房地产企业建设工程类档案管理和归档的探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 房地产企业建设工程类档案管理和 归档的探讨 摘 要 房地产企业工程类档案 的内涵是指与工程建设有关的重要活动、 记载工程建设主要过程和现状、具有保 存价值的各种载体的文件，并依据国家 对建设工程归档的一系列要求，归档形 成的实体档案。 中国论文网 /4/view-12862277.htm 关键词 房地产；企业工程；档 案管理 中华人民共和国原建设部发布的 建设工程文件档案整理规范从 2002 年 5 月 1 日起施行，其编号为 GBT503282001。近几年，我在档 案整理过程中，依据档案法律法规，重 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 点对房地产企业的工程类文件档案的管 理归档工作进行了一些探索和研究。 一、房地产企业工程类档案的内 涵、管理现状和存在风险 （一）房地产企业工程类档案的 内涵 指与工程建设有关的重要活动、 记载工程建设主要过程和现状、具有保 存价值的各种载体的文件，并依据国家 对建设工程归档的一系列要求，归档形 成的实体档案。 （二）当前房地产企业工程类档 案的管理现状 没有专门的档案进行专业化的管 理。出现此类问题一是大部分房地产企 业的管理层或决策者对档案不够重视。 为了节约成本，都是让工程内业岗位或 行政人员兼任。二是档案学专业的毕业 生从事私营（民营）企业档案管理工作 的非常少。一些大学档案专业的学生在 大三左右就已经基本上被国有大中型企 业相中了，所以真正进入人才市场进行 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 流通的档案学人才就微乎其微了。档案 实体管理混乱,查找利用率低。大部分房 地产企业产生的大量档案没有进行鉴定、 分类、归档、组卷、编目，没有形成整 套的档案管理流程，都是堆放或乱放。 没有编制档案检索目录或借助于管理载 体(专业的档案管理软件) ，导致档案的 查找率非常低，存在查找麻烦，利用困 难的问题。档案载体的信息化建设还有 待提高。当前,大部分房地产企业的档案 管理还停留在“ 一个盒子、一个柜子、 一把锁子、一个房子” 的阶段，即用案 卷盒装好，放在文件柜中，然后放在办 公室内锁起来，档案载体的信息化建设 还有待提高，同时也是一个很漫长的过 程。档案管理的经费得不到保障，档案 管理工作没有列入年度工作计划当中。 在企业的运营中，老板可以为聚一次餐 或请一次客花去上万元的经费，但是对 于档案管理的经费（购买档案软件、改 善硬件设施、人员在职培训等）却是一 省再省，一压再压，总是以经费紧张或 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 没有预算等借口，减少档案管理经费， 有的甚至在年度的工作计划和经费开支 中就根本没有档案业务费用这一栏，导 致大部分企业的档案管理工作一直处于 很低的水平，发挥不了所存档案的作用。 （三）当前房地产企业档案管理 现状存在的风险 档案信息的不安全性。没有一个 系统的档案管理框架、没有一个档案专 业人员、没有一个档案管理的整体思路， 那么在档案的保管过程中出现信息失泄 密就不可避免；同时，一些关乎企业生 死存亡的重要档案信息也是岌岌可危。 在法律纠纷中走麦城。法律一直是讲究 以事实说话，以证据定论的。由于我们 在日常的企业经营中没有认识到档案的 作用，那么在关键时刻也只能是无据可 争，败走麦城了，这方面的实例真是举 不胜举。在遭遇重大自然灾害时，档案 资料损毁不可避免。中国是世界上自然 灾害频发的国家之一，如何在重大或特 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 大的自然灾害过程中更好地抢救和保护 档案信息载体，维护档案信息的安全性 和完整性，是每个企业管理者都应该考 虑的问题。此次 5.12 大地震,其档案资 料的损失是毁灭性的，也是无法用金钱 来衡量的。 二、房地产企业工程类档案管理 要点 （一）工程类档案的归档范围 根据 GBT503282001建设 工程文件档案整理规范和各地区关于 建设工程档案的整理规范,其归档范围如 下:综合性文件。包括项目建议书批复及 项目建议书(立项报告) 、建设用地系列 材料、征地拆迁安置、用地申请报告、 国有土地使用权出让合同等有关协议、 工程地质、水文地质勘察报告等等。土 建、安装质量保证资料。包括开工报告、 竣工工程申请验收报告、钢材质量证明 单、单位工程质量竣工验收记录、主体 结构分部工程质量验收报告、安装材料、 设备合格证、试验单汇总表等等。土建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 工程竣工文字材料。包括图纸会审记录、 工程定位测量资料、地基处理记录、钢 材、水泥等材料的出厂证明文件及检测 报告、土壤各种试验报告、商品混凝土 出厂合格证、隐蔽工程检查记录等等。 