汇报并查明真实原因。第二章 计量第五条 汽运甲醇过磅时，除过磅员外必有当值保安监磅，过磅数据通过网络传输至打单室，过磅员必须电话告知装货车辆车牌号，以便打单员核对甲醇装车跟踪表和出货批准表，只有打单员将所有数据保存无误后电话告知过磅员车辆才可离开装货；同时打单室通过监控系统对过磅情况进行监控，发现异常情况立即电话通知停止过磅，查明原因并上报。第六条 过磅时所有随车人员（含司机）必须远离磅区和车辆熄火待磅，装完货后车辆过磅完确认无误后，由运输公司人员在指定处加铅封。 第七条 保安和过磅员应特别关注装运车辆有无异常的随车备件和过磅时有无增加空车的载重以减少甲醇净重的可能(磅后水箱放水等)，保安需密切注视车辆从磅房至装货区之间的异常情况，并及时向保安队长汇报。 第八条 过磅员必须记录清楚车辆过磅情况（含车牌号、皮重和毛重），当值监磅保安必须签字确认，每天过磅员必须与打单员和物流专员进行核对车次和出货数量。第九条 若通过管道运输装火车或装船必须将厂区内装运台的质量流量计计数与码头/火车站以及船检尺和装船罐液位复检计数进行交叉核对,有差异禁止发车发船并及时汇报查找原因。物流公司运至客户委托认可的码头或车站后，对方码头或车站需签回实收数量（根据销售合同确定是船检或罐检），客户需签回含合理损耗的收货数量。物流公司委托SGS公司所做商检报告确认的数量不得作为拒绝赔付超合理损耗部分货款的理由。第十条 若通过汽车运输至车站装火车或码头装船，每车须公司磅房称重，并详细真实记录相关数据后才可运出装车或装船，每单货的汇总送货单需与码头/车站以及船检尺和装船罐液位复检进行交叉核对，有差异禁止发车发船并及时汇报查找原因。物流公司运至客户委托认可的码头或车站后，对方码头或车站需签回实收数量（根据销售合同确定是船检或罐检），客户需签回含合理损耗的收货数量。物流公司委托SGS公司所做商检报告确认的数量不得作为拒绝赔付超合理损耗部分货款的理由。 第十一条 凡因物流公司原因造成延误交货和产品质量下降，不能在客户的销售合同约定由我公司承担任何相应的损失赔偿，反之，因此给我公司造成的直接经济损失由物流公司承担。第十二条 甲醇运输中的合理损耗(同客户约定)由客户承担，超合理损耗部分由物流运输公司承担。公司以送货单确认数量向客户收取货款或向物流公司索取赔款。第十三条 客户自提部分，以我公司磅房称重为准，做到车出厂门货（含数量与质量）款两清。一定须各岗位履行好监督职能。第三章 打单第十四条 送货单一式七联，包括正联(2联)、客户联、客户签回联(2联)、物流联、运输联。客户签收后的客户联由物流专员或主管负责跟踪追回并交财务部客户服务专员。 第十五条 打单员必须根据过磅系统显示净重直接打印送货单数量栏（除下述第12条外），客户名称、地址、电话、订单编号、货品名称、单价根据出货批准表准确录入。金额栏由系统自动计算，不允许人为修改，但需复核。第十六条 若公司网络通讯出现问题和退货，为不影响进出货，经总经理书面认可后才可以进入“手工录入”状态，此类送货单后附书面认可手续后必须经财务部经理和总经理签字。打单室应做好“手工录入”状态的详细记录和相关审批手续，以备核查。若发现送货单为“手工录入”状态且无审批手续，打单员将被立即开除，其他正常状态送货单均显示“仪表录入”状态。第十七条 所有送货单均连续编号，任何情况致使送货单作废的，必须按月另装成册，以便核查。第十八条 财务部客户服务专员每天需准确统计当天的出货和收款情况，并编制财务销售与对账动态表，做到日清周结并报部门负责人，同时需进行应收款账龄分析和与客户的对账工作，以便及时收款缩短资金的回收期。第十九条 客户服务专员需按月将出货批准表、送货单客户签回联、货物放行单以及报表装订成册；打单员需将送货单存根联、货物放行单按月装订成册。 第四章 放 行 第二十条 打单员核对甲醇装车跟踪表和车辆过磅信息（司机姓名、车牌号等）及时填制货物放行单和打印送货单，打单员和司机签名货物放行单后交财务部客户服务专员负责相关签字，后由司机送大门岗值班保安查验放行。 第二十一条 大门岗保安查验放行后，需在货物放行单上签字并负责将第1、2联返回打单室。第五章 收 款 第二十二条 公司目前确立的销售发货总体原则是先款后货；但集团内客户可斟情考虑数期，对集团外的客户驻厂董事同意的特殊情况可先发货，但卸货前必须全款到账,反之，由物流专员或主管监察物流公司不得卸货，否则因此造成的经济损失由物流公司承担。第二十三条 财务部服务专员必须确认该客户的累计已到账货款不低于累计的发货款（包括本次），同时客户服务专员参加公司所有有关销售的会议。第二十四条 送货单客户签回联由物流专员或主管负责追回，由财务部客户服务专员负责整理、分发和向物流专员或主管和业务员提供客户未签回送货单信息。第六章 对账 第二十五条 财务部客户服务专员应分时间段按客户编制对账单，寄至客户财务部盖鲜章（公章或财务章或发票章）后寄回或带回。第二十六条 财务部客户服务专员每周对账情况明细表，包括每个客户的累计出货量、出货金额、已收款、未收款，未收款部分预计收款计划等，报财务部、销售部负责人和总经理。第七章 开票第二十七条 所有客户均由财务部统一开具3联制增值专用发票或5联制增值税普通发票，发票由客户直取或邮寄，并做好相应发票交接记录。第二十八条 开票原则：送货单的客户名称、银行付款人名称和发票的购货单位三者必须一致，除手续完备的代转付款外，否则财务部拒绝开票；全款到账（集团内客户除外）后财务部客户服务专员编制增值税发票申请单，经财务确认、销售审核、总经理和驻厂董事审批后方可开票。第二十九条 开票时必须核对送货单、银行进账单、出货批准表、客户购买甲醇的资质、开票资料（税务登记证/营业执