印鉴管理制度

印鉴管理制度编制日期审核日期批准日期 1一、 总则1.1 为了加强公司印鉴的管理，维护印鉴的严肃性，规范其使用程序，确保印鉴安全使用和管理，结合公司实际，特制订本制度。1.2 公司印鉴是指公司（含子公司）的行政公章和专用于业务的个人印鉴，是行使权力和承担法律责任的标志。行政公章包括正式印鉴和专用印鉴，其中：1) 正式印鉴：指公司公章以及公司下属子公司公章；2) 专用印鉴：指公司财务专用章、合同专用章等用于指定用途的印鉴；3) 个人印鉴：指以公司法定代表人、子公司负责人的个人名义刻制，用于公务的签名章或印鉴章；4) 其他印鉴：除以上三类印鉴以外的印鉴。1.3 公司对各类印鉴实行“统一建档，集中管理、规范使用，专人负责”的管理原则，所有公文来往和材料报送等均须经过本制度规定的审批程序方能加盖公章或法定代表人个人印鉴。1.4 行政部是印鉴综合管理部门，统一管理公司各类印鉴，职责是：1) 制定、修订公司印鉴管理规章制度；2) 负责办理公司各类印鉴的刻制；3) 管理或经授权管理公司级别正式印鉴、合同专用章；4) 对公司各类印鉴管理和使用进行监督；5) 办理或指导公司各类停用印鉴的封存和销毁工作。二、 印鉴的刻制和启用1.2.2.1 印鉴的刻制2.1.1 公司（含子公司）各类印鉴的刻制由行政部按规定统一办理；任何部门和个人均不得自行刻制公章。2.1.2 公司行政部指定专人负责印鉴的刻制及备案工作，公安机关关于刻制公章的备案证明应妥善保存。2.1.3 公司各部门原则上不刻制印鉴。2.2 印鉴的刻制申请2.2.1 行政部刻制公司印鉴或其他类印鉴时，均应逐项完整填写印鉴刻制登记申请表内印鉴名称、数量、颁发部门、日期、启用时间等栏目。2.3 印鉴的启用2.3.1 印鉴启用前应以印发附有印模的正式文件形式通知有关部门、子公司。已启用的各类印鉴印模，批准启用的有关文件及印鉴刻制登记申请表应立卷归档，永久保存。2.3.2 领取其他类印鉴时，申请部门经办人须核对与申请刻制印鉴要求准确无误后，在印鉴刻制登记申请表上盖上印模备案并注明启用日期，未经留样备案的，一律不准自行使用。印模交由行政部和相关业务主管部门留存。3.4.1.2.2.1三、 印鉴的管理和使用1.2.3.3.1 严格执行审批制度3.1.1 公司发出的公文、报送的材料以及签订的合同、协议等，在使用印鉴前，必须先立文、编号，填写印鉴使用登记簿，并按以下权限范围报有关领导审批：5.5.11) 凡公司（含子公司）签订的合同、协议，必须严格按照合同、协议评审流程进行审批，待所有需会签的相关部门及领导审批完毕后，由行政部印鉴管理员进行仔细核对，确定审批手续齐全的可给予办理盖章手续。2) 除合同、协议外，其他需办理加盖公章手续的各类文件，均应由经办部门经理及其主管领导审批同意后，方可办理用印手续。3) 以公司（含子公司）名义作出的认捐书等需加盖公章的，需按照公司审批流程所规定的权限进行审批。4) 凡以公司名义对外发出的需公司承担经济责任（如公司为第三方担保、对第三方作出承担给付义务或其他义务的承诺或商务函件等）或具有法律效力的相关文书需由法律事务部加具意见。如公司需对外支付款项的，则按照合同评审流程进行审批。5) 凡涉及员工社保增减、社保个人资料变更、劳动手册、劳动合同、公积金转移/提取、生育待遇、工伤审核、收入/未婚/在职/离职/户口迁移等证明均由人力资源中心统一办理，下属子公司办理此类相关事宜须由人力资源中心加具审批意见。6) 使用董事长、总裁个人印鉴必须经董事长、总裁批准或其授权的人批准。7) 中标通知书和报价单一律不予加盖公章。8) 集团公司（含子公司）内部往来公文均不予加盖公章。