erp环境下会计信息系统构建的思考

ERP 环境下会计信息系统构建的思考 （会计学专业 郑兴东 学号 20090350） 摘要：在 ERP 环境下，传统的基于会计恒等式和会计循环基础、以手工处理为 重要手段的会计信息系统被数据库技术与计算机处理程序所代。以企业价值活 动的业务事件为核心重新构建的会计信息系统，从会计数据处理和会计信息生 成的过程考虑，先进的技术主要体现在数据库技术与会计信息处理方法类的集 合体的构建上。 关键词： 会计信息系统 目标体系 处理流程 信息技术正在改变着会计这一职业的传统，并且重新定义会计工作，而 ERP（Enterprise Resources Planning）的应用和发展则加速了这一趋势的进程。 ERP 是基于企业价值链管理的现代管理信息系统，它集企业的物流、价值流和 信息流于一体。会计信息系统 1（Accounting Information System，AIS）是 ERP 的重要组成部分，建立和健全 AIS 是实现会计工作现代化的重要手段，也是完 善 ERP 的重要措施。因此，加速 AIS 的研发进程，把握 AIS 发展方向和趋势， 构建一个全面、高效的 AIS 已迫在眉睫。 一、ERP 环境下的会计信息系统 （一）ERP 环境下会计信息系统的结构 ERP 中的会计信息系统大致可分为财务会计、管理会计两部分。财务会计 进行基本的会计业务处理，包括应收、应付、固定资产管理、工资管理、成本 核算、总账等模块；管理会计建立在财务会计的基础之上，包括成本管理、预 算管理、资金管理等等。在 ERP 中，财务会计的功能大都在 ERP 的财务会计模 块当中，而管理会计功能则不一定会位于会计模块当中，ERP 是一个以财务为 核心的集成系统，为了实现这个目的，会计信息系统中的许多功能特别是管理 会计的功能都集成到了各个作业模块当中。 从机的角度看，在 ERP 中，大体可分为数据库层、中间业务逻辑层、客户 端表现层，中间业务逻辑层可分为财务模块与其它业务模块，业务人员将业务 数据从客户端表现层传送到中间业务逻辑层，经过其中的业务模块处理，不需 要财务模块处理的，直接存入数据库中，需要由财务模块处理的传入财务模块 由财务模块处理，最后将数据存入数据库。 （二）ERP 环境下会计信息系统的特点 1、与 ERP 下的其它子系统的完全融合 “如果 ERP 的财务会计模块仅仅是一般会计软件功能的延伸和加强，那它不 会在最近的十年时间对全球企业的财务实践带来如此巨大的变革。” 跟 ERP 中 1会计信息系统的在我国运用是从 20 世纪 80 年代初开始的。会计软件的开始由企业自制，后来先后有了 用友、金碟等财务软件公司，财务软件的发展逐渐走向规范与成熟。财务软件的发展也随着其它信息技术 从 DOS 发展到 Windows 再到现在的多平台，从单机版到局域网再发展到现在的电子商务的运用。从 20 世纪 90 年代末，ERP 逐渐在我国热起来，传统的财务软件的缺陷渐渐显现出来，国内各大财务软件厂商 纷纷从单独的财务软件设计转型为 ERP 厂商。 2 的所有模块一样，会计信息系统地完全融入到了 ERP 当中，而不仅仅是其中的 会计信息系统子模块。以产品销售为例，销售产品之后，销售员便会将这件事 记录在电脑上，产品销售、库存产品减少、应收款增加等事件便记录入数据库， 这时当会计部门需要这些数据时便会直接在数据库中读取，而不是销售人员来 会计部门提供。这是的会计模块也未必就都在会计信息系统子模块当中，例如 盈利分析或许会被放到销售模块当中，使销售人员能尽快获得销售信息。 2、自动化程度高 会计中的许多业务处理都具有固定的格式或者是机械重复地进行，而这些 正是计算机所擅长的。传统会计信息系统一般的设计仅仅是模仿手工记账，虽 然是电脑处理，却并没有给会计人员带来多少自动化，原始凭证一般为纸制， 记账凭证由会计人员录入系统，之后的记账、生成报表才开始体现了计算机的 自动化特点。