物资管理信息系统开发

物资管理信息系统开发物资管理信息系统开发 基于结构化系统开发方法，给出某企业物资管理信息系统的开发实例。 目的是让大家了解开发任何一个管理信息系统必须经历的主要阶段， 以及在开发过程中的每个阶段应当完成的工作内容。 1、公司简介 公司 A 成立于 1989 年，是上海地区一家科研单位。自成立至今，承担了一系列重大科 研项目，规模不断扩大。公司行政管理部门的工作有物资管理、固定资产管理、项目管理、 人事管理、财务管理等，为整个公司的科学研究提供了有力支撑作用。其中物资管理主要 负责公司所需科研物资的采购、进货、库存等的管理。 随着计算机应用水平的提高，为了满足管理的规范化和制度化，公司需要建立一套适 用于日常行政管理工作的管理信息系统平台。通过该信息平台，提高行政工作的管理效率， 为管理决策提供较科学的依据。整个系统涵盖物资管理、固定资产管理、项目管理、人事 管理和财务管理等多项管理职能。在此，以整个系统为对象，进行系统规划，之后，以物 资管理子系统为对象，进行详细的系统分析和设计。 2系统规划 （一）信息系统建设目标 利用当今较为先进和成熟的计算机信息技术，在中心现有的网络基础和信息基础平台 上，开发相应的计算机管理信息系统。 建立统一的数据信息访问和管理平台，较大地加速企业信息的传递发布，加强各部门 之间的协同工作，有效利用企业内外信息资源，提高管理效率，为企业的经营决策提供便 利的信息服务。 （二）信息系统建设内容 系统功能涵盖所有行政管理工作，包括项目管理、物资管理、固定资产管 理、人事管理和财务管理等方面。 （三）项目进展和费用安排 整个项目从 2002 年 6 月开始，到 2004 年底制作完成并上线运行，维护至 2005 年 6 月底，总投入费用预计为 60 万元。整个项目投资和进程安排如表所 示。 时间时间进度安排进度安排费用投资费用投资 2002.6-2002.12 外购财务管理系统和人事管理系统； 购买服务器和布置公司局域网 15 万元人民币 2003.1-2003.6 项目管理需求调研 物资管理需求调研 5 万元人民币 2003.7-2003.12 项目管理系统制作 物资管理系统制作 固定资产管理需求调研 10 万元人民币 2004.1-2003.6 项目管理系统上线试运行 物资管理系统上线试运行 固定资产管理系统制作 15 万元人民币 2004.7-2004.12 三个系统同时试运行10 万元人民币 2005.1-2005.6 系统维护5 万元人民币 三、原系统分析三、原系统分析 该公司的组织结构如图 管理职能分析管理职能分析 物资管理以物资采购为起点，以物资收发存管理为中心而进行的物资采购、收发、库存、 材料费用核算、查询统计等的管理过程。 物资管理负责人全面负责物资管理的业务，主要负责物资的采购和信息的统计分析工 作 物资管理组员负责物资的入库、出库、盘点和调拨工作。 业务流程分析业务流程分析 物资管理的基本流程为：购买入库领用调拨盘点。物资采购部门采购 物资，等供应商供货到中心后，进行入库登记，供各部门领用。整个管理过程 中，存在物资的调拨和盘点管理。 1 1、采购：、采购：是否决定采购由库存是否充足决定，若库存不足则需要采购，采购需 物资负责人与供应方签订采购合同，经行政主任审批通过，方可采购。 2 2、产品入库：、产品入库：由供应商提供供货单和发票并发送货物到公司，公司物资管理负 责人填写产品入库单（入库单一式两份，一份留存、一份连同发票交财务记账） ，并登记物资账，将物资账信息输入电脑备后续使用。 3 3、产品出库：、产品出库：物资领用部门填写出库单（出库单一式三份，一份留存、一份领 用部门留存，一份月末同发票和报表交财务记账），若领用部门现有经费充足 则登记领用物资账，输入电脑，领用物资，若经费不充足则结束，不能领用。 一、一、 采购采购 公司采购主要是国内采购 是否决定采购由库存是否充足决定，若库存不足则需要采购，采购需物资负责 人与供应方签订采购合同，经行政主任审批通过，方可采购。 二、二、 入库入库 物资入库流程：由供应商提供供货单和发票并发送货物到公司，公司物资管理 负责人填写产品入库单（入库单一式两份，一份留存、一份连同发票交财务记 账），并登记物资账，将物资账信息输入电脑备后续使用。 三、三、 出库出库 负责人 主任 供应商 管理 员 物资出库流程：物资领用部门填写出库单（出库单一式三份，一份留存、一份 领用部门留存，一份月末同发票和报表交财务记账），若领用部门现有经费充 足则登记领用物资账，输入电脑，领用物资，若经费不充足则结束，不能领用。 