沟通策略(电子邮件写作).ppt

我的管理沟通能力？ 沟通能力测试 项目从来不 很少 (A+B)9个 有时 经常 (C+D)9个 大部分 E9个 标准 绝对应学习 应加强学习 掌握了部分 曾仕强 中国式管理 1.中国式管理的基本概念 2.中国式管理的基本概念和思想形态 3.中国式管理的三大主轴与企业文化（一） 4.中国式管理的三大主轴与企业文化（二） 5.树状的组织精神 6.随时调整的计划方式 7.中国式管理的执行与考核（一） 8.中国式管理的执行与考核（二） 9.圆满的沟通艺术 10.圆满的领导风格 11.合理的激励方式 12.中国式管理的发展 内容提纲 1管理与商务活动中的Email写作 2沟通策略分析 1.沟通者策略 2.沟通对象策略 3.信息策略 4.渠道选择策略 5.文化背景策略 1、主题栏写作技巧 n用准确的主题确切地告诉读者电子邮件 的内容 。 n主题要具体； n如果要求读者有所行动，尽量使用动宾 结构短语； n谨慎使用“紧急”字样，除非的确如此， 否则人们不会太重视。 使用信息丰富的主题栏 “管理沟通培训” “办公自动化项目” “请求重新安排管理沟通培训时间” “办公自动化项目每年节省50万” 即使别人并没有阅读邮件的全文，这些 稍长一些的句子本身就有沟通效果，千万不要 忽略这一简单而有用的技巧。 2、缩略词（英文） 我的心情你可懂表情符号 表情符号 emoticon 原则：尽量不要使用！ n尽管这些缩略词和表情符号可能使写 作变得很方便，但是，除非你知道读者 看得懂并且接受这些符号，否则不要使 用它们。 n你也许是网络专家并且对于各种专业 术语和字符图释了如指掌，可是不要假 设收件人和你一样专业。 3、简短 n尽量使全文限制在一屏的显示范围 内。 n如果不能简短，就要预先说明结构 。在读者第一屏所看到的内容中，概述 你的信息，并通过列出各部分标题的形 式说明结构。这可以使读者迅速转向他 们感兴趣的部分。 4、采用适合“快速浏览”的排版 n采用标题 n在每一个要点开始时加入标题或小标题。 n采用列表和排版 n标题全部采用大写字母，或者采用短线标示 要点。 n将信息分成较短的部分 n采用短线标示、较短的句子与较短的段落， 在段落之间增加空行能增加一些空白。 5、改变回复邮件中的主题行 你回复的内容和原先收到的邮件内容并不一 样，所以，如果能够的话，就变一下主题行。 1.“要求会议改期” “会议改期至4月3日”； 2.“办公自动化项目每年节省50万” “我被说服了，同意实施办公自动化 项目”。 3.“请假” “批准度假申请” 6、慎用群发功能！ n大多数内部电子邮件系统都能使你 同时给组织中的每个成员发送信息，使 用这种便利条件一定要谨慎。 n首先想一下，然后再决定哪些人真 正需要这些信息。这样你不仅能节省别 人的时间，又能防止在这些琐事中泄露 重要信息。 7、电子邮件适用场合 电子邮件适合传递事实、建议等信息 ，而不适合传递情感。 电子邮件适合传递一般性或公开性信 息，不适合传递机密性或隐私性信息。 8、不要发送私人或者机密邮件 即使你选择“永久删除”，许多软件和 网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息 。在你发送以前，仔细考虑如果别人（比 如老板）看到这封信会发生什么情况。 E-mail的法律地位 n在反垄断案中，微软公司职员四年前所发的 邮件被拿出来作为反对那家公司的证据。 n在美国，电子邮件经常用于离婚案和听证会 上。 nMonica Lewinsky 与Linda Tripp之间的电子 邮件被由于法院听证会。 9、使用电子邮件客户端程序 nOutlook/express nFoxmail n智能手机 10、电子邮件使用要点 1.如果同事告诉你新的联系方式，要及时更新地址簿，不要把同事 地址的更改不当回事儿。 2.在工作时问里要只发送与工作相关的信息，不要在工作时间收发 个人电子邮件。 3.要写得简短，一封信只涉及一个主题。标题栏的内容要清晰。正 文的第一段就要明确写信的目的。在工作邮件中不要掺入个人的 信息，用词要恰当。 4.要记住，你在电子邮件中说的话除了能让接收它的人看到，还会 被其身边的人看到。