而 ERP 则不同了，由于它将企业中的各种资源都集成到了 ERP 当 中，原始凭证被相关部门人员录入之后，会计部门不必再自己生成记账凭证， 计算机会通过读取数据库自动获取原始凭证相关数据，生成记账凭证。企业间 的交流可以通过标准的数据接口传送得到原始凭证，在数据库中记录相应的数 据，然后根据这些数据生成各种报表，支持企业分析决策。“ 如果信息集成度 做得好的话， 企业财务的 70 %以上的凭证是可以自动生成的”，自动化程度 大大提高。 3、先进思想的充分运用 ERP 中吸收了许多当代最为先进的管理思想，并将它们融合在了一起，保 持了其先进性。ERP 中的会计信息系统同样运用了许多新的思想，许多在传统 会计中难以实现的思想在这里得到了充分的运用。 ERP 下的会计系统普遍使用了作业成本法来进行成本核算，提高了成本核 算的准确度。 ERP 系统很重视计划地制定，在生产过程中进行了严格的计划控制，如主 生产计划、产能计划、物料需求计划等等，因此在 ERP 下很容易进行计划成本 法、标准成本法的核算。 ERP 下融合了许多先进的管理思想，如适时生产、全面质量管理，这些方 法与传统方法有很大的不同，这些不同促进了新的核算方法的产生。 4、信息提供的灵活多样 会计最终的目标是提供信息：为政府提供税收等信息、为投资者提供企业 发展信息、为管理者提供决策相关信息、为员工提供工资、福利待遇信息等等， 然而传统会计却只能提供资产负债表、利润表、现金流量表及其附注，由于精 力有限，过程复杂，很难再提供其它信息，所以形成了这样的局面，会计人员 努力工作，而管理层在决策时却常需要自己主观臆断，传统会计不得不成为 “外部会计”、“财务会计”。在 ERP 中，这种局面得到了明显的改善，企业 决策时，管理人员不必再凭单凭主观臆断，这主要归功于穿透报表，管理层在 决策时，会计人员可以提供穿透报表，得出分析结论。 二、构建基于企业价值创造的 AIS 多层次目标体系 会计信息系统的目标是指会计信息处理活动所要达到的境地或结果。它决 定了会计信息系统的性质、职能、任务和结构。会计信息系统目标的设计需要 回答这些问题：会计信息的使用者是谁，会计信息使用者需要什么信息，会计 信息系统如何提供这些信息？ 3 从外部看，会计信息系统的信息使用者包括投资者、债权人、供应商、客 户以及政府机构。投资者关心他们投资的内在风险和投资报酬；债权人关心其 本金和利息能否到期得到支付；供应商关心合作是否持续，货款能否收回；顾 客关心企业延续性，未来利益能否得到保证；政府机构关心税收以及对宏观经 济影响。从内部看，会计信息系统的信息使用者主要是企业经营管理者和企业 员工。经营管理者关心受托责任能否有效、顺利履行，员工关心企业获利能力 给他们带来的薪金、福利的持久性。因此，从会计信息使用者共同关注企业价 值以及企业价值创造活动持续性出发，将反映企业价值作为构建会计信息系统 的第一层目标。 企业组织往往包含若干业务单位，它们各自面向市场，为客户提供商品与 服务。业务单位的价值由其各自所创造的自由现金流量、资本成本、经营的持 续时间所决定。所有这些业务单位价值的整合便构成了企业价值，它们的不同 业务组合影响企业的整体价值和价值创造的持续性。由此，企业外部利益相关 者除了关注企业整体价值外还需要了解各业务单位当前和未来的获利能力，企 业内部经营管理者也需要掌握所有业务单位的价值创造情况，进而优化组织结 构，促使有限的资源创造的价值最大化。另外，企业价值还取决于企业战略决 策、公司治理和理财等一系列价值活动。因此，会计信息系统需要收集企业内 外部经济信息，分析行业竞争优势和企业竞争能力，确认每个业务单位竞争地 位，辅助企业经营者制定企业竞争战略、财务战略、绩效评估和会计政策。因 此，将反映各业务单位价值、分析各业务单位价值创造能力、为企业战略提供 决策信息作为构建会计信息系统的第二层目标。 企业价值 2最终是由业务单位价值链的一系列作业所创造的。经营者需要及 时掌握这些作业的会计信息，以便评估这些作业对企业价值增长战略的保障程 度，以便能有效规划和实时控制企业运营过程。