建筑工程设计公司办公管理制度

精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 1 / 25 建筑工程设计公司办公管理制度 建筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐 精品源自物业管理条例 建筑工程设计公司办公管理制度 第一节考勤制度 一、总体规定 1、考勤是公司规范管理的基础，是计发工资奖金、享受福利待遇的主要依据； 2、公司的考勤管理由行政部指定考勤员负责； 3、公司董事、监事、工作室负责人、独立建筑师可以不参加考勤。 二、打卡 1、公司实行五天工作制，周一至周五，工作时间为： 上午 9： 0030 下午 14： 0030 2、公司实行上、下班打卡制，周一至周五早上、下午所有参加考勤的人员必须按上、下班时间准时打卡两次： 3、卡上不得出现任何未办理手续的空白格子，对未办理请假手续而出现空白格子者按旷工半天或一天处理； 4、任何人不得代人或托人打卡，违者双方当次打卡无精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 2 / 25 效，各以旷工半天论处； 5、有急事外出或工作而忘记打卡者，须由直属部门负责人补签。若补签失实，对补签和被签者各以旷工半 天论处。 6、每月允许三次忘打卡补签，从第四次起忘打卡一次按旷工半天处理，以此类推。 7、因考勤系统或停电等特殊原因而不能打卡的，由行政部和各部门核实后统一签字。 三、违反考勤制度的处理 1、迟到、早退 严格按公司规定的上、下班时间工作，以电脑打卡机记录时间为准，否则以迟到、早退论处（事先请假、因公外出、出差除外），每迟到或早退 1 分钟扣 2 元，依此类推。连续迟到或早退五次或全月累计十次的，予以解聘； 2、旷工 ①上班时间半小时后或下班时间半小时前打卡者以 旷工半天论处； ②上班时间 1小时后或下班时间 1小时前打卡者以旷工1 天论处； ③未经准假或假期已满未续而不到职者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； ④伪造休假证明者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 3 / 25 ⑤无正当理由，拒绝直属主管或公司领导安排工作者以旷工一天论处； ⑥不服从工作调动，经教育仍不到岗者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； ⑦旷工一天扣 3 倍等时工资总额，以次类推（日工资 =月标准工资 /22）； ⑧连续旷工 3 天，当月累计旷工 5 天，全 年累计旷工 15天者按自动离职办理； 第二节请、休假制度 一、请、休假天数审批权限 请假人员天 数审批者 室主任 /主任工程师及以下人员 1 天（含）以上部门负责人 副总及以上人员假期无论时间长短总经理 假期最小计算单位为 1小时，不足 1小时的按 1小时计。所有请假书面手续必须交于行政部统一管理，作为当月考勤的依据。 二、假期分类 1、法定节假日 10天： 元旦节 1 天（ 1 月 1 日）； 春节 3 天（农历正月初一、初二、初三）； 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 4 / 25 劳动节 3 天（ 5 月 1 日、 2 日、 3 日）； 国庆节 3 天（ 10月 1 日、 2 日、 3 日）； 国际妇女节天。 2、事假 员工凡请与工作无关的事假扣发事假期间内工资（日工资 =月标准工资 /22）；假满上班时应到考勤员处办理核销，否则按旷工处理； 3、病假 员工请病假单由各部门负责人审批后交考勤员，假满上班时凭医院开具的诊断证明或其它医院证明到考勤员处核销，拒不提供医院证明的，按旷工处理；病假期间内的工资按月标准工资的 60%发放（日工资 =月标准工资 /22）；其他事宜按国家有关规定执行。 4、试用期员工在试用期间事假累计 10天以上，正式员工事假月累计 15 天或年累计 50天以上的，均按自动离职处理。遇特殊情况，报部门负责人或总经理批准可不受此限制。 5、婚假 正式员工可申请婚假，婚假 7 天，员工申请婚假，在请假或销假时必须提供结婚证书，否则按旷工处理。婚假必须在结婚当年使用。 6、产假、 合同期内的女员工符合计划生育政策生产时，可申请产精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 5 / 25 假。产假 90天。 7、看护假 合同期内的男员工，配偶生产时，可申请看护假。看护假 5 天。 8、丧假 员工的父母、配偶或子女死亡，可申请丧假。丧假 5 天 9、带薪年假 员工在公司连续工作期满一年，第二年可享受七天的有薪年假，以后每增加一年则有薪年假增加一天，但最长不超过十五天，带薪年假当年有效，不可累计使用。请带薪年假者，须提前一周填写申请表办理相关审批手续，办完工作交接后方能休假，且假满上班时应到考勤员处办理核销，否则按旷工处理； 10、员工按以上 5、 6、 7、 8、 9 项休假时按标准工资带薪，一种假期最多分两次以内休完，假满上班时须到考勤员处核销，否则按旷工处理； 11、所有假期 时间连续计算，含公休日，不含法定节假日。 