现代人事档案管理模式

1 / 5 现代人事档案管理模式 一、 封闭式管理模式 此种模式是指人事档案由单位内部的组织、人事档案部门实行封闭式管理。主要是领导或组织上使用 ,一般不对外使用。目前 ,对党政机关、企事业单位在岗的国家干部、教师、科研人员等人事档案大多实行这种管理模式。这种模式具有一定的特点与长处。 其特点长处主要表现在 :(一 )有利于本单位人事档案的收集和管理。本单位内部人事机构对本机构人员、工作内容非常熟悉与了解 ,人事档案来源单 ,仅限于本机构人员 ,因此在收集工作中可以较全面系统地收集。又由于本单位工作内容大体相同 ,因此 ,对其人事档案的分类、排列、鉴定可采用比较一致的标准 ,便于管理。 (二 )便于本单位领导及时使用其人事档案。由于本单位保管人事档案 ,领导需要了解人员经历、成果等状况时 ,很快就能从本单位入学档案机构查阅到 ,不必跑路也不费时费力。 (三 )有利于人事档案的保密 ,因为人事档案材料是组织上在考察了解和使用人的过程中产生、形成的 ,它记载着有关知情人为组织提供的情况 ,这些材料上记载的内容 ,由组织上统一掌握和使用 ,对人事档案的保密具有较大作用。 2 / 5 二、开放式管理模式 (一 )开放式管理模式的含义 这种模式是在市场经济条件下建立的 种新模式 ,与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关。这种模式的含义有以下四点。 第一 ,人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。 市场经济的建立 ,产生了许多经济组织形式 ,这对人才的吸纳、流动与旧的人事制度发生了巨大的碰撞 ,新型的人事管理制度如人事代理制度应运而生 ,使人事管理变成了一种社会化的活动 ,因此 ,作为人事管理重要组成部分的人事档案工作 ,也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说 ,不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构 ,只收集管理本单位人事档案 ,市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构 ,如各省市人才市场建立的人事档案管理机构 ,这种机构不是管理本单位人事档案的机构 ,而是面向社会 ,其管理对象包括该社区范围内所有流动人员人事档案 ,其服务对象更具有社会性 ,可以为整个社会提供人事档案服务。 第二 ,人事档案来源的广泛性和内容的复杂吐。 人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性 ,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人3 / 5 事档案管理中 ,人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使 ,该机构人事档案来源单 ,仅限本机构人员 ,内容也较简单 ;而社会化的人 事档案管理机构 ,其来源要广泛得多 ,可以来自该社区范围内各类人员 ,由于每类人员身份不同 ,集中起来显得人员复杂 ,其档案内容也是丰富多样。 第三 ,利用者对人事档案需求的多样性。 市场经济的发展离不开人才 ,无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才、选拔合格式优秀人才 ,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业 ,都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用者用途等多样性 ,导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面的多样性 ;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围 ,不仅组织上需要 ,许 多个人也需要 ,那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案 ,经常会被组织和个人查阅利用。但人们的要求不完全一样 ,呈现出多种多样的需求。 第四 ,人事档案管理方式和服务方式的开放性。 市场经济的建立 ,减弱了人事档案政治化、神秘化的程度 ;与此同时 ,信息技术和因特网的飞速发展 ,改变了人事档案管理和服务方式 ,可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案 ,还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网 ,采用网络化管理和服务方式 ,使人事档案管理部门与外界的人才4 / 5 信息交流 ,由单一的途径变为开放式的交流模式。 (二 )人事档案开放式管 理模式的意义 在中国 ,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作 ,原单位领导不同意调走 ,其人事档案和户口就不能转走 ,那么 ,即便是这个人调走了 ,但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式 ,每个人是社会人而不只是单位人 ,每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理、与户籍制度、人事代理制度协调运行 ,那么许多问题都会迎刃而解。可见 ,社会主义市场经济条件下 ,建立一种社会化和开放式人事档案管理模式是非常必要的。 三、 两种模式比较 第一 ,两种模式各有利弊、处于并存阶段。人事档案社会化开放式管理模式 ,是市场经济条件下的一种新模式 ,是对传统人事档案管理模式的补充 ,与传统人事档案封闭式管理模式处于并存发展阶段。传统模式中 ,人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理 ,比较封闭和内向 ,在过去人事档案管理中起到了重要作用 ,在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯的模式 ,而应更新、改革旧的模式 ,建立新的模式 ,社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式。 5 / 5 这两种管理模式处于并存发展阶段 ,各有利弊 ,传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护 ,方便本机构使用具有优势 ,但过于封闭 ,利用面不广 ,实行规范化、网络化管理难度较大 ;新的管理模式服务面广 ,便于社会各种机构和人员利用 ,易采用现代化、网络化管理方式 ,但存在泄密