给排水、电气（强、弱电） 、消防、通 风、空调、电梯、装修（装饰、幕墙） 工程文字材料。包括开工报告、竣工工 程申请验收报告、设备、产品质量合格 证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质 量事故处理记录等等。竣工图。包括综 合图(建筑、建筑小品、水景、照明、 道路、绿化等平面布置)、各专业（建 筑、结构、给排水、电气强、弱电、 消防、通风、装修装饰、幕墙）竣工 图。建设工程声像档案。包括照片、电 子文档、光盘等特殊载体的档案资料。 （二）工程类档案的归档质量要 求 一是归档的工程档案应为原件； 二是工程档案的内容及其浓度必须符合 国家有关工程勘察、设计、施工、监理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 等方面的技术规范、标准和规程；三是 工程档案的内容必须真实、准确，与工 程实际相符合；四是工程档案应字迹清 楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手 续完备；五是工程档案的纸张应采用能 够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。 图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝 图。计算机出图必须清晰，不得使用计 算机出图的复印件；六是工程档案中文 字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面 （297mmX210mm） 。图纸宜采用国家 标准图幅。七是工程档案应采用耐久性 强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、 圆珠笔、复写纸、铅笔等。八是所有竣 工图均应加盖竣工图章。 （三）工程档案整理中的重点环 节 重点环节为工程图纸的叠存，其 具体叠法依据 GB10609.3-89 的技术 制图复制图的折叠方法进行，统一折 叠成 A4 幅面，图标栏露在外面。 （四）工程档案的立卷原则、方 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 法及遵循要求 一是立卷原则。应遵循工程文件 的自然形成规律，保持卷内文件的有机 联系，便于档案的保管和利用。一个建 设工程由多个单位工程组成时，工程文 件应按单位工程组卷。二是立卷方法。 工程文件可按建设程序划分为工程准备 阶段的文件、监理文件、施工文件、竣 工图、竣工验收文件 5 部分。工程准备 阶段文件可按建设程序、专业、形成单 位等组卷。监理文件可按单位工程、分 部工程、专业、阶段等组卷。施工文件 可按单位工程、分部工程、专业、阶段 等组卷。竣工图可按单位工程、专业等 组卷。竣工验收文件按单位工程、专业 等组卷。 （五）立卷过程中宜遵循的要求 案卷不宜过厚，一般不超过 40mm；案卷内不应有重份文件；不同 载体的文件一般应分别组卷。卷内档案 的排列顺序：文字材料按事项、专业顺 序排列；同一事项的请示与批复、同一 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 文件的印本与定稿、主件与附件不能分 开，并按批复在前、请示在后，印本在 前、定稿在后，主件在前、附件在后的 顺序排列；图纸按专业排列，同专业图 纸按图号顺序排列；既有文字材料又有 图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 （六）案卷编目的要求 编目的要求为:每卷单独编号,依 流水号，不得有重号、空号等情况出现。 三、工程类档案分析 档案分析，有点类似于档案统计 和档案年报工作,是对所属档案整体情况 的一个分析。 （一）档案分析的作用 就是通过对所存档案进行系统分 析，掌握档案数质量情况（馆藏情况、 利用情况等） ，为决策者和利用者提供 第一手的资料。对于建设工程类来讲， 档案分析工作尤为重要。它可以全面了 解一项工程运营的全部情况，通过比对， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 规避项目中重复出现的一些问题，更好 地节约开支，优化工作进程。 （二）档案分析的种类 一是文字式。主要以文字总结的 形式对所属档案的数质量情况进行全面 总结分析。如：档案情况汇报提纲、档 案利用情况汇总等等。二是列表式。主 要以列表的形式全面直观地表述所属档 案的数质量情况。如：档案情况分析表 等。三是文字列表式。将以上两种 方式合为一起，既有文字又有列表，详 细、直观、全面、系统。 四、结语 工程类档案的管理是近几年建设 工程市场百花齐放的结果,是科技专门档 案的一个延伸,也是一个比较新型的课题。 特别是房地产企业的工程类档案，基本 上都是关乎民生的住宅、商业、交通等 重要档案，如果不进行有