三、假期奖金和福利待遇发放标准： 月累计休假 7 天及以上（国家法定节假日除外）取消当月奖金及津贴； 四、 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 6 / 25 建筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐 精品源自物业管理条例 请、休假办理流程： 填写申请表 -→按假期长短办理审批手续 -→办理工作交接 -→考勤员备案、归档 -→假满核销 第三节出差制度 一、办理出差手续 ： 1、员工出差，应由派遣出差部门的负责人填写出差派遣表一式两份，一份交行政部以便考勤，一份由出差人凭以预借或报支旅费交通费报销： 2、员工出差结束后应及时到考勤员处办理核销，否则按旷工处理； 3、员工出差销差后三日内应填具 "出差旅费报销单 "，送请各部门负责人审批，总经理审定后，交财务部凭票报销。 二、交通费报销： 1、公司员工乘坐火车、轮船、飞机等交通工具按实际购票证明单报销交通费； 2、搭乘公司的交通工具者，不得再报支交通费。 3、市内及短程办公事 人员，按公司要求乘坐交通工具，并凭实际产生的交通票报销。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 7 / 25 三、出差福利： 职务级别住宿标准伙食补助标准借支备用金标准 公司董事 /天 /人 /人 *次 副总以上 /天 /人 /天 /人 *次 副经理以上 1、 /天 /人 /天 /人 *次 2、 /天 /人 专业负责人和初级主管以上 1、 /天 /人 /天 /人 *次 2、 /天 /人 员工 1、 /天 /人 /天 /人 *次 2、 /天 /人 说明：副总以上出差可住单间，副总以下人员出差按两种住宿标准执行：一人出差时按 1 项住宿标准执行 ，两人及以上人员同时出差时按 2 项住宿标准执行。 四、工地补助（长期出差）：连续七天及以上天数派驻同地区工地工作者为长期出差，享受工地补助，每天 160元（包括：市内交通费、伙食费在内），住宿标准经公司批准，凭工地派出单报销。 第四节办公环境管理制度 一、环境绿化 1．行政部根据办公实际需要经审批后对外签定花草租 /购协议； 2．除花草公司定期维护和保养外，行政部指定专人进精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 8 / 25 行护理； 3．每位员工不得有意伤害花草，违者照价赔偿； 二、环境卫生 境的日常管理工作由行政部负责； 3、每位员工要保持个人办公区域的整洁，办公用品摆放整齐，设计图纸等无须带走的重要文本下班后一定要妥善处理，如因个人处理不当造成重要图文丢失，则个人负全责，公司视具体损失情况另行处罚； 4、任何员工不许在办公家具和公共设施上乱涂乱画，违者口头警告，第三次按旷工半天处理； 5、公共办公区域内严禁吸烟和就餐，违者口头警告，第三次按旷工半天处理； 6、办公时间内不许随意喧哗和嬉戏，以免防碍他人的正常工作， 违者口头警告，第三次按旷工半天处理； 7、办公区两翼为休息区和吸烟区，员工不能乱扔报纸或烟头，保持环境卫生； 8、厕所卫生规范：严禁在厕所内吸烟、乱扔烟头；严禁乱倒茶叶等物堵塞下水道；节约用水、纸；便后冲水； 三、办公设备 1、办公设备的添置与更换由各部门负责人批准后，统一由行政部办理； 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 9 / 25 2、行政部负责办公设备的日常维护、保养工作。 3、每位员工的办公设备都需登记存档，未经许可不得私自调换； 4、不得损坏办公场所的设备设施，若有遗失或损坏，将予以赔偿； 5、各部门要保证办公区域的设备设施的完成，做到下班时关停所的设备电源； 四、员工仪表 1、员工进入办公区需佩带员工证，由行政部负责监督；对于拒不佩带者，行政部予以口头警告，当天口头警告达 3次者，按旷工 1 天处理； 2、员工仪容仪表整洁、大方，不许披头散发、穿拖鞋上班；在工作区域内，不大声喧哗、不高声谈笑、聊天、工作时间不谈论与工作无关的事宜；不得在工作时间躺卧、打瞌睡；工作时间不得浏览与工作业务无关的书籍、杂志、报纸；不准在办公区域上网聊天或打游戏；工作时间不得吃早点、零食。 3、修饰仪容应在卫生间或其它相对隐闭的地方进行； 第五节固定资产管理制度 一、固定资产的购置和变更： 固定资产的购置和变更统一由行政部负责办理，不允许各部门或员工私自购置与摆放，以保持办公环境的统一与协精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 10 / 25 调，特殊需购置的需先由部门负责人审批再由行政部上报总经理审定，最后在行政部备案； 二、登记： 所有固定资产均需登记造册，要清楚记载使用人和使用地点； 三、领用： 固定资产的领用需先由部门负责人审批，再由行政部领用 ,并登记备案； 四、维护 ： 行政部负责固定资产的日常维护，每位员工应小心和爱惜地使用自己支配的固定资产资源，对于由于员工明显的过错而造成的固定资产损坏，应视情况予以赔偿； 五、管理： 行政部每月应对公司的所有固定资产进行定期盘点，及时掌握固定资产的动态情况，对帐物不符的，要彻查；行政部每月底制作固定资产月报表由部门负责人审批 ,总经理审定。 