24浅谈项目施工物资集中采购管理

浅谈项目施工物资集中采购管理 路桥华南工程有限公司统供部 李德友 摘要：通过路桥华南公司的物资集中采购，取得了可喜的成绩，正 向制度化、规范化、系统化方向健康地发展。 关键词：项目施工物资 集中采购 众所周知，在公路桥梁施工中，搞好施工物资管理是确保工程质 量，工程进度，提高企业经济效益的重要一环。材料成本是工程总 成本的最大组成部份，而材料采购是物资管理的源头。过去，公司 各项目施工用的材料直接由项目自行采购，因而物资采购管理松散， 无法形成集约化管理。经过近几年的不断探索，公司物资集中采购 管理已形成，成立了统供部，并取得了可喜的成绩。鉴于此，本人 认为：企业在充分调研的基础上，结合自身的实际情况和需要，切 实完成自身制度的转变，建立建全企业集中材料采购管理是势在必 行。建立并完善材料集中招标统一采购，划分权责，理顺关系，应 设立物资统一采购部门，组织供应各项目主要材料。在集中招标采 购中，首先是搞好计划管理、了解市场信息，确定目标，做好市场 调查、狠抓物资招标采购，为公司领导提供决策的依据。 1.搞好计划管理 为了便于物资管理各环节正常运作，必须严格按照项目施工组 织设计和生产进度计划编制年度（月）统供采购计划，用计划来组 织指挥、监督、调节材料的分配、发挥物资采购计划指导业务经营 活动的作用。在执行计划过程中，应遵守以下原则， （1）政策性原 则；（2）统一性和灵活性原则；（3）采取合理化建议的原则。因 此搞好物资采购计划，就能为物资采购提供科学的依据，只有这样 才能减少盲目性，增强自觉性。把计划分类统一，根据项目部报的 计划，集中数量，统一向生产厂家实行招标采购。 2.了解市场信息，确定目标、做好市场预测和调查工作 2.1 搞好物资信息管理工作。有人说：经营的核心是决策，决策 的核心是信息，信息的核心是调查。过去有些项目经理部在施工中， 由于地域的限制，只能了解到某一个地区的信息，对国内大市场信 息不灵，造成人力、物力、财力极大的浪费，特别是市场经济的今 天，市场情况是瞬息万变的，要使我们能够采购到物美价廉的材料， 就要不断地跟踪市场供需信息，按流程确定目标调查研究决策 组织实施，而地域性较强的项目经理部是不可能做到这一点的， 必须由一个专门的职能部门执行。只有掌握正确及时的信息，才能 实行招标采购，合理确定中标单位。如果说没有抓好信息管理，或 信息阻塞、迟缓、就会怠失时机，所以要想把物资采购转移到提高 经济效益轨道上来，必须重视信息，通过因特网、电话询问或传真， 运用科学的方法进行审查、分类、排序、比较分析和计算，去粗取 精，去伪购真，使之条理化，规范化、系统化，确保采购的合理决 策。 2.2 充分发挥物资信息在物资采购管理中的“耳目”作用。使最 新的信息及时、准确地传递到决策者手中，为决策者提供决策依据； 有了及时的信息，就可以分析和研究市场环境及其变化趋势，了解、 预测和把握市场环境给企业带来的市场机遇，并努力谋求外部市场 给企业提高经济效益。 2.3 做好市场预测和调查工作。所谓预测，就是人们常说的估计 一下天会不会下雨，然后要不要带伞，我们要想采购到物美价廉的 材料，就必须做好预测工作，就国内外市场供需状况的变化，及时 向公司领导小组汇报。由于各个项目部所处的地理位置不同，因而 选择材料的供货渠道也不尽相同，所以必须对每个项目所在地进行 市场调查，向生产厂家、一级代理商、项目部同行兄弟 ，以及通过 因特网了解材料的来源、规格型号、质量及价格等情况。由于受市 场经济的影响，同一市场都可能形成不同的价格，如计划价格、批 发价格 、浮动价格和零售价格。只有充分掌握市场行情，才能在招 标采购过程中，做到“货比三家” ，从中找出市场演变的规律和市场 发展的趋势，并运用这种规律，判断市场的变化和可能出现的情况。 在调查材料的质量时，必须要求厂家提供生产许可证，合格证，产 品质量认证，以及相关的能证明该产品质量的技术资料，坚持质量 第一，严实把好材料的质量关，不合格的材料绝不允许用到施工中 去。在调查中严格经济核算，实行择优选购，敢于打破行政区域的 界限。 3.狠抓材料招标采购 3.1 在过去一些工程主要材料采购过程中，由于受市场经济的影 响，采购材料的来源较杂，质量掺差不齐，价格差异较大。实行材 料集中采购，把各项目部分散的采购数量集中在一起，可以充分发 挥批量采购的优势，把握主动权，直接向国内知名度较高的生产厂 家或一级经销商发出招标邀请，让他们也来参与竞争。 