不要发送任何可能有损人际关系的信息。 5.要把私人的电子邮件账号与工作或学校里的电子邮件账号分开， 不要把工作用的账号同时也用于私人通信。 6.要以简短的信息来宣布或核实那些没有争议的已经达成的共识。 不要发冗长的信息来讨论那些最好面对面解决的事情。 电子邮件使用要点 7.要发送夸奖的话并给对方的上司也发一份复本。不要用电子邮件发送不 满的回复。 8.有与上司相关的重要信息，要复制一份发给上司。不要把你的上司或团 队中的重要人物忽略在外。不要越过上司发信，即使你知道上司的领导 的个人邮箱地址也不能这样做。 9.要对重要的文件进行书面备份。 10.重要的信息要口头核实。重要事宜不能总靠电子邮件，因为收信人若出 差在外，可能无法收发邮件。 11.要成批处理信息。不要在一天里给一个人发很多关于同一件事的信息。 12.要发人性化的电子邮件。不要群发，如果要群发，也不要把所有接收者 的地址列在信件开头，因为这会透露敏感信息。自己先发给自己一份， 再把无抬头的复制本发给其他人。 13.要使用正确的语法和句法，字母大写和标点符号也要符合规范。不要全 部字母都大写这相当于大喊大叫。 电子邮件沟通作业讲评 n存在的主要问题电子邮件： n格式有欠规范 n主题栏信息内容不独立、不具体、不丰富 n正文没有分段或段落过长，结构不清晰 n过多复制通知原文 n称谓不恰当 管理沟通首要原则 ！效率第一 ！ 内部管理的首要追求按时保质完成工 作任务，进而有力保障企业目标的实现。 内容提纲 1管理与商务活动中的Email写作 2沟通策略分析 1.沟通者策略 2.沟通对象策略 3.信息策略 4.渠道选择策略 5.文化背景策略 沟通策略 n为了获得期望的听众反应，需要在 书写或说话之前对沟通进行策略性思考 ！ n策略沟通五大构成要素： 1沟通者策略； 2沟通对象策略； 3信息策略； 4渠道选择策略； 5文化背景策略。 管理与商务沟通流派 n行为学派组织的沟通路径 n修辞学派说和写的主要技巧 流派出发点依据 行为学派组织现场情景 修辞学派个人个人风格 Dont haste to type 在开始写电子邮件前， 你需要首先 ！策略性思考 ！ 一、沟通者策略 1.你的沟通目标是什么？ 2.你所选择沟通方式是什么？ 3.你的可信度如何？ 二、沟通对象策略 1.他们是谁？ 2.他们了解并期待什么？ 3.他们感觉如何？ 4.如何说服他们？ 三、信息策略 1.怎样强调？ 2.如何组织？ 四、渠道选择策略 n文字渠道 n纯口头渠道 n混合渠道 双向简短快速渠道电子邮件 n优点：具有双向简短快速渠道所具有的一般优点和缺点以外 n与即时通信和电话相比 1.电子邮件具有较小的强迫性!； 2.可以附送纸质文件从而拥有纸质文件的优点(更多细节；更高的清晰 度；以页为单位展示内容，而不是以计算机屏幕为单位展示；永久 性存档等)。 n与智能手机、即时通信以及短信相比 1.可以附送较长的附件； 2.计算机屏幕比较大，一次可以看到更多信息； 3.可以同时发送给多人(利用抄送功能或者群发功能)； 4.有收件箱和文件夹(因此读者可以一次性地看到所有来件，从而决定 什么时候阅读哪些邮件，对邮件进行分类或存档)； 5.能够(通过回执功能)获知收信人是否打开过你的邮件。 双向简短快速渠道电子邮件 n缺点： 1.无法得知收信人的情绪状态，可能成为躲避本应面对面沟通(例如， 传递坏消息)的渠道选择； 2.可以成为公司拥有的文档，不能像纸质文档那样被粉碎，也不能被 擦除，甚至可能因此被司法机关传唤； 3.可能被公司阅读(对公司来讲可能是个优点)； 4.可能被错误地、不可挽回地发送给不该接收的人，或者在没有获得 原发送者许可的情况下被转发； 5.可能过于无拘无束或不负责任，甚至是破坏性的； 6.可能不像智能手机、即时通信和短信那样立即得到回复； 7.不完全可携带(除非通过智能手机)； 8.特别是通过智能手机阅读时，信息的第一行需要特别直截了当，主 题栏的说明需要非常清晰。 五、文化背景策略 电子邮件沟通作业讲评 n存在的主要问题沟通策略： n应该是劝说、而不仅仅是叙述 n信息主管具有专业知识的“可信度” n沟通对