六、报废固定资产的处理： 对于不能使用的固定资产，经部门负责人审批由行政部上报总经理批准后予以变卖或报废，并及时报送财务室； 第六节低值易耗品管 理制度 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 11 / 25 一、申购： 1、每周各部门拟定所需的低值易耗品的计划，交行政部商务人员统一对外采购。 2、行政部商务人员根据各部门的采购计划，进行货比三家，在指定的供应商处进行采购。 二、领用： 1、低值易耗品的领用采取登记制，各部门指派专人根 建筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐 精品源自物业管理条例 据采购计划在商务文员处领取。 2、新入职人员的 低值易耗品，商务文员负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 三、管理： 1、负责购发低值易耗品的商务人员要做到货品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 2、负责购发低值易耗品的商务人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。 3、每月 5 日由商务文员制作低值易耗品月报表，以此作为月底结算的依据。 4、员工个人购买的由个人妥善保管与摆放。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 12 / 25 5、员工应本着节约的原则妥善使用与保管。 第七节证照年审与变更管理制度 一、证照类别： 1、公司经营运作所需的各类证、照，包括工商、税务、劳动、人事等政府部门颁发的证、照、下发的批文和行业协会、社会团体、银行等颁发的证、照。 2、公司获得的各种荣誉、文件、证书、牌匾等。 一、证照保管部门： 税务证由财务部负责管理和保存； 其他证照如：企业营业执照（正、付本）、企业代码卡、职称证、注册师证、劳动、人事证照等由行政部负责管理和保存； 二、管理方法： 1、管理部门必须建立登记台账，记录证照的出入情况，保证其使用及安全； 2、因业务需使用复印件、影印件的，必须在管理部门登记备案； 3、证照原本原则上不予借用，特殊情况因工作需要借用的，必须办理书面借用审批手续，需公司总经理或其授权人审批同意借用。 三、年审日期： 税务证：长期有效，不必年审； 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 13 / 25 营业执照：每年 1 月 1 日至 4 月 30日； 企业代码卡：每年 5 月份； 职称证：按规定时间办理； 注册师证：按规定时间办理； 暂住证：按规定时间办理； 其他证照：按规定时间办理； 四、公司及员工的各种证照由行政部 负责办理年审； 五、变更：根据相关部门具体要求或公司实际需要另行办理； 六、公司副总以上级的车辆年审（按车牌尾数所对应的月份）及养路费（每年 12月份）、车船使用费（按车牌尾数所对应的月份）等的交纳由行政部负责办理； 第八节 印章管理 一、 印章的种类及保管部门： 印章种类 数量（枚） 保管部门 /人 分公司公章 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 14 / 25 行政部 银行印鉴私章（分公司） 总经理 合同章（总公司、分公司） 各 1 营销部 行政章 行政部 财务章 财务部 技术专用章 技术委员会 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 15 / 25 出图章 技术委员会 注册师章（建筑、结构） 各 1 技术委员会 二、印章使用流程：印章专管人首先应有授权人的书面授权方可保管 公章、印鉴私章：申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交总经理留存 合同章：申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交营销部留存 行政章：申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交行政部留存 财务章：申请人填表 →部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交财务部留存 技术专用章：申请人填表→部门负责人审批→总工程师或其授权人批准→盖章→申请表交总工程师留存 出图章、注册师章：申请人填表→部门负责人审批→总经理或其授权人批准→盖章→申请表交技术委员会留存 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 16 / 25 第九节 文件管理制度 一、文件分类： 1、规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用 "规定 "。 