3.2 规范招标程序 在取得集中批量采购的优势下，企业可以充分利用自身的主动 权，实行规范化的招标采购。通过各大厂商的投标，由评标小组对 投标单位进行公开、程序化评定确认，逐一进行比较，比质量、比 价格、通过评比，最后确定中标单位。本人认为对于材料招标采购 程序的规范应在以下几点： 3.2.1 发出投标邀请书，最大限度地做好市场调查，开拓招标采 购渠道。向国内比较有势力的生产厂家邀请投标。 3.2.2 投标人须知 3.2.2.1 只接纳具有生产能力和销售能力的生产企业参加投标， 不接纳供应商或供应商与生产企业组成联合参加投标，要求投标人 须是独立的法人。 3.2.2.2 投标人生产的产品必须通过 ISO9001/ISO9002 质量体系 认证，计量合格证、生产许可证并在有效期内。 3.2.2.3 提供相关资料，投标代表的有效证件、单位介绍信、营 业执照副本、法定代表人证明、法定代表授权委托书、生产厂家会 计师事务所年度审计报告，具有良好的银行资信和商业信誉，没有 出现过因合同纠纷被责令停业，财产被封、扣押、冻结或处于破产 清算状态。 3.2.2.4 省、部级以上或权威机构以上在有效期内的鉴定书， （检 验报告） 3.2.2.5 投标人须具有良好的银行资信和商业信誉。没有出现过 因合同纠纷被责令停业、财产被封存、扣押、冻结或处于破产清算 状态。 3.2.2.6 投标费用：投标人为准备和进行投标所发生的费用一律 自理，投标文件一经售出一律不予退还。 3.2.2.7 保密：招投标双方应分别为对方在投标文件和招标文件 中涉及的商业和技术等秘密保密，违者应对由此造成的一切后果承 担责任。 3.2.2.8 投标担保，投标人在送交投标文件时，应提交适当的保 证金， （人民币）作为投标担保。 3.2.2.9 中标人的履约担保，在提交了履约担保并签订合同协议 书后退还；投标人的投标担保，未中标人的投标担保金开标后 30 日 内全额退还。 3.3 技术规范（如锚具的技术标准） 3.3.1 锚具的技术标准满足国定标准预应力筋用锚具、夹具和 连接器GB/143702000） 3.3.2 锚具与钢绞线匹配原则以钢绞线为主，锚具须满足钢绞线 要求。 3.3.3 满足本工程设计要求及其他有关技术标准。 3.3.4 出厂前的检验和测试，供方在每批货发前应对每批货物的 质量和性能等进行准确而全面的检验和测试，以证明提供的货物是 合格的，并出具相应的证明文件，其费用由供方负责。 3.4 开标和评标： 3.4.1 招标人将在规定的时间内开标、评标、定标。坚持公开、 公评、公证、择优的原则，对投标人进行公开评定确认，逐一进行 比较，比质量、比价格、比供货时间，通过评比，最后确定中标单 位。 3.4.2 技术评审，技术标准包括（试验方法、检验规则、标志、 包装、储存、运输等， ）均按国家标准或部颁标准执行。评标委员会 对投标书在实质上响应招标文件方面进行评审，参照招标文件，检 查每份投标文件的内容是否完整，是否实质上响应招标文件的要求， 无重大偏离和保留，重大偏离和保留是指下列情况：对投标的范围 和工作内容有实质性偏离；对合同中规定的双方权利和义务作实质 性的修改，纠正或保留这种将会对投标竟争产生不公正的影响。 3.5 抓好廉政建设 3.5.1 为做好工程建设中材料供应工作的廉政建设，保证工程所 需材料及时保质保量供应，严格遵守党和国家有关法律法规，坚持 双方的业务活动，公开、公正、公平、诚信透明的原则， （除法律法 规认定的商业秘密和合同文件另有规定之外） ，不得损害国家利益和 集体利益，建立建全廉政制度，开展廉政教育。注意防止和克服进 货工作中的种种不正之风； 3.5.2 每招标采购一批材料，招标采购具体工作由材料部门组织， 召集评标小组开会对分承包方进行公开评定确认，杜绝在过去采购 中一人说了算的现象，通过招标采购，充分体现、公开、公正、公 平的原则，在质量同等的情况下，与过去项目采购的材料相比较， 大大地降低了工程成本。材料集中采购是否成功，需要领导的高度 重视，统筹安排，资金的合理调用分不开的。 3.6 提高合同管理 检查和落实以及跟踪合同执行情况，在做到择优选购过程中， 把每批采购材料及时上网，加强每批采购材料的透明度，制定相适 应的物资集中采购管理制度；搞好业务人员的素质培训和业务培训 工作，同时抓好在供应中存在的服务问题，为项目提供各种方便， 认真总结经验教训，不断改进工作方法，多和项目经理部沟通，把 所采购的材料 在进货之前，把材料的单价报给项目部，使项目经理 部预先了解材料的来源