会计信息系统需要描述这些作 业投入与产出，计量这些作业的增值性和价值创造效率，辅助企业经营者制定 经营计划与预算、评价经营业绩、控制业务流程、消除无效作业、优化价值链 等经营活动。因此，将反映企业业务单位的价值链的作业活动、分析作业价值 驱动因素和价值创造能力，作为企业经营规划与过程控制提供会计信息构成会 计信息系统的第三层目标。 这样，以反映企业价值为起点，自顶向下逐层分解，形成基于企业价值创 造的会计信息系统的目标体系。以此构建的会计信息系统不仅能系统地全面地 反映企业价值创造全过程，满足利益相关者的各类决策信息需求，而且使会计 从注重核算走向管理与决策。 三、重组会计业务处理流程 会计的业务处理流程是指为实现会计目标所进行的一系列对会计数据进行 收集、存储、处理、传输和输出活动。它涉及这些活动的路径、规则、角色。 路径即信息流动的起点、方向与目的地；规则是对会计对象处理所进行的一系 列活动的定义；角色是对工作岗位及会计人员作用的安排。传统会计信息系统 是建立在会计恒等式和会计循环基础上，采用分类技术方法进行会计确认、计 2 企业的价值是该企业预期自由现金流量以其加权平均资本成本为贴现率折现的现值，它与企业的财务决 策密切相关，体现了企业资金的时间价值、风险以及持续发展能力。扩大到管理学领域，企业价值可定义 为企业遵循价值规律，通过以价值为核心的管理，使所有与企业利益相关者（包括股东、债权人、管理者、 普通员工、政府等）均能获得满意回报的能力。 4 量，在账簿中记载经济事项价值的增减变动，最后输出财务报告。在 ERP 环境 下，这一过程基本上被数据库技术与计算机处理程序所取代。因此，构建 ERP 环境下会计信息系统必须结合信息技术的特征和优势，对传统的会计业务处理 流程进行重组，即围绕着会计信息系统的目标体系，以信息技术为重要手段， 从会计信息处理的路径、规则、角色等方面进行规划。 (一)在会计信息处理路径方面，从企业内部看，由于会计信息系统目标体系是 多层次的，会计信息处理范围从财务会计扩展到企业所有价值活动领域，会计 信息流动路径呈网络状态：在战略规划阶段，会计信息自顶向下，从企业战略 层传递到作业层，使企业各个层次的管理者与员工清楚认识到企业价值创造如 何与他们的工作紧密结合；在战略实施阶段，会计信息自底向上，实时将业务 层价值活动的会计信息逐级汇总，使管理者及时了解和控制企业经营活动，调 整经营战略。从企业与合作伙伴以及最终客户之间的关系看，会计信息流动于 企业的整个价值链，涉及上游供应商、下游分销商直至最终客户。通过会计信 息的流动，不断优化企业价值链，提高客户价值、产品价值、企业价值和企业 竞争力，并通过会计信息系统的信息集成平台，扩大与企业外部利益者双向沟 通，从而形成一种支持企业持续改进的机制。 (二)在会计信息处理规则方面，会计信息系统将突破仅收集影响会计要素的经 济事项、按会计循环信息流程处理会计信息的约束。以企业价值活动的业务事 件为核心，以事件驱动的方式重构会计业务处理流程，存储每个价值活动事件 所涉及的资源、参与者、发生时间与地点、以及相关联的内外部经济事项的信 息，形成基于价值活动的会计数据仓库。与传统会计相比，基于价值事件驱动 所形成的会计信息系统特点在于： 1、会计数据真实反映企业的价值活动，信息空间是多维的。不仅包含财务 信息，还包含非财务信息；不仅包含企业内部经济信息，还包含与企业价值活 动关联的外部经济信息，如战略伙伴信息、客户信息、竞争对手信息、经济环 境信息等。 2、支持多样化信息处理规则。会计数据仓库所记载的价值活动数据流不仅 隐含改变企业资产、负债、所有者权益的财务会计事项的数据，而且还包含管 理人员所需的企业战略决策、计划、控制和业绩评价方面的作业细节数据。信 息使用者可根据决策需求，选择各种会计处理方法对其再加工处理，生成所需 的决策视图。例如除了采用公认会计原则的会计处理方法生成财务报告外，许 多新的会计方法，如价值链分析、作业成本计算、平衡计分法等也可在此基础 上得到广泛应用。 (三)在会计人员角色方面，由于经营环境、信息支持环境、管理模式的变化， 推动了会计信息系统变革，改变财务会计人员的工作岗位和工作性质。财务会 计人员将摆脱整理和过滤会计数据的业务活动，与业务单位的经理人员合作， 积极参与企业各项经营决策，如监控企业资金流、优化产品的成本结构、分析 产品的获利能力等，从而为企业提供更富有价值的服务。 四、制定先进技术实现策略 构建 ERP 环境下的会计信息系统必然要打破对传统的会计业务处理技术架 构，采用先进的计算机技术构造会计信息系统的信息处理逻辑结构，从而建立 起计算机化的业务处理流程。从会计数据处理和会计信息生成的过程考虑，先 进的技术主要体现在数据库技术与会计信息处理方法类的集合体构建上。 5 (一)数据库技术 ERP 环境下的会计信息系统是基于用户决策驱动会计数据库的数据存储结 构。新系统不是面向某一具体应用，而是面向整个企业业务流程。它通过定义 与经济事项所涉及的会计事件以及事件联系的多维经济特征属性达到全面系统 地记录企业经济行为。这种数据存储结构不仅能灵活生成多种会计应用的数据 视图，而且在设计中由于考虑了与企业其他信息系统的数据关联化问题从而大 大降低数据冗余程度，使会计信息系统不再是一个“信息孤岛” 。因此，ERP 环境下的会计数据资源内嵌在一系列的数据库之中，如企业内部数据库(人力资 源数据、供销存数据等)和外部数据数据库(经济政策、市场信息，等)，这些数 据分别来源于企业内部的其他业务子系统和企业外部经济环境，它们具备如下 特征：一是集成性。会计数据库的结构与企业的设计、生产、供应、销售等业 务环节的数据结构是完全集成的；二是共享性。所有的原始数据都是一次录入， 多处共享；三是面向流程。按业务流程收集数据；四是实时性。每一个经济事 项发生都会在会计信息系统中实时确认、计量与记录。 (二)会计信息处理方法类的集合体 会计数据处理方法类的集合体由会计数据确认方法类、会计数据加工方法 类和会计信息输出方法类组成。会计数据确认方法类主要特征是完成从企业经 济活 动中获取会计数据并将它们储存在会计数据库之中。它包括对企业经营活动进 行会计识别、初始会计确认、分类、计量、记录功能。在 ERP 环境下，根据企 业业务处理性质不同定义会计确认方法类中具体对象，使这些对象能嵌入到各 自业务子系统中，作为业务子系统与会计信息系统的数据输入接口。当企业业 务发生时，这些数据就被会计信息系统实时处理后存储到会计数据库中；会计 数据加工方法类是各种专门会计处理方法与模型的集合体，它们按各自的数据 加工体系和加工模型进一步细分为子类以及子类以下的对象集，对象是类的最 小操作单位， 它将内部数据与特定的数据操作封装起来；会计信息输出方法类 主要功能是为不同会计信息使用者提供信息输出的接口，它按照用户的决策类 型定义该类下的各种信息输出窗口对象，用户可根据自己的需要在该窗口对象 中进行定义，从而得到所需的会计信息。 (三)管理控制 以计算机为基础的信息系统的财务控制主要关心以下两个问题：一是在组 织预算和财务报表中信息系统作为一个混合项目的重要性：二是作为支持成本 或利润中心的信息系统在一个组织的责任会计系统中的运营。财务控制需要计 划，报告相对于计划的实际绩效，评估偏离计划的活动，应采取合适的措施。 在 ERP 环境下，会计信息系统面临着许多和独立环境下不同的角色和任务，既 有继承传统会计信息系统的职能，更多的是要发展一种新的职能。显然，在这 样的情况下，会计信息系统的管理控制职能就变得相当重要。比如：信用管理。 3它是 SAP R3 中财务管理和销售模块最重大的集成。信用控制范围足 SAP 系统中的一 种组织单位，可以用来设置和控制客户的信用限额，能针对每个控制范围或每 个客户设置信用限额，公司代码和信用控制范嗣的关系是多对一的。 3所谓信用管理，就是授信者对信用交易进行科学管理以控制信用风险的专门技术。信用管理的主要功能 包括五个方面：征信管理（信用档案管理） 、授信管理、帐户控制管理、商帐追收管理、利用征信数据库 开拓市场或推