9) 需用章文件应内容完整，凡留有空白的文件、证明、承诺书、合同、协议、便笺等一律不予盖章。 10) 印鉴原则上不借出使用，特殊情况需借出使用时，用印部门应先行履行完本条前述各条款的审批手续后，再提出相关申请，报公司主管领导批准后方可借出，行政部应派专人携带公章协助办理并全程监印。11) 遇有工作需要未办妥审批手续而急需用印的，经办部门的主管领导电话或短信告知印鉴管理人员同意用印的，印鉴管理人员方可用印，但事后必须及时补办手续。12) 印鉴管理人员必须严格按有关用印规定和操作程序进行，对无手续或手续不全的、不符合用印规定或违反操作程序的，印鉴管理人员不得为其加盖印鉴。3.2 严格执行用印登记制度3.2.1 用印时，印鉴管理人员必须监督申请人在印鉴使用登记簿内做好记录，并将印鉴使用登记簿存档，作为用章备查依据，重要文件用章后应同时保留一份相关部门主管负责人签名原件及盖章后留底复印件一并存档备查。登记的项目包括：用印日期、文件内容、主送单位、盖印数量、经办人、审批人等。印鉴管理人员在用印时要审阅、了解用印内容，核实、清点用印数量。3.3 严格执行保管制度3.3.1 各类印鉴应存放于保险柜内加锁保管，随用随锁，并经常检查清洗。发现被盗用/损毁或丢失，应保护现场，即时报告和查处。3.3.2 各类印鉴登记、使用、保管、审批凭证应按年度装订成册，立卷归档保存。3.3.3 印鉴使用登记簿应由行政部统一印制并标注页码，交各部门单独建档并指定专人负责保管，登记簿用完后必须交回公司档案室保存，再领取新的印鉴使用登记簿。3.4 用印程序3.4.1 经办人在印鉴使用登记簿上如实填写用印日期、盖印内容、主送单位、盖印数量及经办人姓名等规定的内容，持需盖章文件和印鉴使用登记簿报所属部门的经理和主管负责人审批后报印鉴管理人员。3.4.2 接到申请的印鉴管理人员，确认手续完备并核实印鉴使用登记簿上所填写的内容无误后，将文件与印鉴使用登记簿一起交行政部主管负责人审核盖章。3.4.3 行政部负责人若认为文件有不完善之处，有权要求申请部门修正后才予盖章。3.5 用印规则3.5.1 在加盖印鉴时应做到位置恰当，图形端正，字体清晰，并在落款处“骑年盖月”。凡有存根的介绍信、证明信等公函，应在公函连接线上和落款处同时盖章。四、 印鉴更换、停用和销毁4.4.1 因工作需要更改印鉴、变更名称或机构撤消时，原刻制的印鉴应在印鉴更改、名称变更或机构撤消之日起停止使用，由行政部存档和核销，同时发文通知有关单位。4.2 公司自行销毁或报批刻制机关回炉销毁的各类废旧印鉴，均须填写印鉴销毁申请表，报行政部主管副总批准。同时将销毁的废旧印鉴印模盖在登记册上留底备查。五、 监督检查5.5.1 行政部负责人对公司印鉴的管理和使用应加强监督检查，发现问题，及时纠正，必要时作出处理。5.2 对工作失职或违反规定滥用印鉴的部门/子公司和责任人应给予批评教育和相应纪律处分；对于非法使用印鉴，造成严重影响或经济损失者，视情况追究其法律责任。5.3 未经允许，私自刻制公司印鉴的，一经发现，报公安机关追究其刑事责任。5.4 印鉴管理人员不认真执行本规定，对无手续或手续不全的、不符合用印规定、本制度规定不予加盖公章的或其他违反操作程序给予办理用印手续的，给予降职、撤职、辞退处理，情节严重的，追究其刑事责任。5.5 印鉴管理人员未严格执行印鉴管理制度，导致印鉴被盗用、损毁或遗失的，给予降职、撤职、辞退处理。5.6 公司行政部负责刻制公章的工作人员疏于对公章代理机构的审查，致使发生所刻制公章未经公安机关备案的，除立即采取补救措施外，扣罚责任人员1000元奖金，情节严重的，给予降职、撤职、辞退处理