2、决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用 "决定 "。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用 "决 议 "。 3、通知：转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用 "通知 "。 4、通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息，用 "通报 "。 5、申请、请示、报告：向上级请求批示与批准，用 "申请、请示 "。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用 "报告 "。 6、批复：答复请示事项用 "批复 "。 7、函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用 "函 "。 8、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用 "会议纪要 " 二、发 文格式与编号： 1、根据公司目前的管理架构，文件分为： 红头文件：公司制定的各种规章制度、重大决定、对外精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 17 / 25 公函等； 蓝头文件：公司有关部门签发的一般性、临时性文件； 建筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐 精品源自物业管理条例 2、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。 2、所有文件按行政、人事、财务、技术、董事、营销字样加以区分，文件保管人须按 "行政 "、 "人事 "、 "财务 "、"技术 "、 "董事 "、 "营销 "分类造册以便查找； 3、文件编号：采用 "式，其中 " "北方汉沙杨 "的拼音缩写， "04"表示年份， "001"表示文件序号， " "行政 "的拼音缩写，类似地， "示人事、"示财务、 "示技术、 "示董事、 "示营销； 二、文件签发： 部门起草 提交行政部编号、打印 部门负责 人审批 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 18 / 25 总工程师签发（技术类） 行政部留档 各部门归档 三、文件密级管理： 1、公司秘密的密级分为 "机密 "、 "秘密 "二级。 ①机密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。机密文件仅发给公司董事一级，包括：合伙协议、合作协议、临时聘用及合作协议、不公开的董事会决议或会议纪要、财务报表、统计资料、公司经营情况、公司尚未进入市场或尚未公开的各类信息、重要会议记录、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入； ②秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司 的权力和利益遭受损害。秘密文件可发给普通员工，包括公司的各种规章制度； ③公开文件指让所有员工知晓的并可贴于公告栏的临时性、紧急性通知、通告属于公司秘密的文件、资料，应当标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密； ④所有文件都应有对应的电子文档 2 份，每季度还应有2 份光盘备份； 2、保密措施 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 19 / 25 ①非经总经理批准，不得复制和摘抄； ②收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； ③ 在设备完善的保险装置中保存。 ④在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 3、责任与处罚 ①出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资 10 元以上 500元以下： a 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； b 已泄露公司秘密但采取补救措施的。 ②出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失： a 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； b 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； c 利用职权强制他人违反保密规定的。 第十节档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。 