四、四、 调拨调拨 物资从一个部门（调出方）转移到另一个部门（调入方）。需要调出方和调入 方填写调拨单，双方部门领导签字，交物资管理部门留存。 五、五、 盘点盘点 按照物资编号打印物资的库存信息，记录实际盘存的数量金额、盘赢和盘亏的 数量金额。 六、六、 统计查询统计查询 各类物资进出存查询（统计打印） 按供应商来统计采购物资 物资库存情况 部门课题的物资领用情况 盘点 领用 部门 整个系统涵盖物资管理、固定资产管理、项目管理、人事管理和财务管理等多 项管理职能。 数据流程分析数据流程分析 公司 A 管理信息系统顶层数据流程图： 供应 商 S1 客户 S2 税务 局 S3 P1 公司 A 业务 处理 供货单 订货单 税款 税单 订单 收据 第一层的数据流程图： P1 .2 项目管理 P1 .1 物资管理 供应 商 S1 库存帐出库帐应付帐款应收帐 供货单 订货单 订单 收据 货款 收据 项目款 客户 S2 P1 .3 帐务管理 第二层数据流程图（物资管理）： P1 .1.2 入库登记 F2 入库单 调拨 部 S2 P1 .1.3 调拨登记 F3 调拨单 研发 部 S3 P1 .1.4 检察经费 F4 出库单 P1 .1.5 出库登记 F5 合格出库单 D1 入库帐 D2 出库帐 D3 库存帐 P1 .1.6 盘点 D4 盘存文件 F6 盘存表 供应 商 S1 F1 供货单P1 .1.1 填写入库 单 F7 应付信息 数据流定义数据流定义 数据流名称：入库单 标识符：F2 数据流来源：处理填写入库单 数据流去向：处理 P1.1.2 数据流组成：入库单号+入库日期+操作员+采购来源+发票号+物资 编码+数量+单价 备 注：一张入库单可对应多个发票的多个物资，一张发票的物资也可以 分散在多个入库单上 数据流名称：出库单 标识符：F4 数据流来源：各领用部门 数据流去向：处理 P1.1.4 数据流组成：出库单号+出库库日期+操作员+领用项目课题+操作 员+领用人+物资编号+物资名称+数量+单价 备 注：一张出库单可对应多个物资 数据流名称：调拨单 标识符：F3 数据流来源：物资调拨部门 数据流去向：处理 P1.1.3 数据流组成：调拨日期+调拨单号+操作员+调出部门+调入部门+调 拨物资代号+调拨物资名称+数量+单价 数据流名称：盘点表 标识符：F6 数据流来源：数据存储 D4 数据流去向：处理 P1.1.6 数据流组成：日期+物资编号+物资名称+规格+单价+库存数+实际盘存数+盘赢数 +盘亏数量 处理逻辑定义处理逻辑定义 处理逻辑名称：物资入库登记 标识符：P1.1.2 输 入：F2 输 出：数据存储 D1 处 理：将入库单信息登记到 D1 物资帐。 处理逻辑名称：检查项目经费 标识符：P1.1.4 输 入：F4 输 出：P1.1.5 或外部项物资领用部门 处 理：检查领用部门的项目经费，如果要领用的物资经费超过项目经费，则 不予领用物资，将出库单退给领用部门；如果要领用的物资经费不超过项目经 费，则办理出库登记手续。 处理逻辑名称：物资出库登记 标识符：P1.1.5 输 入：合格的出库单 输 出：数据存储 D2 处 理：将出库单信息登记到 D2 物资帐。 处理逻辑名称：物资调拨登记 标识符：P1.1.3 输 入：F3 输 出：数据存储 D1、D2 处 理：将调拨单 F3 信息登记到 D1、D2 物资帐。 处理逻辑名称：盘点 标识符：P1.1.6 输 入：F6 输 出：数据存储 D4 物资盘存文件 处 理：将盘点结果登记到物资盘存文件 数据存储定义数据存储定义 数据存储名称：物资入库帐 标 识 符：D1 简 述：记录物资进库的信息 组 成：入库单号+入库日期+操作员+采购来源+发票号+物资编码+ 数量+单价 关 键 字：入库单号 涉及的处理：P1.1.2 数据存储名称：物资出库帐 标 识 符：D2 简 述：记录物资出库的信息 组 成：出库单号+出库日期+操作员+领用项目课题+操作员+领用 人+物资编号+物资名称+数量+单价 关 键 字：出库单号 涉及的处理：P1.13，P1.1.5 数据存储名称：物资库存帐 标 识 符：D3 简 述：记录物资库存的信息 组 成：日期+物资编号+物资名称+月初库存数+当月累计入库量+ 当月累计出库量+当日月余 关 键 字：日期+物资编号 涉及的处理：P1.1.6 数据存储名称：盘存文件 标 识 符：D4 简 述：记录物资盘点的信息 组 成：日期+物资编号+物资名称+规格+单价+库存数+实际盘存数+盘赢数 +盘亏数量 关 键 字：日期+物资编号 涉及的处理：P1.1.6 系统总体功能结构设计系统总体功能结构设计 根据以上的系统分析，整个物资管理子系统可以分为四个模块： 基础数据模块：主要用来录入和维护整个子系统用到的基础数据，是其他模 块的基础，供其它模块调用； 物资进出管理：主要用来管理物资的进库、出库以及库存的数量上的变化； 信息查询管理：用来生成各种统计报表，供查询和打印输出。 系统维护管理：主要包括用户和权限管理、数据备份与恢复管理。其中用户 和权限管理管理本系统的所有用户，为每个用户赋予不同的权利，即可以指定 每个用户可以访问的功能模块。系统管理员可以增加、删除、修改、查询系统 的用户；数据备份与恢复管理中，用户可以定时对数据库数据进行备份，也可 在数据受到破环时，利用先前备份的数据进行数据库恢复。 物资管理子系统的功能 4.24.2 系统系统总体物理结构总体物理结构和配置方案和配置方案 该方案采取如下技术路线： 采用最为先进的多层 B/S 服务体系结构，实现应用处理功能分布在网络上， 服务器端提供数据存储、数据处理能力，客户端提供用户服务，只需要在浏览 器（MS IE5.0 以上）下就可以运行应用系统。多层服务体系结构，可以大大提 高系统的效率和运行灵活性。 采用成熟稳定的关系型数据库为后台数据处理管理系统，推荐使用 My SQL。该产品性能卓越，免费开放，具有数据处理效率高、稳定性和安全性等特 点。 采用标准的信息技术，将系统的应用逻辑与数据展现相对独立并分离开来， 使得系统在集成、交换、应用、展现等多方面使产品具有很好的开放性。 采取基于角色的安全授予机制，使得系统的用户与资源的管理得到有机的 统一，确保不同身份的用户具有不同的权限，可访问每一个子系统的功能和信 息。 本系统所具备的功能是可以维护的，由于主要的业务处理采用了 B/S 的模 式，只需要在服务器端对功能做修正，就可以最大限度的降低维护的工作量。 硬件需求硬件需求 需要提供一台服务器。 软件需求软件需求 在本信息平台实施的过程中需要相关的配套操作系统和数据库软件支持，包括： Windows2000 Server 中文版操作系统，License 数目由企业信息平台用户 数决定； My SQL 数据库软件，标准版 代码设计代码设计 （一）物资代码 公司手工操作中，已使用物资代码，在未来计算机系统中，沿用目前系统的代 码。物资代码一共 5 位，第一位为物资类别，用英文字母表示，后四位为流水 号，没有特别意义。 （二）物资批号 由于同一个物资在不同采购中可能价格不一样，系统采用批号来区分同一物资 不同采购的入库。批号设计为 8 位，前 6 位代表当前年、月、日，后两位为流 水号。 比如：03062912 表示 2003 年 6 月 29 日的第 12 次入库。物资批号由系统自动 生成。 字段数注释 Mater_infor 物资信息表 5 存放物资基本信息 序号英文名中文名类型长度单位上限下限 空否缺省说明 1 * M_no物资编号 C9 否 手工输入，无规则 2M_name 物资名称 C30 否 3M_ unit 规格 C10 5 M_place存放地点 C8 表英文名表中文名字段数注释 Mater_in 物资入库表 10 记录物资入库信息 序号英文名中文名类型 长度 单位 上限下限空否缺省说明 1 * M_in_date日期 D 否当日年月日 2Depart_no 部门编号 C10 否 3 * In_paper_no入库单号C7 否 年(2)+月(2)+3 位 流水号 4 * M_Batch_no 批号 C8 否 年(2)+月(2)+ 日 (2)+2 位流水号 5M_no 物资编号 C9 否 6M_in_qty 入库数量 N5 否 7M_price 单价 N10 两位小数 8M_supplier 购买单位 C50 9Invoice_no 发票号 C10 10 Contract_no 合同号 C30 如果是外贸采购物 资入库，必须输入。 表英文名表中文名字段数注释 Mater_out 物资出库表 9 记录物资出库信息 序号英文名中文名类型 长度 单位 上限下限空否缺省说明 1 * M_out_date日期 D 否当日年月日 2Depart_no 部门编号 C10 否 3 * Out_paper_no 出库单号 C7 否 年(2)+月(2)+3 位流水 号 4* M_Batch_no 物资批号 C8 5M_no 物资编号 C9否 6M_out_qty 出库数量 N5 否 7Out_price 领料金额 N10 两位小数 8* Prog_no 课题编号 C ？ 其他系统定义 9Check_person 经办人 C8 表英文名表中文名字段数注释 Mate