一、档案分类：共分六大类，所有档案均需有纸质文档精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 20 / 25 和电子文档备份 1、行政类：装修合同、办公家私合同、租赁合同、电话及网络、公司各类证照原件及复印件，其它行政文件； 2、人事类：面试人员档案（分部门、分职能）：个人简历及其它证明； 员工档案：个人简历及其它证明、聘用人员人事档案表、劳动合同、毕业生接收协议（或有）、考勤记录、 奖惩记录、工作变更、晋级记录、合同解除手续等； 3、财务类：收入合同；满一年须移交行政部； 4、技术类：设计前期成果（ 4 纸档 1，电子档 2）、概念方案成果（ 档 1，电子档 2）、报建方案成果（ ，电子档 2）、扩初设计成果（底图 1，电子档 2）、施工图成果（底图 1，电子档 2）、各阶段甲方往来函件及施工变更文件（纸档 1，电子档 2） 5、董事类：董事会决议或会议纪要等文件； 6、营销类：营销部文件、协议、合同等。 二、档案编号及归档： 按时间先后进行编 号；按行政、人事、技术、财务、董事、营销六大类进行归档保存，其中财务档案由财务部专人负责保管，行政、人事、技术、董事档案由行政部专人专夹、专柜保管，同时应做到第三人按标识随时可查，营销档案由营销部专人负责保管。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 21 / 25 三、调档、归档流程： 调档人填写调档申请表→部门负责人审批→行政部经理审批→总经理或总工程师批准→档案专管员提档并签名→档案专管员及时归档并签名； 调档人必须对所调档案的完整性、安全性付全责。档案若出现破损，则应及时修补，档案遗失，则行政降级，并视损失严重性另行处罚； 四、档案的销毁：档案保管员填写 "档案销毁审批表及清单 "→行政部经理审批→总经理或总工程师批准→行政部经理监督销毁→作销毁登记 第十一节安全管理制度 一、安全管理： 公司实施节假日值班制度，由行政部负责每月的值班安排和监督工作，值班人员必须按时到岗，并认真履行值班职责，并填写值班记录。 二、消防安全： 1．行政部每天指派专人巡查办公区域的消防控制点，及时发现、报告、排除消防隐患； 2．及时制止违规吸烟者，员工连续三次被发现在公共办公区内吸烟的予以解聘；二、钥匙 管理： 1、每套钥匙需有编号，并登记使用、不得私自配制；丢失钥匙必须追究责任； 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 22 / 25 2、余匙存放在档案室墙上明列。 场 所 总数量 使用人 /数量 余匙保管人 /数量 各办公室门匙 3 董事、合伙人 /1&筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐 精品源自物业管理条例 行政主管 /2 行政部门匙 3 行政主管、档案员、营销主管各 1 行政主管 /0 档案室门匙 3 档案员、周老 /1 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 23 / 25 行政主管 /1 财务部门匙 3 会计、出纳共 3 行政主管 /0 会计档案柜 2 会计 /1 总经理 /1 出纳档案柜 2 出纳 /1 总经理 /1 会议室门匙 3 商务文员 /1 行政主管 /2 会议室柜匙 3 商务文员 /1 行政主管 /2 两翼及中间消防门 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 24 / 25 3 值班人员 /1 行政主管 /2 电梯铁闸门（ 2 个） 2务文员 /1政主管 /1工柜匙 2 员工 /1 行政主管 /1 三、网络信息安全： 1、行政部应指定专人定期对公司的电脑进行必要的杀毒处理，确保资料不受电脑病毒的侵害 ; 2、行政部只保留各办公室、行政部、各部门负责人的防病毒入侵和资料外泄； 第十二节沟通与交流 公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐、相互信任、共同进步的工作氛围，是我们高效协作的基础，而且使我们及时了解自己工作的得失，不断得到改进。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 –独家原创 25 / 25 一、内部投诉和合理化建议 当你认为你个人的利益受到不应有的侵犯， 或对公司的经营管理措施有不同的意见，或发现有违反公司各项规定的行为时，可以向相关当事人或部门提出投诉。如果被投诉人或被投诉部门无法提供给你满意的解决意见，你的投诉会被逐级提交，保证有明确的反馈。 公司鼓励员工对公司提出合理化建议，如果你对公司的发展，管理等问题有自己的看法和观点，无论是大的问题、小的细节公司都希望得到你的建议。行政部负责收集员工的合理化建议，并负责它们得到准确的传递。 二、公司内部网站 公司的内部网站是我们信息传递与交流的最为丰富和频繁的地方，在这里你可以了解公司的最 新动态、项目展示、内部信息，并可在论坛上发表高见，我们可以实现充分的信息资源共享。